SIIGO Pyme. Informes de Cartera por Vendedor. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Informes de Cartera por Vendedor Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes? 3. Qué es Cartera? 4. Qué son Vendedores? 5. Qué son Informes de Cartera por Vendedor? 6. Cuál es la Ruta para Generar Informes de Cartera por Vendedor? 7. Cuáles son los Informes de Cartera por Vendedor que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 7.1 CARTERA GENERAL Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera General? Información Contiene el Informe de Cartera General? 7.2 CARTERA GENERAL POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera General por Zona? Información Contiene el Informe de Cartera General por Zona? 7.3 CARTERA MOROSA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera Morosa? Información Contiene el Informe de Cartera Morosa? 7.4 CARTERA MOROSA POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera Morosa por Zona? Información Contiene el Informe de Cartera Morosa por Zona? 7.5 EDADES POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Edades por Vendedor? Información Contiene el Informe de Edades por Vendedor? 7.6 PROYECCION DE VENCIMIENTOS Cuál es la Funcionalidad del Informe de Proyección de Vencimientos? Información Contiene el Informe de Proyección de Vencimientos? 7.7 RECAUDO POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Recaudos por Vendedor? Información Contiene el Informe de Recaudos por Vendedor? 7.8 INFORME PENDIENTE POR DESPACHAR Cuál es la Funcionalidad del Informe Pendientes por Despachar? Información Contiene el Informe Pendientes por Despachar? 7.9 CONSULTA PENDIENTE POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad de la Consulta de Pendientes por Producto? Información Contiene la Consulta de Pendientes por Producto? 7.10 INFORME DE PEDIDOS POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Pedidos por Vendedor? Información Contiene el Informe de Pedidos por Vendedor? 7.11 INFORME DE TERCEROS POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Terceros por Vendedor?

3 Información Contiene el Informe de Terceros por Vendedor? 7.12 ANALISIS DE DEVOLUCIONES POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Análisis Devoluciones por Vendedor? Información Contiene el Informe de Análisis Devoluciones por Vendedor? 7.13 RECAUDO DE CARTERA POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Recaudo de Cartera por Vendedor? Información Contiene el Informe de Recaudo de Cartera por Vendedor?

4 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes de cartera por vendedor con que cuenta el Software y se encuentran en el Modulo de Ventas; estos sirven para analizar el comportamiento de la cartera en un periodo de tiempo determinado por cada uno de los vendedores que maneja la empresa y son la base para la toma de decisiones.

5 INFORMES DE CARTERA POR VENDEDOR Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué es Cartera? La cartera o también llamada cuentas por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito. Es decir son los recursos económicos propiedad de una empresa que generarán un beneficio en el futuro y forman parte del activo circulante Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: Clientes. Al cierre del período debe evaluarse la recuperabilidad de la cartera y reconocer las contingencias de pérdida de su valor. Qué son Vendedores? Un vendedor es aquella persona a quien se le asigna la venta de los productos y/o servicios que maneja una compañía. Según el sector o la cultura de la empresa, el vendedor puede recibir diferentes nombres como por ejemplo: agente comercial, representante, ejecutivo de cuenta, ejecutivo de ventas, etc. Qué son Informes de Cartera por Vendedor? Los informes de cartera por vendedor son listados que genera el programa los cuales describen y evalúan el comportamiento que han tenido los clientes en un periodo de tiempo determinado y por cada uno de los vendedores que maneja la empresa. Estos informes son de control interno para la organización y permiten realizar un análisis de la cartera por vendedor y sirven de apoyo para la toma de decisiones administrativas y gerenciales Cuál es la Ruta para Generar Informes de Cartera por Vendedor? La ruta para generar los informes de Cartera por Vendedor es: Ventas Administración de Vendedores y allí se despliega la ventana mostrando cada una de las opciones o listados que se pueden generar

6 Cuáles son los Informes de Cartera por Vendedor que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que puede generar el programa de Cartera por Vendedor son: 1. Cartera General 2. Cartera General por Zona 3. Cartera Morosa 4. Cartera Morosa por Zona 5. Edades por Vendedor 5 Columnas 6. Edades por Vendedor 10 Columnas 7. Proyección Vencimientos 8. Recaudo por Vendedor 9. Informe Pendiente por Despachar 10. Consulta Pendiente por Producto 11. Informe de Pedidos por Vendedor 12. Informe de Terceros por Vendedor 13. Análisis Devoluciones por Vendedor 14. Recaudo de Cartera por Vendedor Los cuales se describen a continuación:

7 CARTERA GENERAL Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera General? La funcionalidad del Informe de Cartera General es presentar todos los documentos que afecten la cartera; que se encuentren vencidos o que estén por vencer a un corte de fecha determinado por cada uno de los vendedores que maneja la compañía. Información Contiene el Informe de Cartera General? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual se deben incluir los siguientes datos: a. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. A continuación el programa solicita confirmación si se requiere la información con el vendedor de la factura o del documento de cartera, luego solicita un rango de vendedores y si se desea realizar rompimiento de página por ciudad; al marcar esta última opción el sistema solicita un rango de Países y Ciudades. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta por cada Vendedor el Nit, Nombre, Dirección y Teléfono del Tercero (Cliente), la cuenta contable de Clientes y Anticipos (Detallada por cobrar o pagar según corresponda), el Tipo - Numero de documento - fecha de elaboración y vencimiento de la Factura de Venta, el número de días y valor en mora y el saldo total de la cartera.

8 CARTERA GENERAL POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera General por Zona? La funcionalidad del Informe de Cartera General por Zona es presentar todos los documentos que afecten la cartera que estén vencidos o por vencer a un corte de fecha determinado por cada una de las zonas que maneje el sistema ya que estas fueron asignadas a un vendedor. Información Contiene el Informe de Cartera General por Zona? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual se deben incluir los siguientes datos: a. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. A continuación el programa solicita el código o rango de zonas, si se totalizan los valores por cada una de las sucursales que manejen los terceros y si la presentación del listado se desea ordenar en forma Numérica o Alfabética. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta cada Zona discriminando la Ciudad, el código y Nombre del Vendedor, el Nit - Nombre y Teléfono del Tercero (Cliente), la cuenta contable de Clientes y Anticipos (Detallada por cobrar o pagar según corresponda), el Tipo - Numero de documento, - fecha de elaboración y vencimiento de la Factura de Venta, el número de días y valor en mora y el saldo total de la cartera

9 CARTERA MOROSA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera Morosa? La funcionalidad del Informe de Cartera Morosa es presentar todos los documentos que afecten la cartera y que se encuentren vencidos por cada uno de los vendedores que maneja la compañía; si existen facturas de venta pendientes de pago pero NO están vencidas estas no se visualizaran en este listado. Información Contiene el Informe de Cartera Morosa? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual se deben incluir los siguientes datos: a. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. A continuación el programa solicita confirmación si se requiere la información con el vendedor de la factura o del documento de cartera, luego solicita un rango de vendedores y si se desea realizar rompimiento de página por ciudad; al marcar esta opción el sistema solicita un rango de Países y Ciudades. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta por cada Vendedor el Nit, Nombre, Dirección y Teléfono del Tercero (Cliente), la cuenta contable de Clientes y Anticipos (Detallada por cobrar o pagar según corresponda), el Tipo - Numero de documento - fecha de elaboración y vencimiento de la Factura de Venta, el número de días y valor en mora y el saldo total de la cartera vencida

10 CARTERA MOROSA POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Cartera Morosa por Zona? La funcionalidad del Informe de Cartera Morosa por Zona es presentar todos los documentos que afectan la cartera y que se encuentren vencidos a un corte de fecha determinado por cada una de las zonas que maneje el sistema y que fueron asignadas a los vendedores. Información Contiene el Informe de Cartera Morosa por Zona? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual se deben incluir los siguientes datos: a. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. A continuación el programa solicita el código o rango de zonas, si se totalizan los valores por cada una de las sucursales que manejen los terceros y si la presentación del listado se desea ordenar en forma Numérica o Alfabética. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta cada Zona discriminando la Ciudad, el código y Nombre del Vendedor, el Nit - Nombre y Teléfono del Tercero (Cliente), la cuenta contable de Clientes y Anticipos (Detallada por cobrar o pagar según corresponda), el Tipo - Numero de documento - fecha de elaboración y vencimiento de la Factura de Venta, el número de días y valor en mora y el saldo total de la cartera vencida.

11 EDADES POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Edades por Vendedor? La funcionalidad del informe de Edades por Vendedor es presentar por rangos o periodos de días previamente definidos en el sistema por el módulo de Cuentas por Cobrar los valores vencidos o por vencer de cada uno de los clientes por cada uno de los vendedores Información Contiene el Informe de Edades por Vendedor? Los informes que se pueden generar en el sistema de Edades por Vendedor son: a. Edades por Vendedor 5 Columnas b. Edades por Vendedor 10 Columnas Al momento de ingresar a cualquiera de las dos opciones; el sistema presenta las mismas opciones de selección, solo que en el primero de ellos se visualizaran cinco rangos de fechas y en el segundo diez rangos.

12 Su presentación se puede filtrar a nivel General o Detallado: a. General: Al marcar esta opción el informe muestra el valor total de la cartera por cada vendedor, discriminando cada cliente asignado b. Detallado: Al marcar esta opción el informe presenta en forma discriminada todas facturas de venta que los clientes le deben a la empresa por cada uno de los vendedores Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el informe a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar esta opción en pantalla aparecerá un recuadro donde se habilita el mensaje GENERA CORTE luego el sistema pregunta si desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; por último el sistema solicita la fecha del nuevo corte (Mes - Día) y permite seleccionar si se requiere un rango o todos los terceros y si se desean o no incluir las sucursales. Generalmente NO se marca a un corte anterior esto con el fin de generar el informe a la fecha que se está consultando. Vendedor: El sistema permite definir si se toma el vendedor asignado en el catálogo de terceros o el vendedor con el cual se contabilizo el movimiento. Modelo a Utilizar: El modelo debe estar previamente definido en la opción de parámetros del módulo de Cuentas por Cobrar; el sistema obliga a repasar los datos definidos previamente en los rangos de cartera. Luego el programa solicita el rango de vendedores y de cuentas contables a tener en cuenta para la generación del informe. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este es el único informe que permite seleccionar si se requiere visualizar la cartera Morosa o Total. Morosa: Presenta solo cartera vencida Total: Presenta la cartera vencida y por vencer

13 Seleccionando Opcion General: El listado presenta por cada Vendedor su código y nombre, el código y nombre de la cuenta contable de Clientes y Anticipos (Detallada por cobrar o pagar según corresponda), el Nit y Nombre del Tercero (Cliente), el saldo de cada tercero y el valor en cada uno de los rangos definidos de la cartera vencida y/o por vencer Seleccionando Opcion Detallado: El listado presenta por cada Vendedor su código y nombre,, el Nit Nombre Dirección y Teléfono del Tercero (Cliente), el Tipo y Numero del Documento, la Fecha de Elaboración y Vencimiento del Documento, el total de cada tercero y el valor en cada uno de los rangos definidos de la cartera vencida y/o por vencer

14 PROYECCIÓN DE VENCIMIENTOS Cuál es la Funcionalidad del Informe de Proyección de Vencimientos? La funcionalidad del informe de Proyección de Vencimientos es permitir conocer a una fecha futura cual sería el valor de la cartera vencida seleccionando un rango de fechas futuro; este informe se genera por cada uno de los vendedores que maneja la compañía. Su objetivo es anticipar las labores de cobro o para conocer el valor a recaudar Información Contiene el Informe de Proyección de Vencimientos? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual el programa solicita un rango de fechas para generar el informe (año mes y día), confirma si se desea conocer la información con el vendedor que se definió en el catálogo de terceros o con el vendedor que se utilizó en la contabilización de los documentos, solicita determinar si el ordenamiento que se dará al listado será por Días Vencido o por Fecha y Valor, por ultimo permite digitar un rango de vendedores. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta el código y nombre de cada Vendedor, el Nit Sucursal - Nombre Dirección y Teléfono del Tercero (Cliente), la cuenta contable, el Numero del Documento, la Fecha de Vencimiento del Documento, el número de días de mora y el valor de cada documento por recaudar.

15 RECAUDOS POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Recaudos por Vendedor? La funcionalidad del informe de Recaudos por Vendedor es permitir analizar en resumen los valores totales de las ventas y recaudos realizados por cada uno de los vendedores que tiene la empresa. Información Contiene el Informe de Recaudos por Vendedor? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual el programa solicita un rango de fechas para generar el informe (mes y día) y un rango de vendedores. Adicional permite seleccionar los documentos Tipo L que se desean tener en cuenta para la generación del informe (en especial los documentos L de saldos iníciales), de igual forma permite definir si se desea o no tener en cuenta los descuentos contabilizados en la Factura de Venta (Documento Tipo F) y Notas de Devolución (Documento Tipo J). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta el valor de las ventas y recaudos realizados por cada uno de los vendedores que maneja la empresa en cada mes del rango seleccionado. INFORME PENDIENTES POR DESPACHAR Cuál es la Funcionalidad del Informe Pendientes por Despachar? La funcionalidad del informe Pendientes por Despachar es identificar de los pedidos realizados que cantidad de producto se ha entregado y que cantidad queda pendiente por entregar, este informe se genera por cada uno de los vendedores que maneje la compañía.

16 Este informe solo es posible generarlo si se cuenta y se maneja el Modulo de Pedidos; caso contrario el sistema no genera ningún tipo de información. Información Contiene el Informe Pendientes por Despachar? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual se puede filtrar el orden de presentación del informe, por Producto o Cliente: a. Producto: Para generar el informe el sistema solicita un filtro si se desea conocer el informe por código de producto o referencia de fábrica, de igual forma solicita el vendedor o rango de vendedores de los cuales se desea conocer la información. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta por Vendedor cada uno de los productos que se han registrado en los pedidos; discriminando cada uno de los clientes (Nit y Nombre) que lo han pedido, el número de unidades y valores contabilizados en el pedido, el número de unidades y valor de los productos despachados y el número de unidades pendientes de entrega. Cuando ya se han despachado en forma parcial algún producto el sistema refleja el tipo, número y fecha del documento en que se contabilizo el despacho. b. Cliente: Para generar el informe el sistema solicita un vendedor o rango de vendedores, al igual que el tercero o rango de terceros de los cuales se desea conocer la información. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel

17 El listado presenta el código y nombre de cada Vendedor, el Nit Sucursal y Nombre del Tercero (Cliente), el código y nombre del producto, el número de unidades y valores contabilizados en el pedido, el número de unidades y valores de los productos despachados y el número de unidades pendientes de entrega. Cuando ya se ha despachado en forma parcial algún producto el sistema refleja el número del documento y secuencia al igual que la fecha en que se contabilizo el documento de despacho. CONSULTA DE PENDIENTES POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad de la Consulta de Pendientes por Producto? La funcionalidad de la Consulta Pendientes por Producto es permitir conocer por cada producto, los terceros que han pedido cada producto, cuántas unidades pidieron, cuantas se entregaron y cuantas están pendientes de despacho Este informe solo es posible generarlo si se cuenta y se maneja el Modulo de Pedidos; caso contrario el sistema no genera ningún tipo de información Información Contiene la Consulta de Pendientes por Producto? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana que permite filtrar si la información se desea generar por código de producto o referencia de fábrica; por ser una consulta solo se podrá generar por pantalla la información requerida en la cual se debe seleccionar el producto del cual se desea conocer la información.

18 La consulta presenta el código o referencia de fábrica del producto con el nombre, el Nit y el Nombre de cada uno de los terceros que han solicitado ese producto indicando la cantidad pedida, la cantidad despachada y la cantidad pendiente de entregar. INFORME DE PEDIDOS POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Pedidos por Vendedor? La funcionalidad del Informe de Pedidos por Vendedor es permitir conocer por cada vendedor que cliente le compro que productos y el número de unidades que pedidas. Este informe solo es posible generarlo si se cuenta y se maneja el Modulo de Pedidos; caso contrario el sistema no genera ningún tipo de información Información Contiene el Informe de Pedidos por Vendedor? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana que permite seleccionar un pedido o rango de pedidos y un vendedor o rango de vendedores. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

19 El listado presenta el código y nombre de cada Vendedor, el número y fecha de elaboración del pedido, el Nit y Nombre del Tercero (Cliente), el código del centro y sub centro de costos, la fecha pactada de entrega, el código referencia y descripción de los productos, por último la cantidad y el valor de los productos pedidos. INFORME DE TERCEROS POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Terceros por Vendedor? La funcionalidad del Informe de Terceros por Vendedor es permitir conocer por cada uno de los vendedores los terceros que tiene asignados. Información Contiene el Informe de Terceros por Vendedor? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana que permite seleccionar un vendedor o rango de vendedores y el ordenamiento que se quiere dar para la presentación del informe si es Numérico o Alfabético. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

20 El listado presenta el código y nombre de cada Vendedor, el Nit, Sucursal y Nombre del Tercero, el nombre del contacto; por último la dirección y el teléfono del tercero, todos estos datos se definieron en la apertura de terceros. ANALISIS DEVOLUCIONES POR VENDEDOR Cuál es la funcionalidad del Informe de Análisis Devoluciones por Vendedor? La funcionalidad del Informe de Análisis Devoluciones por Vendedor es permitir conocer por cada uno de los vendedores los documentos Notas de devolución que se le han contabilizado; normalmente debe ser el mismo de la factura. Información Contiene el Informe de Análisis Devoluciones por Vendedor? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana que permite seleccionar un rango de fechas (mes y día) al igual que un vendedor o rango de vendedores. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta por cada Vendedor, el tipo y numero de la nota de devolución que se registró, el código y descripción del producto, el tipo y numero de Factura de Venta de la cual se está realizando la devolución, al igual que el número de unidades y valor por el cual se contabiliza la devolución

21 RECAUDO DE CARTERA POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Recaudo de Cartera por Vendedor? La funcionalidad del Informe de Recaudo de Cartera por Vendedor es conocer el o los vendedores con los cuales se han contabilizado los recaudos en los recibos de caja Este informe sirve para analizar información y generar la liquidación de comisiones por recaudo Información Contiene el Informe de Recaudo de Cartera por Vendedor? Al ingresar a esta opción se habilita una ventana que permite seleccionar un rango de fecha (mes día) y de vendedores. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. El listado presenta por cada Vendedor la fecha, el tipo y numero de la recibo de caja que contabilizo el recaudo, discrimina la fecha, el Nit y nombre del tercero al igual que el valor recaudado