SOLMICRO-EXPERTIS GESTIÓN INTEGRAL DEL PATRIMONIO

Transcripción

1 SOLMICRO-EXPERTIS GESTIÓN INTEGRAL DEL PATRIMONIO

2 Introducción: Expertis dispone de un conjunto de módulos y aplicaciones orientadas a organizaciones en las que la gestión del Patrimonio es prioritario: Entidades Financieras, Inmobiliarias, Capital Riesgo, etc. Solmicro-eXpertis permite gestionar tanto el alquiler, compra o venta de los inmuebles, como la administración y actualización de los contratos, y la facturación y gastos derivada de estos procesos. Mantendrá una ficha por cada inmueble, donde podrá recoger el equipamiento del mismo. Gestionará su inventario, las ubicaciones (centros de gestión, almacenes y/o ubicaciones) y los movimientos entre éstas. Podrá hacer uso de la Herramienta gráfica para el control del inventario, la cual le permitirá visualizar el estado, ubicación y estructura de sus inmuebles todo ello sobre el plano del Centro de Gestión correspondiente. Permitirá el seguimiento y control tanto económico como técnico de los proyectos, reformas y mantenimiento realizados sobre sus inmuebles. La gestión económica se fundamenta en la actividad contable / financiera de sus inversiones, Solmicro-eXpertis le permitirá asociar a sus inmuebles los planes de amortización y depreciación correspondientes a su inmovilizado

3 DESCRIPCION FUNCIONAL DE LOS MODULOS DE EXPERTIS IMPLICADOS EN EL ALCANCE DE LA GESTION DEL PATRIMONIO EN ENTIDADES FINANCIERAS El presente documento consiste una descripción funcional de algunos módulos del ERP Expertis que pueden ser considerados de interés en la implantación de una solución que abarque la mayor parte de los requerimientos funcionales en la Gestión Integral del Patrimonio. No se incluyen en esta descripción otros módulos que, aunque están relacionados, pueden funcionar de manera autónoma (contabilidad, compras) definiendo e implementando los correspondientes enlaces. Los módulos o áreas funcionales que forman parte de esa solución son: GESTION DEL PATRIMONIO INMOVILIZADO Gestión contable/financiera de las inversiones. Control de activos, elementos, números de serie, ubicaciones. GESTION DE ESPACIOS Gestión de inmuebles o espacios gestionables Obras y proyectos por inmueble (construcción, reforma ) Imputación de partes de trabajo y otros gastos Alquiler y venta de inmuebles. Contratos. Facturación. Herramienta gráfica para el inventario de espacios Mantenimiento Correctivo y preventivo GESTION DOCUMENTAL Asociación de documentos a entidades generales y del patrimonio Relaciones entre documentos, propiedades, búsquedas

4 1. INMOVILIZADO 1.1. Gestión contable/financiera de las inversiones. La aplicación de gestión de inmovilizado está orientada a realizar el control de los activos de la empresa y su valoración patrimonial, así como sus planes de amortización establecidos y que son asignados a cada activo. 1. Tipos de amortización Permite establecer los diferentes métodos de amortización: Amortización lineal, porcentaje constante, dígitos crecientes y dígitos decrecientes, etc. 2. Grupos de amortización En donde se establecen los agrupamientos de los activos según su naturaleza. En este mantenimiento se introducen las distintas cuentas de amortizaciones que se van a utilizar. A la hora de contabilizar las amortizaciones de los elementos (o de generar el enlace contable), éstos se agrupan por el grupo de amortización que tengan asignado. 3. Elementos de amortización En donde se establece el detalle de los valores de cada una de los activos de la empresa: valor de compra, fecha de compra, fecha de inicio del plan de amortización, valor residual, plan de amortización, etc en definitiva, la ficha de cada elemento permite definir y registrar todos los datos del elemento que serán necesarios para generar la propuesta de amotización contable. 4. Activos El sistema permite agrupar los elementos amortizables en torno a activos físicamente identificables. Los activos admiten diversas informaciones Asociación de documentación técnica del activo Despiece técnico del activo Información técnica asociada al activo Ficha técnica y económica del activo Relación de elementos amortizables del activo Número de serie de cada activo. Repuestos del activo Planes de mantenimiento del activo Ubicación física del activo. Estado o situación del activo

5 Además de la agrupación de elementos por activos existe otra forma de agrupación a través del concepto de Inmovilizado. Un inmovilizado puede estar formado por distintos elementos, que son a los que realmente se les van a aplicar las amortizaciones. Este concepto nos permite introducir mejoras a elementos creados anteriormente, manteniendo cada elemento su identidad y sus características (fecha de compra, inicio de amortización, cuota de amortización...), pero permitiendo agruparlos para poder obtener información del inmovilizado en conjunto. Centro de coste Zona Clase Familia Función ACTIVO O BIEN Estado Información sobre costes de amortización Elem. Inmov. 1 - Valor 1 - Fecha 1 Elem. 2 - Valor 2 - Fecha 2 Elem. n - Valor n - Fecha n Información económicacontable Grupo Inmovilizado Tipo amortización Grupo Inmovilizad Tipo amortización 5. Bienes parcialmente amortizados Se realizan los cálculos a partir de una determinada fecha y sobre la base de amortización, teniendo en cuenta el pendiente que se desea amortizar. 6. Variaciones de condición Se pueden introducir tantas variaciones de condición como se deseen, tipo de amortización, porcentaje y periodo de amortización. 7. Enlace automático con contabilidad El sistema contempla la gestión de elementos del inmovilizado y su contabilización por grupos de inmovilizado, partiendo de la libre definición de los elementos amortizables y su agrupación en activos. Con la periodicidad que se desee podrá solicitarse la amortización aplicable y por aceptación incluir cada simulación como definitiva y propiciar el traspaso del correspondiente registro a la contabilidad.

6 8. Desglose analítico Desglose analítico por centro de coste de los elementos (y su reflejo contable en la amortización). Posibilidad de realizar el desglose analítico porcentualmente o en valores absolutos. 9. Enlace automático con compras El sistema podrá sugerir la inclusión como elementos amortizables de las compras realizadas como inversiones. Todo ello se consigue mediante la adecuada tipificación de los conceptos de compra, de tal forma que el sistema sugerirá crear nuevos elementos amortizables a partir de las facturas de compra consideradas como inversión. 10. Estadísticas y Consultas Consulta de valoración del inmovilizado Amortización acumulada entre fechas Valoración del patrimonio Valoración del patrimonio a fecha Variaciones en patrimonio

7 1.2. Control de activos, elementos, números de serie, ubicaciones. Otra de las funciones básicas contempladas en el alcance de los módulos de gestión de activos, se refiere al control de las ubicaciones de los diferentes activos dentro de la organización. Para dar soporte a este control, Expertis utiliza determinados apartados de la Gestión de Stocks (inventarios, transferencias entre almacenes, control de expedición y recepción )

8 Cada uno de los elementos estará en una ubicación concreta. Expertis controla todos los movimientos de estos elementos entre diferentes almacenes ó ubicaciones. Todos los activos inventariados en Expertis podrán tener referenciado un número de serie, además de las siguientes informaciones: Características técnicas de ese bien. Información gráfica y todo tipo de documentos. Ubicación (Centro de gestión / Almacén / Ubicación) Estado (disponible, en mantenimiento, en tránsito, obsoleto ) Preventivos asociados al mantenimiento de ese bien Ordenes de trabajo preventivo o correctivo que se han realizado sobre ese bien y su situación. Expertis dispone de todo tipo de herramientas para realizar inventarios, transferencias, ajustes de almacén, bajas, etc. Con objeto de mantener actualizada de una manera ágil la situación de los activos y el equipamiento de las organizaciones.

9 2. GESTION DE ESPACIOS 2.1. Gestión de inmuebles o espacios gestionables Bajo este epígrafe se encuentran los módulos que controlan todo lo relacionado con la gestión de los inmuebles: - Datos del propio inmueble (datos registrales, dirección, características del inmueble ) - Documentos asociados al inmueble (contratos, imágenes, planos ) - Proyectos u obras asociados a cada inmueble (reformas, mantenimiento, construcción ) - Presupuestos económicos de cada inmueble y de cada obra o proyecto asociado. - Inventario de equipamiento y activos de cada inmueble.

10 2.2. Obras y proyectos por inmueble (construcción, reforma ) Expertis cuenta con una completa Gestión de Proyectos capaz de recoger la información de todos los inmuebles, debidamente relacionada. La herramienta es capaz, además, de realizar un completo seguimiento técnico y económico de la ejecución de los diferentes presupuestos y de sus desviaciones en plazo y coste. Desde esta herramienta pueden realizarse funciones como: Definición de presupuestos por diferentes unidades (horas, trabajos ), agrupando en trabajos, tareas y partidas los diferentes conceptos (materiales, mano de obra, gastos, dietas, etc...) Control técnico y económico del proyecto por diferentes niveles. Imputación directa de diferentes conceptos (partes de trabajo, consumo de materiales, empleo de otros recursos productivos propios o ajenos...) Integración con los circuitos de Compras y Calidad de expertis. Definición del detalle de tareas de cada trabajo/capítulo. Planificación de recursos por diferentes criterios (oficios, operarios) Facturación por diferentes conceptos (alquileres...) Gestión visual de los proyectos en curso.

11 2.3. Imputación de Partes de Trabajo y otros gastos Expertis dispone de diferentes herramientas para la imputación de diferentes partes de trabajo (con registro de horas, gastos, dietas, etc ) para la realización del seguimiento económico de los diferentes proyectos.

12 2.4. Alquiler y venta de inmuebles. Contratos. Facturación. El objetivo en este apartado es el de automatizar al máximo las siguientes tareas: - Registro de la división horizontal de los diferentes inmuebles. - Emisión y actualización de contratos (combinando correspondencia con MS Word) de arrendamiento y compra-venta de inmuebles. - Actualización y revisión de las rentas. - Emisión de las facturas y generación de los recibos e integración contable.

13 2.5. Herramienta Gráfica para el inventario de espacios. La estructura de los diferentes inmuebles, la relación entre los mismos y sus proyectos, y la disposición física del equipamiento, pueden ser gestionados mediante una potente herramienta gráfica que permite navegar por toda la estructura del Patrimonio hasta llegar al máximo detalle (el plano de un centro de gestión).

14 2.6. Mantenimiento Correctivo y Preventivo. Expertis Gestión del Mantenimiento es una herramienta que abarca las siguientes funciones: 1. Módulo de Correctivo, para el control de las intervenciones no programadas. 2. Módulo de Preventivo, para la planificación y lanzamiento de los trabajos programados, así como para el control del cumplimiento de los contratos mantenimiento suscritos con empresas externas. 3. Análisis de defectos y estudios técnicos y económicos. 4. Integración con Stocks, para la gestión de stock y consumos de repuestos. 5. Integración con Compras, para la gestión de compras de artículos utilizados en mantenimiento, así como para los servicios prestados por empresas subcontratadas. 1. Mantenimiento correctivo y gestión de trabajos (OT s) Este módulo es la base de todo sistema de gestión del mantenimiento. Incorpora la base de datos correspondiente a los Activos, el Personal y las Contratas del exterior y el circuito administrativo de gestión de los trabajos de mantenimiento. En la estructura que se ha dado a toda esta información reside la posibilidad de explotar la información técnica y económica de mantenimiento de forma eficaz. Activos Se puede identificar, con el detalle que se desee, el inmovilizado (activos) sujeto a mantenimiento. El usuario dispone de una ayuda de codificación automática de los activos, que facilita el orden e identificación de los mismos. Además, se permite la agrupación de los activos con consideraciones técnicas y económicas como Centros de coste, Funciones, Zonas, Tipos de activos, Familias de activos, Categorías, etc. Asimismo, se incorpora la posibilidad de asociar a los activos, sus componentes (que a su vez también pueden ser activos) e información gráfica diversa como catálogos, planos, fotografías, contratos,... Toda la información, tanto de base de datos, como histórica sobre los activos, está accesible en la propia pantalla de definición de los mismos. Personal y contratas del exterior En este apartado se identifican los recursos (personal propio y contratas del exterior) susceptibles de ser empleadas en los trabajos de mantenimiento. Estos recursos tendrán definido un valor o tarifa de coste para diferentes supuestos.

15 Cada operario aporta un oficio y categoría profesional valorables de forma independiente y de acuerdo a una posible tipificación de las horas de trabajo. Una contrata asimismo tendrá diferentes tarifas de coste en función de la categoría profesional y tipo de hora contratada. Para una buena planificación de los trabajos se cuenta con la posibilidad de definición y gestión de los calendarios individuales del personal de mantenimiento. De esta forma, es posible configurar y variar de forma ordenada los recursos de mantenimiento observando las capacidades disponibles para cada oficio, persona y período. Control de averías, correctivos e inversiones En este apartado se facilita un circuito rápido de tratamiento y gestión de las averías y trabajos de mantenimiento. El detalle de control de las averías sobre las OT s, puede establecerse en el nivel que se desee: importes, horas de mano de obra propia, horas de mano de obra contratada, paradas, materiales, defectos con sus causas y acciones y otros conceptos. Toda la información tanto prevista como histórica de las OT s está fácilmente accesible desde la pantalla de trabajo sobre OT s. Merece especial atención la posibilidad de analizar las cargas de trabajo pendientes por diversas selecciones de dicha carga y de equilibrar el volumen de trabajo en el tiempo de los diferentes oficios. Esto se consigue adelantando o retrasando los trabajos con una visión gráfica e inmediata de las consecuencias Todos los trabajos se tipificarán en diferentes casos de correctivo, preventivo o inversión, para posibilitar su estudio posterior diferenciado.

16 2. Mantenimiento Preventivo y planificación de trabajos Este módulo permite estructurar en calendario, los trabajos preventivos con ayuda del ordenador de una forma equilibrada y responsable. El usuario es capaz de gestionar y gobernar unos volúmenes de trabajo importantes en tiempos iniciales de trabajo. Preventivos y rutas. Los preventivos pueden ser elaborados con diferentes opciones, de forma que la definición de preventivos pueda realizarse por tipo de activo, activo a activo, o por identificación para un preventivo de la lista de los activos afectados. Asimismo, en cuanto al período de ejecución se puede optar por tener en cuenta la variable tiempo, o a través de la medida de contadores asociados a cada relación preventivo - activo. El usuario dispone de una ayuda de codificación automática de los preventivos, de forma que se obligue a un orden y se facilite la identificación de los mismos. La definición técnica de los preventivos como agrupaciones de operaciones estándar (normas) da una flexibilidad y agilidad envidiable al trabajo de mantenimiento de la información sobre preventivo. Toda la información relativa a preventivos puede ser consultada, listada y copiada para otros preventivos. Planificación y lanzamiento de trabajos preventivos La planificación es una función básica para el organizador de los trabajos de mantenimiento. El sistema es capaz de diferenciar trabajos del departamento de producción y del departamento de mantenimiento, trabajos obligatorios y no obligatorios, trabajos del exterior y propios,... y permite un análisis detallado de los trabajos para el período elegido. Este análisis se puede realizar observando y listando de forma interactiva el resultado de la planificación para un activo, un conjunto de activos, un tipo de activo, una contrata del exterior, un oficio,... o combinaciones de todos o algunos de estos anteriores criterios. La información aportada se refiere tanto a horas de trabajo como a materiales o repuestos necesarios (CRP y MRP). El análisis de cargas de trabajo (CRP) merece una especial atención, ya que se consigue una alta interactividad con el usuario para poder equilibrar la carga de los diferentes oficios afectados. Esto se consigue adelantando o retrasando trabajos con una visión total de las consecuencias, en la distribución de las cargas. Sobre una planificación en estudio, se pueden realizar todas las selecciones que se deseen y provocar diversos lanzamientos con la consecuencia de generar automáticamente las OT s y su documentación.

17 3. GESTION DOCUMENTAL Asociación de documentos a entidades generales y del patrimonio Expertis cuenta con una potente herramienta para asociar documentos desde cualquier punto de la aplicación, que consiste en un conjunto de utilidades que permiten vincular todo tipo documentos a cualquier registro de cualquier entidad del ERP. Cada registro puede tener asociados infinidad de documentos, y a su vez un mismo documento puede estar vinculado a dos entidades diferentes (como un contrato que puede estar vinculado al inmueble y al proveedor). Posteriormente, estos documentos pueden ser localizados y consultados a través de la búsqueda de esos registros en el ERP. Permite además definir libremente tipos de documentos y características asociadas a cada tipo de documento, de tal forma que por cada documento, esté o no vinculado a una entidad del ERP, se genera una ficha que permite introducir los valores de esas características. A través de esa ficha, es posible vincular ese documento a más de una entidad e incluso a varios registros de una misma entidad.

18 3.1. Relaciones entre documentos, propiedades, búsquedas La gestión documental cuenta además con herramientas de búsqueda específicas para la localización de documentos (búsqueda por valores de características, por valores en campos de registros ) que permiten una previsualización de los documentos. También la este módulo cuenta con una potente herramienta que permite incorporar ágilmente diferentes documentos al ERP para que en un proceso posterior puedan ser fácilmente vinculados a entidades registros del ERP. Esta herramienta es especialmente útil cuando se trata de incorporar masivamente documentos que, por ejemplo, han de ser previamente escaneados por un usuario (ofertas, facturas ) que posteriormente sean vinculados al ERP por otro usuario diferente.