LINEAMIENTOS PARA LA OPERACION DEL FONDO REVOLVENTE

Transcripción

1 1 LINEAMIENTOS PARA LA OPERACION DEL FONDO REVOLVENTE OCTUBRE 2007

2 2 Con fundamento a lo dispuesto por el Artículo 17 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17, fracción III del Reglamento Interior de este Organo Administrativo Desconcentrado, he tenido a bien expedir el: LINEAMIENTOS PARA LA OPERACION DEL FONDO REVOLVENTE ING. ARMANDO RANGEL HERNANDEZ DIRECTOR EN JEFE

3 3 INDICE PAGINA I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL SECTOR AGRARIO, MISION,VISION Y POLITICA 4 II. PRESENTACION 6 III. OBJETIVO 8 IV. MARCO LEGAL REQUISITOS Y TRAMITE PARA LOS FONDOS REVOLVENTES 18

4 4 I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL SECTOR AGRARIO, MISION, VISION Y POLITICA

5 5 Código de Conducta de los Servidores Públicos del Sector Agrario. Los Servidores Públicos del Registro, han asumido una posición Etica, para abatir, prevenir y erradicar los niveles de corrupción, ante el entorno que los rodea, reafirmando la convicción de servicio a la comunidad agraria, logrando con esto presentar una nueva imagen de lo que es la Administración Pública Federal, para recuperar la confianza y credibilidad del ciudadano, inspirados en la Misión, Visión y Política de éste Órgano Desconcentrado: Misión Llevar el control de la tenencia de la tierra y de los derechos constituidos respecto a la propiedad rústica y de las figuras asociativas, a través de la función registral y de su publicidad; resguardo documental, asistencia técnica y catastral, para garantizar la seguridad jurídica y el carácter público de la información, en beneficio de los sujetos de derecho agrario y demás solicitantes de los servicios Visión Ser una institución altamente confiable y eficiente en el otorgamiento de la certeza jurídica a los sujetos de derecho agrario, que apoye los procesos económicos y organizativos en el medio rural. Política Los servicios regístrales de asistencia técnica, catastrales, resguardo documental y de publicidad, a cargo del Registro, se proporcionan de conformidad a la normatividad aplicable, de manera eficaz, oportuna, expedita, transparente y por personal competente y comprometido.

6 6 II. PRESENTACION

7 7 PRESENTACION Con el fin de agilizar los requerimientos para la adquisición urgente de materiales diversos que las áreas de este Órgano Desconcentrado solicitan, la Dirección General de Finanzas y Administración, con autorización del Director en Jefe, crea Fondos Revolventes, que tienen por objeto proporcionar recursos financieros de inmediato y con la amplitud adecuada a las unidades responsables, a fin de permitirles sufragar gastos emergentes por conceptos específicos aprobados y cuyo pago pueda tramitarse también de inmediato en forma directa, afectando el presupuesto, de acuerdo a las partidas autorizadas para cada Unidad Administrativa ya sea en el ámbito geográfico de Oficinas Centrales como en las Delegaciones Estatales.

8 8 III. OBJETIVO

9 9 OBJETIVO Solventar gastos derivados de las necesidades urgentes, de operación del Registro Agrario Nacional los cuales se regularizan en períodos establecidos convencionalmente o acordados y se restituye mediante la comprobación respectiva. El monto es definido y autorizado por el C. Director General de Finanzas y Administración previamente acordado y autorizado por el Director en Jefe.

10 10 IV. MARCO LEGAL

11 11 MARCO LEGAL CONSTITUCION Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5-II-1917 Reforma D.O.F. 27-IX-2007 LEYES Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad hacendaría D.O.F. 27-XII-2006 CODIGOS Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 Ultima Reforma D.O.F. 1-X-2007 REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría D.O.F. 28-VI-2006 Reglamento del Código Fiscal de la Federación D.O.F. 29-II-1984 Ultima Reforma D.O.F. 21-V-2002 Reglamento Interior del Registro D.O.F. 9-IV-1997 DECRETOS Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2007 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). D.O.F. 28-XII-2006 ACUERDOS Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-IX-2002 Ultima Reforma D.O.F. 31-XII-2004 CIRCULARES Y OFICIOS Manual de las Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-XII-2004

12 LINEAMIENTOS PARA LA OPERACION DEL FONDO REVOLVENTE

13 El Fondo Revolvente se crea a fin de que las Unidades Administrativas puedan realizar compras menores y gastos extraordinarios contingentes requeridos en la operación de las actividades para el cumplimiento de los objetivos y metas de cada una de tales unidades. El Fondo Revolvente será creado mediante recibo y pagaré, a nombre de los encargados del Fondo de acuerdo al punto 9 de estos lineamientos y en las Delegaciones, según lo indica el punto 10 de los mismos lineamientos, debiendo enviar a la Dirección de Recursos Financieros, una fotocopia del recibo y el original del pagaré para su resguardo, mismo que será devuelto en el mes de diciembre una vez concluido el cierre del ejercicio. El registro contable para la apertura del Fondo Revolvente será: Cargo a la cuenta Fondo Revolvente con abono a la cuenta Bancos. Montos autorizados: Oficinas Centrales (Director General de Finanzas y Administración) $ 50, Delegaciones Estatales: $ 5, (Delegado Estatal) A continuación se emiten las disposiciones con las que se da transparencia y racionalidad al gasto de los recursos asignados tanto para Oficinas Centrales como Delegaciones Estatales. 1.- Los vales de caja que se generen para autorizar recursos del fondo para el pago de la adquisición de algún material o de un servicio deberán ser foliados, precisar el concepto para lo que se van a utilizar, la fecha, los nombres y firmas de las personas que autorizan y reciben los recursos. 2.- El período para su comprobación será de 4 días hábiles posteriores a la recepción del efectivo. 3.- El monto máximo para realizar pagos en efectivo será hasta de $ 4, en Oficinas Centrales y para las Delegaciones de $ 1, Las partidas específicas autorizadas que pueden ejercerse en el Fondo Revolvente, de Oficinas centrales y Delegaciones Estatales son las siguientes: PARTIDA CONCEPTO 2101 Materiales y útiles de oficina Materiales de limpieza.

14 14 PARTIDA CONCEPTO 2107 Materiales para información Productos alimenticios para el personal en las instalaciones de las Dependencias y Entidades Productos alimenticios por el personal derivado de actividades extraordinarias Refacciones, accesorios y herramientas Refacciones y accesorios para equipo de cómputo Utensilios para el servicio de alimentación Materiales complementarios Material eléctrico y electrónico Materias primas de producción Medicinas y productos farmacéuticos Materiales, accesorios y suministros de laboratorio Combustibles, lubricante y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a servicios administrativos Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales asignados a servidores públicos Servicio postal Fletes y maniobras Otros impuestos y derechos Mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo de administración Mantenimiento y conservación de maquinaria y equipo Servicio de lavandería, limpieza, higiene y fumigación Pasajes nacionales para labores en campo y de supervisión Pasajes nacionales para Servidores Públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales Pasajes internacionales para Servidores Públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales Viáticos nacionales para labores en campo y de supervisión Viáticos Nacionales para Servidores Públicos en el Desempeño de Funciones Oficiales Viáticos en el extranjero para Servidores Públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales Gastos para alimentación de Servidores Públicos de mando.

15 En los gastos de la partida 2206 Productos Alimenticios para el personal derivado de actividades extraordinarias el monto máximo que se podrá erogar será de $ por persona y por evento, sin que esto se constituya en un gasto fijo, regular o permanente, para lo cual la documentación comprobatoria deberá contener nombre, firma del personal que realizó el consumo, el motivo que lo origino y el visto bueno del Director del área correspondiente. 6.- Para efectuar la comprobación de los gastos de la partida 3821 Gastos para alimentación de Servidores Públicos de mando, se anexará la correspondiente factura, a nombre del Registro, debiendo aparecer en ella la firma del servidor público que ejerció el gasto y anexarse una nota que indique el cargo del invitado, en caso de haberlo; o en su defecto, el motivo del consumo. Asimismo, la documentación comprobatoria deberá turnarse a la Dirección General de Finanzas y Administración en el mes en que se realizó el consumo, también podrán realizarse este tipo de gastos cuando el funcionario se encuentre de comisión siempre y cuando la documentación comprobatoria demuestre que el gasto fue realizado bajo las siguientes circunstancias: a) Que la documentación corresponda a un gasto debidamente justificado, efectuado en la localidad donde se comisionó. b) Los gastos que se efectúen con cargo a las partidas de gastos citadas deberán cumplir con las disposiciones fiscales establecidas en el Código Fiscal de la Federación Art. 29A REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES que a la letra dice. I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimientos que se expidan los comprobantes. II. Contener impreso el número de folio. III. Clave del registro federal de contribuyente de la persona a favor de quien se expida. IV. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. V. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. VI. VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

16 16 d) No deberán presentar borrones, tachaduras, enmendaduras o alteraciones. e) Los contribuyentes que realicen operaciones con el público en general deberán expedir comprobantes simplificados en los términos que señale el Reglamento de dicho Código. f) La comprobación se hará con base en una relación del personal y justificación autorizada por el Director General del área solicitante. g) Derivado de lo anterior, las notas que no cumplan con tales requisitos no serán susceptibles para la comprobación y restitución del fondo. 7.- Los gastos de las partidas de Viáticos cuyo monto sea inferior a mil pesos, podrán realizarse en efectivo mediante el fondo revolvente, con la finalidad de agilizar dicho trámite y a la vez reducir los costos generados por emisión de cheques. 8.- Posterior a la primera remesa de recursos del fondo, la recepción de éstos se realizará en reposiciones semanales considerando como requisito la comprobación de la remesa de recursos de la semana anterior, la cual deberá realizarse a más tardar los días viernes de cada semana o día hábil siguiente, con excepción a lo correspondiente al mes de diciembre, cuya fecha será informada por la Dirección General de Finanzas y Administración. 9.- El Director de Recursos Financieros y el Subdirector de Contabilidad y Presupuesto serán responsables del control de este fondo, la custodia de los recursos y operación estarán a cargo del responsable de la Caja General de la Dirección General de Finanzas y Administración En Delegaciones los Delegados Estatales serán los responsables de autorizar la erogación de recursos con cargo al fondo, o en su caso, podrá delegar o compartir dicha facultad con los Subdelegados Administrativos, quienes a su vez deberán controlar y dar seguimiento de las operaciones que se realicen con los recursos del fondo El dinero del fondo se utilizará estrictamente para las necesidades de operación, para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Delegación, pero en ningún caso, podrá ser utilizado para préstamos personales, cambios de cheques, pago de sueldos, pago de tiempo extraordinario o de compensaciones. Tampoco podrán ser utilizados dichos recursos para la adquisición de cualquier bien, considerado en el capítulo 5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES Toda adquisición o pago de servicio, con cargo al Fondo Revolvente, deberá ser solicitado por el responsable del Área Administrativa que lo requiera y su autorización procederá únicamente cuando los materiales solicitados no se tengan en existencia o no se encuentre vigente un contrato que provea el servicio En tal sentido, los comprobantes del gasto, además de contener los requisitos fiscales, deberán llevar un sello con la leyenda PAGADO e incluir la firma del responsable del área solicitante del bien o servicio y el Vo. Bo. de su autorización. Los comprobantes del gasto que no cumplan con estos requisitos no podrán registrarse como soporte de la erogación de recursos del fondo; debiéndose, en su caso, reintegrar total o parcialmente los recursos según corresponda.

17 El registro de los comprobantes de gasto del Fondo Revolvente deberá realizarse identificando la partida específica de gasto, actividad institucional y proceso que correspondan conforme al concepto de gasto efectuado y la identificación programática de la Unidad Administrativa que requirió la compra o servicio Cualquier otra indicación que no se encuentre establecida en estos lineamientos para la operación del Fondo Revolvente, ni en las circulares que para tal efecto emita la Dirección General de Finanzas y Administración, deberán contar invariablemente con la autorización del Director en Jefe o del Director General de Finanzas y Administración.

18 REQUISITOS Y TRAMITE PARA LOS FONDOS REVOLVENTES

19 REQUISITOS Y TRAMITE PARA LOS FONDOS REVOLVENTES Oficio de Solicitud de Fondo Revolvente: La ministración del fondo podrá efectuarse al inicio de cada ejercicio fiscal, después de haber sido asignado el presupuesto anual del Registro. Formato de Solicitud del Fondo Revolvente Los Delegados o Subdelegados Administrativos, podrán solicitar la autorización del fondo, ante la Dirección General de Finanzas y Administración, fundamentando la necesidad y anexando el oficio de solicitud para la creación del fondo. Oficio de Autorización En Oficinas Centrales el Director General de Finanzas y Administración autorizará por escrito al Director de Recursos Financieros la creación y apertura del Fondo Revolvente En las Delegaciones Estatales el Delegado es el funcionario facultado para autorizar dicho fondo. Recibo y Registro de Firmas El responsable de la Unidad Administrativa a la cual se le haya otorgado o se le vaya a otorgar el fondo, será responsable de su manejo, de la comprobación y/o reintegro. El Fondo deberá manejarse en cuenta de cheques en la Sociedad Nacional de Crédito Banco, que previamente autorizó el Director General de Finanzas y Administración. COMPROBACIÓN DE LOS FONDOS REVOLVENTES El fondo se utilizará exclusivamente para efectuar adquisiciones de bienes de consumo inmediato y servicios que, por las condiciones del momento, tengan carácter de urgente, excepto bienes de activo fijo. Los pagos superiores a $ 4,000.00, para Oficinas Centrales y de $ 1, para Delegaciones, deberán realizarse a través de cheque que invariablemente se extenderá a nombre del legitimo beneficiario o del proveedor del bien o servicio adquirido o contratado. El incumplimiento de esta disposición será motivo para promover, en su caso, las responsabilidades administrativas que correspondan. Será responsabilidad de quien tenga delegada la administración del fondo, verificar que las erogaciones realizadas con cargo al Fondo Revolvente se ajusten al presupuesto autorizado, y a la disponibilidad de recursos en los conceptos presupuestarios, a efecto de que en ningún momento la aplicación de los recursos implique adiciones al presupuesto autorizado, así como que se apliquen a los fines autorizados y cumplan con las disposiciones de los presentes lineamientos.