3.1 Ley N 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ.

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2 2/17 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada elaboración y difusión del Boletín de Inteligencia de Mercado, que permita informar a los clientes de PROMPERÚ Exportaciones sobre noticias, videos, eventos y documentos de información especializada. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado y aplicado por la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial, y es fuente de consulta para los Departamentos de la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia con la búsqueda de noticias relacionadas a temas de Comercio Internacional y finaliza con el análisis de los resultados en el tablero de control y toma de acciones inmediatas o mediatas, así como acciones preventivas y/o correctivas o de mejora de ser necesario. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ. 3.2 Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición Complementaria Final. 3.3 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR. 3.4 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.5 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaria General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.6 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ. 3.7 Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas. 3.8 Procedimiento de Acciones de Mejora. 3.9 Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad - Principios y Vocabulario. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS 4.1 ADOC: Centro de Oportunidades Digitales del Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico 4.2 OCEX: Oficina Comercial del Perú en el Exterior 4.3 OTI: Oficina de Tecnologías de la Información 4.4 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad 4.5 SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior 4.6 SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial 5. DEFINICIONES Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones: 5.1 Boletín de Inteligencia de Mercado: Publicación virtual que incluye noticias, documentos y enlaces con relación a los mercados internacionales, que busca proporcionar información de interés a los informar a los

3 3/17 clientes de PROMPERÚ Exportaciones. 5.2 Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de PROMPERÚ y que se encuentra registrada en la base de datos de la entidad. Los clientes de PROMPERÚ se clasifican en: Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable Exportador en proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación Comprador Internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana Otros Clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores, investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros. 5.3 Documentos de Información Especializada: Documentos que brindan información especializada relacionada con el comercio exterior con el fin de ayudar a identificar oportunidades de negocios, tales como revista Exportando.pe, guías de mercado, guía de requisitos de acceso a mercado, estudio especializado, entre otros. 5.4 Noticia: Texto informativo relacionado a temas de comercio exterior, regulaciones, acceso al mercado, tendencias de consumo, restricciones, desarrollo de mercados y productos, identificación de oportunidades de negocios. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 El Boletín de Inteligencia de Mercado se elabora siguiendo la estructura establecida en el Formato de Boletín de Inteligencia de Mercado (Véase el Anexo 2). 6.2 El Boletín de Inteligencia de Mercado se publica todos los días lunes, en versión electrónica, a través del Sistema Integrado de Información de Comercio Electrónico SIICEX ( exceptuando los días lunes no laborables. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 Cada Boletín de Inteligencia de Mercado elaborado, debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde se archive la documentación generada tal como: la versión definitiva del Boletín en formato PDF, el reporte de ing del Boletín, reporte de ing de encuesta y la base de datos con los resultados de la encuesta. Este expediente estará en custodia del del Departamento de Inteligencia de Mercados de la SIP. Esta carpeta tendrá por nombre el número del boletín, de acuerdo con la siguiente notación: BIM Nro [Número del boletín]. 7.2 Las noticias deberán ser clasificadas en materia de: desarrollo de mercado, sectores productivos, facilitación y distribución y coyuntura económica en concordancia con lo establecido en el instructivo del formato de Boletín de Inteligencia de Mercado (Véase el Anexo 2). 7.3 Los Especialistas en Mercado del Departamento de Inteligencia de Mercados deberán contar como mínimo con diez noticias aprobadas al mes; así como dos documentos de información especializada y tres enlaces 1 Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.

4 4/17 web de interés para los clientes de PROMPERÚ Exportaciones, los cuales serán identificados y propuestos al. 7.4 Para que los resultados de la encuesta sean considerados válidos, se debe contar con los resultados de las encuestas de al menos el 1% de los clientes que abrieron el Boletín, de acuerdo con el reporte del ing de la encuesta. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Responsable Recolección de Información para el Boletín 1 Realiza búsqueda permanentemente de noticias relacionadas a temas de Comercio Internacional ; y cuando identifica una noticia relevante la ingresa en el módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de exportaciones SIICEX. Nota: Cada vez que se ingresa una noticia al módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de exportaciones SIICEX, el sistema envía una notificación por correo electrónico al. Selección de Información para el Boletín 2 Revisa en el sub-módulo de Alertas, el listado de prealertas de noticias (repositorio de noticias) y de encontrar noticias nuevas, verifica si estas son apropiadas para la elaboración del Boletín: 2.1. Si son apropiadas para la elaboración del Boletín, verifica que la noticia no haya sido modificada, que la fecha de la publicación sea la correcta y que la fuente sea confiable. Realiza los ajustes necesarios, de ser el caso. Continúa con el paso En caso contrario, elimina las noticias no apropiadas, después de su revisión. Regresa al paso 1. 3 Clasifica la noticia de acuerdo a los señalado en el numeral 7.2 del presente; realiza la pre-aprobación y la envía para revisión del Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. 4 Ingresa de lunes a jueves al módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de exportaciones - SIICEX con usuario y contraseña correspondiente, revisa la consistencia del texto de las noticias, y da su aprobación. En caso exista alguna observación, registra los comentarios en dicho módulo. 5 Ingresa al módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de exportaciones - SIICEX y revisa el estado de las noticias, previa notificación de aprobación u observación del Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados, o cuando corresponda En aquellas noticias que cuenten con observaciones, revisa cuáles son los cambios requeridos y los comunica, vía correo electrónico, al responsable para su subsanación. Continúa en el paso 6. Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 5.2. En caso contrario, continua en el paso 7. 6 Subsana las observaciones recibidas y vuelve a ingresar dichas noticias en el módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información

5 5/17 Nº Actividad Responsable de exportaciones SIICEX. Regresa al paso 5. 7 Ingresa al módulo de Administración del Boletín, selecciona y aprueba las noticias que serán publicadas en el Boletín. Elaboración del Boletín 8 Selecciona los documentos de información especializada y enlaces web a ser incluidos en el Boletín, que le han sido propuestos de acuerdo con lo señalado en el numeral El día lunes de cada semana, ingresa los documentos de información especializada y enlaces web seleccionados, en los respectivos submódulos del módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de exportaciones - SIICEX. Para el caso de documentos, registra: título, resumen, autor, fecha de publicación, palabras clave, tipo de documento; asimismo, inserta los enlaces de web en el sub-módulo Enlaces. 10 Edita el Boletín para lo cual selecciona el sub-módulo Boletines ; crea un nuevo número en base a una plantilla predeterminada; elige los mercados de acción; los sectores implicados; selecciona los documentos de información especializada y enlaces web; solicita información al Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) sobre eventos próximos a realizar, e ingresa al módulo de Miércoles del Exportador de la plataforma de información de exportaciones - SIICEX para enlazar los videos de las últimas capacitaciones realizadas. 11 Envía la propuesta de Boletín al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación. 12 Revisa propuesta de Boletín para su aprobación Si no hubiera observaciones, aprueba la propuesta de Boletín. Continúa con el paso En caso contrario, remite observaciones, vía correo electrónico, al Administrador del Boletín para su respectiva corrección. Continúa con el paso Levanta las observaciones realizadas a la propuesta de Boletín y lo envía al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación. Regresa al paso Edita el Boletín en el software determinado y lo registra en la Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada. Nota: En dicho software se realiza cambios en los títulos de los módulos y secciones; ingresa nuevos módulos como por ejemplo: Aló Exportador, Eventos y Videos, de acuerdo a las necesidades identificadas por la organización. 15 Remplaza la edición anterior por la nueva edición producida, publicándose el Boletín en la plataforma de información de exportaciones - SIICEX. Asimismo, registra la edición del Boletín en el Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada (Véase el Anexo 4), especificando los controles aplicables referidos a la edición, fecha de Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados

6 6/17 Nº Actividad Responsable elaboración y publicación, almacenamiento e información restringida del mismo. Difusión del Boletín 16 Una vez aprobado el Boletín, ingresa al software de ing vigente proporcionado por la OTI, determina los destinatarios, de acuerdo a la Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada y les envía el Boletín, registrando la fecha de emisión del Boletín en el Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada. Asimismo, envía reporte de ing del Boletín al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. Nota: Para determinar los destinatarios del Boletín se realizará consultas a las bases de datos (DUE, OCEX, personas suscritas al Boletín, instituciones relacionadas a las exportaciones), para luego generar el código HTML y editar la cabecera del Boletín a enviar. Evaluación del Boletín 17 De forma semestral, envía las Encuestas de Satisfacción Boletín de Inteligencia de Mercados (Véase el Anexo 5), mediante el software de e- mailing vigente, a los destinatarios que hayan abierto algún Boletín. 18 Tabula las encuestas de satisfacción, utilizando el Tablero de Control Objetivo 3 del SGC, en un plazo máximo de 15 días hábiles después de enviadas las encuestas. 19 Analiza el resultado mostrado en el Tablero de Control Objetivo 3, respecto a las encuestas, registra y toma las acciones inmediatas o mediatas como acciones preventivas y/o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas, y Acciones de Mejora respectivamente. Fin del Procedimiento. Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 9. REGISTROS Descripción Código Nº de ejemplares Boletín de Inteligencia de Mercado FO-INF Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada FO-INF Lugar de archivo Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/4. Procedimiento de Elaboración de Boletín de Inteligencia de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/4. Procedimiento de Elaboración de Boletín de Inteligencia de Mercado Tiempo de archivo (Años) Permanente Permanente

7 7/17 Descripción Código Nº de ejemplares Lugar de archivo Tiempo de archivo (Años) Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada Encuesta de Satisfacción Boletín de Inteligencia de Mercado FO-INF FO-INF-4 1 Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/4. Procedimiento de Elaboración de Boletín de Inteligencia de Mercado Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/4. Procedimiento de Elaboración de Boletín de Inteligencia de Mercado Permanente Permanente 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones Se precisó el Objetivo del procedimiento, para hacerlo congruente con la definición de Boletín de Inteligencia de Mercado que figura en el presente procedimiento. Se precisó el alcance de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento Se actualizaron los documentos a consultar Se actualizó el término utilizado para la Oficina de Tecnologías de la Información y se incorporó el término SIP aplicable a la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial Se precisó la definición de Boletín de Inteligencia de Mercados Se precisó la definición de Cliente y Se eliminó debido a que forma parte del desarrollo del procedimiento. Se agregó una nueva condición específica 7.1. la cual señala la estructura que debe seguir la denominación del archivo electrónico de cada boletín. Se eliminó debido a que forma parte del desarrollo del procedimiento. Se eliminaron debido a que eran redundantes con lo señalado en el paso 8.4. Se precisa que las encuestas se tabulan en el Objetivo 3 del tablero de control Se precisa que lo que se analiza son los resultados del procedo

8 8/17 en el tablero de control Se señala la ruta completa de almacenamiento para los registros electrónicos B Se actualizó el formato incorporando el instructivo para su uso C F Se eliminó el instructivo de uso del formato, pues ahora es parte integrante del formato. Se adecuó el formato de la encuesta (Encabezado y pie de página) de acuerdo con el nuevo formato utilizado en la entidad. 11.ANEXOS Descripción Anexo Diagrama de Flujo 1 Formato de Inteligencia de Mercado 2 Formato Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada 3 Formato Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada 4 Formato Encuesta de Satisfacción Boletín de Inteligencia de Mercado 5

9 1 9/17 ANEXO 1: DIAGRAMA DE FLUJO Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PARA BOLETÍN DE S Inicio Permanentemente Identifica una noticia relevante la ingresa en el módulo de Administración del Boletín Del SIICEX 1 Para cada publicación ELABORACIÓN DE BOLETÍN DE S 2 Revisa en sub-módulo de Alertas listado de prealertas de noticias y verifica si estas son apropiadas para la elaboración del Boletín No Conforme? Si Elimina las noticias no apropiadas, después de su revisión Verifica que la noticia no haya sido modificada, que la fecha de la publicación sea la correcta y que la fuente sea confiable 3 Clasifica noticia, realiza preaprobación y la envía Al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su revisión 4 Ingresa al módulo de Administración del Boletín del SIICEX, revisa la consistencia del texto de las noticias, y da su aprobación. En caso exista observaciones, registra los comentarios en dicho módulo. 5 Ingresa al módulo de Administración del Boletín del SIICEX y revisa el estado de las noticias, previa notificación de aprobación u observación del Coordinador Conforme? 5.2 Si No 5.1 Revisa cambios requeridos en noticias con observaciones y comunica, vía correo electrónico, al Especialista en Mercado responsable para su subsanación 6 Subsana las observaciones recibidas y vuelve a ingresar dichas noticias en el módulo de Administración del Boletín del SIICEX 7 Ingresa al módulo de Administración del Boletín, selecciona y aprueba las noticias que serán publicadas en el Boletín 1

10 1 10/17 Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 1 Selecciona los documentos de información especializada y enlaces web a ser incluidos en el Boletín 9 Ingresa los documentos de información especializada y enlaces web seleccionados, en sub-módulos del módulo de Administración del Boletín Del SIICEX 8 10 Edita el Boletín en el submódulo Boletines del SIICEX 11 Envía la propuesta de Boletín al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación 13 Levanta las observaciones realizadas a propuesta de Boletín y envía al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación 14 Edita el Boletín en el software determinado y lo registra en la Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada. 15 Remplaza la edición anterior por la nueva edición del Boletín en SIICEX y completa Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada ELABORACIÓN DE BOLETÍN DE S No Remite observaciones, vía correo electrónico, al Administrador del Boletín para su respectiva corrección Revisa la Guía de Mercado elaborada o actualizada Conforme? Si Aprueba la propuesta de Boletín 12.1 Aprobado el Boletín 16 Ingresa al software de e- mailing, determina los destinatarios y emite Boletín. Asimismo, envía reporte de e- mailing del Boletín al Coordinador DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE S 17 Semestralmente, envía las Encuestas de Satisfacción Estudio vía ing a los destinatarios que abrieron el Boletín 18 Tabula las encuestas de satisfacción, utilizando el Tablero de Control del SGC, en un plazo máximo de 15 días EVALUACIÓN DE BOLETÍN DE S Fin 19 Analiza el resultado reportado en el tablero de Control y toma acciones de ser necesario

11 2 11/17 ANEXO 2: FORMATO DE BOLETÍN DE

12 2 12/17

13 2 13/17

14 2 14/17

15 3 15/17 ANEXO 3: FORMATO MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN COMERCIAL ESPECIALIZADA

16 4 16/17 ANEXO 4: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN COMERCIAL ESPECIALIZADA

17 5 17/17 ANEXO 5: FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE BOLETÍN DE