Tabla de Enfoque a Procesos: Emisión de Cheques y/o Transferencias

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1 Versión vigente No. 10 Fecha: 12/08/09 Proceso: Emisión de Cheques y/o Transferencias Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Responsable del Responsabilidad: Responsabilidad del : *Elaborar, verificar y validar los registros contables mediante Sistema y Pág. Web para la correcta Emisión de Cheques y/o Transferencias Bancarias Autoridad: Responsabilidad del Jefe del Departamento de Contabilidad: *Revisar y cotejar el adecuado registro y emisión de Cheques y/o Transferencias Bancarias Responsable del proceso en el Espacio Académico: Director de Recursos Financieros, Jefe del Departamento de Contabilidad y Responsable del Responsabilidad en Administración Central: * *Dir. de Control Presupuestal *Dir. de Rec. Humanos *Depto de Contabilidad *Depto. de Recursos Etiquetados *Depto. de Tesorería * *Área de Ingresos *Área de Cuentas por Cobrar *Área de Archivo *Área de Mesa Control *Área de Informática *Área de Conciliaciones Bancarias Autoridad: Responsabilidad del Director Financiero: *Autorizar la emisión de Cheques y/o Transferencias Bancarias Usuario: *Departamento de Tesorería (pagos a tesorería) *Área de Conciliaciones Bancarias (creación de pasivos de los cheques cancelados temporalmente) *Área de Cuentas por Cobrar (transferencias bancarias de gastos a comprobar y reporte de cheques emitidos) *Área de Archivo (relación de cheques emitidos soportados con documentos originales) *Área de Mesa Control (proceso de cierre contable) Proveedor: Proveedor interno: *Secretaria de Administración *Dir. de Control Presupuestal *Dir. de Rec. Humanos *Depto. de Tesorería (cancelación de cheques definitivos, en blanco y reportes de transferencias) *Área de ingresos (oficios de reembolso de efectivo de alumnos y/o escuelas incorporadas) *Área de cuentas por cobrar (recuperación de descuentos vía nomina mediante oficios, comprobantes de salida de efectivo por anticipo de prestaciones, copias de constancias de pagos y retenciones del ISR, IVA e IEPS) Entradas: *Contra-recibo con documentación soporte (originales y copias validadas) *Oficios *Comprobante de salida en efectivo Salidas (resultados del proceso o entregables): Cheques y/o Transferencias Bancarias debidamente revisados y autorizados

2 *Área de Archivo (oficios de recuperación de SUTESUAEM, FAAPAUAEM y seguros) Proveedor Externo: * I.S.S.E.M.Y.M. * I.C.I.C. * C.M.I.C. *Tesorería de la Federación. * Fonacot * Seguros * Bancos. *Padrón de Proveedores registrados dentro de la UAEM: *Gobierno del Estado de México. * SEP *Prestadores de Servicios Profesionales Requisitos de las entradas y salidas Requisitos de entrada: Contra-recibo con documentos originales como: *Ficha de gastos a comprobar *Comprobante de salida en efectivo *Facturas (proveedores) con pedidos, requisiciones y/o entradas de almacén (copia) *Recibo de honorarios *Recibo de Arrendamiento *Póliza de gastos extraordinarios *Póliza de fondos fijos *Pólizas de fondos revolventes *Memorandum de solicitud para anticipos a proveedores con copias de requisición y pedido *Copia de partidas para pagos de recursos etiquetados *Oficios de solicitud de recuperaciones de descuentos vía nomina *Estados de cuenta de fideicomisos (copia) *Memorandum con cheque original cancelado definitivamente *Oficios de solicitud de transferencias *Ficha original de deposito referenciado Requisitos de salidas (servicio): Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: *Todos los documentos originales deberán contar con contra recibo enviado por la Dirección de Programación y Control Presupuestal para su contabilización en el Sistema y/o validación en Pág. Web *Oficios de solicitud de cheques en blanco de los diferentes bancos *Cheques en blanco en existencia de los diferentes bancos *Reporte de transferencias bancarias de terceros, proveedores y unidades responsables *Movimientos especiales bancos y comprobante de operaciones. *Políticas establecidas por el (incluye políticas de pago) *Relación de cheques enviados a Tesorería como urgentes *Relación de documentos enviados para su autorización a la Sria. Administrativa *Relación de cheques emitidos *Control de Pólizas generadas por el y entregadas al Área del Archivo *Cartas responsivas de fondos fijos *Cartas responsivas de fondos revolventes *Relación de documentos devueltos a la Dirección de Programación y Control Presupuestal *Tablas de documentos externos e internos *Oficio de solicitud de reembolso (comprobante de salida en efectivo y ficha original de depósito referenciado Documentos de origen externo *Facturas *Ordenes de pagos (ISSEMYM)

3 Que se encuentren debidamente revisados y autorizados *Oficios membretados *Estados de cuenta *Cheques póliza *Recibos oficiales *Recibo de pago de contribuciones *Cédulas de notificación de altas y pagos (FONACOT) *Recibos de honorarios y arrendamientos Registros: Lista maestra de documentos Proceso: Quién medirá: Seguimiento y medición del proceso y del Servicio Cómo medirá: Cuándo se medirá Emisión de Cheques y/o Transferencias Qué se medirá: 1.-El tiempo utilizado entre la fecha de emisión del contra-recibo y el pago de los cheques y/o transferencias bancarias 2.-La satisfacción del usuario a través del Depto. de Tesorería. 3.-La disminución del número de cheques cancelados *Director de Recursos Financieros *Jefe del Depto. de Contabilidad *Responsable del Área de Cuentas por Pagar. 1.-Reporte de seguimiento de documentos recibidos 2.-Encuesta de satisfacción del servicio 3.-Control de cheques cancelados por causas externas e internas Mensualmente Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: Proceso: *Director de Recursos Financieros *Departamento de Contabilidad *Responsable del *5 Auxiliares de Contabilidad *1 Capturista Infraestructura: *Equipo de Cómputo *Sumadoras *Sistema Contable *Página Web *Proceso de Programación y Control Presupuestal (control operativo, control presupuestal, control de proyectos específicos) *Proceso de Recursos Humanos (control de pagos y terminación laboral) *Proceso de Recursos Materiales y Servicios Generales (compras, almacenes) *Proceso de Obra Universitaria (Adjudicación de obra universitaria, construcción de obra universitaria, mantenimiento de infraestructura, servicios generales y gestión de recursos financieros) *Proceso de Servicios de Computo (apoyo administrativo y atención a usuarios) *Proceso de organización y desarrollo administrativo (elaboración y/o actualización de manuales de organización y procedimientos) Interacción:

4 *Maquina de escribir Salida: *Cheques y/o Transferencias Bancarias disponibles y entregados al departamento de tesorería. Entrada: *Todos los documentos, pólizas, memorandum, comprobante de salida en efectivo y oficios originales con contra recibo a través de los procesos de la Dirección de Programación y Control Presupuestal) Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Recepción y análisis de documentos Revisión de los documentos como: el contra recibo; fecha, nombre del interesado, verificación de importes, tipos de movimiento, registró contable y el status en el sistema. En caso de que los documentos no cumplan con lo establecido serán rechazados Dentro del sistema se verifican las fechas, control y elaboración de solicitudes, tipos de movimiento y los estatus mediante el número de contra recibo. Dentro del sistema se verifican las fechas, control y elaboración de solicitudes, tipos de movimiento y los estatus mediante el número de contra recibo. El sistema permite verificar los Status de las solicitudes. Se inspecciona a través de las relaciones de registros de contrarecibos que son emitidos por la Dirección de Programación y Control Presupuestal. Programación de pagos Mediante la política de pago establecida se programan las fechas de pagos para la emisión de cheques. De acuerdo a la fecha de emisión del contra recibo se procede hacer la programación de pago De acuerdo a la fecha de emisión del contra recibo se procede hacer la programación de pago De acuerdo a las políticas se estable la fecha de pago. Registro contable Se verifica el status del documento al momento de copiar la información y en forma automática el Sistema nos permite comprometer el presupuesto y generar el registro contable Una vez realizado el registro contable se imprime la póliza mediante el sistema Una vez realizado el registro contable se imprime la póliza mediante el sistema Se procede a la validación de la póliza contable a través de las firmas de los responsables El Jefe de Contabilidad verifica los movimientos contables a través de los anexos de los estados financieros

5 Emisión de cheques y/o transferencias Se revisa la póliza contable se verifican firmas y conceptos para proceder a la impresión del cheque Mediante el sistema se procesa la información para la impresión del cheque. El seguimiento al status de un cheque se realiza mediante el número de contra recibo y/o cheque, nombre del proveedor y monto. Mediante el sistema se procesa la información para la impresión del cheque. El seguimiento al status de un cheque se realiza mediante el número de contra recibo y/o cheque, nombre del proveedor y monto. De acuerdo al registro de cheques que emite el sistema se procede a rectificarlos, se valida mediante las firmas de quien lo elaboró, revisó y autorizó. En el registro y control de cheques se mide de manera diaria, para saber cuantos cheques se emiten al día Preservación Propiedad del cliente Preservación: N/A Propiedad del cliente (sólo si aplica): N/A

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