PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: MEJO-PR-001

Transcripción

1 CÓDIGO: MEJO-PR-001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 13 21/01/12 Inclusión de metodología para controlar los documentos externos. Modificación del control de documentos. Solo se considerarán controlados los publicados en la Intranet Corporativa /02/2013 Revisión y actualización en la metodología del procedimiento 15 28/03/2016 Actualización de cargos y nombre del procedimiento. Elaboró Revisó Aprobó Coordinador de Calidad Director Administrativo Gerente Gestión Integral

2 Página: 2 de 6 1. Objetivo Establecer las medidas necesarias en el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y conservación de la información, bajo condiciones controladas, previniendo el uso de documentos no controlados. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo de la entidad que hacen parte del Sistema de Gestión Integral, y sus lineamientos serán aplicados en todos los procesos de Construvicol. 3. Definiciones Documento: Información y su medio de soporte. En cuanto a su medio de soporte se refiere a cualquier forma de presentación, video, foto, documento electrónico o impreso, etc. Registro: Documento que evidencia los resultados obtenidos de la ejecución de un proceso, actividad o tarea. Manual de Gestión Integral: Documento en el cual se establecen directrices generales del Sistema de Gestión Integral, los procesos o métodos y la interacción entre los mismos. Manual: Documento que permite transmitir en forma ordenada y sistemática diversos tipos de información referentes a la organización. Planes de calidad: Documento que especifica cuáles procedimientos y recursos, quién los aplica y cómo deben aplicarse para cumplir los requisitos de un proyecto o contrato específico. Proceso: Conjunto de actividades que se interrelacionan para convertir entradas en salidas. Subproceso: Conjunto de actividades de una etapa claramente definida dentro de un proceso que cuenta con elementos de salida o resultados esperados. Procedimiento: Documento que describe ordenada y sistemáticamente las actividades de un proceso o subproceso.

3 Página: 3 de 6 Instructivo: Documento que describe en forma detallada y ordenada las tareas de una actividad específica. Documentos Internos: Son todos aquellos documentos que proporcionan detalles, normas e información necesarios para ejecutar las actividades o tareas del proceso, y que son emitidos con la empresa. (Ejemplo: Fichas técnicas, guías, reglamentos, manuales, etc.). Formato: Documento para registrar información, una vez diligenciado se convierte en un registro. Actividad: Conjunto de tareas o acciones que conducen a la ejecución de un proceso. Tarea: Se refiere al detalle o paso a paso de una actividad. Documentos Externos: Son todos aquellos documentos que proporcionan detalles, normas e información necesarios para ejecutar las actividades o tareas del proceso, y que son emitidos por entes externos a la empresa. (Ejemplo: Estatutos, leyes, normatividad del cliente, etc.) Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las actividades del(os) procedimiento(s) que debe seguirse para la ejecución de un proceso. 4. Descripción / Desarrollo N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 1 Identificar cambio en el sistema Detectar la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento. Retirar o incorporar un documento externo. Informar al jefe inmediato y al área de calidad. electrónico 2 Revisar viabilidad del requerimiento Comunica el requerimiento al encargado del área de calidad. Se analiza y se define si el requerimiento es adecuado para el sistema documental. Si es una eliminación de documento, el responsable del proceso debe formalizar el requerimiento a través de un correo electrónico. proceso Gestor HSEQ electrónico 3 Crear /Modificar /Incluir el requerimiento Se recopila la información necesaria para elaborar el borrador del documento teniendo en cuenta la estructura que se requiera. Identificar, codificar el documento teniendo en cuenta la guía de elaboración de documentos MEJO-DOCI-001. Proceso o su delegado / Gestor HSEQ MEJO-DOCI-001 Guía elaboración de documentos

4 Página: 4 de 6 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 4 Revisar el documento Remitir el documento al responsable para su revisión con los ajustes que se consideren necesarios. Revisar y retroalimentar observaciones al área de calidad. Proceso o su delegado Electrónico Documento en revisión 5 Aprobar el documento El área de calidad enviará los documentos ya terminados para el visto bueno del líder del área, quien deberá solicitar la aprobación a vicepresidencia administrativa. Enviar la autorización al área de calidad. Proceso electrónico y/o Doc. Avalado 6 Implementar el cambio Se envía el documento a los responsables e involucrados. Se realiza solicitud de servicio al área de sistemas para que se publique en la Intranet la versión vigente. Identificar como obsoleta la versión anterior de los documentos modificados o eliminados. Registrar el documento en el listado maestro de documentos y registros. Si es un documento externo se registrara en el listado de documentos externo. Los documentos presentados en un medio diferente a la intranet, serán considerados como copia no controlada. Socializar el cambio con todos los involucrados, por el delegado del responsable del proceso. Líder Sistemas / electrónico Solicitud de servicio GTEC-FO-004 Listado Maestro de documentos y registros MEJO-FO-008 Listado documentos ext. MEJO-FO Realizar el seguimiento a la implementación del sistema documental Controlar documentos y registros Hacer revisiones periódicas al sistema para verificar que los documentos en uso sean los vigentes. Las revisiones actualizadas y obsoletas de los documentos originales se archivaran en medio magnético. El responsable de cada actividad debe asegurar el almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros según lo dispuesto en el control de documentos y registros MEJO_FO_008. /Gestor HSEQ N/A MEJO-FO-008 Listado Maestro Documentos y Registros

5 Página: 5 de 6 5. Consideraciones Las necesidades de actualizar el sistema documental de Construvicol pueden generarse entre otras, por auditorías internas o externas, oportunidades de mejora, revisiones por la gerencia o revisión de los procesos. Los documentos se actualizarán cada vez que se requiera incluir, eliminar o modificar la información de acuerdo a las actividades que se estén ejecutando. Las copias controladas estarán bajo la supervisión y poder del área de Calidad para los casos que se requiera actualizaciones, modificaciones o eliminación de dichos documentos. En el caso que se generen documentos o publicaciones donde registren firmas y se requieran en formato digital, se anexará a la publicación el mensaje original firmado por el representante legal o por el cargo que aplique. 6. Documentos de Referencia Norma Técnica Colombiana ISO 9000 Norma Técnica Colombiana ISO 9001 MEJO-DOCI Guía elaboración de documentos GTEC-FO Solicitud de servicio MEJO-FO Listado Maestro de documentos y registros MEJO-FO Listado documentos externos 7. Diagrama de flujo del proceso control de documentos

6 Página: 6 de 6 INICIO 1. Identificar cambio en el sistema 2. Revisar viabilidad del requerimiento NO Es viable? FIN SI 3. Crear, Modificar, o Incluir el requerimiento 4. Revisar el documento 5. Aprobar el documento 6. Implementar el cambio 7. Realizar el seguimiento a la implementación del sistema documental 8. Controlar documentos y Registros FIN