Sistema Integrado de Gestión PROCEDIMIENTO MATRÍCULA ACADEMICA POR CURSOS

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1 Sistema Integrado de Gestión PROCEDIMIENTO MATRÍCULA ACADEMICA POR Versión 3 Código: AD.4,0, Proceso: Gestión de Apoyo a la docencia AD Marzo de 2016

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Desarrollar las actividades necesarias para la matrícula académica de los estudiantes que requieren modificación en la demanda. 2. ALCANCE Comprende desde que el estudiante solicita en la decanatura del programa la modificación de la demanda hasta que el estudiante realiza la matrícula académica a través del aplicativo. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento Matrícula Académica Por Cursos, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones: Matrícula Académica: Registro de los cursos que un estudiante está dispuesto a matrícular para un periodo determinado. Demanda: cursos que se le generan automáticamente a un estudiante desde el aplicativo dependiendo de los requisitos cumplidos para que pueda realizar la matrícula académica. Aplicativo :Sistema de información Academusoft Curso:Unidad educativa en la que se ofrece un conjunto estructurado de conocimientos teóricos y/o prácticos. Parametrizar: Ingresar información al aplicativo. Estudio Académico: Revisar historial de notas del estudiante, para verificar requisitos cumplidos, notas aprobadas, asimilación de pensum, traslados, transferencias.

3 Página 3 de 5 Rendimiento : Reglas del reglamento estudiantil que definen la situación académica de un estudiante de acuerdo al rendimiento. 5. CONDICIONES GENERALES Las condiciones generales que se deben tener en cuenta en la implementación de este procedimiento son: a. Para poder realizar el procedimiento de matrícula académica se debe revisar que se halla creado el periodo a ofertar de acuerdo a la actividad 1 de la descripción detalla del procedimiento AD.4,0,1, Admisiones. b. Las fechas para realizar la matrícula académica se establecen en el calendario. c. Los estudiantes de II semestre en adelante realizan la matrícula académica en línea, a través del aplicativo, si el estudiante presenta circunstancias especiales como beca, convenio, crédito, estudio, está se realiza en el formato de Demanda Académica por cursos POR AD.4,0, d. Para poder llevar a cabo la matrícula académica, el estudiante deberá estar a paz y salvo por los conceptos de matrícula financiera, biblioteca y laboratorios. e. El aplicativo debe estar parametrizado conforme a lo establecido en al reglamento estudiantil en el capítulo X. f. El decano de cada programa debe suministrar los horarios de los cursos a ofertar y la planilla docente antes de iniciar la matrícula académica.

4 Página 4 de Descripción Detallada. N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA 1 Realice la solicitud al decano de la modificación de la demanda Realice la solicitud de modificación de demanda al decano de cada programa Calendario Académico Manual del aplicativo PUNTO DE CONTROL - REGISTRO Aplicativo 2 Ingrese al aplicativo y modifique la demanda del estudiante Ingrese al aplicativo y conforme al estudio realice la modificación de la demanda. Coordinador de cada programa NA Demanda en aplicativo 3 Imprima DEMANDA ACADÉMICA formato POR Imprima el formato de matrícula académica por cursos que esta autorizando conforme al estudio que realice Coordinador de cada programa Formato AD.4,0, DEMANDA ACADÉMICA POR Formato AD.4,0, DEMANDA ACADÉMICA POR 4 Realice el pago de los cursos autorizados Diríjase a la Unidad de Crédito y cartera para que le liquiden el valor de los cursos a matricular para que realice el pago. N/A Aplicativo 5 Realice la matrícula académica Realice la matrícula académica ingresando al aplicativo N/A Aplicativo 6 FIN

5 Página 5 de 5 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Este procedimiento será actualizado por el Profesional Universitario de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado revisado por la Vicerrectoría Académica y el Representante de la Calidad y aprobado por el Rector. 7. FORMATOS ASOCIADOS DEMANDA ACADÉMICA POR AD.4,0, REFERENCIAS DOCUMENTALES Manuales de uso del aplicativo Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Ower Solarte Alvear Revisó Aprobó Roger Micolta Truque María Isabel Andrade García José Fernando Arroyo Valencia Profesional Universitario Vicerrector Académico Representante de la Calidad 18/03/ /03/2016 Rector 18/03/2016 Versión No. Fecha de Aprobación 1 15/05/2014 Control de Cambios Descripción de los Cambios Creación del documento Se actualiza el código de conformidad a las tablas de retención documental, la versión y la fecha. Igualmente se hace ajustes de conformidad al procedimiento de control de documentos al cuadro de aprobación 2 04/09/2015 Se actualiza el slogan de la institución Justificación del cambio No se encontraba parametrizada la matrícula del curso. Reestructuración Administrativa Nuevo período de la Rectoría