Unidad de Servicios para la Educación Básica en el Estado de Querétaro. Trámite de altas de activo fijo (oficinas administrativas) (PR.FNRM.

Transcripción

1 Versión 01 Página: 1 de OBJETIVO Vigilar que en las Oficinas Administrativas y Departamentos de Servicios Regionales se tengan actualizados los inventarios de activo fijo a través de un adecuado control contable de los bienes muebles adquiridos por las áreas de la USEBEQ por compra directa. 2. ALCANCE Aplica a las áreas de la USEBEQ que tengan bajo su resguardo inventario. 3. POLÌTICAS DE OPERACIÓN 1. El Coordinador General de la USEBEQ será el responsable ante el Gobierno del Estado de, del inventario de bienes muebles de las áreas administrativas de USEBEQ. 2. Se deberá capitalizar y presentar en los estados financieros los inventarios de bienes y equipo a su valor histórico, clasificándolo por cuentas de acuerdo al Catálogo vigente en la USEBEQ. 3. El tipo de adquisición de los bienes muebles deberá ser a través de la compra directa por parte de la USEBEQ, transferencia o donaciones. 4. En las Oficinas Administrativas de USEBEQ incluyendo los Departamentos de Servicios Regionales, el responsable directo del inventario de bienes muebles deberá ser el titular de cada una de las áreas, el cual nombrará a un Monitor que deberá ser el encargado de realizar las acciones necesarias para llevar el control, quien deberá coordinarse con el de Inventarios. 5. Los Directores de Área y Jefes de Departamento deberán apoyar para que no se hagan cambios de bienes muebles de un área a otra y, en caso de ser necesario, informará al Monitor para que realice las modificaciones en los formatos de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). 6. Todo bien mueble inventariable, deberá ser identificado documentalmente en el formato Cédula Censal (FM.FNRM.17) y físicamente será marcado con el número de inventario emitido por el Sistema para el Control de Bienes Muebles, el cual contiene 15 dígitos integrados de la siguiente manera: Los primeros 5 corresponden al código del artículo que se inventaría de acuerdo al catálogo de bienes muebles vigente, 4 dígitos para el año en que se da de alta, 5 dígitos para el número progresivo, iniciando cada año del número y el último corresponde a la región (1, 2, 3, ó 4) en donde se realiza la captura. 7. El usuario de cada bien mueble deberá firmar el formato de Vale de Resguardo (FM.FNRM.18) que el monitor de su área le presente, del cual se conservará el original en los archivos de la Subjefatura y la copia la archivará el Monitor de Oficinas Administrativas y deberá ser cancelado cuando el empleado cambie de adscripción o deje de prestar sus servicios a USEBEQ. Fecha de Elaboración Elaboró Revisó Visto Bueno 12 de Marzo de 2015 Vigente a partir de 15 de Junio de 2015 Lic. María Silvia Escobedo Hernández Jefa de Depto. de Organización y Métodos Nombre, puesto y firma Lic. Mauricio Ruíz Alcántara Jefe de Nombre, puesto y firma Lic. Víctor Maldonado Razura Director de Administración Nombre, puesto y firma

2 Página: 2 de Los bienes de consumo no se incluirán en el formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17), sino que se deberá llevar el control interno a través del formato de Vale de Resguardo (FM.FNRM.18), del cuál se conservará el original en los archivos del área. 9. El alta de inventarios de los bienes muebles se realizará a valor de adquisición, el cual no deberá ser modificado o actualizado. 10. Deberá ser registrado en el formato Cédula Censal (FM.FNRM.17) y capturado en el Sistema de Control, todo bien mueble que tenga una vida útil estimada mayor a un año, que sea susceptible de registro individual y su costo sea igual o superior a 3 e inferior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal. 11. Deberá elaborarse el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) para su registro en el patrimonio de la USEBEQ, solamente los bienes que tengan una vida útil estimada mayor a un año, que sean susceptibles de registro individual y su costo sea igual o superior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal. 12. Los bienes muebles que la USEBEQ da en comodato, se deberán dar de alta en los inventarios de las Oficinas Administrativas en un área denominada bienes en comodato. 13. Cuando algún área de las oficinas administrativas de la USEBEQ, incluyendo los Departamentos de Servicios Regionales, soliciten la compra de activo fijo (bienes muebles) cualquiera que sea el origen del recurso para ser distribuido a los centros escolares, para que éste pueda ser inventariado y registrado en el patrimonio de la Institución, el área solicitante deberá adjuntar a la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16), el Listado de Activo Fijo Entregado a Centros Escolares por Compra Directa y el Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) de cada uno de los planteles beneficiados firmado y sellado por el titular del mismo. 14. En los casos en que el proveedor entregue los bienes de activo fijo directamente a los centros de trabajo, y el área solicitante no realice la integración de la factura con los Formatos de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) en el plazo de 30 días naturales después de recibidos los bienes, la Subjefatura procederá a darlos de alta en el Departamento que realizó la compra, los cuales serán entregados posteriormente al beneficiario mediante el formato Transferencia de Activo Fijo (FM.FNRM.21). 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Funciones y Responsabilidades para el Control de Bienes Muebles vigente. (MA.FNRM.01) de Manejo de Excedentes de Tesorería. (PR.FNRF.05) de Solicitud de Activo Fijo al Almacén General (PR.FNRM.05) de Trámite de Cuentas por Pagar y Fiscalización de Documentos para Pago a Proveedores y Contratistas (PR.FNAF.04) de Actualización Anual de Bienes Muebles de los Centros de Trabajo (PR.FNRM.22) de Conciliación entre Activo Fijo y Patrimonio (PR.FNAF.18)

3 Página: 3 de DIAGRAMA DE FLUJO SUBJEFE DE CONTABILIDAD TÉCNICO ADMINISTRATIVO DIRECTOR O JEFE DE DEPARTAMENTO / JEFE DE DEPTO. DE SER. REG. SUBJEFE DE INVENTARIOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES TÉCNICO ADMVO. DE INVENTARIOS INICIO 1. Entrega original de la factura del bien mueble adquirido para su revisión una vez que se haya realizado la fiscalización de la factura de acuerdo al procedimiento de Trámite de Cuentas por Pagar y Fiscalización de Documentos para Pago a Proveedores y Contratistas (PR.FNAF.04). 2. Recibe original de la factura. - Elabora el formato de Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con base a la factura y entrega al área solicitante para que firme de conformidad. 4. Recibe y revisa la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) debidamente firmada de conformidad. - Entrega original y copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y copia del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) para su captura y asignación número de inventario. 6. Recibe la de Carta de Aceptación (FM.FNRM.16). original. -Elabora el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). -Archiva el formato (FM.FNRM.16). -Entrega el formato (FM.FNRF.06) para firma de revisión. 3. Recibe, revisa y coteja la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con el mueble recibido. - Anexa los documentos Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) firmados y sellados. - Firma de conformidad la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y entrega. 7. Recibe, revisa y firma de revisado el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). -Entrega para firma de autorización el formato (FM.FNRF.06) al Jefe de Departamento de Análisis Financiero. 8. Recibe, revisa y firma de autorizado el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). -Entrega el formato (FM.FNRF.06). al Subjefe. 5. Recibe original y copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y copia del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28). - Captura en el Sistema de Control de Inventarios y asigna número de inventario pasa a secuencia Archiva copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28). - Regresa original de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con el número. de inventario. 2

4 Página: 4 de 11 SUBJEFE DE INVENTARIOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES TÉCNICO ADMVO. DE INVENTARIOS MONITOR DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS 1 9. Recibe el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) autorizada. -Envía el formato (FM.FNRF.06) al Subjefe de Contabilidad para que registre en el sistema CONTPAQ. - Inicia procedimiento de Conciliación Entre Activo Fijo y Patrimonio (PR.FNAF.18) 10. Imprime el formato de Listado de Inventario. -Entrega el formato de Listado de Inventario. -Solicita actualización de inventario. 11. Recibe el formato de Listado de Inventario o Vale de Activo Fijo (FM.FNRM.14). - Elabora el formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). - Entrega en original y copia el formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). 12. Recibe y revisa el formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). - Captura en el Sistema de Control la información. - Entrega copia al Monitor de Oficinas Administrativas para su archivo. - Archiva en el expediente los formatos originales de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). - Termina procedimiento. FIN

5 Página: 5 de DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Responsable Secuencia Actividades Subjefe de Contabilidad Técnico Administrativo Director o Jefe de Departamento de Oficinas Centrales / Jefe de Depto. de Servicios Regionales Técnico Administrativo Técnico Administrativo Entrega original de la factura del bien mueble adquirido para su revisión una vez que se haya realizado la fiscalización de la factura de acuerdo al procedimiento de Trámite de Cuentas por Pagar y Fiscalización de Documentos para Pago a Proveedores y Contratistas (PR.FNAF.04). Recibe original de la factura por parte del Subjefe de Contabilidad. Elabora el formato de Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con base a la factura y entrega al área solicitante para que firme de conformidad. Recibe, revisa y coteja la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con el mueble recibido. Anexa los documentos Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) firmados y sellados por los Titulares de los centros de trabajo beneficiados. Firma de conformidad la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y entrega. Recibe y revisa la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) debidamente firmada de conformidad. Entrega original y copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y copia del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28) para su captura y asignación número de inventario. Recibe original y copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y copia del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28). Captura en el Sistema de Control y asigna número de inventario pasa a secuencia 10. Archiva copia de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) y del Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28). Regresa original de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) con el número. de inventario Recibe la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) original con el número de inventario. Elabora el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) en donde se cargará a la cuenta correspondiente de activos fijos (mobiliario y equipo) de bienes muebles, y abonará a las cuentas de: Activo en Tránsito (Adquisiciones pendientes de inventariar y de bienes en proceso), como se describe en la Tabla 1 de la sección 12 (Anexos). Bienes en Proceso, como se describe en la Tabla 2 de la sección 12 (Anexos). Archiva original de la Carta de Aceptación (FM.FNRM.16). Entrega para su revisión y firma de revisó el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) al Subjefe.

6 Página: 6 de 11 Responsable Secuencia Actividades Recibe y revisa el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). Subjefe de Firma de revisado el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). 7 Inventarios Entrega el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) para firma de autorización. Jefe de Recibe el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). Departamento 8 Firma de autorizado el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). de Recursos Entrega el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06). Recibe el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) firmado de Subjefe de Inventarios Monitor de Oficinas Administrativas autorizado por el Jefe de. Envía el formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) al Subjefe de Contabilidad para que registre en el sistema CONTPAQ la entrada del activo fijo y afecte el patrimonio de la USEBEQ de acuerdo al procedimiento de Conciliación Entre Activo Fijo y Patrimonio (PR.FNAF.18). Imprime del Sistema de Control el formato de Listado con la información actualizada. Entrega el formato de Listado al Monitor de Oficinas Administrativas para su firma de conformidad y devuelva para su archivo. Solicita al Monitor de Oficinas Administrativas que realice la actualización de su inventario de acuerdo al bien mueble adquirido. NOTA: Si el bien mueble es recibido con el formato de Carta de Aceptación (FM.FNRM.16) Recibe el formato de Listado actualizado con los números de inventario del bien mueble de acuerdo al formato de Carta de Aceptación (FM.FNRM.16). Elabora los formatos de: Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). NOTA: Si el bien mueble fue recibido con el formato de Vale de Activo Fijo (FM.FNRM.14). Recibe el formato de Vale de Activo Fijo (FM.FNRM.14) con número de inventario. Elabora los formatos de: Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). Solicita firma al Director o Jefe de Departamento / Jefe de Depto. de Servicios Regionales en el formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17) y al usuario en el formato de Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). Entrega el original y copia de los formatos de: Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). Recibe original y copia de los formatos de: Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). Revisa que estén debidamente requisitados y sella de recibido. Captura en el Sistema de Control la información del

7 Página: 7 de 11 Responsable Secuencia Actividades formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17). Sella en la parte de enfrente del formato de Cédula Censal (FM.FNRM.17) una vez capturado. Entrega copia de los formatos Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18) al Monitor de Oficinas Administrativas para su archivo. Archiva en el expediente del área administrativa o Depto. de Servicios Regionales los formatos originales de la Cédula Censal (FM.FNRM.17) y Vale de Resguardo (FM.FNRM.18). Termina procedimiento. 7. REGISTROS Código FM.FNRM.16 Nombre del Registro Carta de Aceptación FM.FNRM.17 Cédula Censal 5 años FM.FNRM.18 FM.FNRM.28 N/A Vale de Resguardo Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor Listado de Activo Fijo Entregado a Centros Escolares por Compra Directa Almacenamiento en área de trabajo Tiempo de Lugar conservación Tiempo de retención en archivo muerto Disposición final 5 años Archivo 5 años Destrucción 5 años 5 años Archivo / Depto. de Serv. Reg. Archivo / Depto de Serv. Reg. Archivo de Inventarios 5 años Destrucción 5 años Destrucción 5 años Destrucción 5 años Archivo 5 años Destrucción Responsable del control del registro de Control Contable del Almacén / (Depto. de Serv. Reg.) / (Depto. de Serv. Reg.) de Control Contable del Almacén / (Depto. de Serv. Reg.)

8 Página: 8 de 11 Código N/A Nombre del Registro Listado de Inventarios Almacenamiento en área de trabajo Tiempo de Lugar conservación 5 años Archivo / Depto de Serv. Reg. Tiempo de retención en archivo muerto Disposición final 5 años Destrucción Responsable del control del registro / (Depto. de Serv. Reg.) El formato de Vale de Activo Fijo (FM.FNRM.14) que se utiliza en este procedimiento, está su control de registros en el procedimiento de Solicitud de Activo Fijo al Almacén General (PR.FNRM.05). El formato de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) que se utiliza en este procedimiento, está su control de registros en el procedimiento de Manejo de Excedentes de Tesorería (PR.FNRF.05). 8. GLOSARIO Areas Administrativas de Oficinas Centrales: Subcoordinación, Direcciones, Jefaturas y Subjefaturas. Bienes de consumo: Son aquellos que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el personal, tienen un desgaste total o parcial rápido, no siendo susceptibles de ser inventariados individualmente, dada su naturaleza y finalidad en el servicio, tales como utensilios de cocina, material didáctico, etc. Bienes Muebles: Son todos los implementos o medios materiales necesarios para el desarrollo de las actividades que realiza el personal, y dada su naturaleza y finalidad en el servicio, no tienen un desgaste rápido y son susceptibles de registro individual, tales como mobiliario y equipo de oficina, equipo de computación, equipo para talleres, etc. Cédula Censal: Formato utilizado para dar de alta el bien mueble. Comodato: Contrato mediante el cual se otorga el derecho de uso de un bien por un tiempo determinado. Compra directa: Es toda aquella compra especial que no ingresa al Stock de Almacén. Inventario: Relación detallada y descriptiva de los bienes capitalizables propiedad de USEBEQ y a su cargo. Monitor de oficinas administrativas: Es la persona que se nombra en los Departamentos o Áreas de USEBEQ y Departamentos de Servicios Regionales que tiene la responsabilidad del control de los bienes muebles que son propiedad de la USEBEQ. N/A: No aplica. Número de Inventario: Es el número que emite el Sistema de Control para identificar el bien mueble. USEBEQ: Unidad de Servicios para la.

9 Página: 9 de ANEXOS Tabla 1 (Movimientos de activo fijo). Movimientos de Activos Fijos para Contabilizar Activo en Tránsito Proveedor Adquisiciones Pendientes de Inventariar 3) X X (1 2) X X (4. Activo Fijo Patrimonio 4) X X (2 Gasto Bancos 1) X X (3

10 Página: 10 de 11 Tabla 2 (Movimientos de activo fijo). Movimientos de Activos Fijos para Contabilizar Bienes en Proceso Otras cuentas por Gasto Bienes en Proceso Patrimonio Pagar 1) X 1) X X (4 X (1 2) X X (1 NOTA: (2) Registro del Pasivo del Proveedor (3) Registro del Pago al Proveedor Proveedores Bancos 3) X X (2 X (3 NOTA: (4) Registro contable y alta de los Bienes Muebles Activo Fijo 4) X

11 Página: 11 de CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Número de versión Fecha de Vigencia Descripción del cambio Se transfiere el procedimiento del Departamento de Análisis Financiero al. Se modifica la codificación de los formatos: Carta de Aceptación (FM.FNRM.16), Cédula Censal (FM.FNRM.17), Vale de Resguardo (FM.FNRM.18) y Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor (FM.FNRM.28). Se elimina la política referente a las donaciones que entran al almacén, debido a que en oficinas administrativas no se reciben donaciones. Se elimina la política de entrada de material al stock del almacén, debido a que se maneja la política de cero inventarios Se cambia la codificación del formato que aplica a este procedimiento: FM.FNRM.28 Formato de Entrega Recepción de Mobiliario y Equipo por parte de la USEBEQ y/o Proveedor.