Principios de la Gestión del Conocimiento

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1 GEGeCo Grupo de Estudio en Gestión del Conocimiento Principios de la Gestión del Conocimiento Angel Ricardo Piedrabuena Lic. en Org. Ind UTN -FRBB Pagina 1 de 8

2 Introducción Principios de la Gestión del Conocimiento En la nueva economía basada en el conocimiento, donde éste y la creatividad son los motores principales de la innovación y por lo tanto de la competitividad, muchas empresas se están dando cuenta que poseen una gran cantidad de conocimiento ignorado y sin utilizar. Es intención, de los siguientes párrafos, identificar y aclarar los conceptos que abarca la Gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento (GC) La GC no se define fácilmente y probablemente responda a un impulso de una organización o función especifica. Sin embargo hay dos definiciones que permiten saber, en forma representativa pero no amplia, de qué manera se utiliza la gestión del conocimiento en las comunidades de gestión empresaria. Gestión del conocimiento: Es la estrategia conciente de poner el conocimiento tácito y explícito en marcha, creando el contexto, la infraestructura y los ciclos de aprendizaje mediante los cuales las personas pueden hallar y utilizar el conocimiento colectivo de la empresa Es el proceso mediante el cual la organización genera bienestar a partir de sus capitales intelectuales o basados en el conocimiento La GC es un campo multi disciplinario que surge de las teorías sobre economía, sociología, filosofía y psicología. Las disciplinas aplicadas tales como la tecnología informática y la biblioteconomía también ayudan a comprender este ámbito. La GC aplica múltiples teorías a los problemas prácticos dentro de las organizaciones. Tiene un enfoque pragmático que se refiere a las soluciones reales y a la capacidad para analizar y medir sus aplicaciones con precisión. Larry Prusack 1 (una autoridad en el tema) sostiene que la GC tiene sus raíces en la necesidad de incrementar la productividad y las innovaciones para lograr mejoras económicas. La GC surgió del principio económico según el cual la productividad mejora a través del aprendizaje y que dicho mejoramiento continuo se produce al compartir el conocimiento tácito. La sociología ofrece una visión sobre las redes sociales y estructurales en cuanto se refiere al intercambio de conocimiento. La psicología permite comprender los factores humanos y procesos cognitivos, es decir, de que manera la gente aprende, comparte, utiliza y crea el conocimiento. Por otra parte la Filosofía ofrece una manera de comprender la naturaleza del conocimiento en sí. El conocimiento se define como el hecho o condición de conocer algo en un grado considerable de familiaridad a través de la experiencia, asociación o contacto. También se lo definió como un proceso humano dinámico para justificar la creencia humana que busca la verdad. 1 Prusak, L. Instituto para la gestion del conocimiento de IBM Pagina 2 de 8

3 Cuarenta años atrás Michael Polanyi 2 suministró un explicación del conocimiento sobre la cual se construyeron los modelos para la creación del conocimiento. Polanyi diferenció el conocimiento entre:! Explícito! Tácito! Implícito El conocimiento explícito es aquel que se especifica en detalle sin dejar nada implícito. Se lo denomina codificado o formal porque se puede registrar. El conocimiento tácito es aquel que se comprende, sobreentiende y existe sin estar determinado. Es informal, se experimenta y resulta difícil de capturar o compartir. Es un conocimiento que no se puede expresar. Por ejemplo, un individuo sabe de qué manera debe estirar el brazo para tomar un objeto, pero no puede describir cómo sabe cual es la forma de hacerlo. El conocimiento implícito es el que se podría expresar pero no se ha hecho. Mayormente se piensa que existe en la mente de los individuos o en las relaciones sociales. Figura 1 Conversión del conocimiento Nonaka y Takeuchi sostienen que la creación efectiva del conocimiento organizativo se produce mejor a través de un proceso en espiral en el cual el conocimiento pasa de tácito a explícito en un ciclo constante y dinámico, tal como se puede observar en la figura 1, Este es el modelo que demuestra de qué manera se acciona el conocimiento. La formación del mismo se facilita mediante el control deliberado del ciclo. La creación del conocimiento organizativo comienza con socialización, en donde los individuos comparten sus experiencias y modelos mentales. Se desarrolla hacia la exteriorización cuando los individuos utilizan metáforas y analogías para articular conocimientos tácitos ocultos que de otra manera serían difíciles de comunicar. Luego pasa a la fase de combinación para articular, compartir y exponer. 2 POLANYI,M. The tacit dimension, Ed. Doubleday, New York, Pagina 3 de 8

4 Finalmente, los individuos aprenden a realizar e interiorizar el nuevo conocimiento. La espiral comienza nuevamente cuando el conocimiento operacional basado en la experiencia y lo aprendido en el primer ciclo brinda una mayor base de conocimiento para la innovación y crecimiento constante. Las innovaciones se producen cuando interactúan el conocimiento tácito y explícito. Figura 2 El ciclo del conocimiento Chun Wei Choo 3 combinó este modelo con otros dos procesos estratégicos de información para crear lo que él denomina organización del conocimiento (figura 2). Inicialmente, a través de la comprensión, una organización interpreta los datos ambientales constantes y establece un significado compartido. Si la experiencia es rutinaria y conocida, la organización puede pasar directamente al proceso de toma de decisiones. En esta etapa, la organización busca más información y selecciona las alternativas. El modelo de Nonaka para la creación del conocimiento se pone en marcha cuando el proceso de comprensión determina la necesidad de un nuevo conocimiento o que la situación es nueva y se requieren nuevas respuestas. En el proceso de comprensión, la organización requiere, a su vez; un proceso de creación del de conocimiento que le otorgará datos adicionales para pasar a la etapa final de toma de decisiones. El modelo cíclico es una reminiscencia del circuito OODA (Observar, Orientar, Decidir, Actuar) en le cual la información y el conocimiento se convierten en acción. 3 CHOO, CHUN WEI, Universidad de Toronto - Facultad de Estudios de la Información Pagina 4 de 8

5 El ciclo de la gestión del conocimiento. Seguidamente se mostrarán los procesos en un ciclo de gestión del conocimiento y de que manera se ajustan a los cuadrantes del modelo de Nonaka. Figura 3 El ciclo de la Gestión del Conocimiento En la figura 3 se muestra de que manera se controlan los procesos, en el ámbito de la GC, para convertir el conocimiento en acción y para lograr los resultados deseados de incrementar su valor en la organización o en operaciones especificas. En el ciclo existen tres perspectivas generales : Gestión, Aplicación e Individuos Gestión: Se concentra en capturar, organizar y facilitar el conocimiento. Muchas de estas actividades cubren los cuadrantes de exteriorización y combinación del modelo de Nonaka Aplicación: Se concentra en la recuperación efectiva de los contenidos relevantes a través de búsquedas avanzadas para dirigir los trabajos y tareas vinculadas al conocimiento y en el uso de los resultados para los descubrimientos. Abarcaría una porción del cuadrante de combinación del conocimiento en el modelo Nonaka. Individuos: Se concentra en aprender, compartir, y colaborar. Este es el componente educativo del ciclo que se encuentra en el cuadrante de la interiorización y que se traslada a al cuadrante de socialización Aunque las personas, en forma aislada o en grupos, forman parte de las perspectivas de gestión y Pagina 5 de 8

6 aplicación, ya sea como productores de los antecedentes del conocimiento o como consumidores respectivamente, es dentro de la perspectiva de los individuos donde se maximiza su aporte a la memoria colectiva. La tecnología puede ayudar, pero en definitiva, será la habilidad del individuo, para utilizar e innovar con los elementos disponibles, la que ayudará a crear el valor de la gestión del conocimiento. Actividades del ciclo en el ciclo de la gestión del conocimiento A continuación se describen brevemente las actividades que se producen en el ciclo del modelo de Nonaka: Exteriorización Capturar y adquirir: El impulso de capturar las formas explícitas y tácitas del conocimiento originaron la creación de las herramientas tecnológicas para crear los repositorios de información y para gestionar los documentos y contenidos. Un gran desafío de la captura y adquisición de conocimiento es integrar la información recogida desde gran numero de lugares heterogéneos, dispersos y dispares. Organizar: La creación de un sistema de GC requiere una estructura para organizar el contenido una vez que se ha capturado. El sistema debe comenzar con un modelo de conocimiento o meta-modelo. Los modelos reflejan los componentes del conocimiento que están incorporados a la cultura y procesos particulares de la organización. Proveen un marco, estructura y contexto a la base de conocimiento, agregando un orden al caos de datos, información y conocimiento. También suministran una estructura conceptual para el diseño de los sistemas y herramientas de gestión del conocimiento. Dicha estructura se logra mediante la creación de: Taxonomías Ontologías Redes Semánticas Glosarios Diccionarios Jerarquizar Libros De Referencia Mapas Tópicos Metadatos. Combinación Acceder, buscar y diseminar: el acceso, la búsqueda y diseminación efectiva dependen, en forma critica, de la organización del conocimiento, ya sea en los sistemas tecnológicos o tradicionales. En las soluciones tecnológicas, los dispositivos para búsquedas representan la aplicación mas común para estos procesos. La mayoría se basa en la confección de un indice de todo el texto mediante el uso de métodos estadísticos ( por ejemplo, contando la ocurrencia y ubicación de las palabras) y normas lingüísticas. Las alternativas para los indices de texto son: Pagina 6 de 8

7 Aproximación semántica Sistemas naturales de los lenguajes tecnologías para el reconocimiento de patrones, que recurren a funcionalidad semántica para mejorar la efectividad y eficiencia de los contenidos relevantes Interiorización Utilizar y descubrir: El potencial para extraer o compartir la información en los archivos es una de las oportunidades de las tecnologías de gestión del conocimiento. El descubrimiento del conocimiento se refiere a la obtención de conocimiento a partir de una gran serie de datos e información, identificando nuevos patrones y conexiones. Dentro del ámbito organizativo hay un creciente interés en el uso de la tecnología a la gestión del conocimiento para la comprensión, análisis de oportunidades y toma de decisiones. Las aplicaciones incluyen herramientas para la visualización, la obtención de datos y software. Socialización Compartir y aprender: Los resultados de un estudio reciente realizado por el Instituto Para la Gestión Del Conocimiento de IBM, señalaron que incluso en una empresa con una infraestructura tecnológica correctamente desarrollada para la gestión del conocimiento, la gente sigue recurriendo en primer lugar a otras personas para solucionar problemas y obtener conocimientos. El seguimiento de alguien que sabe algo en una organización, particularmente en una de gran tamaño y geográficamente dispersa, sigue siendo un desafío. Con las redes sociales las personas pueden intercambiar información y dichas redes siguen siendo uno de los medios mas comunes para el hallazgo de una información. Las tecnologías de respaldo para compartir y aprender los conocimientos y compartir conocimientos incluyen: portales colaboración en red (work group) aprendizaje electrónico (e-learning) inteligencia colaborativa Crear: es evidente que la creación del conocimiento per sé es un proceso complejo que involucra aspectos sociales y cognitivos. Se promueve principalmente mediante la creación de un entorno donde las estructuras, herramientas y relaciones se ponen a disposición de los creadores de conocimiento para que realicen intercambio tácito-tácito, tácito-explícito, explícito-explícito, explícito-tácito. Cuando se produce la conversión, ya sea de forma implícita o con captura codificada, el ciclo regresa al comienzo y es en este punto donde se utilizan las herramientas tecnológicas. Conclusión Hasta aquí se ha ilustrado de que manera los principios de la gestión del conocimiento se pueden utilizar para reconocer una situación, aplicar un criterio y tomar decisiones. Esencialmente, los procesos de conversión del conocimiento de la organización, pueden ser un factor clave para el aumento de la producción y la competitividad Pagina 7 de 8

8 Un sistema de gestión del conocimiento requiere de soluciones tecnológicas, cognitivas y con un enfoque socio-cultural. Para formular sistemas óptimos de gestión del conocimiento será necesario profundizar en la investigación y desarrollo en temas tales como: Ciencia cognitiva, tecnología para la gestión de información y conocimiento, control y gestión y sus áreas de competencia. Angel Ricardo Piedrabuena Licenciado en Organización Industrial Coordinador de GEGeCo (Grupo de Estudio en Gestión del Conocimiento) Universidad Tecnológica Nacional - Facultad Regional Bahía Blanca Angel_ricar@yahoo.com.ar Pagina 8 de 8