VR Económica / Dirección General de Contabilidad

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Elena Miguélez Redondo
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1 Procedimiento Provisiones de Gastos Procure to Pay Vicerrectoría Económica Dirección General de EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS. 1

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Diagrama del Proceso de Provisiones de Gastos Tabla Resumen Actividades Subproceso Provisiones de Gastos Descripción Actividades Subproceso Provisiones de Gastos Preparación Propuestas de Provisiones Revisión de las Propuestas de las distintas áreas Contabilización y respaldos Cierre de proceso de registro REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN

3 1. INTRODUCCION El proceso de provisiones de gastos, cumple la función de reconocer de manera fiable en los Estados Financieros, los efectos de obligaciones presentes que se han generado como resultado de sucesos pasados y que es probable que la entidad tenga que desprender recursos, para cancelar la obligación. Es así como el Área de lleva a cabo una metodología de estimación de provisiones, basado en información del Sistema PeopleSoft, y aquella recopilada de las áreas operacionales de la Universidad y de las reuniones de cierre que se realizan con las distintas áreas de Recursos Humanos, Académicas y Marketing, reuniones que sirven para evaluar la razonabilidad de las provisiones constituidas o, eventualmente, para constituir provisiones adicionales, que servirán para representar de mejor forma la situación económica financiera de la Universidad. 2. OBJETIVO DEL PROCESO Este documento tiene por objetivo establecer los roles, actividades y responsabilidades del Proceso de Provisiones de Gastos rutinarios, de tal manera que el resultado de su desarrollo represente de mejor forma, las estimaciones de gastos u obligaciones contraídos por la Universidad en sus distintas áreas. Su objetivo específico es asegurar que se utilicen criterios de reconocimiento y valoración apropiados en el registro de provisiones y pasivos contingentes. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este proceso se lleva a cabo en el Área de, comienza con el cierre de las operaciones de cuentas por pagar y finaliza con la contabilización de las provisiones mensuales debidamente aprobadas. 4. GLOSARIO Provisión Término Definición Pasivo en el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento Pasivo Obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados y cuya cancelación al vencimiento la empresa espera desprenderse de recursos. Origen de Provisión Todo suceso del que nace una obligación de pago, y que la empresa no le queda otra alternativa que satisfacer el importe correspondiente. 3

4 5. ROLES / RESPONSABLES Director General de Revisa respaldos y razonabilidad de las Provisiones. Participar activamente en Reunión de revisión de Provisiones y Gastos de las distintas áreas. Establecer Provisiones Adicionales. Solicitar la contabilización de las provisiones a SSC. Jefe de Reportes Contables Preparación de las provisiones de : o Órdenes de Compra con recepción o Vouchers de AP contabilizados posterior al cierre de gastos devengados o Consolidar y preparar provisiones sugeridas por los Directores Administrativos o Proponer provisiones adicionales a partir de datos históricos Encargado determinación provisión de incobrabilidad Calcular provisión de Incobrables Director de Marketing Preparar provisiones de marketing y consumos de medios masivos Director de Docencia Preparar provisiones de docencia profesores part-time. Director Administrativo Unidades Centrales Establecer gastos devengados no procesados al cierre de cada periodo para proponer su provisión contable de las Unidades Centrales Revisar y proponer registro de provisiones de marketing y consumo de medios masivos. Directores Administrativos Establecer gastos devengados no procesados al cierre de cada periodo para proponer su provisión contable. Shared Services Center Contabilizar provisiones de cierre enviadas con UNAB 4

5 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Este Procedimiento estará asociado a manuales específicos de cómo determinar y documentar las provisiones de cierre de las distintas áreas. Los manuales asociados son los siguientes: Documento Área Marketing. Área Docencia (Part-time Teachers). Contingencias Legales. Área Bad Debt. Área. Descripción elaboración de propuesta de proviones de gastos en el área de Marketing. elaboración de propuesta de proviones de gastos en el área de Docencia (Part-time Teachers). elaboración de propuesta de proviones de gastos en el área de Contingencias Legales. elaboración de propuesta de proviones de gastos de Bad Debt. elaboración de propuesta de proviones de gastos en el área de. 5

SSC Director General de Dirección de Finanzas, Marketing, Vicerrectoría Académica, Legal, Directores Administrativos y Unidad 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.

6 SSC Director General de Dirección de Finanzas, Marketing, Vicerrectoría Académica, Legal, Directores Administrativos y Unidad 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.1 Diagrama del Proceso de Provisiones de Gastos Provisiones de Gastos Inicio Enviar Propuesta de Provisión Enviar Información solicitada Recopilar Información solicitada Electrónico Electrónico Recibir Propuestas de Provisiones (Asiento Contable) Revisar y analizar provisiones propuestas Propuesta Aprobada? SI Enviar propuesta de Provisión para contabilizar NO Solicitar mayor información y sugerir nueva propuesta de Provisión Recibir mail con notificación de cierre del proceso y n de Vouchers Electrónico FIN Contabilización Provisiones Informar cierre del proceso, número de Vouchers PSFT Electrónico 6

7 7.2 Tabla Resumen Actividades Subproceso Provisiones de Gastos N Actividad Responsable Importancia Riesgo Periodicidad 1 Preparación Propuesta de Provisiones 2 Revisión de las Propuestas de las Distintas Áreas 3 Contabilización y Respaldos 4 Cierre de Proceso de Registro Distintas Áreas UNAB Director General de Alta Alta No tener la base para identificar gastos devengados de importancia No tener la base para identificar gastos devengados de importancia Servicios Andinos Alta No se tenga información para verificar si el asiento contable propuesto se encuantra de acuerdo a lo definido Director General de Alta La provisión propuesta contenga errores no detectados oportunamente Mensual Mensual Mensual Mensual 7.3 Descripción Actividades Subproceso Provisiones de Gastos Preparación Propuestas de Provisiones Áreas de Dirección de Finanzas, Marketing, Vicerrectoría Académica, Legal, Directores Administrativos y prepararán una propuesta de Provisiones, para registro de parte de Director General de. La Propuesta será recibida vía correo electrónico Revisión de las Propuestas de las distintas áreas Después de recibir las propuestas, el Director General de realiza una revisión y análisis de las provisiones propuestas y, en caso de ser necesario, se reúne con los responsables de una o más áreas. Si la propuesta de provisión de gasto es aprobada, Director General de deberá enviar la solicitud de Contabilización a Servicios Andinos (Shared Services Center). Esta solicitud se realizará a través de la Emisión de un Ticket de Servicios a la Mesa de Ayuda de Servicios Andinos. En caso contrario, el Director General de, solicitará mayor información al área respectiva y sugerirá, si fuese necesario, la modificación de la propuesta de provisión hasta determinar una provisión que refleje adecuadamente los gastos devengados y las obligaciones por pagar. 7

8 7.3.3 Contabilización y respaldos - Servicios Andinos deberá contabilizar la provisión aprobada por el Director General de, de acuerdo al procedimiento interno en dicha institución, de manera de asegurar los estándares de calidad y revisión necesarios. Dentro de esos estándares, Servicios Andinos debe exigir los respaldos adecuados para cada una de las provisiones Cierre de proceso de registro Servicios Andinos enviará, una vez registrada correctamente cada una de las provisiones, un al Director General de de UNAB informándole del cierre del proceso, indicándole el número de Vouchers en que fue ingresada la provisión al sistema contable PeopleSoft. 8. REGISTROS Documento / Registro Módulos PeopleSoft Reporte de Provisones Adicionales Reporte de Provisiones de OC recepcionadas Reporte asiento de provisión Asiento Provisiones Sistema Contable. Descripción Comunicación y envio de información. Reporte que registra las provisiones que no requieren órdenes de compra, que es aprobado en Reunión de Cierres de las Áreas. Reporte extraido desde el módulo de PO que registra todas las ordenes de compra que tienen recepción, pero no tienen factura contabilizada. Informe que detalla las cuentas contables que deben ser imputadas para la contabilización de la provisión. Registro contable que revela el gasto estimado del periodo que la Compañía ha incurrido, pero que no ha contabilizado por falta de un documento legal. 8

9 9. PROTOCOLIZACIÓN 9

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