MANUAL INTEGGRA Gastos Por Comprobar

Transcripción

1 Gastos Por Comprobar

2 " Unidades Ejecutoras " SOLICITUDES En esta parte las unidades administrativas encontraran todas las activaciones para las peticiones de recursos a los administradores para operar sus departamentos GASTOS A COMPROBAR Acceso en INTEGGRA: UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITUDES - GASTOS A COMPROBAR. Pasos: 1.- COMO USUARIO DE UNIDAD ADMINISTRATIVA para crear la solicitud de Gastos a Comprobar, deberemos primeramente seguir la ruta de acceso... Ver ventana 1: 2.- Llenar los datos y escoger los proyectos, así como las partidas de estos mismos de las cuales ocuparemos el recurso que se muestra disponible; donde: 2 / 15

3 a) Folio: Generación de código único de la solicitud, para su seguimiento. b) Fecha: Calendariza en tiempo real la creación de la solicitud. c) Solicitud de Recursos para Realizar Gastos destinados a: Indica la descripción y/o el concepto por el cual se genera la solicitud de recursos. d) Justificación: Indica la descripción y/o el concepto a detalle por el cual se genera la solicitud de recursos. e) Con cargo a: Escoger del catalogo de activos corrientes en este punto de descripción para asignar el deudor y/o responsable de la asignación del recurso. f) A nombre de: Aplica cuando el responsable del recurso fue previamente asignado en el inciso f, entonces para efectos de que el cheque salga a cargo de una tercera persona, deberemos escoger a quien cobrara el cheque, responsable de los movimientos del gasto, mas no del fondo en si, según lo determine el organismo. g) Monto: Asignar el monto a solicitar. h) Agregar: Asigna el monto a la solicitud, mas no guarda la solicitud. i) Fecha de Vencimiento: Si el Gasto por Comprobar esta programado a determinada fecha, entonces asignaremos una fecha de caducidad para tal movimiento.. j) Proyectos: En esta columna encontraras el listado de proyecto (acciones) y partidas presupuestales del departamento en las que tienes recursos disponibles. k) Disponible: Monto disponible de las partidas presupuestales. l) Al dar clic en este icono, el proyecto, abrirá su sub-menu para mostrarte las partidas prespuestales m) Casilla de Partidas: Seleccionar las partidas a utilizar en la solicitud de recursos. n) : Para guardar el procedimiento de generación de la solicitud. NOTA: Ver solicitud de Gastos a Tesorería para ver el estatus de validación por parte del administrador: SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR 3 / 15

4 SOLICITUD DE GASTOS A COMPROBAR Acceso en INTEGGRA: "UNIDAD ADMINISTRATIVA" SOLICITUDES - SOLICITUDES DE GASTOS A COMPROBAR. 1.- El usuario de la Unidad Administrativa puede dar seguimiento y ver su solicitud en la mencionada ruta de acceso, "Ver ventana" 2.- La siguiente ventana te muestra datos claves, entre los datos normales del proceso, los cuales a continuación se listan para tu soporte: a) Solicitudes: Este combo mostrara según su listado los siguiente estatus; Pendientes; Muestra todas las solicitudes de recursos a tesorería (fondos) pendientes de aprobación por el administrador. Aceptadas; Muestra todas las solicitudes de recursos a tesorería (fondos) Aceptados por el administrador. Aceptadas con modificación; Muestra todas las solicitudes de recursos a tesorería (fondos) Aceptados por el administrador, pero que sufrieron cierta alteración en su importe, por manejo y control del administrador; ejemplo; si solicitaste $10, y el administrador solo Autorizo $8, entonces es en este apartado donde encontraras el oficio de tu solicitud. Rechazadas; Muestra la solicitud y justificación del rechazo de la autorización del recurso solicitado. 4 / 15

5 b) Clic en para ver el oficio de la solicitud en cualesquier etapa de su estatus. NOTA 1: Folio, Justificación, descripción, fecha, monto, son datos que previamente agregaste al generar tu solicitud. NOTA 2: A diferencia del manejo de los fondos, en los gastos por comprobar, la Unidad Administrativa no comprueba, solamente, solicita y presenta comprobantes. 5 / 15

6 EJECUCION EGRESOS SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR Acceso en INTEGGRA: USUARIO ADMINISTRADOR EJECUCION - EGRESOS - SOLICITUD DE GASTOS POR COMPROBAR Inicia paso 2: USUARIO ADMINISTRADOR 1.- El administrador de los Gastos por Comprobar recibe las solicitudes en la ruta de acceso: Ejecución - Egresos - Solicitud de Gastos por Comprobar. "Ver ventana 1 para identificar ruta en la plataforma" Ventana 1. 6 / 15

7 2.- Seleccionar folio a dar seguimiento para la asignación de cuentas en el icono NOTA: Al dar clic en el icono VER SOLICITUD podremos ver y dar autorización física. 3.- En CUENTA FUENTE seleccionaremos la cuenta de banco que otorgara el recurso. 4.- En CUENTA CARGO la cuenta en la que creamos el pasivo (Funcionarios y Empleados, Gastos por Comprobar, etc.) 5.- Otorgamos el MONTO y damos clic en el icono 6.- Posteriormente solo dar ACEPTAR : NOTA: Con estos pasos concluimos la autorización de los Gastos por Comprobar, el solicitante y responsable de cada fondo sera el deudor, el cual originalmente creo la solicitud. 7 / 15

8 7.-Para ver la póliza generada por esta asignación de recursos, la encontraremos en: A) Ejecución-Afectación de Gastos por Comprobar. B) Para ver póliza, dar clic en el botón 8 / 15

9 Ejemplo de póliza generada. NOTA: Para el caso de los usos de los Gastos por Comprobar, el administrador evalúa e incluso comprueba la actividad. 9 / 15

10 AFECTACION DE GASTOS POR COMPROBAR Acceso en INTEGGRA: "ADMINISTRADOR" EJECUCION - EGRESOS - AFECTACION DE GASTOS POR COMPROBAR. Esta ventana solo puede ser ejecutada por un administrador responsable de el manejo de los Gastos por Comprobar del organismo. 1.- Siguiendo la Ruta de Acceso previamente mencionada, encontraras la ventana que a continuación se presenta: 2.- COMPROBAR: Para empezar a comprobar solo acceder al botón de comprobar, posteriormente te habilitara nuevos campos de captura; Ver el siguiente ejemplo: 10 / 15

11 NOTA: Hacer el llenado correspondiente y afectación presupuestal; podemos bien capturar factura por factura y/o dejar pendientes conforme sea la comprobación, todas las capturas se listaran en esta ultima y misma ventana. Datos de Captura: A.- Unidad Administrativa: Muestra el nombre de la unidad que esta siendo afectada. B.- Muestra inicialmente el folio de Seguimiento. C.- Numero de Factura o Comprobante: Deberás de asignar el folio del comprobante que estas capturando. D.- Por Comprobar: Muestra el saldo del adeudo de tal recurso solicitado. E.- Fecha: Deberás de calendarizar/registrar el gasto, según la fecha del egreso. PROVISION DE PASIVOS. F.- Proveedor: Asignar al proveedor de la facturada generada. G.- Cuenta de retención: Si bien existe, deberás de registrar el importe de retención asignando la cuenta utilizada, de ser lo contrario, no registraras nada y llevaras todo directo al gasto. Total: Muestra el total de registro en este campo. DECARGO A DEUDOR. H.- Abonar a: Deberás de seleccionar al activo corriente al cual se le genero la deuda en determinada cuenta (GXC), I.- Por Comprobar: Al agregarlo, aparecerá del lado derecho el adeudo pendiente, de dicho Activo corriente J.- Monto: Registra el importe nuevamente de la factura y da clic en el símbolo: Total: Muestra el total de registro en este campo. AFECTACION PRESUPUESTAL. K.- Proyectos: Al dar clic en este combo, te mostrara los proyectos/acciones que tiene la unidad ejecutora que esta siendo afectada, deberás de seleccionar al cual dirigirás el gasto, para que así te habilite las partidas con sus componentes donde se contiene el presupuesto. L.- Componentes: Muestra los recursos ligados a las partidas presupuestales a afectar (Objeto del Gasto Presupuestado por departamento) M.- Monto: Asignar el monto de afectación. N.- Cantidad: Introducir numero de eventos y/o articulos para el caso de activos fijos, usual; 1, posteriormente dar clic en el icono: para que se agregue al total de registro. Ñ.- Disponible: Muestra el presupuesto disponible por tal componente ligado a la partida presupuestal Total: Muestra el total de registro en este campo. O.- Dar clic en: o para proceder a guardar o cancelar el registro. LISTADO DE FACTURAS COMPROBADAS. Para encontrar cada una de las facturas registradas en determinados folios de los Gastos por Comprobar, deberás de acceder a la misma Ruta de Acceso, pero, dando primeramente clic en la opción de Solicitudes comprobadas, entonces encontraras la siguiente ventana: 11 / 15

12 NOTA: Como podrás darte cuenta la ventana muestra todos los datos que registraste al momento de llenar la comprobación. 1.- Dependencia y Unidad administrativa: Son filtros para llamar las comprobaciones de los activos corrientes de determinados departamentos. 2.- En el icono: podrás cargar las facturas electrónicas de la comprobación para su debido soporte; la pantalla de revisión y carga de información es la siguiente: 3.- El símbolo mas la opción que escojamos en el combo de los momentos contables que se generan al instante del registro, nos arrojara la póliza que necesitemos según el momento o todos estos juntos, ejemplo de póliza del Ejercido: 12 / 15

13 4.- Con el icono puedes eliminar el registro de comprobación, al hacer este paso el Gasto por Comprobar en asignación regresa en automático al folio original para ser comprobado nuevamente. REINTEGROS Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - REINTEGROS En este Sub-Menu, encontraras todos aquellos folios de gastos por comprobar que tienen adeudo pendiente, para tal efecto como su nombre bien lo dice, pasaremos al proceso de regresar aquel recurso en efectivo que no fue gastado por los beneficiarios/deudores de estos. 1.- Sigue la ruta de acceso y veras la siguiente ventana: 2.- Filtrar datos: al momento de seleccionar el activo corriente se habilitaran los folios que trae a su cargo, seleccionamos entonces el cual afectaremos: 13 / 15

14 3.- Cuenta: Seleccionamos el banco al cual regresaremos el monto, asignar monto, posteriormente solo dar aceptar. NOTA: Cita el siguiente apartado de Montos Reintegrados para visualizar las pólizas de devolución de recursos. MONTOS REINTEGRADOS Acceso en INTEGGRA: EJECUCION - EGRESOS - MONTOS REINTEGRADOS. 1.- Una vez ejecutado el reintegro en el paso anterior, podrás visualizar la póliza de la devolución de los recursos en la ruta mencionada. Ver ventana de guia: 14 / 15

15 2.- Del listado de pólizas de montos reintegrados que se depliegan debes de seleccionar, "Ver poliza" NOTA: En automático el folio de Gastos por Comprobar se cancela con el monto por comprobar que quedaba pendiente 15 / 15