PROYECTO DE DECRETO SOBRE LOS LIBROS DE ACTAS Y RESOLUCIONES DE LAS ENTIDADES LOCALES GALLEGAS

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María Mercedes Castilla Montoya
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1 PROYECTO DE DECRETO SOBRE LOS LIBROS DE ACTAS Y RESOLUCIONES DE LAS ENTIDADES LOCALES GALLEGAS Las entidades locales están obligadas a formalizar las actas de sus órganos colegiados y las resoluciones de su presidencia, en los correspondientes libros de actas y de resoluciones, siendo considerados instrumentos públicos solemnes y obligatorios por el art del Real Decreto Legislativo 781/1986 de 18 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local, precepto básico en virtud de lo dispuesto en la disposición final séptima, apartado primero, letra a) del real decreto citado. La Comunidad Autónoma de Galicia, en el ejercicio de sus competencias recogidas en el art da Ley Orgánica 1/1981 de 26 de abril del Estatuto de Autonomía de Galicia, dictó el Decreto 101/1983, do 14 de julio, sobre libros de actas de acuerdos y resoluciones de las corporaciones locales y el Decreto 418/2001 de 29 de noviembre, por el que se regula e papel numerado especial de la Comunidad Autónoma de Galicia para el uso de las corporaciones locales. En ambos se recoge exclusivamente como sistema de transcrición, el mecánico. A fecha de hoy, una vez se ha producido la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedemiento Administrativo Común de las Administracións Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, nos encontramos con un nuevo escenario normativo de consolidación de la administración digital en las diversas administracións públicas y, por lo tanto, en las Entidades Locales de Galicia. Tanto la Ley 39/2015 como la 40/2015 generalizan el empleo de medios electrónicos. Concretamente la Ley 39/2015 exige en sus artículos 26.1 y 70.2, la constancia en soporte electrónico de los expedientes, y por su parte la Ley 40/2015, en su artículo 40.1, establece la obligación de almacenar electrónicamente todos los documentos que se empleen en las actuaciones administrativas salvo que eso no sea posible. En consecuencia, la tramitación electrónica, ya no se puede considerar unha forma especial de gestión de los procedimientos, sino la forma ordinaria, por lo que resulta imprescindible su aplicación a la obligación de llevar libros de actas y resoluciones.

2 En consecuencia, con esta norma se trata de regular la forma adecuada para implantar el soporte electrónico, respondiendo así a los principios de eficacia, eficiencia y economía que deben presidir la actuación administrativa. Todo ello sin entrar en los aspectos derivados de la Ley 19/2013 de 19 de diciembre de Transparencia, que deben ser objeto de desarrollo mediante las correspondientes ordenanzas municipales. De acuerdo con lo anterior, este decreto se limita sólo a desarrollar la forma de las actas y resoluciones que con la entrada en vigor de la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 se deben recoger en soporte electrónico, sin perjuicio de los demás aspectos contemplados en el resto de la normativa aplicable. En su virtud, en base a la propuesta del vicepresidente y conselleiro de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza, y después de la deliberación del Consello de la Xunta de Galicia, DISPONGO: Artículo 1º. Objeto y ámbito de aplicación El presente decreto tiene por objeto establecer el marco para dar cumplimiento a las obligaciones de empleo de soportes electrónicos, establecidas en la Lei 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, del 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público, en lo que respecta a los libros de actas de órganos colegiados y resoluciones de las entidades locales gallegas. Artículo 2. Actas y resoluciones 1. Las actas de las sesiones de los órganos colegiados y las resoluciones o decretos constarán en documentos firmados electrónicamente por la Secretaría de la entidad local y la Presidencia, o cargo en que esta última delegue, con las garantías exigidas por la normativa reguladora de los documentos electrónicos.

3 2. Las actas de las sesiones de los órganos colegiados podrán ser, acta en soporte electrónico o acta en soporte audiovisual. 3. El acta en soporte electrónico se define como el documento electrónico que contenga, como mínimo: a) Acta sucinta: Documento electrónico que contendrá, al menos, los siguientes extremos: lugar, fecha y hora de inicio y finalización de la sesión, la indicación del carácter ordinario o extraordinario, los asistentes con expresión de sus cargos (presidente, vocales y demás) y los miembros que se excusaran, así como el contenido de los acuerdos alcanzados, en su caso, con expresión del sentido del voto de los miembros, así como las opiniones sintetizadas de los miembros que hubieran intervenido en las deliberaciones. b) Firma electrónica: La firma electrónica de curso legal de la persona que ostenta la Secretaría del órgano, que dota de fe pública y efectos de derecho al documento. Se firmará también por su Presidente, en cuanto supondrá que la persoa que firma como secretario/a está en el ejercicio de sus funciones. 4. Las entidades locales gallegas podrán optar, mediante acuerdo de Pleno, porque las actas de las sesiones de los órganos colegiados consten en soporte audiovisual. En este caso, el fichero resultante de la gravación, junto con la certificación expedida por la Secretaría de su autenticidad e integridad, y cuantos documentos en soporte electrónico se empleasen como documentos de la sesión, acompañarán al acta de la sesión, sin necesidad de hacer constar en esta última las deliberaciones. El acta en formato audiovisual se define como un documento electrónico y multimedia, compuesto cuando menos por los siguientes elementos: a) Acta sucinta: Documento electrónico que contedrá, al menos, los siguientes extremos: lugar, fecha y hora de inicio y finalización de la sesión, la indicación del carácter ordinario o extraordinario, los asistentes con expresión de sus cargos (presidente, vocales y demás) y los miembros que se excusaran, así como el contenido de los acuerdos alcanzados, en su caso, con expresión del sentido del voto de sus miembros.

4 b) Archivo audiovideo: Gravación de la sesión, con audio y/o audio y video. Este documento recogerá la literalidad de las intervenciones y se integrará en el documento electrónico de forma enlazada o conjunta. c) Firma electrónica: La firma electrónica de curso legal de la persona que ostenta la Secretaría del órgano, que dota de fe pública y efectos de derecho al documento. Se firmará también por su Presidente, en cuanto supondrá que la persona que firme como secretario/a está en el ejercicio de sus funciones. Artículo 3. Libros electrónicos de actas y resoluciones 1. El libro de actas y el de resolucións en soporte electrónico estará formada por la agregación cronológica y numerada correlativamente de las correspondientes actas o resoluciones. Tendrá periodicidad anual y podrá incorporar un índice comprensivo de los archivos incluidos. 2. La aplicación informática que soporte tales libros deberá garantizar la integridad, autenticidad, calidad, confidencialidad, protección y conservación de los ficheiros electrónicos correspondientes. Disposición transitoria única. Plazo para la adaptación Los ayuntamientos dispondrán de un plazo de un año para adaptar los libros de actas y resoluciones al soporte electrónico. Mientras tanto, los libros de actas y resoluciones estarán formados por la impresión mecánica de las actas y resoluciones en los términos del Decreto 101/1983 de 14 de julio sobre libros de actas de acuerdos y resoluciones de las Corporaciones Locales y del Decreto 418/2001 de 29 de noviembre, por lo que se regula el papel numerado especial de la Comunidad Autónoma de Galicia para el uso de las corporaciones locales. Disposición derogatoria única. Derogación normativa Quedan derogados el Decreto 101/1983, do 14 de julio, sobre libros de actas de acuerdos y resoluciones de las corporaciones locales y el Decreto 418/2001 de 29 de noviembre, por el que se regula el papel numerado especial de la Comunidad Autónoma de Galicia para el uso de las corporaciones locales, además quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en este Decreto.

5 Disposición final primera. Desarrollo normativo Se habilita al titular de la consellería competente en materia de régimen local para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo de este decreto. Disposición final segunda. Entrada en vigor Este decreto entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia. Alberto Nuñez Feijóo Presidente Alfonso Rueda Valenzuela Vicepresidente y conselleiro de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza

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