Procedimiento: Cursos de extensión Versión Vigente No. 00 Facultad de Lenguas Fecha: 03/06/09 Coordinación de Extensión y Vinculación 1.

Transcripción

1 Versión vigente No. 00 Fecha: 09/10/09 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Establecer los lineamientos para la gestión eficiente del proceso de cursos de extensión al público en general y personal relacionado. 2. Alcance Este documento aplica a la Dirección de la, a la Subdirección Administrativa, y personal de apoyo de la misma 3. Responsabilidad y autoridad Director Emisión del Plan de Desarrollo Autoridades. Plan anual de cursos Revisa y autoriza los resultados y acciones del proceso Autoriza la actualización de los documentos del proceso Autoriza los medidores y objetivos del proceso Subdirector Administrativo Provisión de recursos materiales para el proceso Revisa que los procesos estén dentro de la normatividad vigente Autoridades Autoriza la provisión de recursos Revisa y autoriza el pago de cursos a instructores Valida el reporte mensual de ingresos Valida el cierre de hallazgos, acciones correctivas y acciones preventivas

3 Coordinador de Extensión y. Mantener actualizada la documentación de proceso Capacitar a usuarios de la documentación del proceso Establecer, dar seguimiento y determinar nuevos objetivos y/o medidores (si aplica) Elaboración de programa anual de cursos Presentación y cierre de cursos Aplicación de evaluaciones de cursos Análisis de resultados de evaluaciones de cursos Elaboración de reporte de resultados del proceso Solicitud de materiales necesarios para impartición de cursos elaboración de reporte mensual de ingresos elaboración de solicitud de pago de cursos Abrir y dar seguimiento a las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas Mantener actualizada la base de datos de instructores ( Sistema Access) Autoridades Aprobación de contenidos y materiales de cursos Aprobación de apertura de cursos Aprobación de instructores para impartición de cursos Autorizar la publicidad para la difusión del proceso Auxiliar de la Atención al público solicitante de cursos Elaboración de expediente de cursos Organización de la carpeta de expedientes de cursos Elaboración de oficio de resultados de evaluación de curso a instructores Verificación de materiales de cursos Registro de aulas para la impartición de cursos Elaboración de listas de asistencia a cursos Revisión de listas de asistencia y evaluaciones para emisión de constancias Remisión de constancias de asistencia y formatos de evaluación de cursos para su entrega y aplicación Concentración de resultados de evaluaciones de cursos Remisión de resultados de evaluaciones de cursos Mantener actualizada la lista de reconocimiento de firmas de instructores

4 Autoridades Si un alumno no cumple con los requisitos no se emite constancia Si la constancia tiene errores solicita la corrección correspondiente Secretaria de la Atención al publico Elaboración de oficio de confirmación de curso a instructores Recepción de documentación de expedientes de cursos Elaboración de oficio de asignación de cursos a instructores Elaboración de constancias de asistencia a cursos Archivar los documentos del proceso Mantener actualizados los expedientes de los instructores Autoridades Ninguna Instructores Impartición del curso Aplicación de evaluaciones de contenidos del curso Remisión de evaluaciones de contenidos del curso Mantener actualizada su formación necesaria establecida por el responsable del proceso Dar seguimiento a las necesidades reportados en la retroalimentación de cursos Autoridades Ninguna 4. Normatividad aplicable 4.1 Reglamento interno de ingresos extraordinarios 4.2 Políticas de contratación de Recursos Humanos 4.3 Reglamento de símbolos universitarios

5 5. Políticas 5.1 Para la apertura de cursos los mismos deberán incluirse en la programación anual 5.2 Para la apertura de cualquier curso el pago se realizará y entregará cinco días hábiles antes del inicio del curso, para el caso de cursos con sede en la y diez días hábiles para el caso de cursos en sedes externas 5.3 Para la apertura de cursos se conformará un expediente de cada curso que contendrá la documentación de pago, identificación del solicitante y ficha de inscripción 5.4 Ningún alumno podrá recibir un curso, sino ha cubierto el pago correspondiente 6. Diagrama de bloque del procedimiento Participantes UAEM Director Subdirector Administrativo Coordinador de Extensión y Auxiliar de la Coordinación de Extensión y Secretaria de la Coordinación de Extensión y Solicitante Instructor

6 UAEM Director Coordinador de Extensión y Auxiliar de la Coordinación de Extensión y Solicitante Inicio 1 Emisión de convocatorias de posgrado Plan de desarrollo anual 2 Externamente se consideran las convocatorias Cambridge, TOEFL, Directorio de instituciones, convocatorias de ferias y foros. Atención al solicitante de cursos No Sí 8 Informa al solicitante la documentación a entregar Solicitud de curso 9 Se presenta con documentación Fin 4 Elabora programa anual de cursos (0-2) 5 Publicidad de cursos en medios de comunicación, instituciones y dependencias 10 Autoriza la apertura de curso

7 Coordinador de Extensión y Auxiliar de la Coordinación de Extensión y Secretaria de la Coordinación de Extensión y Revisa programa, contenido de cursos y sus materiales No Sí Procede apertura de curso Incorpora expediente de curso a la carpeta de curso y se asegura que no se exceda el número de participantes 15 Recepción de documentación No Sí Se abre expediente de curso Notifica al subdirector para el duplicado de materiales Entrega al coordinador la carpeta del curso Se le informa al solicitante para que cumpla 17 Elabora oficio de confirmación del curso y hace entrega del mismo Recibe la carpeta del curso y revisa la base de datos de instructores para seleccionar el adecuado Verifica exámenes diagnóstico, hojas de presentación, hojas de evaluación y materiales didácticos. No Sí Se entrega material del curso al instructor 12 Recurre con instructor y determina contenidos y materiales del curso Toma acciones para subsanar faltantes e informa al coordinador

8 Subdirector Administrativo Coordinador de Extensión y Auxiliar de la Coordinación de Extensión y Instructor Secretaria Recibe requerimientos y elabora materiales faltantes Recibe notificación y decide según procede Registra aulas de curso en control de espacios Imparte curso Elabora constancias del curso Elabora listas de asistencia del curso 25 Aplica evaluaciones y registra la asistencia para remitirlas al auxiliar Revisa las evaluaciones y el porcentaje de asistencia al curso para emisión de constancias 27 Verifica que las constancias estén completas y sin error No Sí Remite constancias al coordinador Remite corrección de constancias a la secretaria para elaborar nuevamente

9 Coordinador de Extensión y Auxiliar de la Coordinación de Extensión y Entrega constancias a asistentes de cursos y aplica evaluaciones del curso. Prepara formatos de evaluación de cursos Analiza resultados y determina acciones a seguir y vía oficio retroalimenta al instructor Entrega constancias y formatos de evaluación al coordinador Elabora reporte de resultados del proceso y remite al Director resultados (0-2). Copia para el Jefe del Departamento de Planeación. Realiza el concentrado de evaluaciones y entrega el resultado al coordinador. 34 Emite reporte mensual de ingresos y lo entrega a la Subdirección Administrativa. 35 Emite solicitud de pago de cursos a los instructores y la entrega a la Subdirección Administrativa

10 7. Glosario Expediente de curso: concentrado de documentos que contiene la hoja de inscripción al curso llenada por el solicitante, copia fotostática del comprobante de pago del curso y copia fotostática de la identificación oficial. Convocatorias: Documento de origen interno o externo que contiene fechas especificas de aplicación de evaluaciones de exámenes de diversos tipos. Plan de desarrollo Anual: Metas proyectadas por la administración de la facultad con respecto a cada departamento. Programa anual de cursos: Programación anual que se hace de los cursos por mes. Publicidad de cursos: Entrevistas, documentos y otros medios impresos que se remiten a las instituciones para promoción de cursos. Programa de curso: contenido programático de temas a desarrollar para cada curso. Carpeta de curso: contiene el programa del curso, formato de evaluación individual, hoja de presentación de curso y exámenes diagnóstico. Expediente de instructor: contiene el currículum vitae actualizado del instructor junto con copias de los documentos probatorios de la información. Evaluación de curso: medición que se hace de la adquisición de contenidos del curso por parte de los asistentes. Reporte de resultados del proceso: evaluación global del proceso que se entregara al director Reporte mensual de ingresos: oficio que contiene el concentrado de los comprobantes de pago de los cursos impartidos durante el mes corriente. Solicitud de pago a instructores: oficio en donde mensualmente se solicita la remuneración económica a los instructores que impartieron cursos en el mes anterior. Constancia de curso: documento oficial que se entrega a los asistentes a cursos que hayan cumplido satisfactoriamente con los requisitos establecidos para la acreditación del curso. Incluye fecha, duración y tipo de curso. Voucher: comprobante bancario del pago del importe de cursos de extensión. Oficio de confirmación de curso: documento en donde se informa al instructor que va a impartir un curso determinado. Oficio de notificación de resultado de curso a instructor: documento que concentra la interpretación de la evaluación del instructor que hacen los asistentes a cursos.

11 Examen diagnostico: evaluación que se aplica en la primera sesión de cada curso para verificar el nivel de conocimientos que el alumno posee y así determinar si es posible cumplir con los objetivos planteados al inicio del mismo. Hoja de presentación de cursos: Documento que indica los objetivos generales del curso, temario, horario, normas del curso y nombre del instructor que impartirá cada curso. Hoja de evaluación individual: Documento que concentra las evaluaciones que el profesor aplica a cada alumno con la finalidad de medir el desempeño alcanzado en las etapas del curso. Base datos instructores: archivo electrónico que concentra los datos generales de los instructores de cursos de extensión. Material didáctico: material impreso que se utiliza para la impartición de los cursos. Equipo de apoyo: equipo audiovisual tal como grabadora, proyector de acetatos, cañón, laptop, dvd o televisión, que se utiliza para la impartición de cursos. Formato de control de espacios: registro por escrito de los días y horas que se requiere el uso de un espacio dentro de la facultad. Lista de asistencia de curso: concentrado que contiene los nombres completos de los alumnos de cada curso y el registro de las asistencias o inasistencias durante el mismo. Lista de asistencia de instructor: registro por escrito de la firma de entrada y salida del profesor a cada una de las sesiones de los cursos de extensión. 8.- Anexos y registros Véase lista maestra de documentos 9.- Revisión histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 09/10/09 Subdirector Administrativo Director Facultad de Lenguas Primera edición