PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD

Transcripción

1 Pág. 1 de 5 1. OBJETIVO Realizar el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, para presentar estados e informes contables, con información, relevante y comprensible, útil para el control y toma de decisiones.. ALCANCE El proceso inicia con la identificación de hechos y causas que impactan la estructura financiera, económica, social y ambiental de la entidad y su reconocimiento contable, hasta la aprobación y revelación de la información a través de la elaboración de informes contables. 3. INSUMOS Normas, circulares, instructivos; documentos soportes, novedades, actualizaciones y modificaciones, financieras, económicas, sociales y ambientales; documentos soportes de hechos económicos. 4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Manuales, instructivos, planes de acción, registros, ajustes, reclasificaciones, informes contables. 5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES Consultar nomograma. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Balance general: es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. SIIGO: Software totalmente integrado, que le garantiza a las empresas tener información en línea y tiempo real para una efectiva y oportuna toma de decisiones.

2 Pág. de 5 Proceso contable: se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacion de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, ecónomicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable publica en particular. Reconocimiento: es la etapa de captura de los datos de la realidad económica, social y ambiental, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Revelación: es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. 7. CONDICIONES GENERALES El Proceso contable del Instituto, se realiza bajo la observancia y cumplimiento del régimen de contabilidad pública, su manual de procedimientos, plan general de contabilidad pública, catálogo de cuentas, circulares y doctrina contable pública,. En cumplimiento con la Resolución 358 de 008, el Instituto realiza procedimientos de autocontrol y autorregulación que le permiten verificar, que la información contable, cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad; tales como conciliaciones, verificaciones, etc. El Instituto cuenta con el Software contable y administrativo SIIGO, como instrumento o herramienta tecnológica, que soporta el proceso de gestión contable, dentro del cual se encuentran incluidos los módulos de: contabilidad, inventarios, activos y documentos, los cuales integran adecuadamente los principales procesos que proveen información contable. De acuerdo con el principio de publicidad del régimen de contabilidad pública, el Instituto publica sus estados financieros, con corte a cada trimestre, a través de su página Web. A partir de las evaluaciones financieras realizadas a los proponentes, en los procesos de licitaciones, el Instituto determina si los proponentes cumplen con los indicadores financieros requeridos por la entidad, que permita identificar la solidez financiera que posee el proponente para respaldar el contrato. Los estados, informes y reportes contables deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación.

3 Pág. 3 de 5 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro Inicio Inicio del procedimiento 1 Formular plan de acción Se analizan los cambios que impactan el proceso contable y fiscal, formulando un plan de acción, que permita la mejora continua y la implementación de cambios en el proceso contable. Instructivos. Manuales. Comunicados. Plan de acción. 3 Identificar hechos económicos, sociales y ambientales Analizar y clasificar información Identifica los hechos económicos, sociales y ambientales del Instituto, de acuerdo con la información suministrada y procesada por las diferentes dependencias de la entidad, suministrada a través de documentos soporte (Facturas de compra y venta; GF- F01 actualización de inmuebles; GF-F0 novedades de inmuebles; Informes y conciliaciones SIPROJ; Remisiones, avalúos; contratos, actos administrativos, etc.) Recibe la información de las diferentes dependencias del instituto, la analiza y clasifica, de acuerdo con el régimen de contabilidad pública, en observancia del plan general y su manual de procedimientos. GF-F01 actualización de inmuebles. GF-F0 novedades de inmuebles Informes y conciliaciones SIPROJ. 4 5 Reconocer los hechos económicos Consolidar información De acuerdo con el análisis y clasificación de la información, se reconoce contablemente y de forma cronológica los hechos económicos, sociales y ambientales, a través del registro en libros de contabilidad, mediante el software contable y administrativo SIIGO. (Ver Instructivos de reconocimientos de Propiedad, planta y equipo, inventarios, Ingresos.) Una vez registrados y reconocidos los hechos económicos, en el software contable y administrativo SIIGO, se consolida la información registrada por las diferentes dependencias y analiza la información, verificando que los saldos cumplan con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Registro en sistema: Causación contable, documentos tipo P(registro de facturas de compra) F (registro de facturas de venta, L(ajustes, reclasificaciones, reconocimientos de nómina, amortizaciones) Conciliaciones.

4 Pág. 4 de 5 Nº Actividad (Diagrama de Flujo) Elaboración de ajustes y reclasificaciones Revelar información contable Interpretar información contable Presentar estados contables Liquidar y presentar declaraciones Verificar y documentar acciones de mejora Fin Descripción de la actividad Responsable De acuerdo con la revisión y seguimiento de los saldos de las cuentas contables, y sus conciliaciones, se formulan los ajustes y reclasificaciones necesarias, en la búsqueda de una información contable, que cumpla con las características de confiabilidad, razonabilidad, objetividad, y relevancia de la contabilidad pública. Elabora los estados contables y demás informes y los comunica al Subdirector de Gestión Corporativa; al representante legal; sometiéndolos a su aprobación. Con el fin de dar una interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones de la entidad, útil para la toma de decisiones y con él objeto de medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso y de la gestión; se realiza un análisis a los estados e informes contables. Presenta estados contables y demás informes a la Dirección Distrital de Contabilidad, la Contaduría General de la Nación, entes de control y demás usuarios internos y externos de la información contable, a través de la página de la extranet de la Secretaría de Hacienda y el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación. Con base en la información contable, se liquida y presenta las declaraciones de impuestos e información exógena, en cumplimiento con las obligaciones fiscales. Con base en los análisis e interpretación de los estados contables, verifica el cumplimiento de objetivos, metas y procedimientos y documenta las acciones de mejora mediante el plan de mejoramiento. Documento o Registro Registro en sistema: Comprobantes de ajustes. Balance General, Estado de actividad económica, social y ambiental, formato de saldos y movimientos formato CGN Análisis a los estados contables Fin del procedimiento Oficios de remisión de información y soportes de validación. Declaración de Renta, Declaraciones de IVA, Retención en la fuente, Retención de ICA. Información Exógena nacional y distrital. Control interno y contador Plan mejoramiento, Acciones correctivas preventivas. Indicadores. de y

5 Pág. 5 de 5 9. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados Creación del documento. 1 Noviembre de 008 Ajuste al procedimiento. Septiembre de 009 Cambio contenido General 3 3 de abril de 013 Revisión y ajuste general de todos los campos del procedimiento, de acuerdo al nuevo modelo de operación por procesos. 10. APROBACIÓN Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó SANDRA ESPERANZA ROMERO Profesional Especializado SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA CATHERINE CIFUENTES Profesional Contratista SUBDIRECCIÓN GENERAL ALFREDO JOSÉ DELGADO DÁVILA Subdirector de Gestión Corporativa SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA Fecha: 01 de noviembre de 01 Fecha: 01 de noviembre de 01 Fecha: 3 de abril de 013