H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ZAPOPAN, JALISCO EJERCICIO 2009 T E S O R E R I A M U N I C I P A L
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1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ZAPOPAN H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ZAPOPAN, JALISCO EJERCICIO 2009 T E S O R E R I A M U N I C I P A L DIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS Y EGRESOS MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA PARA EL CONTROL Y MANEJO DE LOS GASTOS A COMPROBAR Y REEMBOLSO DE GASTOS EFECTUADOS
2 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA Control y Manejo de Gastos a Comprobar y Reembolso de Gastos Efectuados OBJETIVO: Uniformar y simplificar el trámite de cheques, así como acelerar el proceso de su comprobación. Este procedimiento debe operar sólo en casos aislados y urgentes. Éste procedimiento no aplica para compras de bienes o servicios que deban tramitarse o aprobarse por la Dirección de Adquisiciones de acuerdo a su reglamento. Sólo aplica para solicitud de cheques por conceptos tales como Gastos de viaje, gastos a comprobar y reembolso de gastos efectuados, mismos que deberán tener el oficio de justificación por la Dirección solicitante, con el Visto Bueno de la Dirección General del área y la autorización del Tesorero Municipal, debiendo especificar en el oficio, la partida presupuestal a la que se aplicará el gasto, habiendo validado previamente que cuenten con suficiencia presupuestal en la misma. Trámite para Solicitud de Gastos a Comprobar : 1) El solicitante deberá presentar al Tesorero Municipal para su autorización y visto bueno, con copia al Director de Presupuesto y Egresos, un oficio que contenga de manera breve y concisa el detalle del concepto del gasto, uso y destino que se le dará al mismo, beneficios que se obtendrán y la cuenta de la partida del gasto que se ejercerá. Es responsabilidad del solicitante, verificar la suficiencia presupuestal con que cuentan. 2) El oficio deberá estar firmado por el solicitante y contendrá las firmas de autorización del Director de área, del Tesorero, Director General, el Oficial Mayor, Secretario ó Síndico al que corresponda, según sea el caso; y si se trata de una partida centralizada o con 2da firma contendrá la firma de la dependencia centralizadora autorizado dicha erogación (previo a autorización del Tesorero). 2
3 3) Presupuestos, verificará y validará que el oficio contenga la partida correspondiente correcta y que realmente cuenten con suficiencia presupuestal para el gasto solicitado, de lo contrario será rechazado por el área de Presupuestos. 4) Pagaduría General, emitirá el contra recibo correspondiente a la solicitud y lo entregará al solicitante, mismo que servirá para la entrega del cheque en un plazo de 24 hrs. hábiles, computadas a partir del día siguiente al de la emisión del contra recibo. La emisión de los contra recibos se hará de conformidad con horario establecido por el Departamento de Pagaduría General. 5) Pagaduría General verificará que el solicitante no cuente con ningún adeudo vencido pendiente por comprobar, en caso de no existir adeudo se emitirá el cheque correspondiente y en caso de existir algún adeudo, el cheque no se expedirá hasta en tanto no sea comprobado el adeudo pendiente, salvo que el Tesorero Municipal lo autorice. 6) Pagaduría General emitirá el cheque sin la leyenda Para abono en cuenta del Beneficiario, pero si con la de No Negociable. 7) Pagaduría General entregará al solicitante el cheque, recabando firma en un pagaré, y en un recibo interno por la misma cantidad del cheque solicitado, así como la firma en la póliza del cheque mencionado; ésta póliza de cheque se deberá turnar a la Dirección de Contabilidad con el pagaré y recibo anexo, ya que ésta es la encargada de la custodia y cobranza de los pagares. EL INTERESADO DEBERA RECOGER CHEQUE EN PAGADURIA. Tramite de Comprobación de Gastos a Comprobar : 8) El solicitante, ahora deudor, tendrá la obligación de recabar la factura fiscal a nombre de: Municipio de Zapopan Jalisco, Av. Hidalgo No Cabecera Municipal. Zapopan Jalisco. C.P RFC: MZJ MS8, recabando en la Factura las firmas de los funcionarios mencionados en el punto 2 anterior, como evidencia de la autorización y deberá entregarla a la Dirección de Contabilidad para su comprobación mediante oficio, adjuntando carátula y el contra recibo que obtendrá al ingresar en el ADMIN., las facturas correspondientes, y que será anexado al expediente. 9) La Dirección de Contabilidad turnará a Contraloría Municipal la documentación para su autorización, quien en caso de proceder, estampará sello y firma y enviará la comprobación a Presupuestos, la cuál la codificará en el sistema y la enviará a Contabilidad. 3
4 10) Contabilidad se encargará del registro del gasto y devolverá al deudor el pagaré cancelado con el sello de pagado, en caso de que el deudor no recoja su pagaré en un lapso mayor a 60 días hábiles, computados a partir de la fecha de comprobación, Contabilidad deberá enviarlo al interesado mediante oficio y debidamente cancelado. 11) En caso de que el deudor, al vencimiento del pagaré, no haya comprobado su gasto, el Director de Contabilidad emitirá un oficio dirigido al deudor con copia al Tesorero Municipal, Director General, Director de Área (en su caso), y al Director de Presupuestos y Egresos, haciendo del conocimiento de este hecho. 12) El Tesorero Municipal previa consulta con el Director General correspondiente, determinará la forma de recuperación del dinero, reservándose el derecho de seguir emitiendo cheques por gastos a comprobar al deudor moroso y/o a la Dirección General correspondiente. 13)El plazo máximo de comprobación de un pagaré, será de 60 días ó el término del Ejercicio Fiscal correspondiente (lo que ocurra primero). Trámite para Solicitud de Reembolso de Cheque de Gastos Efectuados : 1) El solicitante, deberá presentar al Tesorero Municipal para su autorización y visto bueno, con copia al Director de Presupuesto y Egresos, un oficio que contenga de manera breve y concisa el detalle del concepto del gasto, uso y destino que se le dio al mismo, beneficios que se obtuvieron y la cuenta de la partida del gasto efectuado que se ejerció, el monto presupuestal con el que cuenta la partida, así como las facturas originales a nombre del Municipio de Zapopan Jalisco, Av. Hidalgo No Cabecera Municipal. Zapopan Jalisco. C.P RFC: MZJ MS8. Es fundamental que en el mismo oficio se especifiquen las causas del porqué no se realizó requisición del gasto mencionado. 2) En caso de que dicho gasto no cuente con partida presupuestal no podrá ser pagado y será bajo cuenta y riesgo de la persona que erogó un gasto sin suficiencia presupuestal en la partida solicitada. 3) El oficio deberá estar firmado por el solicitante y contendrá las firmas de autorización del Tesorero Municipal y del Director de Área, Director General, Oficial Mayor, Secretario o Síndico que le corresponda, y/o dependencia centralizadora de la partida que afecte. 4
5 4) Pagaduría General, emitirá un contra recibo al solicitante, mismo que servirá para reclamar el cheque en un plazo de 5 días hábiles, computados a partir del día siguiente al de la emisión del contra recibo. La emisión de los contra recibos se hará de lunes a viernes en el horario establecido por el área de Pagaduría General. 5) Pagaduría General enviará a Contraloría Municipal el oficio, la factura y el contra recibo de los gastos efectuados, la cual es la encargada de verificar, sellar y firmar la misma; en caso de que proceda el gasto lo turnará al área de Presupuestos para su codificación. 6) En caso de que no proceda el gasto Contraloría se lo informará mediante oficio al Director General correspondiente, con copia al solicitante, al Tesorero Municipal y al Director de Presupuestos y Egresos, y procederá a declinarlo dentro del Sistema de Administración Municipal Integral ADMIN. (nota de rechazo). 7) En caso de que proceda el gasto, Contraloría enviará al área de Presupuestos la factura, el oficio y el contra recibo para su codificación la cual una vez codificada, la turnará a Pagaduría General para la emisión y entrega del cheque correspondiente. 8) Pagaduría General enviará a Contabilidad el soporte del pago, y Contabilidad será la encargada de resguardar los expedientes de los gastos efectuados. EN ARTÍCULO 217 DE LA LEY DE HACIENDA MUNICIPAL DEL ESTADO DE JALISCO DICE TEXTUALMENTE: NINGUN GASTO PODRÁ EFECTUARSE, SIN QUE EXISTA PARTIDA EXPRESA DEL GASTO PÚBLICO QUE LA AUTORICE. TODA EROGACIÓN DEBERÁ AJUSTARSE ESTRICTAMENTE, AL TEXTO DE LA PARTIDA QUE RECIBA EL CARGO. EN LOS CASOS DE DEUDA, EL TESORERO MUNICIPAL RESOLVERÁ LO CONVENIENTE. A t e n t a m e n t e C.P. Antonio Diosdado Trujillo Tesorero Municipal C.P. Gustavo Efrain del Toro Ochoa Director de Presupuestos y Egresos 5
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