Cansado de inconvenientes en el seguimiento de los reclamos? Desea reducir los tiempos y problemas de facturación y registración de las cobranzas?

Transcripción

1 Cansado de inconvenientes en el seguimiento de los reclamos? Desea reducir los tiempos y problemas de facturación y registración de las cobranzas? ascensores

2 ascensores Sistema diseñado específicamente en la gestión de las empresas que fabrican y/o realizan mantenimiento de ascensores. Provee todas las soluciones a las problemáticas de facturación, administración y cobranzas masivas que estas operatorias generan. Certificación de Calidad ISO 9001:2000 EvoSistemas obtuvo en diciembre de 2009 la certificación de su Sistema de Gestión de la Calidad conforme con la norma ISO 9001:2000. El sistema de calidad fue desarrollado en conjunto con el departamento AGE del INTI (Instituto Nacional de Tecnología Industrial) y la certificación fue otorgada por la entidad de certificación Bureau Veritas Certification, luego de aprobar un estricto proceso de auditoría. Fue nuestra decisión que esta certificación tuviese un alcance amplio y comprende todas las actividades que realiza la empresa: el diseño y desarrollo de software, su comercialización, implementación, capacitación, mesa de ayuda. La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad implica un alto compromiso de cada uno de los integrantes de EvoSistemas, y ratifica nuestro empeño con la más alta calidad de nuestros productos y servicios, con el fin de asegurar la satisfacción de nuestros clientes. Proceso de implementación de nuestros productos Implementación es el proceso del ciclo de vida del software que contiene las actividades de relevamiento, adaptaciones del producto estándar al Cliente, migración de datos, capacitación y puesta en marcha y apoyo de puesta en marcha. Como de una correcta implementación depende el éxito de la utilización del sistema en la empresa, éste es un proceso central en nuestro Sistema de Gestión de Calidad, y cuenta entre sus etapas: Convenir los términos de la implementación, verificación de disponibilidad de hardware, relevamiento general, reunión de evaluación de necesidad de adaptaciones, planificación, desarrollo de las adaptaciones y requerimientos establecidos, instalación y configuración del servidor y hardware del cliente, verificación y validación de todos los circuitos administrativos del cliente, planificación de adaptaciones según relevamiento en detalle, desarrollo de adaptaciones según relevamiento en detalle, entrega de la minuta de aceptación de circuitos administrativos, vuelco en el sistema de la migración para capacitación si correspondiera, capacitación y entrega de instructivos, vuelco en el sistema de la migración final, puesta en marcha y apoyo para la puesta en marcha, mediante la cual nuestro personal sito en el cliente realiza el acompañamiento al cliente por el tiempo que de común acuerdo se establezca. Arquitectura de instalación Luego de considerar todas las variantes de arquitecturas de instalación, en aspectos como legalización de software, costo de adquisición y renovación del equipamiento informático, velocidad de proceso del sistema, disponibilidad de datos para los usuarios y restricciones de seguridad aplicables a todo el sistema informático, determinamos que la más adecuada para nuestros clientes es instalar bajo un sistema operativo de servidor ( ej. Windows 2008 Server ) nuestro sistema de gestión, y todos los datos del cliente ( archivos de procesamiento de textos, planillas de cálculo, presentaciones, etc., y utilizar las computadoras de los usuarios sólo como medio de acceso a la sesión del usuario en el servidor, donde cada usuario autorizado por su correspondiente palabra clave (password) tendrá acceso a los archivos que le sean asignados definiendo las propiedades de seguridad del propio sistema operativo. En las computadoras de los usuarios puede instalarse cualquier sistema operativo que el cliente considere conveniente incluso Linux (gratuito) ya que todos los procesos y programas se ejecutarán desde la sesión de trabajo del usuario en el servidor.

3 Ventajas de utilización de esta arquitectura de instalación Velocidad de procesamiento Todos los puestos de trabajo usan la velocidad y memoria del servidor ya que todos los programas se ejecutan en la sesión del usuario en el servidor, por lo que cada usuario se ve muy poco influido por la velocidad de procesamiento de su propia computadora, pudiendo convivir equipos terminales viejos y nuevos trabajando casi con el mismo rendimiento para todos los usuarios. No es necesaria la renovación de los equipos terminales de los usuarios Por las razones antes explicadas, bajo la arquitectura de instalación que utilizamos en EvoSistemas pueden emplearse como puestos de trabajo equipos de generaciones anteriores casi con el mismo rendimiento que computadoras nuevas, lo cual implica una consideración económica importante al no ser necesario invertir en el recambio de computadoras ni al instalarse nuestros sistemas ni pensar en una renovación periódica a futuro para mantener las prestaciones para los usuarios, solo debe mantenerse actualizado el servidor del sistema. Seguridad de información El sistema operativo de servidores que instalamos tiene todas las herramientas para configurar la seguridad de accesos y tareas de los usuarios pudiendo prohibir o restringir las funciones y permisos a la información que cada usuario en particular posee. Disponibilidad de la información en función del usuario y sus permisos, sin depender de la computadora desde la que accede Cada usuario en su sesión de trabajo establece su propio escritorio, ve únicamente sus correos electrónicos (Outlook Express o Live Mail), que utilizará desde cualquier computadora donde se identifique con su usuario y contraseña, es decir todas las funcionalidades dejan de estar configuradas en cada computadora en particular para estar configuradas en el servidor en la sesión de trabajo de cada usuario, sin importar desde cuál computadora acceda al sistema. Disponibilidad de la información mediante el acceso remoto vía Internet Todas las consideraciones realizadas en el párrafo inmediato anterior se trasladan al uso del sistema desde el exterior de la empresa, sin importar la ubicación del usuario, mediante la utilización de Internet. Es importante notar que este servicio se configura con todas las restricciones de seguridad necesarias para evitar la posibilidad de acceso a cualquier usuario no habilitado y brindar al usuario habilitado todos los servicios y funciones tal como si estuviese trabajando desde su propia computadora dentro de la red de la empresa. Capacidad de control remoto de otros usuarios Utilizando los servicios que el sistema operativo del servidor brinda, es posible que un usuario que posea los permisos adecuados realice el control remoto de las actividades de cualquier otro usuario de la red, pudiendo observar la pantalla de trabajo del mismo sin ser detectado por el usuario a quien se esta controlando, esta posibilidad existe desde dentro o fuera de la empresa en función de las características indicadas en los párrafos inmediato anteriores. Respaldos automáticos de toda la información de la empresa Dentro de nuestro proceso de implementación un aspecto importante ocupa el respaldo de la información de nuestros clientes tanto del sistema de gestión como de todos los otros archivos que los usuarios utilizan (archivos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, etc.), para lo que activamos un proceso automático de respaldo diario para proteger lo que consideramos el bien más preciado de todo el sistema informático de una empresa, todos sus datos.

4 ascensores CONFIABILIDAD Y FLEXIBILIDAD CON LAS SIGUIENTES FUNCIONALIDADES Mantenimiento de ascensores: Edificios: Definición de edificios, con datos propios del edificio, cliente y administrador y datos de contacto para el constructor, arquitecto, estudio, director de obra, encargado, montador. Visualización de los ascensores del edificio con acceso al detalle de componentes de cada equipo en particular. Si corresponde, se puede asociar el edificio a su cuadrilla de mantenimiento preventivo y su cuadrilla de mantenimiento correctivo. Definición de los criterios de autorización de trabajos y solicitud de presupuestos para realizar las tareas de mantenimiento correctivos o reclamos. Definición de plantillas de ascensores: Las distintas plantillas permiten representar distintos tipos de equipos como ascensores convencionales, ascensores hidráulicos, monta-coches, monta-cargas, etc según los distintos tipos de equipos que la empresa instala o mantiene. A partir de las plantillas se definirán los distintos equipos y éstas permiten determinar las características y componentes detallados de cada uno. Estas características o propiedades se organizan en grupos, configurables por plantilla. Tanto las propiedades como los grupos de propiedades no tienen límite, por lo que puede definirse cada plantilla al nivel de detalle que sea requerido en función del tipo de equipo para el que se utilizará. Incluye una sección con un mapa de Google para la ubicación del equipo según su dirección. Incluye una sección donde pueden almacenarse imágenes referentes al equipo que pueden ser de interés en el proceso de puesta en servicio y mantenimiento, tanto como imágenes tomadas para documentar un reclamo en particular. Incluye dos secciones de almacenamiento de documentos por equipo, una de acceso para todos los usuarios del sistema y otra de acceso restringido para los usuarios que se determinen. Estos documentos pueden ser de cualquier formato ej..pdf,.xls,.doc etc. Administraciones: Permite definir las administraciones con las que la empresa trabaja con todos sus datos de contacto y facturación. Tareas de mantenimiento correctivo vía reclamos: Existen dos entornos de trabajo para las mismas: la del usuario administrador de mantenimiento y la de los usuarios que registran las actividades de cada una de las cuadrillas. Las funcionalidades del administrador incluyen: Registrar un reclamo del cliente o una solicitud de reparación. Según los criterios establecidos en la definición del edificio puede requerirse autorización o presupuestación del trabajo y éste no podrá asignarse hasta que estos criterios establecidos no sean cumplidos, pudiendo registrar la documentación o los contactos efectuados a tal efecto. Las tareas pueden reasignarse en cualquier momento a otra cuadrilla según sea necesario. En cualquier momento el administrador puede consultar las tareas y el estado de cada una de ellas según los filtros disponibles. Una vez que el usuario que representa a la cuadrilla de mantenimiento haya registrado el trabajo realizado, el sistema procede a generar el remito con o sin cargo por el trabajo según el administrador haya definido para cada tarea, y el proceso concluye en el área administración con la facturación o no según corresponda. Las funcionalidades del usuario que registra las actividades de la cuadrilla incluyen: Registrar la resolución de una tarea asignada a la misma, con el detalle de los insumos utilizados. Puede generar una solicitud de reparación si el reclamo no pudo ser resuelto. Puede auto-asignarse una tarea disponible para asignar. Tareas de mantenimiento preventivo: Las funcionalidades del administrador incluyen: Generación masiva de todas las tareas de mantenimiento preventivo del mes indicadas. Las funcionalidades del usuario representante de la cuadrilla incluyen: Registrar la resolución de una tarea asignada a la misma. Puede generar una solicitud de reparación si al realizar la tarea de mantenimiento preventivo se detecta alguna falla o requerimiento de acción correctiva que se trata por el circuito descripto anteriormente. Las funcionalidades para todos los usuarios y tipos de tareas incluyen: Filtros y Vistas de tareas que coinciden con los criterios que el usuario determine en el momento que incluyen entre otros por: tipo de tarea, estado de la tarea, edificio, administración, cuadrilla asignada y diversas fechas. Búsquedas por cualquier columna que actúan sobre la vista actual.

5 ascensores CONFIABILIDAD Y FLEXIBILIDAD CON LAS SIGUIENTES FUNCIONALIDADES Ventas: Facturación electrónica. Autorización en la A.F.I.P., registración, envío a clientes. Facturación masiva de abonos pre-establecidos por clientes, pudiendo asociarse más de un abono por distintos servicios simultáneamente. Las facturas se emiten con los códigos de barras que permiten la cobranza mediante agentes de cobranza como los rapipagos, bancos (cobranza por ventanilla), mutuales etc. Exportación de los datos de las facturas para su puesta a disposición desde la página web de la empresa para la descarga por parte del cliente. Cálculo automático de recargos por mora por pago fuera de término, en porcentaje o con monto fijo, y variable en función de la demora del pago. Venta de equipamientos, instalaciones o accesorios por múltiples modalidades de venta que incluyen presupuestos, pedidos, remitos, y su correspondiente facturación, o facturación directa. Cobranza masiva de abonos facturados, importando directamente desde los archivos enviados por las agencias de cobranzas (rapipagos, bancos por cobranza por ventanilla, mutuales etc.), previo proceso de validación, con imputación automática a las facturas correspondientes. Cobranzas por recibo con distintos medios: valores, transferencias, efectivo, etc. Gestión de cuentas corrientes y cobranzas de grupos de empresas, grupos de clientes o administraciones. Operaciones en múltiples monedas. Administración de cuentas corrientes con consultas e informes que permiten analizar cada operación, como el estado de cuenta de cada cliente, en detalle o resumen, o global de una zona de clientes o de un vendedor. Impuestos de ventas: Liquidación de I.V.A., retenciones efectuadas por clientes, percepciones de ventas. Exportación para A.F.I.P. según RG 1361 (libro de I.V.A electrónico) y CITI Ventas. Estadísticas de ventas que permiten analizar con distintos enfoques tanto la participación de cada articulo como la de cada cliente, obteniendo porcentajes y/o montos de ganancia, en detalle o sumarizada, o con modalidad de ranking informando la escala de artículos, clientes, vendedores o zonas desde la que más ganancias generaron hasta la que menos ganancias generaron para los períodos solicitados. Posibilidad de establecer el límite de crédito para cada cliente según diferentes criterios, para informar o impedir las operaciones de los clientes excedidos. Comisiones de ventas: definición de porcentajes por ventas o por cobranzas. Comisiones diferenciales para distintos artículos. Compras: Diversas modalidades de compra que incluyen órdenes de compra, remitos de proveedores, y su correspondiente facturación o facturación de proveedores directa. Operaciones en múltiples monedas. Carga y mantenimiento de precios de costo de distintos proveedores de cada artículo. Actualización automática o manual. Pagos con distintos mecanismos como efectivo, cheques propios o de terceros, transferencias, etc. Administración de cuentas corrientes con consultas e informes que permiten analizar cada operación, como el estado de cuenta de cada proveedor, en detalle o resumen, o global de la empresa. Impuestos de compras: Liquidación de I.V.A., retenciones efectuadas a proveedores, percepciones. Exportación de datos según RG 1361, RG 1547 y C.I.T.I. compras. Estadísticas de compras que permiten analizar con distintos enfoques tanto la compra de cada artículo, como la compra a cada proveedor. Compensación con entidades que son clientes y proveedores simultáneamente Tesorería: Administración de múltiples cajas. Administración de cuentas bancarias Administración de la cartera de cheques y toda su operatoria, generando trazabilidad de cada operación que se efectuó sobre cada valor en particular. Múltiples monedas.

6 ascensores CONFIABILIDAD Y FLEXIBILIDAD CON LAS SIGUIENTES FUNCIONALIDADES Informes gerenciales: Posición financiera global e instantánea de la empresa Proyección financiera global de la empresa Stock: Administración del stock para múltiples depósitos. Diversos informes de movimientos y valuaciones de stock Contabilidad: Plan de cuentas configurable para la empresa. Definición de asientos modelo que permiten establecer cómo se debe registrar contablemente cada comprobante. Registración automática de cada operación según el plan de cuentas y el asiento modelo definido. Emisión de libros sub-diario, diario y mayor. Informe de ajuste por inflación. Balance en distintas presentaciones: sumas y saldos, general y ajustado. Auditoria de modificaciones de asientos contables Sistema de Seguridad Integrado: Permite definir para cada usuario un menú de trabajo que cuente exclusivamente con los puntos de función que la empresa defina. Permite definir en cada punto de función cuáles de las operatorias que el mismo contiene se habilitan para cada usuario. Permite consultar las operaciones efectuadas por cada usuario. Permite determinar para cada informe del sistema cuáles de las posibles salidas del mismo (vista previa, impresión, Excel, pdf, correo electrónico) podrá utilizar cada usuario.

7 Tel: Eva Perón (2000) Rosario, Santa Fe, Argentina - info@evosistemas.com.ar