Subsistema Control Estratégico

Transcripción

1 Subsistema Control Estratégico SISTEMA ESPECÍFICO VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL (SEVRI) COMPOMENTE: AMBIENTE DE APOYO PARA EL AYA Junio 2016 Control de Cambios: Versión Fecha de Actualización Actualizado por: Validado por: 2 Agosto del 2016 UCI Acuerdo No Emisión: enero 2010 UCI Acuerdo No uci-smh 1/12

2 FUNDAMENTO LEGAL 1- Ley 8292 Sección II: Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI) Artículo 18. Sistema específico de valoración del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. La Contraloría General de la República establecerá los criterios y las directrices generales que servirán de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y órganos seleccionados, criterios y directrices que serán obligatorios y prevalecerán sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligación del jerarca y titulares subordinados referida en el artículo 14 de esta Ley. Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. uci-smh 2/12

3 FUNDAMENTO TÉCNICO 1- Manual de Control Interno para el Sector Público Capítulo IV: Normas sobre valoración del riesgo 3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure. 3.2 Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI). El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable6. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento. 3.3 Vinculación con la planificación institucional La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. uci-smh 3/12

4 Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos. 3.4 Valoración del riesgo en instituciones de menor tamaño El jerarca y los titulares subordinados de las instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben instaurar prácticas sistemáticas que permitan evaluar según los errores y logros pasados, las eventuales situaciones que puedan afectar el desempeño de la institución, las cuales deben analizarse y priorizarse considerando su importancia y posibilidades de que se vayan a volver a presentar. Con base en ello, deben adoptar las políticas, procedimientos y mecanismos que permitan el manejo apropiado de esas situaciones. 2- Directriz del SEVRI 3.3. Ambiente de apoyo. En cada institución deberá existir una estructura organizacional que apoye la operación del SEVRI, así como promoverse una cultura favorable al efecto. Para lo anterior, se deberá promover al menos: a) Conciencia en los funcionarios de la importancia de la valoración del riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Uniformidad en el concepto de riesgo en los funcionarios de la institución. c) Actitud pro-activa que permita establecer y tomar acciones anticipando las consecuencias que eventualmente puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. d) Responsabilidades definidas claramente en relación con el SEVRI para los funcionarios de los diferentes niveles de la estructura organizacional. e) Mecanismos de coordinación y comunicación entre los funcionarios y las uci-smh 4/12

5 unidades internas para la debida operación del SEVRI. IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA JURÍDICA Y TÉCNICA Estructura Organizacional del AyA Para continuar con el mantenimiento y perfeccionamiento de SEVRI, se toma para el ciclo de revisión del , la estructura vigente aprobada mediante oficio No. DM de fecha 11 de setiembre del 2014, así como el Manual Funcional del AyA. uci-smh 5/12

6 Como estructura operacional para gestionar el SEVRI se definen los siguientes mecanismos de coordinación, comunicación y participantes del proceso de conformidad con: Su nivel de ejecución Norma asociada que los faculta Responsabilidades inherentes a cada cargo Algunas observaciones importantes PARTICIPANTE DEL PROCESO Jerarca Subsistema Control Estratégico NORMA ASOCIADA RESPONSABILIDADES OBSERVACIONES Ley 8292, art. 10,12 y 19 Norma 1, Ley 8292, art. 10,12 y 19 Norma 1, Realizar las acciones necesarias para garantizar el efectivo funcionamiento del sistema de control interno institucional Definir la estrategia de implementación del SEVRI para el ciclo en revisión. Definir procesos a través de los cuales se realicen las actividades de identificación, desarrollo, monitoreo y obtención de resultados de las acciones para la administración de los riesgos A nivel Institucional los integrantes del Subsistema de Control Estratégico serán los responsables de coordinar los aspectos relacionados con el SEVRI. El Subsistema Control de Estratégico será el responsable de coordinar con el Gestor Institucional del riesgo todo el proceso de implementación de las estrategias definidas. Establecer planes de trabajo para la implementación, evaluación, recopilación de información y monitoreo del SEVRI. Titulares subordinados Ley 8292, art. 10,12 y 19 Norma 1, Implementar medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviación. Analizar hallazgos en el SCI para tercerizaciones. Analizar e implantar las observaciones, recomendaciones y Le corresponde hacer respetar todas las disposiciones en la implementación del SEVRI, debe brindar apoyo en cuanto a tiempo y participación de las actividades definidas, tener una actitud proactiva así como gestionar los recursos necesarios según su gestión, en la implementación de las medidas de administración uci-smh 6/12

7 disposiciones formuladas por entes fiscalizadores, Junta Directiva, Auditoria y Gestor Institucional del Riesgo. Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el SCI. Analizar el efecto posible de los riesgos identificados. Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales. Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo. Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo. Realizar actividades para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno. Documentar y mantener actualizadas las políticas, las normas y los procedimientos de control. Gestor Institucional de Riesgo. Ley 8292, art. 10,12 y 19 Proponer las estrategias para el perfeccionamiento y mantenimiento ante el Subsistema Control Estratégico. La Unidad de Control Interno será la Dependencia responsable de coordinar todas las acciones del Gestor Institucional de Riesgo. Norma 1, Apoyar a los Enlaces en los procesos de culturización en materia de gestión de riesgos. Definir los mecanismos de evaluación y recopilación de resultados de las evaluaciones de las medidas de la administración de riesgos. Identificar y definir mecanismos para la divulgar los resultados relacionados con el SEVRI. Preparación de información de los resultados de la evaluación del SEVRI para ser presentados uci-smh 7/12

8 al Jerarca. Evacuar consultas, por parte de los sujetos interesados, sobre información del SEVRI. Definir la estrategia a seguir para ejecutar los procesos de depuración y actualización del SEVRI. Enlaces de Riesgos Ley 8292, art. 13 y 17 Norma Participar activamente de los procesos de culturización en materia de control interno y gestión de riesgos, Servir de enlace entre los usuarios y los responsables del proceso de implementación del SEVRI. Cada Titular Subordinado, debe definir un representante como Enlace de Riesgos no quien será el responsable de coordinar con el Titular Subordinado de la Dependencia el proceso de identificación, análisis, evaluación y seguimiento de los riesgos. Coordinar reuniones de trabajo, dentro de su dependencia, para realizar las labores de recolección de inventarios de riesgos, controles, entre otros. Coordinar reuniones de trabajo, dentro de su dependencia, para realizar las labores de asociación de riesgos a los respectivos procesos y objetivos. Recopilar la información relacionada con el trabajo ejecutado por su dependencia en materia del SEVRI. Participar activamente en los procesos que se definirán para ejecutar las acciones de revisión y depuración del modelo de gestión de riesgos. Participar activamente en los procesos que se definirán para ejecutar las acciones de revisión y depuración del modelo de gestión de riesgos. Definir estrategias de monitoreo y seguimiento, en coordinación con el responsable general del SEVRI, para las medidas de administración de riesgos que se definan. uci-smh 8/12

9 Participación activa en todas las tareas que lo involucren su intervención, en materia del Sistema Específico de Evaluación de Riesgo. Funcionarios General en Ley 8292, art. 13 y 17 Norma Participar activamente, observando el ordenamiento jurídico y técnico las acciones necesarias para dar mantenimiento y perfeccionamiento del SCI. Comunicar de manera oportuna cualquier oportunidad de mejora o desviación detectada en el funcionamiento del SCI. Monitoreo y Seguimiento Como acciones de monitoreo se establecen ciclos de revisión anuales, con revisiones y seguimiento, definidos en las estrategias para el manteamiento y perfeccionamiento del SEVRI. Mecanismos de comunicación y divulgación Con el fin de seguir generando conciencia en los funcionarios sobre la importancia de incorporar la valoración del riesgo en sus procesos como una herramienta para optimizar la gestión y uniformar el concepto de riesgos en toda la institución, se establecen los siguientes mecanismos de coordinación y comunicación entre los funcionarios y las unidades internas para la debida operación del SEVRI. Estrategia I fase II fase III fase Elementos de organización a considerar Se considera toda la unidades organizacionales y funcionales de la institución, así como las Unidades Ejecutoras, pero el proceso de identificación de riesgos se realizará siguiendo el orden jerárquico de la Se realiza el proceso de identificación, análisis y evaluación de los riesgos, para el segundo nivel de procesos de la Organización, para esto se parte de los riesgos identificados a nivel de cada Una vez que se ha realizado el análisis sobre la efectividad de las medidas de mitigación definidas en cada unidad, se deberá someter a validar por un sujeto externo dicha efectividad e implementar uci-smh 9/12

10 misma, en un primer nivel: Jerarca, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Subgerencias Técnicas y Direcciones Nacionales. Subgerencia y Direcciones Nacionales y el proceso se extiende a nivel de las UEN, Direcciones, Regiones y Cantonales según este organizada cada Subgerencia. indicadores que permitan ejecutar de una manera más eficiente los procesos ubicándolos en un nivel de riesgo razonables para el logro de los objetivos. En importante considerar que este proceso se debe complementar con las actividades de seguimiento y monitoreo de las medidas de administración de riesgos que se han definido, como parte de los resultados de la aplicación del último ciclo de revisión del SEVRI que se haya realizado. El proceso de seguimiento y monitoreo debe considerar que los planes de mitigación que han finalizado su proceso de implementación, deben ser sometidos a un análisis detallado de la efectividad de dichas medidas, con la finalidad de revaluar los niveles de riesgo controlado o tratado. Culturización Funcionarios meta: Funcionarios meta: Funcionarios meta: Titulares Subordinados, Enlaces de Riesgos, Designados de Control Interno funcionarios seleccionados por los Titulares. Titulares Subordinados, Enlaces de Riesgos, Designados de Control Interno funcionarios seleccionados por los Titulares. Titulares Subordinados, Enlaces de Riesgos, Designados de Control Interno funcionarios seleccionados por los Titulares Objetivo de la culturización Objetivo de la culturización Objetivo de la culturización Motivar a los participantes en los procesos de gestión integral de riesgos y en la normativa asociada al SEVRI, con la finalidad uniformar los criterios de evaluación de riesgos y fomentar las prácticas de establecimiento del sistema de control interno como el primer paso para la gestión integral de riesgos. Motivar a los participantes en los procesos de gestión integral de riesgos y en la normativa asociada al SEVRI, con la finalidad uniformar los criterios de evaluación de riesgos y fomentar las prácticas de establecimiento del sistema de control interno como el primer paso para la gestión integral de riesgos. Motivar a los participantes en los procesos de gestión integral de riesgos y en la normativa asociada al SEVRI, con la finalidad uniformar los criterios de evaluación de riesgos y fomentar las prácticas de establecimiento del sistema de control interno como el primer paso para la gestión integral de riesgos. Capacitar a los funcionarios responsables de las funciones operativas en el proceso de análisis, identificación y evaluación de riesgos. Así como valorar el alcance de la aplicación de medidas de administración de riesgos de forma efectiva y en el establecimiento de los indicadores de riesgos para medir los niveles de riesgo actuales y los esperados. Capacitar a los funcionarios responsables de las funciones operativas en el proceso de análisis, identificación y evaluación de riesgos, de acuerdo a la normativa interna existente en la Institución. uci-smh 10/12

11 Alcance de la capacitación Alcance de la capacitación Alcance de la capacitación Normativa relacionada con el SEVRI, que debe ser considerada por la Institución. Modelos de administración de riesgos Alternativas de Administración Planes de acción Medidas de mitigación o de administración Vinculación presupuestaria Normativa relacionada con el SEVRI, que debe ser considerada por la Institución. Modelos de administración de riesgos Alternativas de Administración Planes de acción Medidas de mitigación o de administración Vinculación presupuestaria Técnicas de identificación, análisis y evaluación de riesgos Procedimientos para medir la efectividad de los planes de mitigación y la determinación del nivel de riesgo residual. Identificación y definición de indicadores de riesgos Normativa relacionada con el SEVRI, que debe ser considerada por la Institución. Modelos de administración de riesgos Alternativas de Administración Planes de acción Medidas de mitigación o de administración Vinculación presupuestaria Técnicas de identificación, análisis y evaluación de riesgos Procedimientos para medir la efectividad de los planes de mitigación y la determinación del nivel de riesgo residual. Identificación y definición de indicadores de riesgos Estrategia de la capacitación Estrategia de la capacitación Estrategia de la capacitación Combinación de sesiones teóricas y prácticas para aplicar los instrumentos de identificación, análisis y evaluación de riesgos coordinadas por el Enlace de Riesgos de cada Dependencia. Combinación de sesiones teóricas y prácticas para aplicar los instrumentos de identificación, análisis y evaluación de riesgos coordinadas por el Enlace de Riesgos de cada Dependencia. Combinación de sesiones teóricas y prácticas para aplicar los instrumentos de identificación, análisis y evaluación de riesgos coordinadas por el Enlace de Riesgos de cada Dependencia. Evaluación de Riesgos Los riesgos son validados y evaluados por los Titulares de las Dependencia organizacional y funcional, con la finalidad de determinar en primera instancia el nivel de riesgo absoluto y en una segunda instancia el nivel de controlado. Los riesgos son validados y evaluados por los titulares de las Unidades, con la finalidad de determinar en primera instancia el nivel de riesgo absoluto y en una segunda instancia el nivel de controlado. Los riesgos pueden ser evaluados a nivel de la UEN, Direcciones y Regiones, para ser comparados con las evaluaciones de riesgos de los titulares de la Subgerencias, con la finalidad de determinar posibles inconsistencias en el proceso de identificación y evaluación integral de riesgos. Los riesgos son validados y evaluados por los titulares de las Unidades, con la finalidad de determinar en primera instancia el nivel de riesgo absoluto y en una segunda instancia el nivel de controlado. Los riesgos pueden ser evaluados a nivel de la UEN y comparados con las evaluaciones de riesgos de los titulares de la Subgerencias y de las demás dependencias, con la finalidad de determinar posibles inconsistencias en el proceso de identificación y evaluación integral de riesgos. Comunicación y divulgación Para el desarrollo de un esfuerzo significativo de comunicación y divulgación, de cada uno de los mapas de riesgos se presentarán aquellos riesgos valorados como riesgos críticos de acuerdo a la estrategia de aceptación que se ha definido en el Marco Orientador, para ser sometido su análisis del Subsistema Control Estratégico y determinar las estrategia institucional sobre la gestión de los riesgos estratégicos los cuales a su vez se someterán al Jerarca para la validación del Portafolio de Riesgos Institucional y el Portafolio de Riesgos Estratégico. uci-smh 11/12

12 Esta información una vez aprobada, deberá estar disponibles para todos los sujetos interesados, esto sin perder de vista la necesidad de proteger la información. Se definen como medios oficiales de comunicación y divulgación del SEVRI los siguientes y de conformidad con las estrategias aprobadas por el Jerarca: Oficios y memorandos Correos electrónicos Boletines Video conferencias Boletines electrónicos Cualquier otro que se defina en las estrategias para perfeccionamiento y mantemiento definidas por el SCE. uci-smh 12/12