DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA. [febrero 2014] Pág. 1 de 6

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1 DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA [febrero 2014] Pág. 1 de 6

2 Proceso: Objetivo Establecer los pasos que se realizan al momento de emitir y firmar cheques. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Normas Generales de Administración Presupuestaria del MEF. Ley de Presupuesto por la cual dicta el presupuesto general del estado para el año vigente. Principios El subproceso debe cumplir el siguiente lineamiento: Toda emisión de un cheque debe ser autorizado por el Gerente de o a quien designe. Los cheques deben de constar de un original (beneficiario) y cuatro copias de diversos colores, compaginados e impresos. Las copias de las Gerencias de Contabilidad y la Gerencia de Presupuesto se remitirán de acuerdo a memorando para tal fin; ya que los mismos pueden variar dependiendo de la disponibilidad de colores que tenga el Banco Nacional de Panamá, al momento de emitir de la chequera. Definiciones Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Palabra Cheque Definición Un cheque es un documento utilizado como medio de pago por el cual una persona ordena a una entidad bancaria que pague una determinada cantidad de dinero a otra persona o empresa (el beneficiario o tenedor). Página 2

3 Proceso: Procedimiento Para la ejecución de este subproceso se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: No. Responsable Actividad R/C 1 Proveedor Si se trata de la adquisición de un servicio, presenta documentos sustentadores para el pago de la cuenta en la recepción del piso 8. Ir al punto 2. De lo contrario, ir al punto 3. Referencia: Documentos sustentadores Seguidamente la Gerencia de le envía presentación de la cuenta, realiza lo siguiente en un periodo no mayor a (5) días hábiles: 2 Almacenista Gestiona con el área gestora, firma de recibido conforme del formulario de recepción de almacén. Y coloca sello de Almacén en la factura respectiva. Devuelve los documentos originales a la gerencia de y copia del Recibido Conforme a la Gerencia de Contabilidad, para los registros contables. Ir al punto 3. C-1 Referencia: Asistente de Contabilidad de Analista de Procedimientos de Bienes y Servicios (adquisición, registro y despacho) Una vez efectuado los registros correspondientes, se refleja en el sistema (SIAFPA) para la recepción de la gestión de cobros por parte de, seguidamente, continua la autorización de emisión del cheque. Referencia: Procedimientos de Gestión de Cobro Institucional. Emite el cheque (previamente autorizado), coloca los sellos de pagado y SBP para foliar los documentos sustentadores del cheque y lo entrega a la analista de. Revisa y registra el cheque en el Libro de Banco y lo entrega al gerente. R-1 C-1 Página 3

4 Proceso: 6 7 Gerente de Secretaria de 8 Contador Directora de Finanzas Secretaria de la Dirección de Finanzas Asistente Ejecutiva de Secretaría General Secretaria 15 Fiscalizador Revisa el cheque, firma en la parte Inferior del comprobante del cheque y en los documentos que correspondan (expedición de cheques, gestiones de cobro, según sea el caso) y lo entrega a la secretaria. Anota en el libro de cheques (número, fecha, beneficiario, monto, referencia, # transacción) y remite el cheque a la Gerencia de Contabilidad. Recibe, extrae su copia correspondiente y contabiliza el cheque. Envía el cheque con toda la documentación a la directora de Finanzas. Revisa el cheque contra la documentación de soporte recibida. Firma la expedición de cheques, gestiones de cobro, según sea el caso. Remite el cheque con los documentos sustentadores a Secretaría General. Recibe el cheque con la documentación que le acompaña y entrega al secretario General. Remite el cheque firmado con la documentación soporte a la Gerencia de. Nota: de no estar el secretario General, el cheque puede ser firmado por alguna de las siguientes personas: directora de Administración, directora de Finanzas. Recibe y verifica que esté firmado el cheque. Entrega el cheque (físico) al fiscalizador de Control fiscal Recibe el cheque firmado por el secretario General con la documentación sustentadora. Revisa la documentación y firma el cheque. 16 Fiscalizador Refrenda el cheque en SIAFPA 17 Fiscalizador 18 Asistente de Contabilidad de Entrega a la secretaria de el cheque firmado y la documentación sustentadora. Realiza lo siguiente Entrega el cheque a su destinatario. Remite copia del cheque entregado con los documentos sustentadores a la secretaria de. R-2 C-2 Página 4

5 Proceso: Secretaria de Secretaria de Recibe la copia del cheque entregado con los documentos sustentadores para registrar en el SIAFPA, que se entregó el cheque. Remite a la Gerencia de Contabilidad la copia del cheque y documentos sustentadores, para sus archivos. Fin del subproceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control El jefe de Almacén en un periodo no mayor a (5) días hábiles, realiza lo siguiente: R-1 Emisión de cheques tardía. C-1 R-2 Emisión e impresión de cheques erróneos. C-2 Gestiona con el área gestora, firma de recibido conforme del formulario de recepción de almacén y coloca sello de Almacén en la factura. Devuelve los documentos originales a la gerencia de y copia del Recibido Conforme a Contabilidad, para los registros correspondientes. El asistente de Contabilidad de, emite el cheque y lo entrega a la analista de, para que continúe con su debido curso en un tiempo oportuno. La gerente de revisa el cheque y lo firma en la parte inferior del comprobante del cheque y en los documentos que correspondan, indicando que está correcto. Ubicación Diagrama Flujo del de Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección de Finanzas, Gerencia de. Página 5

6 Proceso: Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.3 27/2/2014 V.2 01/08/2013 V.1 08/03/2012 Se realizaron los siguientes ajustes: Inclusión de tiempo máximo de respuesta para la entrega del formulario de recibido conforme por el área de almacén, cuando se trata de un servicio. Inclusión de controles en cuanto a la emisión del cheque de manera oportuna. Actualización en los pasos para llevar a cabo este subproceso. Elaboración del flujo con la integración de SIAFPA. Página 6