POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE USO DE DATOS PERSONALES DE CAVARO ABOGADOS S.A.S.

Transcripción

1 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE USO DE DATOS PERSONALES DE CAVARO ABOGADOS S.A.S. Cavaro Abogados S.A.S., NIT , con domicilio principal en la Carrera 13 No Torre 1 Oficina 501 de la ciudad de Bogotá D.C., administrativo@cavaroabogados.com, teléfono , en cumplimiento con lo estipulado en la Ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, con el fin de garantizar la protección de los datos personales de los empleados, clientes, proveedores y demás personas naturales o jurídicas que en el futuro se obtengan en el ejercicio de nuestra actividad comercial, se permite expedir la presente política para el tratamiento y protección de datos personales. OBJETIVO DE LA PRESENTE POLÍTICA El objetivo de esta política es establecer los procedimientos de uso de Datos Personales, a efecto de proteger los datos de sus titulares, informándoles sobre de los derechos que les asisten como titulares, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, implementando las herramientas para hacer efectivos dichos derechos, dándoles a conocer el tratamiento y propósito al cual serán sometidos sus datos, en el evento que expresamente nos autorice para el uso de los mismos. DEFINICIONES De acuerdo a lo estipulado Normatividad vigente sobre protección de Datos personales, tendremos en cuenta las siguientes definiciones: Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Datos sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros). Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información. Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

3 Transferencia: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación o envío de los mismos dentro (transferencia nacional) o fuera de Colombia (transferencia internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por parte de otro Responsable del Tratamiento. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos. FINALIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN Los datos personales recopilados por CAVARO ABOGADOS pertenecen a empleados, clientes y proveedores, igualmente, en desarrollo de nuestra actividad profesional y comercial, obtenemos información de personas naturales o jurídicas en las bases de datos (Páginas Web) de las a autoridades Judiciales y Administrativas competentes, teniendo en cuenta el carácter público de los mismos, información que es usada exclusivamente con fines comerciales y marketing, de conformidad con lo establecido en la Ley de Habeas Data (...Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas). CAVARO ABOGADOS. utiliza esta información para los siguientes propósitos: Enviar información periódica a los clientes sobre el estado de los trámites Judiciales o Administrativos. Proporcionar información comercial (marketing), para ofrecer los servicios legales de la firma. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de nuestros servicios. Implementar programas de fidelización. v Proveer nuestros servicios requeridos directamente o a través de terceros. Enviar información sobre los servicios de la firma o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.

4 Reportar información tributaria, relacionada con el vínculo laboral y contractual de clientes y proveedores. Generar pagos de proveedores, impuestos, laborales, seguridad social y aportes parafiscales. Enviar comunicaciones a los empleados de la firma. Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y laborales. Comunicarnos directamente con el titular para fines de ejecución de los contratos de consultoría legales, asesoría legales, o demás que tenga con nosotros. Gestionar y dar solución a las quejas y reclamos de los titulares de los datos personales. Realizar convocatorias laborales y adelantar procesos de selección. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS CAVARO ABOGADOS, informa a los titulares de los datos personales que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, tienen de derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

5 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. De conformidad con lo anterior, los titulares de los datos personales recogidos o administrados por CAVARO ABOGADOS, pueden ejercer los derechos que la Ley les otorga. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CAVARO ABOGADOS es el responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, en asocio con las áreas administrativa y comercial, los funcionarios encargados llevarán un informe de las bases de datos y tendrán a su cargo las siguientes funciones: 1. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 2. Recibir y atender las peticiones, quejas, reclamos y consultas de los titulares de Datos Personales. 3. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. 4. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que trate de datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia. Responsable del tratamiento: Danilo Álvarez Quiroga, Director Administrativo Cavaro Abogados S.A.S. gerencia@cavaroabogados.com, Tel Encargados del tratamiento: Angela Maldonado Gómez, Área de Comercial. comercial@cavaroabogados.com, Tel Yuri Alexandra, Área de Administrativa. administrativo@cavaroabogados.com, Tel

6 CONSULTAS Y RECLAMOS Las consultas y reclamos que se realicen a CAVARO ABOGADOS, deberán dirigirse a los correos electrónicos servicioalcliente@cavaroabogados.com y gerencia@cavaroabogados.com, o en el link contáctenos de la página Web: En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse a los teléfonos o dirigirse a Carrera 13 No Torre 1 Oficina 501, de la ciudad de Bogotá D.C. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN La presente política iniciará su vigencia el día 17 de abril de 2017 y tendrá validez mientras CAVARO ABOGADOS ejerza su actividad comercial, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de CAVARO ABOGADOS, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.