PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE CERTIFICADOS DE EXPORTACIÓN

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José María Hidalgo Palma
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1 Vigente desde: Pág. Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE CERTIFICADOS DE EXPORTACIÓN

2 Vigente desde: Pág. Página 2 de 8 Tabla de Aprobación del Documento Rev. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Director Nacional Sanidad Animal Rev. 0 Consultor Equipo de Gestión de Calidad Sanidad Vegetal Inocuidad Alimentaria Asuntos admin. Director Nacional Sanidad Animal Rev. 1 Representante de la Dirección Equipo de Gestión de Calidad Sanidad Vegetal Inocuidad Alimentaria Asuntos Administrativos

3 Vigente desde: Pág. Página 3 de 8 Director Nacional Dr. Amadeo Amorin Sanidad Animal Rev. 2 Representante de la Dirección Equipo de Gestión de Calidad Dr. Carlos Peñaranda Sanidad Vegetal Ing. Pedro Zavaleta Inocuidad Alimentaria Ing. Marco Torrez Asuntos Administrativos Lic. Giovanna Gutiérrez Tabla de Modificaciones Rev. Fecha Descripción de la Modificación 0 Septiembre/2006 Creación del Documento 1 Junio/ Julio/2010 Se modifica el punto 6.1.2, incluyendo la fecha de envío de la documentación a Administración de la Nacional. Se modifica la fecha de envío de la documentación a Administración de la Nacional, establecida en el punto 6.1.2

4 Vigente desde: Pág. Página 4 de 8 INDICE 1. Objetivo 2. Alcance 3. Glosario 4. Unidades Involucradas 5. s 6. Procedimiento 7. Registros Generados Anexos

5 Vigente desde: Pág. Página 5 de 8 1. OBJETIVO El presente documento tiene por objeto establecer el procedimiento de archivo de los certificados Zoosanitarios, Fitosanitarios y de Inocuidad Alimentaria de exportación, por parte de los distintos responsables tanto en las Oficinas Distritales como en la Oficina Nacional. 2. ALCANCE Este procedimiento será aplicado en las Unidades Técnicas y Administrativa de las Oficinas Distritales y Administración de la Oficina Nacional. 3. GLOSARIO DE PALABRAS Unidades Técnicas Unidades de Sanidad Animal, Sanidad Vegetal e Inocuidad Alimentaria Archivo Mantener bajo custodia física, documentos oficiales concernientes al proceso de emisión de certificados de exportación en el SENASAG 4. UNIDADES INVOLUCRADAS USA USV UIA AD UNAA Unidad de Sanidad Animal Unidad de Sanidad Vegetal Unidad de Inocuidad Alimentaria Administración Distrital Unidad Nacional de Asuntos Administrativos 5. RESPONSABLES Rol Todo el personal que participa en el proceso de Aplicar y cumplir el presente procedimiento Emisión de Certificados Mantener y resguardar copia del certificado de Administración de la exportación y boleta de depósito. Y la copia de la factura comercial en los casos que corresponda. Distrital Coadyuvar con el mantenimiento de los documentos generados en el proceso de emisión de certificados de exportación Unidad Nacional de Mantener resguardado las copias de los certificados de

6 Vigente desde: Pág. Página 6 de 8 Asuntos Administrativa Exportación. Y la copia de las factura comercial en los casos que correspondan. Establecer marco normativo sobre el archivo y disposición final de documentos 6. PROCEDIMIENTOS 6.1 Certificados de exportación Nº Actividad Descripción Archiva semanalmente y mantiene ordenado de acuerdo a la numeración correlativa, los siguientes documentos: Disposición de las copias del Exportación de Emisión del Exportación de la Unidad Técnica Correspondient e a) La copia color rosada b) Una fotocopia de la boleta de depósito c) Una fotocopia de factura FOB (si corresponde) d) Más el expediente, con toda la documentación respaldatoria de la verificación del cumplimiento de requisitos. Remite mensualmente a Administración de la Distrital: a) Las Copias color celeste y amarillo b) Boleta de depósito original + una fotocopia c) 2 fotocopias de las facturas FOB (si corresponde). Archiva, mantiene en resguardo y ordenado: Archivo Administración la Distrital en de del Área administrativa de la JD a) Copia color celeste b) La boleta de depósito. c) Una fotocopia de la factura FOB (si corresponde). Remite a Administración de la Nacional (Área de Recaudaciones) cada 25 del

7 Vigente desde: Pág. Página 7 de 8 siguiente mes o el primer día hábil, en los casos en que el día 25 cayera en fin de semana o feriado : a) Copia color Amarilla b) Una fotocopia de la Boleta de depósito c) Una fotocopia de la factura FOB (si corresponde). Junto con los Informes de Ingresos Propios de la Distrital Archivo Administración la Nacional en de del Área Nacional de recaudaciones Archiva, ordenado: mantiene en resguardo y a) Copia color amarillo b) Una fotocopia de la boleta de depósito. c) Una fotocopia de la factura FOB (si corresponde). 6.2 Certificados Anulados Nº Actividad Descripción Sellar certificados Anulados de Emisión del Exportación Sella a la mitad del certificado, con la palabra ANULADO el original y las copias Disposición del exportación y las copias Anuladas de Emisión del Exportación Archiva, mantiene en resguardo y de acuerdo a correlativo: - La copia rosada (ANULADA) Deriva Administración de la Distrital la original y las otras copias (ANULADAS) Disposición del exportación y copias anuladas, en Administración de la Distrital Administración de la Distrital Archiva, mantiene en resguardo: - La copia celeste (ANULADA) Deriva la original (ANULADA) mas la copia amarilla (ANULADA) a la Nacional.

8 Vigente desde: Pág. Página 8 de Disposición del exportación y las copias Anuladas, en Administración de la Nacional Administración de la Nacional Archiva, mantiene en resguardo: - Original (ANULADA) - Copia amarilla (ANULADA) 7. REGISTROS GENERADOS No se generan registros propios del procedimiento.

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