TRASLADO DE EXPEDIENTE

Transcripción

1 INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL Responsable de Elaboración Responsable de Revisión Responsable de Aprobación Nombre LUIS CASTEDO CEPEDA FRANCISCO SANTOS OLALLA SARA GÓMEZ MARTÍN ADJUNTO DE CALIDAD SUBDIRECTOR DE ORDENACIÓN DIRECTOR Puesto ACADÉMICA Firma

2 1. OBJETO El objeto del presente documento es definir el proceso de tramitación de los Cambios de expedientes de acuerdo con la normativa vigente. 2. ALCANCE Este procedimiento se debe aplicar a los traslados de expediente de todas las titulaciones que se imparten en la Escuela. Serán responsables de su aplicación: el Director de la Escuela, el Subdirector de Ordenación Académica, el Secretario del Centro y el Jefe de Sección de Gestión Administrativa. La Unidad Técnica de Calidad del Centro será responsable subsidiaria de su aplicación. 3. PROPIETARIO Jefe de Sección de Gestión Administrativa. 4. ENTRADAS Carta de admisión, en otra Universidad o en otro Centro de la UPM, de un alumno de nuestro Centro. Matrícula de un alumno procedente de otra Universidad, otro Centro de la UPM, o que ha sido admitido por preinscripción procedente de una Universidad que no pertenezca al distrito único de Madrid. 5. SALIDAS Expediente de traslado a la Universidad correspondiente. 6. CLIENTE Alumnos y Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Industrial. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 2 DE 9

3 7. PROVEEDOR Vicerrector de Alumnos 8. INICIO Presentación justificante de pago del traslado en Universidad de procedencia. Presentación de la carta de admisión en la Universidad a la que se traslada el expediente. 9. FIN Revisión y Mejora del Procedimiento 10. ETAPAS DEL PROCESO. Dentro de este procedimiento pueden darse varios casos: - Traslados recibidos procedentes de las pruebas de acceso a la Universidad. - Traslados recibidos procedentes de estudios universitarios previos. - Traslados enviados a otros Centros universitarios dentro o fuera de la UPM - Simultaneidad de estudios. Traslados recibidos procedentes de las pruebas de acceso a la Universidad Cuando un alumno ha sido admitido por preinscripción y formaliza matrícula en nuestro Centro procedente de una Universidad que no pertenezca al distrito único de Madrid, deberá solicitar en su Universidad una Certificación Académica Oficial (C.A.O.) en la que aparezca su nota de acceso a la Universidad. Incluirá dicho justificante en su sobre de matrícula (PR-CL Matriculación de Estudiantes). Cuando se recibe en la secretaría de alumnos y una vez registrado el documento, se deben comprobar que los datos de acceso de la C.A.O. coinciden con los que aparecen el la aplicación informática Ágora, dentro de la pantalla de expedientes - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 3 DE 9

4 datos de acceso, y modificarlos si no fuera así. Tras la comprobación se archivará en el expediente del alumno. El Negociado de Alumnos comprueba en el mes de febrero que se han recibido todas las certificaciones pendientes. Traslados recibidos procedentes de estudios universitarios previos Cuando un alumno ha sido admitido en nuestro Centro por el procedimiento de traslado, o bien por preinscripción pero habiendo iniciado estudios universitarios previamente, deberá solicitar en su centro de procedencia una C.A.O. Cuando realiza la matrícula en nuestro Centro debe presentar el resguardo de haber solicitado el traslado (PR-CL Matriculación de Estudiantes). Cuando se recibe en el Negociado de Alumnos y una vez registrado el documento, se deben introducir los datos en la aplicación informática Ágora. Dentro de la pantalla de expedientes, traslados de expediente se debe grabar la Universidad y centro de procedencia y la fecha de entrada en nuestro Escuela. Una vez registrados los datos se archiva en el expediente del alumno, si en alguna ocasión vuelve a solicitar traslado de expediente se deberá enviar una copia de esta Certificación. El Negociado de alumnos comprueba en el mes de febrero que se han recibido todas las certificaciones pendientes. Traslados enviados a otros Centros universitarios Lo primero que debe hacer un alumno que se cambie a otro centro universitario, dentro o fuera de la U.P.M., es abonar las tasas de traslado. Para recoger el recibo deberá acudir al Negociado de Alumnos de la Escuela con la carta de admisión en el nuevo centro. Una vez comprobada la admisión se procederá a introducir en la aplicación informática Ágora los datos del traslado (en fase pendiente) y se - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 4 DE 9

5 imprimirá la carta de pago, en que debe figurar el centro y universidad donde será enviada la certificación. El alumno debe efectuar el pago y entregar en el Negociado de Alumnos el resguardo sellado por el banco y original de la carta de admisión. Se entregará al alumno el justificante acreditativo de haber abonado las tasas con el sello de la Escuela para que lo presente en el centro de destino. El Negociado de Alumnos grabará en la aplicación el traslado como aceptado por lo que el expediente del alumno quedará cerrado en nuestro Centro. Se expedirá la certificación académica oficial que contendrá toda la vida académica del alumno. Dicha certificación deberá ser firmada por la Secretaria del Centro y dado el visto bueno por el Director. El Negociado de Alumnos de la EUITI-UPM remite al centro de destino la certificación académica oficial del alumno, con fotocopia de la documentación que figura en su expediente y con un oficio de remisión. Simultaneidad de estudios Los alumnos que solicitan plaza en otro Centro para simultanear estudios con los que realizan en la EUITI, deberán abonar las tasas de traslado. Las etapas coinciden con las del caso anterior, excepto a la hora de grabar los datos en la aplicación informática pues al indicar que es simultaneidad su expediente quedará abierto en nuestro Centro. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 5 DE 9

6 11. FLUJOGRAMA. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 6 DE 9

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8 12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. - LEY ORGÁNICA 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (Artículo 45). Jefatura del Estado (Publicado en el BOE 24 de diciembre de 2001). Modificada por la 4/2007 de 12 de abril. - REAL DECRETO 1742/2003, de 19 de diciembre por el que se establece la normativa básica para el acceso a los estudios universitarios de carácter oficial. MEC (Publicado en el BOE 22 de enero de 2004). - Orden de 28 de septiembre de 1984 sobre régimen de simultaneidad de estudios universitarios en distintos Centros. - NORMATIVA DE ACCESO Y MATRICULACIÓN de la UPM. Aprobado por el Consejo de Gobierno de la UPM en su sesión de 26 de marzo de EVIDENCIAS O REGISTROS. Solicitudes. 14. INDICADORES. Nº de Solicitudes recibidas/curso (Evolución). 15. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO. La revisión del presente procedimiento se realizará según lo previsto en el Procedimiento de Revisión y Actualización del Sistema Documental (PR-SO-6-001). La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir además como consecuencia de modificaciones producidas en el proceso identificadas a raíz del desarrollo de una Autoevaluación (PR-ES ), Auditoría Interna (PR-ES ) o del propio funcionamiento del proceso. En todo caso se realizará una revisión anual o si fuera necesario, cuando exista modificación en la normativa que regula dicho proceso. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 8 DE 9

9 16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS. Traslado de expediente: Cuando un alumno de nuestra Escuela solicita plaza y es admitido en otra universidad, o en otro centro de la U.P.M. o en otra titulación de las que se imparten en nuestro Centro y se cambia de carrera o de Universidad. Simultaneidad: Cuando un alumno de nuestra Escuela solicita plaza y es admitido en otra universidad, o en otro centro de la U.P.M. o en otra titulación de las que se imparten en nuestro Centro, pero va a seguir realizando también los estudios iniciales. Según la normativa deberá tener superado todo el primer curso de la titulación inicial. Certificación Académica Oficial (C.A.O.): Son todas las calificaciones del alumno, con las firmas y sellos correspondientes. Pueden ser universitarias, en las que deberán aparecer todas las convocatorias consumidas, o bien de las notas obtenidas en las pruebas de acceso a la universidad. 17. ANEXOS. No procede. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 9 DE 9