PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO MOVIMIENTO DIARIO POR RECAUDO DE CAJA

Transcripción

1 Depenncia Generadora: Página OBJETIVO Establecer las actividas que se ben aplicar al cierre diario cada una las cajas, para el manejo los recaudos producto las ventas diarias servicios. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la, Formación para el Trabajo, Parques la Vida COFREM, Centros Vacacionales COFREM y más penncias don se requiera. 3. FUNCIONES Jefe, Jefe Recreación y Deportes y Turismo, Jefe Área Zona y/o Jefe Depenncia: Revisar el arqueo caja y firmar la relación consignación diaria. Jefe Área Administrativa y Financiera ( Formación para el Trabajo) y/o Coordinador ( Recreación y Deportes y Turismo): Revisar lo recaudado y relación los recibos caja que se encuentren en estado aplicado, diligenciar, archivar y custodiar los comprobantes consignación cheques y archivar y custodiar la planilla la transportadora, realizar arqueo Caja y consignación caja en SEVEN, firmar la relación consignación diaria. Coordinador Centros Vacacionales: Revisar lo recaudado, verificar y contar el efectivo en las entregas parciales y al cierre caja, elaborar el cierre caja diariamente, diligenciar, archivar y custodiar los comprobantes consignación cheques, realizar arqueo Caja y consignación caja en SEVEN. (/ Formación para el Trabajo): Revisar lo recaudado, verificar y contar el efectivo en las entregas parciales y al cierre caja, elaborar el cierre caja diariamente, diligenciar, archivar y custodiar los comprobantes consignación cheques, realizar arqueo Caja y consignación caja en SEVEN, diligenciar la planilla conducción efectivo, entregar a la compañía recaudadora valores el efectivo recaudado con stino al Banco. Auxiliar Financiero : Verificar y contar el efectivo en las entregas parciales y al cierre caja, elaborar el cierre caja y arqueo al finalizar cada turno, verificar en el sistema que todos los recibos se encuentren aplicados, diligencia los comprobantes consignación lo recaudado y consignar en el banco. Cajero () y/o Caja Vacacionales / Recreación y : Recaudar los pagos que efectúan los afiliados y los usuarios Cofrem, diligenciar el formato entrega turno taquilla y custodiar el dinero, entregar el efectivo a la transportadora y diligenciar la planilla. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Jefe Área Calidad Comité Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: Jefe División Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory Andrés Mesa Barbosa Planeación Corporativa Solano Novoa Enrique Martínez Solís. Nombre: Ángela Maria Nombre: Jaime López palacio. Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Depenncia Generadora: Página DEFINICIONES Recaudos Caja: Dinero en efectivo y/o cheques que ingresan por caja, correspondiente a los pagos que efectúan los afiliados y usuarios COFREM. Arqueo Caja: Es el recuento físico l dinero, cheques y bauchers tarjetas, durante un lapso terminado, con el objeto comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo y por tanto el saldo que arroja, esta cuenta. Aplicativo: Programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización un terminado tipo trabajo. Factura P.O.S: Point of sale. Punto venta. Documento que se utiliza como factura venta, es generada en las taquillas l parque para por ingresar a ellos. STSCONSI: Código l programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, sirve para realizar las consignaciones en caja. STSARQCA: Código l programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, sirve para realizar el arqueo caja.

3 Página DESARROLLO 1. Recaudar pagos. Recauda los pagos que efectúan los afiliados y los usuarios los servicios : Aportes, Capacitación, Educación, Recreación, Turismo, Vivienda y otros (Constancia Laboral, Intereses, registro proveedores) entregando el recibo caja o factura POS para el caso Centro Vacacional y Parque la Vida COFREM, al usuario con numero consecutivo y en estado A (aplicado). Recauda con todos los medios pago: tarjetas débito, crédito, cheques, bonos bienestar, tarjeta Cofrem y efectivo. 1.Cajero Caja.(Centros Vacacionales / Recreación y Deporte y Turismo) 1. Recibo caja 2. Factura POS 2. Efectuar entregas parciales. NOTA: La Corporación no podrá recibir cheques posfechados Efectúa entregas parciales y finales efectivo junto con los formatos recaudo y soportes acuerdo con el volumen l flujo caja. Registra en el libro radicador fecha y el valor la entrega. Retira el Valor la base el cual be quedar completo al finalizar su turno o jornada. En los Parques la vida COFREM se berá diligenciar el formato entrega turno taquilla y positar el dinero recaudado y la base, en la caja fuerte. Verifica y da recibido con la hora entrega dinero Cajero 1. Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y Deporte y turismo) 3. ( Formación para el Trabajo) 4. Auxiliar Financiero 5. Caja Vacacionales/ Recreación y Deporte y Turismo) 6.Cajero (Coordinación Centros Vacacionales/ Recreación y 3.Formato recaudo 4. Libro radicador 5. Formato entrega turno taquilla

4 Página Revisar cheques, bauchers tarjetas y efectivo. 4. Entregar el efectivo a la trasportadora valores. 5. Verificar la relación recibos Caja. Revisa los cheques, bauchers tarjetas, verifica y cuenta el efectivo. Realiza el cierre caja el cual se be efectuar al finalizar el turno cada cajero (en el caso los Auxiliares Caja l Parque la Vida que terminan turno a las dos la tar el cierre se realizará en horas la tar y para los que terminan el turno a las diez la noche, se realizará el cierre al siguiente día, para el caso los cajeros fin semana el cierre se realizará el primer día hábil y el dinero lo enviara a la empresa transportadora el Cajero). Al cierre l cuadre caja, realiza la entrega efectivo a la compañía trasportadora valores en una bolsa sellada y con stino al banco entregando la planilla conducción efectivo bidamente diligenciada en original y dos copias, el original para la compañía trasportadora, la primera copia la entrega la compañía transportadora al Banco, la segunda copia para el Auxiliar, Auxiliar Financiero, Coordinador, la cual be ir diligenciada con la información correcta según corresponda. Verifica en el sistema que la relación recibos caja, se encuentren en estado aplicado, allí aparece reflejado el número los recibos, el valor total lo recaudado en caja, discriminado en las diferentes formas pago lo cual be coincidir con el valor l arqueo caja que carga automáticamente el programa Cajero Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y 3. ( Formación para el Trabajo) 4. Auxiliar Financiero 1.Cajero (Coordinación Centros Vacacionales/ Recreación y 2. ( Formación para el Trabajo) 1.Coordinador ( Recreación y Deporte y Turismo 2. ( Formación para el Trabajo) 3. Auxiliar Financiero 6.Cheques 7.Baucher tarjetas 8. Planilla conducción efectivo 9.Relación recibos caja

5 Página Elaborar Arqueo Caja. 7. Elaborar consignación caja en el programa STSCONSI. Elabora el arqueo Caja, en el programa STSARQCA, verificando que se encuentre estado (A) aplicado y clase finitivo, ya que aquí se genera las notas a caja las cuales reflejan el sobrante o faltante l cajero. Elabora la consignación Caja en el programa STSCONSI, la cual be reflejar exactamente el valor clarado en la planilla conducción efectivo, ya que este valor es reflejado contablemente como lo consignado al banco, no be existir ninguna diferencia, se be relacionar el valor recaudado en cheques, y seleccionar la cuenta bancaria stinada para tal fin. Contabilidad Contabilidad 1. Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y 3. Auxiliar Financiero 4. ( Formación para el Trabajo) 1.Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y 3.Auxiliar Financiero 4. ( Formación para el Trabajo) 10.Arqueo Caja 11 Relación consignación

6 Página Diligenciar Formato Consignación al banco. 9. Revisar, verificar y firmar arqueo y relación consignación. Diligencia manualmente el comprobante consignación y consigna en el Banco, para el caso los cheques recibidos y el efectivo en el Centro Vacacional y Parque la Vida, esta información se cruza con la consolidada la consignación caja. Revisa el arqueo caja que se encuentra en estado aplicado y clase finitivo, verifica y firma la relación consignación que el valor recaudado sea el consignado. Contabilidad Jefe 1. Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y 3. Auxiliar Financiero (Coordinación Centros 4. (División Formación para el Trabajo) 1. Jefe división recreación y Deportes y turismo 2.Jefe Área Administrativa y Financiera( Formación para el Trabajo) 3.Coordinador Centros Vacacionales 4. Coordinador y/o Coordinador Administrativo y Financiero ( Recreación y 5.Jefe penncia interesada 12. Comprobante consignación. N.A

7 Página Archivar y custodiar documentos. Archiva y custodia cronológicamente los arqueos caja, las consignaciones y la copia la planilla conducción efectivo con sus respectivos soportes Contabilidad 1. Coordinador Centros Vacacionales ( Recreación y 3.Auxiliar Financiero 4. Contabilidad y ( Formación para el Trabajo) N.A

8 Página RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código l Registro Presentación ( Marque con una x) Título l Registro Físico Electrónico Depenncia Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación 1. Formato Libre Recibo caja x Archivo 2. Formato Libre Factura POS x Archivo 3. Formato Libre Formato recaudo x Archivo Responsable (Cargo) Indización Numérico Tiempo 1 Año 4. Formato Libre Libro radicador x Archivo Cajero 1 Año 5. PD F01 Formato entrega turno taquilla x Recreación y Deporte Archivo Secretaria 1 Año 6. Externo Cheques x N.A N.A N.A N.A 7. Externo Bauchers tarjetas x Archivo 8. Externo 9. Formato Libre Planilla conducción efectivo Relación recibos caja x Archivo x Archivo 10. Formato Libre Arqueo Caja x Archivo /Cajero N.A Numérico N.A 1 Año

9 Página 9 9 No. INFORMACION GENERAL Código l Registro 11. Formato Libre 12. Externo Presentación ( Marque con una x) Título l Registro Físico Electrónico Relación Consignaciones Comprobante consignación Depenncia Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación x Archivo x Archivo Responsable (Cargo) Indización Numérico Tiempo 1 Año