Sistema de Gestión de la Calidad MATRICULA FINANCIERA

Transcripción

1 Sistema de Gestión de la Calidad Versión 3 Código: GF.5,0, Proceso: Gestión Financiera - GF Junio de 2016

2 Página 2 de OBJETIVO Garantizar que la matricula financiera de las personas admitidas y los estudiantes antiguos se realice conforme a la normativa vigente, al interior de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 2. ALCANCE Comprende todas las actividades relacionadas con la Matrícula Financiera de Estudiantes de pregrado y posgrado de la IU Escuela Nacional del Deporte, inicia con la generación del recibo de liquidación de los costos de la matricula financiera para las personas admitidas y los estudiantes antiguos, continua con el pago de la matricula y concluye con la elaboración del documento de liquidación financiera en los aplicativos establecidos. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento Matrícula Financiera, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones: Matricula: Proceso mediante el cual la persona admitida a cualquier programa académico de la IU. END adquiere la calidad de estudiante. Liquidación financiera: Documento que se entrega al estudiante con el detalle del servicio a cancelar. Pago en efectivo: Transacción en la que un admitido o estudiante hace un pago inmediato en billetes y/o monedas al banco

3 Página 3 de 16 Derechos complementarios: Denominación que agrupa los ingresos que percibe la Institución que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse como una venta de servicio por concepto de matrícula. Descuento electoral: Descuento realizado a los estudiantes conforme la normativa aplicable. Beca: Apoyo económico para cursar estudios. Deposito recibidos de terceros: Valor de los dineros cancelados por los estudiantes y debidamente legalizados para ser utilizados en la matricula financiera y otros conceptos, de acuerdo con las normas que así lo establezcan. Crédito. Obtención de recursos bajo la promesa de restituirlos en el futuro, bajo ciertas condiciones. Pagaré: Titulo valor que contiene una promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a la orden o al portador y la forma de vencimiento; son aplicables al pagaré en lo conducente, las disposiciones relativas a la Letra de cambio. Cartera: Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de los usuarios y/o beneficiarios. Deudas de difícil cobro: Cuenta que representa el valor de las deudas a favor de la Institución sobre las cuentas que hayan cumplido los plazos establecidos y su cancelación o castigo, solo procede, una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinente. Cuenta Deudores: Derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales de la Institución, que se produce como resultado de la venta de bienes o servicios, préstamos concedidos, operaciones de tesorería, avances y anticipos y otros derechos generados, de los cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos. Academusoft: Sistema de información donde se registran las matriculas financieras y académicas de los estudiantes.

4 Página 4 de CONDICIONES GENERALES a. La liquidación financiera GF.5,0, contendrá los valores por concepto de venta de servicios educativos, derechos complementarios, estampillas y descuentos aprobados al estudiante; igualmente se establecerán los plazos y valores pactados para matriculas con créditos previamente aprobados, en este caso la liquidación financiera deberá ser firmada por el estudiante en señal de aceptación de las condiciones de financiación y por la persona de la que la realiza. La liquidación financiera GF.5,0, podrá ser elaborada con la verificación del pago realizado por el estudiante a través del recibo pago de matricula con referencia, disponible en el aplicativo académico Academusoft, el cual presenta como documento de pago en el banco. b. La liquidación financiera GF.5,0, emitida por el programa Procomputo, estará codificada en la parte superior derecha y tendrá el código y la versión. La liquidación financiera debe realizarse en orden consecutivo c. Para aquellos estudiantes que hayan caído en bajo rendimiento, El aplicativo ACADEMUSOFT permitirá la activación del pago de matrícula para quienes realizaron el pago de la matricula antes del cierre del semestre, (caso de los estudiantes que se benefician del pronto pago), dinero que deberá ser devuelto previa solicitud del estudiante. d. Si dentro del procedimiento de matricula financiera, el estudiante utiliza el comprobante único de consignación del banco este no llevará encabezado y se identificara por su nombre y consecutivo. e. La exoneración de recargo por matriculas extraordinarias se efectuara con la aprobación del Rector o la Vicerrectora Financiera o Administrativa de la Institución Universitaria, previa presentación del formato GA.3,0, autorización de descuentos para matrícula académica y/o financiera. f. El pagaré que respalde el crédito directo con la Institución Universitaria.Escuela Nacional del Deporte de la matricula financiera deberá ser

5 Página 5 de 16 suscrito por el estudiante y un deudor, salvo en los casos de los estudiantes que requieran una financiación menor o igual a trescientos mil pesos mcte ($ ), donde se podrá constituir compromiso de pago GF.5,0, directamente al estudiante. g. El cheque entregado para respaldar la financiación de la matricula financiera debe ser confirmado por la central de Fenalcheque. h. La matricula financiera para los estudiantes beneficiarios de convenios con entidades públicas que otorguen beneficios a estudiantes de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, se pueden respaldar con la constitución del pagare y carta de instrucciones hasta por el 100%, soportado con la lista de estudiantes beneficiarios que envié la entidad, su correspondiente Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. i. Para los estudiantes que obtienen estímulos por rendimiento académico (mejores promedios) y hayan cancelado previamente la totalidad de la matrícula financiera, se les constituirá el valor de la beca como depósito a su favor, para ser utilizada dentro de los dos periodos académicos siguientes. j. El porcentaje de beca otorgado a los estudiantes por la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, diferente a estímulos por rendimiento académico, solo se les aplica en el período académico para el cual fue concedido. k. Aquellos estudiantes, beneficiarios de becas de la Institución o por los diferentes convenios, deberán presentar como documento soporte para la aplicación de la beca el recibo pago de matrícula, que podrá imprimir desde su campus TI, para los casos en los cuales se deba constituir deposito a favor de terceros a través de nota contable, se requerirá el formato GF.5,0, Autorización de descuento para matricula académica y/o financiera. l. Se dará cumplimiento al artículo 17 parágrafo 1 y 2 del reglamento estudiantil, para las solicitudes de devolución de dinero por cancelación del semestre o por cancelación de asignaturas o menor número de créditos matriculados para aquellas cancelaciones efectuadas conforme al calendario académico administrativo por fuera de las dos semanas de iniciadas las actividades académicas de la institución, estas no tendrán efectos financieros. m. Para aquellos estudiantes que posean valores como depósitos a favor de terceros, estos serán aplicados mediante nota contable, previa verificación de la existencia del depósito. Esta nota contable se asimila como nota crédito para la

6 Página 6 de 16 reducción de la cartera al estudiante y servirá como documento soporte para la activación de la matricula financiera en aplicativo académico. n. Se tendrá como política para la gestión de la cartera de la IU Escuela Nacional del Deporte, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, expedido mediante Resolución de Rectoría No de fecha Octubre 3 del o. Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 403 de 1997 por la cual se establecen estímulos para los sufragantes el estudiante que desea hacer valer su derecho, deberá acreditar haber sufragado en la última votación realizada, con anterioridad al inicio del respectivo periodo académico y previa emisión del recibo pago de matrícula en el aplicativo académico, en caso contrario este descuento será tenido en cuenta en el próximo semestre a matricular y tendrá validez hasta que se surta un nuevo proceso electoral.

7 Página 7 de Descripción detallada Procedimiento de Matricula Financiera No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE Informe las fechas del Calendario Académico Administrativo. Actualice el formato de recibo pago de matrícula financiera en el aplicativo académico Academusoft. 1 Comunique las fechas establecidas a la comunidad universitaria, para realizar la matricula financiera conforme a lo establecido en el Calendario Académico Administrativo. Ingrese el valor del nuevo semestre en el programa de ACADEMUSOFT para el periodo académico vigente. Actualice el valor de la matrícula del semestre para los respectivos programas. Actualice el valor de los derechos complementarios. Actualice fechas de matrículas ordinarias y extraordinarias. Actualice descuento electoral. Si se aprueba descuento pronto pago, realice procedimiento para su generación. Actualice valor de estampillas Nota: Esta actividad se desarrolla conforme a lo estipulado en los manuales de Academusoft y el soporte virtual de la universidad de Pamplona. DOCUMENTO SOPORTE Acuerdo de Consejo Directivo de Calendario Académico - Administrativo Acuerdos de Consejo Directivo de Calendario Académico Administrativo y Acuerdo de Derechos Pecuniarios. Manuales de Academusoft. Soporte virtual Universidad de Pamplona. FRECUENCIA Semestral Semestral PUNTO DE CONTROL - REGISTROS Boletín informativo. Publicación página web. Recibo pago de matrícula con fechas ingresadas y valores

8 Página 8 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3. 1 Genere liquidación de matrícula Genere liquidación masiva de la matricula financiera para el respectivo periodo académico en el aplicativo Academusoft. Realice revisión en el aplicativo Academusoft de las matriculas financieras no generadas para establecer sus causas. DOCUMENTO SOPORTE Formato Recibo pago de matrícula - Electrónico FRECUENCIA Semestral PUNTO DE CONTROL - REGISTROS N/A 4. Informe al estudiante que consulte en su campus TI Academusoft el recibo pago de matricula Informe al estudiante que consulte en su Campus TI Academusoft el recibo pago de matrícula, imprima y realice el pago respectivo. y Crédito y Cartera. Estudiante Boletín informativo. Página web de la Institución. Semestral Recibo pago de matricula 5 Si 9 Se generó recibo pago de matrícula? 2 No 2 Se generó el recibo pago de matrícula sin novedad? Si: Realice el pago respectivo No: Diríjase a ventanilla de la crédito y cartera. Estudiante N/A Semestral Recibo pago de matrícula

9 Página 9 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 6 2 Revise presentada. novedad Realice revisión de por qué no se generó el recibo de pago matricula financiera, Resuelva y genere la reliquidación de matricula financiera. Tenga en cuenta: Saldos de cartera. Documentos pendientes Unidad de Admisiones y Registro. Multa de centro de Biblioteca e información Científica. Deudas pendientes por Laboratorios Crédito y Cartera. DOCUMENTO SOPORTE Recibo de caja pago de multas o deudas FRECUENCIA Cada que se requiera PUNTO DE CONTROL - REGISTROS Recibo de pago de matrícula generado 7 Contado 9 Establezca forma de pago? Crédito 3 Establezca forma de pago? Contado: Realice consignación. Crédito: Solicite pagaré y presente documentos para su aprobación. Crédito y Cartera. Pagaré y Documentos soportes. Cada que se requiera N/A

10 Página 10 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 8 3 Matricula a crédito. 4 Para matrícula a Crédito tenga en cuenta: Pagaré entregado por la unidad de debidamente diligenciado y con documentos soportes. Cuando la matricula se realiza con cheque al día o posfechado realice confirmación ante FENALCHEQUE. Autorización de entidad financiera externa. Para crédito ICETEX, realice legalización y envío de documentos. Verifique la viabilidad Jurídica para crédito ICETEX aprobado. Consignación, valide comprobante de consignación cuando no se presente original. DOCUMENTO SOPORTE Liquidación Matricula Financiera. GF.5,0, Consignación Pagare diligenciado Cheques autorizado por Fenalcheque. Autorización de entidad crediticia Documento legalización IES - ICETEX FRECUENCIA Semestral PUNTO DE CONTROL - REGISTROS Liquidación matricula GF.5,0, Compromis o De pago GF.5,0, Pagaré Soporte ICETEX estado de la viabilidad jurídica

11 Página 11 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTROS Recepcione y registre archivo plano del Banco o recibo de caja en el programa ACADEMUSOTF. Realice las acciones requeridas para la modificación de la matricula financiera por adiciones y/o cancelaciones. 4 5 Una vez legalizada la matricula financiera con su respectivo recibo de caja, o aplicación de depósito a favor, recepcíonelo y regístrelo en el aplicativo ACADEMUSOTF para la activación de la matricula académica, de manera manual o a través de la carga de archivo plano de matrículas. Cuando se requiera modificación a la liquidación de la matrícula financiera por adiciones y/o cancelaciones según las fechas del Calendario Académico Administrativo, reciba solicitud de modificación de matrícula académica AD.4,0, debidamente diligenciada, realice reliquidación de matrícula financiera y constituya depósito, si corresponde o realice liquidación de matrícula para el cobro de la adición de las asignaturas. Recibo de Caja. Nota contable aplicación de depósito. Liquidación Matricula Financiera. Archivo plano del Banco Solicitud de modificación. De matrícula académica AD.4,0, Cada que se requiera Por periodo Académico Recibo de caja Nota contable aplicación de deposito Archivo plano del Banco. Nota contable Liquidación de Matrícula Consulta registro académico

12 Página 12 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTROS 5 11 Recepcióne solicitud de constitución de depósito o devolución GF.5,0, Recepcione solicitud de constitución de depósito o devolución GF.5,0, o carta de solicitud del estudiante, evalué el tipo de solicitud y proceda a reliquidar, si es el caso, Constituir depósito a favor del estudiante y realice devolución, cuando corresponda (art.17 reglamento estudiantil). GF.5,0, Carta de solicitud del estudiante Cada que se requiera Nota Contable Resolución de Rectoría FIN

13 Página 13 de Descripción detallada Seguimiento a Cartera No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Clasifique y analice la cartera por vencimiento. Clasifique y analice mensualmente la cartera por su vencimiento. DOCUMENTO SOPORTE Listado de la cartera por fecha de vencimiento FRECUENCIA Mensual PUNTO DE CONTROL - REGISTROS Listado de la cartera por fecha de vencimiento analizado 2. Realice gestión de cobro. 1 Realice gestión de cobro utilizando entren otros los siguientes mecanismos: Llamadas telefónicas Carta de cobro Comunicación verbal, Correo electrónico Listado de la cartera por fecha de vencimiento Archivos de Recaudo recibido de los Bancos. Listado de llamadas Cartas o correos electrónicos enviados. Impresión de correos electrónicos Mensual Listado de llamadas Cartas o correos electrónicos enviadas Notas de ajustes contables

14 Página 14 de 16 No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTROS 1 3. Si Se recupero la cartera? No Evalué la respuesta a la gestión de cobro realizada y determine nuevas estrategias de recuperación de cartera para las respuestas negativas. Si: Pase al punto 4 No: Pase al punto 5 Crédito y Cartera Listado de cartera por fecha de vencimientos.. Recibo de pago. Nota de ajuste contable. Mensual Matrícula Financiera Realice liquidación de cartera y pase a tesorería. Realice liquidación de cartera y pase a tesorería para legalizar pago Formato de Liquidación de cartera Cada vez que se requiera Recibo de caja archivado con la documentación pertinente 5. Remita cartera a la Oficina Jurídica para lo pertinente. Clasifique la cartera de difícil cobro por lo menos de 2 años y remítala a la Oficina Jurídica, para lo pertinente. Informe de gestión Semestral Listado de cartera de difícil cobro Listado de cartera castigada 6. Fin

15 Página 15 de REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Este procedimiento será elaborado por el Universitario de la, revisado por la Vicerrectora Financiera y la Vicerrectora Administrativa, en calidad de Representante de la Dirección y por el Representante de Calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector. 7. FORMATOS ASOCIADOS NOMBRE DEL FORMATO Liquidación de Matricula Financiera Preliquidación Matricula Financiera Solicitud de Depósito Formato de llamadas Compromiso de Pago Recibo de Pago de Matrícula Autorización de descuento para matrícula académica y/o financiera CODIGO GF.5,0, Sistematizado GF.5,0, GF.5,0, GF.5,0, GF.5,0, Sistematizado GA.3,0, REFERENCIAS DOCUMENTALES Manuales de Academusoft Matricula Financiera Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Ana Patricia García 07/06/2016 Revisó Patricia Martínez María Isabel Andrade García Vicerrectora Financiera Vicerrectora Académica 07/06/2016 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector 07/06/2016

16 Código GF.5,0, Fecha:07/06/2016 Página 16 de 16 Versión No. Fecha de Aprobación 1 25/09/ /07/2013 Control de Cambios Descripción de los Cambios Se ajusta la normatividad y se revisan y ajustan actividades de la descripción grafica Se ajusta las condiciones generales en sus literales a, c, h, I,k Adición en condiciones generales del literal m. Se actualizo el eslogan Ajuste procedimiento en los numerales: 1, 2,4,8,9, Se actualizó el código de conformidad a las tablas de retención documental, la versión y la fecha. Igualmente se hace ajustes de conformidad al procedimiento de control de documentos al cuadro de aprobación. Se actualiza el slogan de la institución Justificación del cambio Revisión y ajuste por auditoría interna Actualización del procedimiento Reestructuración Administrativa Nuevo período de la Rectoría