Facturación Electrónica. Manual de usuario Médicos/Centros Médicos

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1 Facturación Electrónica Manual de usuario Médicos/Centros Médicos Enero 2014

2 Índice: Facturación Electrónica Contenido Descripción:... 3 Acceso al portal... 4 ENTRADA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Registro de actos médicos... 6 CONSULTA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Consultas de actos médicos registrados Gestión de Usuarios Cambio de Clave de acceso Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 2

3 Facturación Electrónica Objetivo: Registro electrónico de asistencias y actos médicos realizados a mutualistas y beneficiarios de Lagun-Aro, EPSV. Descripción: Se trata de un Sistema de Gestión Asistencial y Administrativa. Fundamentalmente consiste en el registro telemático de las asistencias y actos médicos a través de una EXTRANET habilitada al efecto. Es decir, el circuito papel basado en el volante se sustituye por una conexión telemática on-line, la cual permite el registro de actos médicos diariamente en origen facilitando la gestión administrativa. Es necesario disponer de una terminal PC con conexión a internet para llevar a cabo el registro de actos médicos mediante el portal de Lagun-Aro, EPSV. -Ventajas para los mutualistas y beneficiarios: Sustitución del sistema de volantes y mejora de la capacidad de identificación a través de la tarjeta (banda magnética). Potencia el uso de la extranet en el colectivo de mutualistas y beneficiarios. Propicia un mayor grado de capacidad de comunicación e información. Reduce el número de consultas e incidencias de carácter rutinario. -Ventajas para los médicos: Facilita al profesional sanitario un sistema de facturación sencillo, ágil, cómodo y sin papel permitiendo el acceso a contenidos publicados en la extranet: Baremos, normativa, noticias, contacto directo telefónico o a través de . Facilita la identificación de mutualistas y beneficiarios con derecho a Asistencia Sanitaria. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 3

4 Facilita el conocimiento y estricta delimitación del alcance del catálogo de prestaciones objeto de cobertura por parte de Lagun-Aro, EPSV. Mejora el control sobre los servicios prestados proporcionando información actualizada de todos los actos médicos registrados previamente. Acceso al portal El acceso al portal se realiza a través de la página web de Lagun-Aro, EPSV ( Para ello se habilita la opción Acceso, en la parte izquierda de la pantalla. El usuario accede al sistema introduciendo su Nombre de Usuario y Clave : Al pulsar el botón Acceder se identifica al usuario y en la primera pantalla se presentan las opciones generales disponibles. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 4

5 La opción Entrada de Asistencias Médicas permite el registro de las asistencias médicas y la facturación electrónica de las mismas. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 5

6 ENTRADA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Registro de actos médicos 1) Selección del profesional (especialista o centro médico). Se puede teclear el código del profesional o seleccionar el nombre del médico/centro médico del desplegable. Con la selección del profesional, se habilita una pantalla que a su vez permite la selección de la consulta y la especialidad deseada mediante desplegables. 2) Selección de la consulta El usuario debe seleccionar del listado la consulta correspondiente. Únicamente se muestran aquellas consultas a las que el usuario tiene permiso de acceso. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 6

7 3) Seleccionar la especialidad Se debe seleccionar del listado la especialidad correspondiente. Únicamente se muestran aquellas especialidades asignadas al médico/centro médico a las que el usuario tiene permiso de acceso. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 7

8 Una vez seleccionados el PROFESIONAL, CONSULTA y ESPECIALIDAD, se pulsa el botón Aceptar. 4) Identificación del paciente Existen diferentes opciones: 1.- Se pasa la tarjeta por el LECTOR DE TARJETAS cargando así el número de tarjeta en el campo de la pantalla. Ello permite una identificación correcta del asegurado. 2.- Asimismo se mantiene la opción de teclear manualmente los 11 dígitos de la tarjeta para seguir con el registro. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 8

9 Cuando se opte por el registro manual, es imprescindible mantener la estructura del campo Nº de Tarjeta. Para ello es preciso completar los once dígitos que aparecen en la tarjeta. A título informativo, el siguiente ejemplo ilustra esta estructura de identificación del paciente: 3 dígitos corresponden a la cooperativa (147) 6 dígitos corresponden al mutualista (002138) - ej. Se han añadido dos 0 -s al principio para llegar a los 6 dígitos 2 dígitos corresponden al tipo de beneficiario (00) El código que se debe introducir es el siguiente: (11 dígitos). Pulsar el botón Aceptar. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 9

10 *Si el campo Nº Tarjeta no es un número correcto, (no corresponde a ningún código de asegurado de Lagun-Aro, EPSV) se manda un mensaje de error El Nº de tarjeta no es válido y no se permite continuar. Si el Nº Tarjeta es válido: se comprueba si el asegurado tiene cobertura de AS. Si el asegurado no tiene cobertura de AS presenta un mensaje de AVISO, El asegurado no tiene cobertura. Asistencia Denegada, no permitiendo continuar con el registro de la asistencia. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 10

11 Si el asegurado tiene cobertura de AS permite continuar y registrar la asistencia quedando la misma en situación ACEPTADA. Se presenta el NOMBRE DEL ASEGURADO y la FECHA ASISTENCIA cargada con la fecha del sistema (el día en el que se realiza el registro administrativo). Es conveniente que el registro de la asistencia se realice el mismo día en el que se realiza la asistencia o acto médico. En caso contrario será necesario modificar la fecha del sistema por la fecha real en la que se realizó la asistencia o acto médico. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 11

12 5) Introducción de los actos médicos Se han habilitado diferentes OPCIONES para el registro de los actos médicos: El modo de registro más sencillo, es el que se presenta en primer lugar: 1. Seleccionar la prestación de la LISTA DE ACTOS MÉDICOS que contiene todos los códigos de prestación que el médico puede realizar en dicha especialidad, clasificados por código y ordenados por frecuencia (más habituales). Hacer doble clic en el acto médico, o Pulsar el botón AÑADIR ACTO para que éste pase a la lista de ACTOS MÉDICOS REALIZADOS. Otras opciones son: 2. Teclear directamente el CÓDIGO PRESTACIÓN del acto médico. Al pulsar el Botón AÑADIR ACTO, si el acto médico es válido y corresponde al catálogo de prestaciones de la especialidad del médico, pasa a la lista de ACTOS MÉDICOS REALIZADOS. Si no es válido ni propio de esa especialidad, se presenta mensaje ERROR Acto médico incorrecto. 3. Utilizando la opción de búsqueda (Botón Buscar ). El sistema presenta la pantalla BÚSQUEDA DE ACTOS MÉDICOS. Es necesario teclear parte de la descripción (mínimo 4 caracteres) en el campo CARACTERES BUSQUEDA para que el sistema presente los códigos de prestación que coincidan con la búsqueda solicitada (indistintamente con mayúsculas o minúsculas). Se selecciona el acto deseado y al pulsar el botón Aceptar, el código aparece en pantalla. Al pulsar el botón Añadir acto, el acto médico pasa a la lista de ACTOS MÉDICOS REALIZADOS cargándose el campo CANTIDAD = 1, que podrá ser modificado. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 12

13 De esta forma, en un recuadro denominado Actos Médicos Realizados se presentan todos los actos médicos que el médico haya realizado en una asistencia. Existe la opción de que, antes de proceder al envío de la asistencia, ELIMINAR una prestación de la lista de ACTOS MEDICOS REALIZADOS pulsando para ello el botón ELIMINAR. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 13

14 5.1- Tratamiento de Visitas Sucesivas: La normativa de Lagun-Aro, EPSV establece que tienen la consideración de visitas sucesivas, todas aquellas que se realicen dentro de los 6 meses posteriores a la primera consulta. Para ello, cada vez que se registra una primera consulta, el sistema comprueba que en los 6 últimos meses no ha habido una consulta anterior. En el caso de que identifique una consulta en ese periodo, presenta una pantalla de aviso, informando que procede el registro de una visita sucesiva. Pues bien, la operativa diseñada, establece que hay que registrar una visita sucesiva. Por lo tanto al final, presentará la selección de la primera consulta y visita sucesiva. Es en ese momento cuando hay que ELIMINAR la primera consulta y proceder posteriormente a pulsar el botón Enviar. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 14

15 Una vez introducidos todos los actos médicos, si todo es correcto, se pulsa el botón Enviar y si por algún motivo no se quiere continuar, es posible anular la operación pulsando el botón Cancelar y volver así, a la pantalla inicial de SELECCIÓN DEL PROFESIONAL. 6) Envío de los actos médicos realizados (opción Enviar ). Al enviar las asistencias o actos médicos realizados: - Se realiza el REGISTRO de las asistencias o actos médicos enviados en el sistema de Lagun-Aro, EPSV. A continuación: - Se presenta la pantalla un DOCUMENTO ASISTENCIA MÉDICA (BOLETA) con las siguientes opciones: -IMPRIMIR: permite imprimir la boleta (opción voluntaria para la gestión propia del médico o centro médico). -VOLVER: pulsando este botón, se muestra la pantalla inicial de SELECCIÓN DEL PROFESIONAL. -ANULAR: Se pueden anular las prestaciones registradas, a menos que ya estén liquidadas. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 15

16 Al anular se eliminan todos los actos médicos de la asistencia médica enviada y queda en situación ANULADA. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 16

17 CONSULTA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Consultas de actos médicos registrados Objetivo: Consulta, listado e impresión de las asistencias médicas realizadas a mutualistas y beneficiarios de Lagun-Aro, EPSV. También permite anular asistencias médicas ya enviadas pero que por cualquier motivo, se considera que deben ser anuladas. Esta anulación sólo es posible siempre y cuando las asistencias que se pretenden anular no se encuentren aún liquidadas. Pasos a dar para consultar las asistencias médicas: 1) Introducción del filtro de asistencias médicas a consultar - PROFESIONAL: Presenta los médicos a los que el usuario tiene permiso de acceso. Se puede seleccionar uno o todos. - CONSULTA: Presenta las distintas consultas que tiene el médico y sólo aquellas a las que el usuario tiene permiso de acceso. Se puede seleccionar una o todas. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 17

18 - ESPECIALIDAD: Presenta las distintas especialidades del médico. Se puede seleccionar una o todas. - FECHA DESDE: Asistencias médicas con fecha de asistencia posterior o igual a la seleccionada. Formato dd/mm/aaaa. - FECHA HASTA: Asistencias médicas con fecha de asistencia anterior o igual a la seleccionada. Formato dd/mm/aaaa. - Nº DE ASISTENCIA Para consultar una única asistencia en concreto. - SITUACIÓN. Presenta las distintas situaciones en las que puede estar una asistencia médica: - ACEPTADA - ANULADA (el médico ha anulado la asistencia médica después de enviarla). - RECHAZADA (el gestor de AS de Lagun-Aro, EPSV ha rechazado la asistencia médica después de enviarla). - LIQUIDADA (asistencia médica abonada por Lagun-Aro, EPSV). Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 18

19 Pulsando el botón Limpiar se eliminan los campos del filtro. Si se pulsa el botón Aceptar y no hay ninguna asistencia médica que cumpla el filtro presenta un mensaje de AVISO No hay asistencias médicas seleccionadas. De lo contrario, presenta aquellas solicitadas y que cumplen con los criterios del filtro. 2) Selección de la asistencia médica a consultar DETALLE Si selecciona una asistencia médica (marcando la casilla correspondiente) y pulsa el botón Detalle se presenta el DOCUMENTO ASISTENCIA MÉDICA (BOLETA) de la asistencia médica seleccionada. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 19

20 Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 20

21 Se muestran las siguientes opciones: - IMPRIMIR - VOLVER: Vuelve a la pantalla de Consultas - ANULAR: Para poder anular asistencias aún no liquidadas. - Si la asistencia estuviera previamente anulada, no se visualiza esta opción. - Tampoco se permite anular una asistencia médica si ésta, ya se ha liquidado en Lagun-Aro, EPSV, en cuyo caso presenta un mensaje de ERROR: No se puede anular la asistencia porque ya está liquidada o están en proceso de liquidación. - Al anular la asistencia médica seleccionada, queda en situación ANULADA. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 21

22 3) Descargar el informe de las asistencias sanitarias consultadas Los criterios de selección elegidos en la opción de Consulta de Asistencias Médicas determinan el alcance del informe, mostrando únicamente los datos correspondientes a la consulta realizada. Una vez completados dichos campos y tras pulsar el botón Aceptar, se muestra en pantalla el listado de actos médicos solicitado con la relación de asistencias que se hayan registrado previamente por el portal de Lagun-Aro, EPSV. Acto seguido, se pulsa la opción de Descargar Informe, con el objeto de mostrar el informe solicitado en formato Excel. Éste a su vez, podrá ser imprimido y/o modificado. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 22

23 En el informe se proporcionan los datos detallados en el siguiente cuadro: INFORME CONSULTA DE ASISTENCIAS MEDICAS FECHA Indica el momento en el que se realiza la descarga del informe FECHA DESDE 01/10/2013 FECHA HASTA 30/10/2013 COD_PROF Código personal de cada médico/centro médico NOMBRE_PROFESIONAL Nombre del especialista CONSULTA Dirección de la consulta ESPECIALIDAD Especialidad NUM_ASIST Número correlativo correspondiente cada asistencia registrada vía web SITUACION Indica el estado de la asistencia (aceptado, anulado, liquidado ) FECHA_ASIST Día en que el paciente acudió a la consulta FEC_REGISTRO Día y la hora del registro de la asistencia NUM_TARJETA 11 dígitos de la tarjeta NOMBRE_ASEGURADO Nombre y dos apellidos del paciente que acude a la consulta NUM_LIN Indica la posición en la que se encuentra ese acto médico ACTO_MEDICO Código de acto médico NOMBRE_ACTO_MEDICO Descripción detallada del acto médico CANTIDAD Cantidad IMPORTE_UNITARIO Importe unitario IMPORTE Importe a pagar por línea (cantidad*importe unitario) Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 23

24 Gestión de Usuarios Este apartado permite consultar, crear, modificar y eliminar usuarios desde Utilidades/ACCESOS MÉDICOS o pinchando el botón Pulsar aquí desde inicio. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 24

25 1) Consultar y modificar usuarios existentes Selección de médicos del listado para modificar/eliminar usuarios Una vez seleccionado el médico del listado, se visualizan los datos correspondientes al Gestor de Usuarios y al resto de Usuarios autorizados. El Gestor de Usuarios está autorizado a consultar, crear, modificar y eliminar Usuarios, para ello, se han habilitado dos botones Nuevo y Detalle. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 25

26 Nombre y apellidos -NUEVO: Es preciso rellenar todos los apartados (Nombre y dos apellidos, DNI, E- mail ) marcando incluso el apartado PERFILES para habilitar así la opción de facturar. Importante: para poder habilitar a un usuario la facultad de registro y facturación de Asistencias Médicas, es IMPRESCINDIBLE habilitar la opción de PERFIL que le permite realizar funciones de facturación. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 26

27 - DETALLE: En este apartado se presentan todos los datos del usuario permitiendo a su vez, modificar los mismos. Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 27

28 Datos Usuario Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 28

29 Cambio de Clave de acceso Una vez que el usuario ha obtenido el Nombre de Usuario y Clave a través de Lagun-Aro, EPSV, dispone de la posibilidad de cambiar dicha clave. Para ello, es preciso acceder con la misma, a la página web de Lagun-Aro, EPSV ( y seleccionar la opción Mis datos en la parte superior derecha de la pantalla. Una vez seleccionada, se presentan las siguientes ventanas, donde se pueden modificar y actualizar 3 campos: - Nueva dirección de correo - Nueva contraseña: Se introducen los datos (números y letras) que formarán la nueva contraseña - Nueva contraseña (repetir): Se vuelven a introducir los datos de la nueva contraseña para verificar que se han informado correctamente Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 29

30 Lagun-Aro, EPSV Manual de usuario-médicos (Enero Versión 2) 30

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