Índice. Confidencialidad...3 Mapa...4 Proceso de la aplicación...4 Acceso al portal de proveedores...5 Cambio de Contraseña...6 Facturación...

Transcripción

1 1

2 Índice Confidencialidad...3 Mapa...4 Proceso de la aplicación...4 Acceso al portal de proveedores...5 Cambio de Contraseña...6 Facturación...7 Validación de la factura... 8 Búsqueda de IR u OC y selección de información... 9 Almacenar factura... 9 Factura registrada Folio de captura abierto Cerrar folio de captura Cambio / Cancelación de un folio de captura Borrar factura Reimprimir folio de captura Cancelar el folio de captura Consultas Información de proveedor Facturas Reportes Informes de recepción Folio de captura Devoluciones

3 Confidencialidad Confidencialidad de la información Toda la información contenida en los sistemas del Grupo Herdez es propiedad de la empresa: Texto Cantidades Documentos Electrónicos Gráficas Video Sonido Logotipos Imágenes La consulta, la impresión y el copiado de cualquier información de la empresa es responsabilidad de cada usuario. Las marcas, avisos comerciales, publicidad, propaganda, frases corporativasinstitucionales, "jingles" y/ó leyendas y/ó lemas definitorios de las campañas de imagen institucional, de relaciones públicas, de publicidad ó de diseño de marca, así como cualquier diseño y/ó cualquiera otro material de Propiedad Industrial, o de derecho autorial, descritos o mencionados en cualquiera de los sistemas, son propiedad exclusiva de Grupo Herdez, por lo que se encuentran protegidos por las legislaciones internacional y mexicana vigentes que correspondan. Todo acto o intento de violación y/o acceso a cualquier sistema de información de Grupo Herdez, sus empresas, marcas y filiales, ya sea para la extracción de información, códigos de construcción, códigos de seguridad o para la introducción de códigos o estructuras ajenas a los sistemas de Grupo Herdez, para su alteración o daño, será sancionado conforme a las leyes vigentes Penales, Mercantiles, Civiles, de Propiedad Industria y/o cualquier otra aplicable de los Estados Unidos Mexicanos. 3

4 Mapa Proceso de la aplicación 4

5 Acceso al portal de proveedores En una pantalla de Internet Explorer ingrese la siguiente dirección en la barra correspondiente: Una vez en esta pantalla se deberá seleccionar el link de proveedores, tal y como se muestra a continuación 5

6 En esta pantalla hay que ingresar el usuario y contraseña del portal de proveedores Cambio de Contraseña El portal solicitará cambio de contraseña. 6

7 Una vez realizado el cambio, el sistema confirmará que se ha actualizado la información y podrá continuar con el proceso de registros. Todas las contraseñas vencen en 20 días por lo que es importante ingresar constantemente. Facturación Se selecciona el menú Facturación y la opción (Nuevo) Ingreso de facturas. 7

8 Se muestra la siguiente pantalla para el ingreso de facturas y para poder operarla siga los siguientes pasos que se indican a continuación Validación de la factura 1.- Como primer paso para ingresar una factura se debe validar y esta validación consiste en los siguientes puntos. I.- No debe de estar programada para pago o pagada en nuestra base de datos. II.- Debe pasar por las validaciones fiscales que realiza en SAT 3.- Se recupera la información del XML y se muestra mensaje donde indica que el documento es válido 1.- Se seleccionan los archivos (XML y PDF) 2.- Presionar el botón de Validar 8

9 Búsqueda de IR u OC y selección de información Se busca el IR o la OC y se seleccionan los registros necesarios. 1.- Ingresar IR u OC 2.- Pulsar Botón para buscar los documentos 3.- Se selecciona(n) los documentos que serán relacionados a la factura ingresada. Almacenar factura La diferencia entre el comprobante fiscal y los registros seleccionados no deberá ser mayor a pesos, sí esto se cumple el botón de Buscar se convertirá en un botón de GUARDAR. Sí existe diferencia el botón Buscar seguirá activo, dando la opción a buscar otro documento que empate con la cantidad de la factura ingresada. Diferencia entre montos FACTURA vs IR u OC Botón que se convierte en GUARDAR para registrar la factura. 9

10 Factura registrada Al registrarse una factura el sistema enviará un mensaje de en qué FOLIO DE CAPTURA quedo registrado, mismo que se puede visualizar en el siguiente LINK, este link muestra los folio de captura que se tienen, solo existen los folios los cerrados y solo un folio abierto (estatus O = Abierto) por compañía sucursal y moneda Al presionar el LINK se despliega la siguiente pantalla que como se mencionó muestra los folios en estatus O y los cerrados La ventaja es que el proveedor ya no necesita capturar todas las facturas en un solo día, puede ir capturando y mientras no se cierre el sistema irá acumulando facturas en dicho folio El sistema calculará si se crea un nuevo folio de captura o se ingresa a un folio que ya este activo para esa compañía, sucursal y moneda. Ejemplo: I.- Factura 1 se captura en martes y el sistema genera un folio de captura numero 210 II.- Factura 2 se captura al siguiente día miércoles y el sistema calculará si se acumula en el folio de captura 210 o sí es necesario generar un folio de captura nuevo. Los folios de captura deberán estar en estatus O para poder seguir acumulando facturas, tal y como se muestra en la imagen Este folio no podrá recibir más facturas porque ya se encuentra cerrado Este folio podrá seguir acumulando facturas porque sigue abierto. 10

11 Folio de captura abierto Presionando el botón podemos visualizar que facturas tiene el folio de captura. El sistema NO permite imprimir el folio de captura con el CODIGO DE BARRAS si tiene estatus O habrá que cerrar el folio para poder ingresarlo a revisión al área de CXP de Grupo Herdez Folio Abierto Cerrar folio de captura Para que se pueda imprimir el folio de captura con el código de barras el proveedor deberá cerrar su folio de captura con el botón y se mostrará la siguiente confirmación. Sí el usuario confirma el folio se podrá imprimir con código de barras para que el personal de Herdez pueda escanear. 11

12 Debe de bajar su archivo PDF e imprimirlo Cambio / Cancelación de un folio de captura Ingrese al menú Facturación y seleccione la opción Cambio / Cancelación Folio de Captura 12

13 De clic en el botón Consultar, en la pantalla aparecerán los Folios de captura registrados. Para ver el detalle de un Folio de Captura, de clic en el icono, se desplegará la siguiente información: factura, almacén, importe y moneda. Nota: si se requiere también se puede buscar por un rango de fechas o folio. Borrar factura Si desea borrar una factura de algún folio de captura ya ingresado, de clic en el icono y seleccione la que desee borrar dando clic sobre el icono Borrar Factura del Folio de Captura. 13

14 Al volver a consultar el detalle del Folio de Captura, la factura seleccionada ya no aparecerá. Reimprimir folio de captura Si desea reimprimir algún Folio de Captura, de clic en el botón Reimprimir Folio de Captura. Cancelar el folio de captura Sí desea cancelar algún Folio de Captura de clic en el botón 14

15 Aparecerá una ventana de confirmación para dicha cancelación. Al confirmar se borrará de la pantalla de Cambio / Cancelación Folio de Captura el Folio de Captura anteriormente seleccionado. 15

16 Consultas Información de proveedor Muestra los datos generales del proveedor, así como las órdenes de compra, y contratos que este tiene; además de que también se pueden consultar las facturas del proveedor. Información del proveedor Ingrese al menú de Consultas y seleccione la opción Información del Proveedor. 16

17 Facturas Ingrese al menú Consultas y seleccione la opción Facturas para ver las facturas ingresadas del proveedor. Se mostrará la siguiente pantalla, para consultar una factura seleccione la Fecha Inicio programada de pago la Fecha Final programada de pago de la factura seguido de clic en el botón Consultar. 17

18 También puede generar la consulta ingresando el número de Contra Recibo u Orden de Compra, o si así lo desea consultarlo dando clic en el icono del campo Contra Recibo u Orden de Compra, según sea el caso. Se abrirá la pantalla con la lista de Contra Recibos u Órdenes de Compra que se tengan en el rango de fechas seleccionadas. Puede buscar el número de Contra Recibo u Orden de Compra dando clic en los números de página o escribir el número en el campo de búsqueda después de clic en el botón Buscar. Seleccione el Contra Recibo u Orden de Compra dando clic en el icono seguido de clic en el botón Aceptar. 18

19 Después de dar clic en el botón de Consultar aparecerá en la pantalla la(s) factura(s) deseada(s), si desea visualizar la información de esta en Excel de clic en el icono Exportar a Excel. Aparecerá la pantalla de descarga de archivos, de clic en el botón Abrir o Guardar según sea el caso para visualizar el documento. Se abrirá una hoja de Excel con los datos de la factura seleccionada. 19

20 Reportes Informes de recepción Nos permite visualizar los informes de recepción, así como los contra recibos generados. Ubique el menú Reportes y seleccione la opción Informe de Recepción En la pantalla que aparecerá seleccione la Fecha Inicial y la Fecha Final de los IR que desee se muestren en la pantalla. Y si desea especificar el almacén donde se encuentra el recurso, de clic en el icono del campo Almacén y selecciónelo. De clic en el botón Buscar, a continuación, aparecerán los IR solicitados. 20

21 También puede ingresar el número de Contra Recibo u Orden de Compra para acceder a la información especificada, o si así lo desea consultarlo dando clic en el icono del campo de Orden de Compra, según sea el caso. Se abrirá la pantalla con la lista de Órdenes de Compra que se tengan en el rango de fechas seleccionadas. Puede buscar el número de Orden de Compra dando clic en los números de página o escribir el número en el campo de búsqueda seguido de clic en el botón Buscar. 21

22 Sí desea obtener el IR impreso de clic en el icono. En seguida aparecerá el Informe de Recepción para que se pueda imprimir o se pueda bajar en formato PDF, cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar. Folio de captura Ingrese al menú de Reportes y seleccione la opción Folio de Captura. Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el campo de Número de Factura, Orden de Compra o Folio de Captura seguido de clic en el botón Consultar, o si lo desea solo presione el botón Consultar para visualizar todos los folios de captura pendientes. 22

23 En la pantalla aparecerá la siguiente información: Folio de Captura, Fecha, Importe, Moneda, Impreso. Sí desea ver el detalle de algún Folio de Captura de clic en el icono de la columna Detalle Al seleccionar un Folio de Captura se mostrará el detalle de dicho Folio. Si desea reimprimir algún Folio de Captura, de clic en el botón Imp Folio de Captura. 23

24 Debe de bajar su archivo PDF e imprimirlo 24

25 Devoluciones Ingrese el menú Reportes y seleccione la opción Reporte Devoluciones. Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el campo de Fecha Inicial y el Campo de Fecha Final y el número de proveedor, seguido de clic en el botón de Ver en pantalla o Exportar Reporte. 25