PROCEDIMIENTO RENDICIÓN FINANCIERA EDUCACIÓN JUNJI

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1 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN FINANCIERA EDUCACIÓN JUNJI Elaboro: Coordinador Calidad Revisión y aprobación: Secretaria General CMLP Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 1 de 4

2 Procedimiento Rendiciones Educación JUNJI I. OBJETVO Asegurar el cumplimiento de los requisitos definidos en el Manual vía transferencia de fondos vigente de la Junta Nacional de Jardines JUNJI. II. ALCANCE Aplica a Rendiciones de Salas Cunas y Jardines Infantiles administrados por la Corporación Municipal de lo Prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO JUNJI: La Junta Nacional de Jardines Infantiles en convenio con la CMLP, a través de la línea programática MVT transfiere los recursos financieros a la CMLP, para brindar educación parvularia inclusiva y de calidad a niños y niñas menores de 4 años en situación de vulnerabilidad por medio de salas cunas y jardines infantiles. Rendición: Acto que permite transparentar los gastos ejecutados con fondos públicos respaldándolos con medios de verificación, como por ejemplo: documentación contable-financiera y remuneraciones. Esto, con objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna. IV. Diagramas de Flujo de Procesos Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 2 de 4

3 Proceso de Fondo por Rendir JUNJI Rendición del mes anterior Planilla de Rendición Los días 30 de cada mes se deben presentar a de los Fondos por Rendir asignados, adjuntando los medios de verificación de gastos (facturas y boletas). Directoras Jardines y Salas Cunas Se rechazan gastos que no corresponden, se devuelve a Director (a) correspondiente para su corrección Revisión de Rendiciones Fondo por Rendir del mes anterior, los criterios de revisión son; valores y compras rendidas en planilla, boletas, facturas originales y cedible, y que registren fecha, firma de Director (a) y timbre de Sala Cuna y Jardines correspondiente. V B a través de registro de timbre de financiero, fecha, firma y se envía a Control Interno, Control Interno revisa que este todo correctamente imputado y que los respaldo de los gastos correspondan Control Registra en planilla de control y entrega a Financiero JUNJI, para Rendición Se realiza el traspaso contable del fondo por rendir SI Da V B a través de firma, fecha y timbre de Control Interno y se entrega a Secretaria de Finanzas, para su registro y control. Control Secretaria DAF Se revisa nuevamente que estén todos los documentos correspondientes, y luego se ingresan datos a Anexo 4 como rendición. Se archivan los registros para su rendición final a JUNJI. Anexo 4 Una vez recibida las rendiciones después de todos los procesos de control, se emite autorización para realizar cheque correspondiente al mes siguiente. La autorización debe ser timbrada y firmada por jefe finanzas y DAF para posteriormente entregarlo a tesorería. A principio de mes entre los día 5 y 10 los cheques están disponibles para su retiro en Caja de Tesorería Director (a) Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 3 de 4

4 Proceso de Rendiciones Compras con Factura JUNJI Solicitud Compra Solicitud de Compra Director (a) envía solicitud de compra de un (os) producto (s) a con copia Financiero JUNJI, por correo electrónico Directoras Jardines y Salas Cunas Se rechazan gastos que no corresponden, se devuelve a Director (a) correspondiente para su corrección Solicitud de Compra es revisada para ver si corresponde el tipo de compra y dependiente del saldo según registro de Informe de gestión de gastos mensual por Sala Cuna o Jardín Infantil. Aprueba? Solicitud Compra Se solicita a través de un Menorandum a Director Educación la aprobación de la compra La Solicitud con V B por Director, se envía a adquisiciones para tramitación de compra. Secretaria de DAF Genera Orden de Compra, gestionado la entrega del o los productos Adquisiciones Se realiza seguimiento de estado de sistema Proexis compra a través de Finalmente se archivan los registros de la compra Enc. Contabilidad Anexo 4 Una vez que se cancela la factura al proveedor, se solicita la documentación a tesorería para ser ingresada a Anexo 4, previa revisión de los documentos del proceso (autorización, orden compra, memo y factura con sus cedibles). Una vez recopilada todas las facturas que se rendirán en el mes, posteriormente se fotocopia la original y se lleva documentación a la Municipalidad para ser legalizada. El tiempo de este proceso son 2 días aproximadamente Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 4 de 4

5 Proceso de Rendiciones Pago de Remuneraciones Informe de Asistencia personal Informe de asistecia El día 17 de cada mes, deben presentar planillas con registros de asistencia de personal de Salas Cunas y Jardines Infantiles, respaldando las asistencias con copia de libro de asistencia e informando las inasistencias. Solicitud Compra Director (a) Jardines y Salas Cunas Revisa las planillas de Sueldos de Jardines y Sala Cunas, verifica que la información este correcta y debidamente respaldada Se solicita aclarar observación a Director (a) y correccion Aprueba? En caso de que este correcto lo aprueba y envía a Unidad de Recursos Humanos para gestionar los pagos de sueldos, pago de imposiciones, etc. Alrededor del día 12 de cada mes, se recepcionan las liquidaciones de sueldo y pago de cotizaciones previsionales emitidos por jefa de recursos humanos. Se reciben reportes bancarios emitidos por encargada de remuneraciones. Se verifica que todos los datos de liquidaciones de sueldo estén correctamente imputados en planilla Anexo 4. Enc. Contabilidad Se registra en planilla de Producto Conforme y se toman las acciones inmediatas para corregir el error Se ejecuta Rendición Fin Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 5 de 4

6 Proceso de Rendiciones JUNJI Liquidaciones Sueldos, pago cotizacions y fondo por rendir Informe de asistecia Se revisa que las liquidaciones de sueldos y el pago de cotizaciones, sean coherentes y correspondan al informe de asistencia del personal que presentan las Directoras de los Jardines Infantiles. Luego se revisan los Fondos por Rendir, estos deben adjuntar los medios de verificación de los gastos correspondientes (Facturas, Boletas, etc). Se registra como PNC, se rechaza Rendición y se envía a unidad para su corrección (RR.HH, Cotizaciones previsionales y sueldos). En caso de que los valores y registros revisados no sean coherentes, o no correspondas a los gastos que se deben imputar, se registra como producto no conforme en Planilla de PNC y se rechaza. Conforme Se ingresa toda a información de gastos para imputar según el ítem correspondiente en Anexo 4. Esto separadamente por Jardín Infantil. Se envía Rendición (Anexo 4) para la aprobación de la Secretaria General. Se devuelve a JUNJI para su corrección y se registro como PNC V B Secretaria General Se prepara Oficio para presentar rendiciones. Oficio debe incluir un cuadro donde se indique las Salas Cunas y Jardines Infantiles que rinden y los montos correspondientes, además debe indicar el periodo que se rinde. Secretaria Gerencia Se saca una copia de la Rendición original, junto con Anexo 4. Original se entrega a JUNJI y copia es archivada en CMLP, oficina. Se debe archivar copia y Oficio con registro de Recepción por pare de JUNJI. Fin Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 6 de 4

7 V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos Elaboración del procedimiento 01 Todos Estandarización Diseño Organizacional 02 Todos Estandarización y revisión flujos y actividades. I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance 03 III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento IV Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, V Se implementa control de modificaciones por cada documento 04 IV Actualización de Diagramas de Flujo de Procesos y Logo 05 IV Se incorpora actividades de Rendición a JUNJI Corporación Municipal Lo Prado Área: Educación - Versión: 05 Aprobación: Página 7 de 4