PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Transcripción

1 Código: ES- DE-PR05 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Realizar el seguimiento y la evaluación del Plan de Desarrollo Institucional, ejecutado durante una vigencia especifica, con el fin de reorientar las acciones o fortalecer las que hayan tenido impacto positivo en la Comunidad Universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud de la Oficina a las dependencias responsables de los Planes Anuales de Acción, del reporte del cumplimiento de metas de producto y finaliza con la elaboración y socialización de los informes de gestión consolidados semestrales y anuales 3. DEFINICIONES PLAN DE DESARROLLO.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo Institucional se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años. PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral. PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico, orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento, autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo.

2 Código: ES- DE-PR05 Página: 2 de 7 METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir, durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico. META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico. EJECUCIÓN. La ejecución es la puesta en marcha del plan de desarrollo, con la cual se busca dar cumplimiento a las metas de resultados y productos establecidas SEGUIMIENTO. Consiste en proveer información, sobre el progreso de una política, programa o entidad, para comparar los avances logrados frente a las metas propuestas. Con un enfoque en el desempeño, proporciona elementos para la acción correctiva y establece responsabilidad entre los ejecutores y sus resultados, pero no examina la causalidad entre las intervenciones y sus efectos. EVALUACIÓN. La evaluación consiste en una valoración exhaustiva de la causalidad entre una intervención del Estado y sus efectos positivos, negativos, esperados o no para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto y sostenibilidad. El objetivo fundamental es incorporar las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar, reorientar, crear o eliminar una política, un programa o un arreglo institucional INDICADORES: Expresiones cuantitativas-numéricas que señalan el comportamiento de una variable en un momento determinado periodo de tiempo. INFORME DE GESTIÓN: Documento que compila los indicadores, resultados y ejecución de programas y proyectos ejecutados por la Administración, en un determinado periodo de tiempo.

3 Código: ES- DE-PR05 Página: 3 de 7 RENDICIÓN DE CUENTA. Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. 4. CONDICIONES GENERALES Los procesos de seguimiento y evaluación además de facilitar y mejorar tanto la gestión pública como la coordinación interinstitucional dentro y fuera de la entidad, contribuyen a fortalecer la gobernabilidad interna al permitir que el rector o rectora de turno explicar los aciertos y desaciertos de su administración. Adicionalmente, el seguimiento y la evaluación del plan de desarrollo Institucional permiten al el rector o rectora autoevaluarse y adoptar medidas para cumplir con sus compromisos oportunamente e informar a los órganos de control y a la comunidad académica sobre su cumplimiento. Para poder llevar a cabo el seguimiento y evaluación se requiere, como condición básica, que el plan de desarrollo institucional esté bien formulado en términos de coherencia, pertinencia, consistencia y claridad de sus objetivos, estrategias, programas, metas e indicadores de resultado y producto, de tal manera, que se puedan constatar los avances alcanzados respecto a la situación inicial y la situación futura de la universidad. El plan indicativo, el plan de acción, el plan operativo anual de inversiones y el presupuesto son instrumentos importantes para producir indicadores y generar información de monitoreo y seguimiento de la gestión. 5. CONTENIDO/DESARROLLO: Nº Actividad Responsable Documento de Referencia 1 Solicita a cada dependencia informe semestral de la gestión adelantada, con base en las Metas e Indicadores de Producto incluida en los Planes Anuales de Acción. Oficio de requerimiento de evaluación de planes de acción

4 Código: ES- DE-PR05 Página: 4 de 7 2. Las dependencias o unidades de gestión relacionan de manera cuantitativa, las metas de producto alcanzadas en el periodo solicitado. Para este procedimiento las dependencias académico administrativas deben relacionar la información de acuerdo a los Ejes Estratégicos en que esta estructurado el Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad del Pacifico. Rectoría Procesos Misionales Jefe de dependencias. Programa Formato Seguimiento Al Plan Anual de Acción ES- DE-FR04 Instructivo para formato seguimiento plan de acción ES DE-IT04 3. Las dependencias, remiten la información cuantitativa de las metas e indicadores de producto realizadas en el periodo solicitado, a la Oficina de Planeación Rectoría Procesos Misionales Jefe de dependencias. Programa Oficio de requerimiento de evaluación de planes de acción

5 Código: ES- DE-PR05 Página: 5 de Se recopila la información de las Dependencias y se validan con el Plan de Desarrollo Institucional. La validación consiste en verificar que las metas reportadas son las existentes en el Plan Anual de Acción establecido para la vigencia fiscal Consolida las evaluaciones recibidas y presenta Informe de Gestión Semestral y/o Anual. Se obtienen indicadores de eficacia por cada una de las metas definidas en el Plan Anual de Acción y se evalúan los resultados Formato Evaluación Plan de Acción (ES- DE-FR05) Instructivo para formato Evaluación Plan de Acción (ES DE-IT05) Formato Matriz de Eficacia (ES- DE-FR06) Instructivo para formato Matriz de Eficacia (ES DE-IT06) Informe de Gestión Semestral y/o anual. Formato Matriz de Eficacia ES- DE-FR06 6. Se distribuye el Informe de Gestion Consolidado a las diferentes dependencias responsables de la información. Oficio remisorio de Informe de gestion 7. Se socializa el informe de gestion ante el Consejo Académico y Comité Rectoral de la Universidad Analiza el informe: Si: aprueban mediante acto administrativo y se pasa a la rendición de cuentas a partes interesadas Consejo Académico y Consejo Superior Acta No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.

6 Código: ES- DE-PR05 Página: 6 de 7 8. Con base en el Informe de Gestion aprobado se realiza lo siguiente: Diligenciamiento de los Indicadores SUE Se imparte instrucciones para iniciar la elaboración del Boletín Estadístico Formatos 4, 4A y 6, Protocolos y Formatos SUE Se diligencian los Formatos 4, 4A y 6 de la Contraloría General de la Nación. 9. Se remite el informe final de gestion para ser entregado a la diferentes partes interesadas, como insumo para rendición publica de cuenta Oficio remisorio de Informe Final de Gestion 10. FIN 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 7. ANEXOS Documento Plan Indicativo Documento Plan Anual de Acción Formato de Seguimiento Plan Anual de Acción (ES- DE-FR04) Instructivo para formato seguimiento plan de acción (ES DE-IT04 Formato Evaluación Plan de Acción (ES- DE-FR05) Instructivo para formato Evaluación Plan de Acción (ES DE-IT05) Matriz de Eficacia (ES- DE-FR06) Instructivo para formato Matriz de Eficacia (ES DE-IT06) Formato 4, 4A y 6 de la Contraloría General de la Republica Formatos y Protocolos de Indicadores SUE

7 Código: ES- DE-PR05 Página: 7 de 7 Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre George Garcés Rivas Floresmiro Murillo Hinojosa Cargo Jefe Representante de la dirección Maria Carmela Quiñones Gongora Recotra Fecha de aprobación 03 /09/2009