MACROPROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DEL ALOJAMIENTO ESTUDIANTIL EN SITUACIONES DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Entregar por un período académico a estudiantes que se encuentran en situación de fuerza mayor o caso fortuito un cupo de alojamiento estudiantil, a través de un proceso de adjudicación excepcional, que contribuya al mejoramiento de las condiciones socioeconómicas y facilite la permanencia en la Universidad. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del estudiante y finaliza con la elaboración del informe de gestión. Aplica para todas las sedes de la Universidad Nacional que han implementado el programa, así como para el nivel de Facultad en la Sede Medellín. DEFINICIONES: 1. Apoyo para el Alojamiento Estudiantil: Consiste en un apoyo que se otorga a los estudiantes, para cubrir total o parcialmente los costos de alojamiento. 2. Convocatoria: Proceso mediante el cual se da a conocer a la comunidad estudiantil la oferta del apoyo de alojamiento estudiantil. 3. Instrumento para la valoración socioeconómica: Instrumento del subsistema de información e indicadores de Bienestar Universitario, que permite valorar cuantitativamente la información socioeconómica suministrada por el estudiante en el formulario de solicitud para acceder a un apoyo socioeconómico. Este instrumento se mide en una escala de uno (1) a cien (100), donde a menor puntaje mayor vulnerabilidad socioeconómica. 4. Entrevista: Mecanismo mediante el cual la Dirección de Bienestar verifica, corrobora, complementa y actualiza la información suministrada por el estudiante. 5. Visita domiciliaria: Mecanismo mediante el cual un profesional se desplaza a la residencia del estudiante con el fin de verificar, corroborar, complementar y actualizar la información suministrada por el estudiante. 6. Adjudicación: Proceso mediante el cual se legaliza y asigna el apoyo para el alojamiento estudiantil a nuevos beneficiarios. 7. Adjudicación Especial: Proceso mediante el cual se legaliza y asigna el apoyo para el alojamiento estudiantil, en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito en la que se encuentra un estudiante, que incide en sus condiciones socioeconómicas y pone en riesgo su permanencia en la Universidad. 8. Comité Asesor para los apoyos socioeconómicos estudiantiles: Comité creado por el Director de Bienestar de la Sede o quien haga sus veces, para resolver situaciones especiales, relacionadas con los apoyos socioeconómicos, conforme a lo estipulado en el Artículo 27 de la Resolución 001 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario. 9. Modalidad de Alojamiento Directa: Las actividades de prestación, administración, supervisión y control directo del servicio están a cargo de la Dirección de Bienestar Universitario de la Sede o quien haga sus veces. 10. Modalidad de Alojamiento Indirecta: La prestación del servicio es realizada por un tercero y la supervisión y control es ejecutada por la Dirección de Bienestar Universitario de la Sede o quien haga sus veces. 11. Situación de fuerza mayor o caso fortuito: Evento imprevisible e irresistible en el que se encuentra un estudiante, que incide en sus condiciones socioeconómicas y pone en riesgo su permanencia en la Universidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

2 Página 2 de 8 1. Acuerdo Nº 007 de 2010 del Consejo Superior Universitario Por el cual se determina y organiza el Sistema de Bienestar Universitario en la Universidad Nacional de Colombia. 2. Resolución No. 001 de 2011 Consejo de Bienestar Universitario. Por la cual se reglamentan los programas de Gestión Económica, Gestión para el Alojamiento, Gestión Alimentaria y Gestión para el Transporte, que hacen parte del Socioeconómico, del Sistema de Bienestar Universitario, para la comunidad estudiantil de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Resolución No. 002 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario. Por la cual se reglamenta el Subsistema estratégico de información e indicadores de Bienestar Universitario de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Se realizará adjudicación en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, siempre y cuando existan cupos y disponibilidad presupuestal. 2. El formulario y documentos proporcionados por el solicitante deben contener información verídica, completa y sin enmendaduras. 3. Los estudiantes beneficiarios que obtienen el apoyo para el alojamiento estudiantil, mediante adjudicación especial y que deseen continuar con el beneficio, deben presentarse a la siguiente convocatoria, cumpliendo con la totalidad de los requisitos establecidos para la adjudicación. 4. Los estudiantes que obtienen el apoyo de alojamiento estudiantil, mediante adjudicación especial, deberán cumplir con lo estipulado en la reglamentación para el apoyo de alojamiento estudiantil. 5. Los estudiantes sin excepción podrán recibir máximo dos (2) apoyos socioeconómicos. En este caso deberán cumplir con las actividades de corresponsabilidad institucional del apoyo con mayor número de horas, según lo establecido en el Artículo 8 de la Resolución No. 001 de 2011 del Consejo de Bienestar. 6. Para que una situación de fuerza mayor o caso fortuito sea tenida en cuenta dentro de un periodo académico, ésta debe haberse presentado con posterioridad a la convocatoria y en todo caso antes de finalizar el período académico. 7. Este procedimiento se aplicará en las Sedes en las que La Dirección de Bienestar Universitario o quien haga sus veces, haya decidido implementar el apoyo para el alojamiento estudiantil, con base en las características de su comunidad universitaria y sus posibilidades presupuestales, según lo establecido en el parágrafo I del artículo 11 del Acuerdo 007 de 2010 del Consejo Superior Universitario. 1 Recibir Solicitud Recibir, por parte del estudiante, la Solicitud del

3 Página 3 de 8 solicitud y soportes requeridos para el estudio de la adjudicación especial. 2 Recibir Formato Recibir el formato de solicitud debidamente diligenciado por el estudiante, a través del mecanismo que defina cada una de las Sedes y asignar un número de radicado al formulario entregado por cada estudiante, siempre y cuando se encuentre matriculado. 3 Verificar requisitos Validar, previo a la evaluación de la solicitud el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 001 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario, especialmente lo definido en los artículos 2, 5 y 6. El estudiante cumple con los requisitos definidos en la norma? SÍ: estudiante. Listado de solicitudes. Lista de chequeo.

4 Página 4 de 8 Pasa a la siguiente actividad. 4 Remitir para estudio 5 Recibir Informe NO: Se rechaza la solicitud, se informa al estudiante. Fin del procedimiento. Enviar al Área definida por la Sede, las solicitudes con los respectivos soportes para la programación de la entrevista y/o visita domiciliaria, con el fin de evaluar su condición especial. Recibir el reporte con el concepto y los hallazgos de la entrevista y/o visita domiciliaria. 6 Evaluar Evaluar las solicitudes de con base en solicitudes el informe de la entrevista y/o visita domiciliaria adelantada por el Área definida por la Sede y la aplicación del instrumento para las valoraciones socioeconómica, con el fin de preadjudicar al estudiante. 7 Generar Listados Generar los listados de los beneficiarios pre-adjudicados de socioeconómico. Jefe o coordinador del área de Gestión y Listado de casos para estudio. Listado de casos evaluados. Listado de solicitudes calificadas. Listados de estudiantes pre-adjudicados.

5 Página 5 de 8 8 Informar Preadjudicados 10 Entregar documentos para legalización acuerdo con la puntuación resultante de la valoración socioeconómica y del concepto emitido en el informe de la entrevista y/o visita domiciliaria, de acuerdo con los cupos disponibles. Reportar a través de los medios que defina la Sede a los estudiantes que fueron pre-adjudicados con el beneficio. Entregar a cada estudiante el acta individual de compromiso ético, donde se compromete a cumplir con las actividades de corresponsabilidad institucional, el número de horas establecido en la reglamentación y cuando aplique, el pago del monto para el alojamiento no subsidiado por la Sede. Explicar adicionalmente, las condiciones requeridas para la legalización del apoyo, mencionadas en el artículo 3, así como las de permanencia, señaladas en el Listado publicado de los estudiantes preadjudicados. Acta individual de compromiso ético diligenciada y firmada. Listado de estudiantes que no legalizaron la adjudicación.

6 Página 6 de 8 parágrafo 1 del artículo 6 de la Resolución 001 de 2011 del Consejo de Bienestar Universitario. Adicionalmente, informar sobre la posibilidad de solicitar el estudio de 11 Recibir documentos para legalización novedades, cuando lo requiera. Recibir en los plazos establecidos, la documentación debidamente diligenciada y completa para legalizar la adjudicación del apoyo. Todos los estudiantes preadjudicados legalizaron el apoyo? SI: Pasa a la siguiente actividad. Acta individual de compromiso ético diligenciada y firmada. Listado de estudiantes que no legalizaron la adjudicación. No: Se informa al estudiante que el apoyo no fue asignado por la no entrega de la documentación. Fin del procedimiento. 12 Adjudicar el Legalizar las solicitudes adjudicadas Bienestar Director de Acto administrativo

7 Página 7 de 8 Apoyo Alojamiento Estudiantil 13 Divulgar Adjudicados 14 Archivar Documentación de 15 Informe de gestión. mediante acto administrativo definido por cada sede. Publicar los resultados de la convocatoria con los estudiantes que fueron adjudicados, a través de los medios que defina la Sede. Remitir a las Direcciones de Bienestar de las Facultades, por facultad, la relación de estudiantes a los cuales se les otorgó el apoyo para el alojamiento, según monto del apoyo, nombre del estudiante, documento de identidad y el número de horas en las que debe realizar actividades de corresponsabilidad institucional. Generar y archivar la información de los estudiantes a los cuales se les adjudicó el beneficio. Realizar al finalizar el período académico un informe de gestión que Universitario de la Sede. Bienestar de Sede.. Jefe o coordinador del área de Gestión Acto administrativo Publicado. Listados de estudiantes adjudicados Carpeta con documentos o listado de estudiantes que aceptaron la corresponsabilidad institucional. Informe de gestión.

8 Página 8 de 8 dé cuenta de las adjudicaciones del apoyo para el alojamiento estudiantil en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Este informe debe complementar el informe realizado en la actividad No. 18 del procedimiento Convocatoria y Adjudicación del apoyo para el alojamiento estudiantil. y ELABORÓ Dirección Nacional de Bienestar. CARGO Asesores Dirección Nacional de Bienestar. REVISÓ CARGO Direcciones y Coordinaciones de Bienestar Universitario de las Sedes. Directores y Coordinadores de Bienestar Universitario de las Sedes. APROBÓ CARGO Juan Camilo Restrepo Gutiérrez Director Nacional de Bienestar. FECHA Julio 28 de FECHA Agosto 1 de FECHA Agosto 11 de 2011.