OBJETIVOS DE SEGURIDAD E INDICADORES DE GESTIÓN

Transcripción

1 OBJETIVOS DE SEGURIDAD E INDICADORES DE GESTIÓN

2 AGENDA Generalidades Importancia planeación Objetivos Indicadores Requisitos Mayo del 2016

3 Notas administrativas Participación Mente abierta Trabajo en equipo Práctica. Uso celular Expectativas

4 DESGLOSE POLÍTICA Indicadores Metas Política Objetivos generales Objetivos específicos Mayo del 2016

5 OBJETIVOS Es el fin último al que se dirige una acción u operación. Es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos. Se dice que la persona después de haber identificado un objetivo cuyo logro considere importante, tiene que ser capaz de describir las acciones que representen el significado de éste. Son expresiones formales de la política y el medio para implementarla. Son propósitos formales que enmarcan planes de acción en la organización. Expresan un solo resultado a lograr (procesos). Indica el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, etc.).

6 CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE PLANTEAR OBJETIVOS? Proporcionar sentido de dirección (motivación e inspiración) Enfocar los esfuerzos (establecer prioridades) Guiar planes y decisiones Evaluar el progreso o desempeño Mayo del 2016

7 COMPONENTES DE UN OBJETIVO 01 ACCIÓN: Tarea a desarrollar. Se manifiesta a través de un verbo en infinitivo. 02 META: Punto de referencia cuantitativo o aspiración que se debe alcanzar en el futuro. 03 INDICADOR DE GESTIÓN: Unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de un proceso en relación a sus metas, objetivos y responsabilidad es. 04 RESPONSABLE: Cargo que debe responder por la ejecución de las acciones asignadas 05 TIEMPO: definición temporal o lapso en que se deben ejecutar las acciones.

8 INDICADORES Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

9 CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS Específicos: indican cuánto (PE: el 40%) qué será logrado (PE: Qué conductas de quién o que resultados) para cuándo (PE: para el 2010)? Relevantes: Comprensión clara de cómo estos objetivos se ajustan a la visión, misión, políticas, Procesos. Medibles. La información concerniente al objetivo puede ser recogida, detectada u obtenida de registros (al menos potencialmente). Tiempo. Cuando serán ellos logrados. Alcanzables. No solamente los objetivos en sí mismos son posibles, sino que es probable que su organización sea capaz de alcanzarlos. Necesitan control y seguimiento.

10 PARADIGMAS DE LA MEDICIÓN La medición precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difícil. Hay cosas imposibles de medir. Es más costoso medir que hacer. 10

11 INDICADORES DE GESTIÓN DEFINICIÓN INDICADOR: Que indica o sirve para indicar. Mostrar algo con señales o indicios. GESTIÓN: Acción y efecto de administrar Es una herramienta administrativa, cuantificable o cualificable, que permite evaluar el desempeño de variables y objetivos trazados el cual asociamos a metas 11

12 INDICADORES DE GESTIÓN Que se convierta en un sistema de alertas tempranas Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo o de servicios Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las políticas. QUE SE ESPERA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN Mayo del 2016

13 PAUTAS PARA DISEÑAR INDICADORES Conocimiento de la organización Información de soporte. Identificación de las necesidades de la organización Claridad en conceptos como. EFICACIA Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados. Capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. 13

14 PAUTAS PARA DISEÑAR INDICADORES EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. VALOR DE POTENCIALIDAD: Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad. Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles. 14

15 ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES EXACTITUD OPORTUNIDAD FORMA INTEGRIDAD FRECUENCIA RELEVANCIA EXTENSIÓN TEMPORALIDAD ORIGEN

16 TIPOS DE INDICADORES Proceso: Medición de actividades Eficacia: Mide el logro de los resultados propuestos. Qué se debe hacer Nos indica si se hicieron las cosas que se debian hacer Resultados: Salidas de proceso Eficiencia: Mide el nivel de ejecución del proceso. Como se hicieron las cosas El rendimiento de los recursos utilizados

17 ELEMENTOS DE UN INDICADOR DE GESTIÓN Medible: La caracteristica descrita debe ser cuantificable en terminos ya sea de grado o frecuencia de la cantidad Entendible: Debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan Controlable: Debe ser controlable dentro de la estructura de la organización 17

18 CÓMO ELABORO UN INDICADOR DE GESTIÓN? Definir los atributos importantes: Obtener el mayor número del mayor número de indicadores que puedan utilizarse (llvia de ideas). Seleccione los más apropiados Evaluar si los indicadores tienen las caracteristicas deseadas (medible, entendible y controlable) Identificar las actividades principales de cada proceso Evaluar las actividades directamente relacionadas con las partes interesadas del sistema de gestión Deben de tener metas que permitan evaluar el desarrollo de la actividad 18

19 NATURALEZA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN EFICACIA: Relacionados con aspectos externos (cliente). Alcanzan o no alcanzan resultados Maneja diferentes variables Unidades entregadas a tiempo Unidades despachadas *

20 INDICADOR DE EFICACIA 1. Nombre: PRODUCTO CONFORME 2. Procedimiento de cálculo: ((Productos suministrados-productos devueltos) / productos suministrados) * Unidad: % 4. Sentido: creciente 5. Fuente de información: Registro de entregas y registro de devoluciones 6. Frecuencia de la toma de datos: diaria 7. Meta: mínimo 90% 8. Frecuencia de análisis: mensual 9. Responsable del análisis: Dueño del proceso de gestión comercial 20

21 NATURALEZA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN EFICIENCIA Relacionados con aspectos internos. Son mejores o peores que algo (relativos). Dados en unidades producidas por recursos utilizados con respectos a lo esperado Orientados al manejo de los parámetros de los procesos. Manejan la misma variable Unidades hora máquina producida Unidades hora máquina esperada *

22 INDICADOR DE EFICIENCIA 1. Nombre: EFICIENCIA DEL MANEJO DE MANO DE OBRA 2. Procedimiento de cálculo: (unidades producidas por hora hombre / unidades programadas de producción por hora hombre) * Unidad: % 4. Sentido: Creciente 5. Fuente de información: programación de producción 6. Frecuencia de la toma de datos: diario 7. Meta: 89% 8. Frecuencia de análisis: semestral 9. Responsable del análisis: dueño del proceso de producción 22

23 METAS La meta del indicador de Gestión es el punto de llegada de un objetivo por esta razón se convierte en la base del mejoramiento. Definir metas muy elevada tiene como riesgo el que no sean alcanzables y causen desmotivación; es casi inadecuado como poner metas fáciles de lograr que provocan un desempeño pobre del Sistema.

24 REQUISITOS BASC NORMA BASC 4.1 Generalidades La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS determinando los siguientes aspectos: Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización. Documentar la secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las técnicas de mapa y caracterización de procesos. Definir el alcance del SGCS.

25 REQUISITOS BASC NORMA BASC Objetivos del SGCS La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de indicadores de gestión.

26 CADENA DE SUMINISTROS FLUJO DEL COMERCIO INTERNACIONAL - ACTORES EXPORTADOR OPERADOR LOGISTICO PUERTOS DE ORIGEN PUERTOS DE DESTINO IMPORTADOR TRANSPORTE INTERNO TRANSPORTE INTERNACIONAL TRANSPORTE AGENTE DE ADUANA Julio del 2106

27 CADENA DE SUMINISTROS RIESGOS FALTA DE ENTREGA INFILTRACION PENETRACION ROBOS CONTAMINACION CONTAMINACION TERRORISMO LAVADO INFILTRACION PENETRACION AVERIAS FALTA DE ENTREGA TERRORISMO LAVADO ESTAFA CONTAMINACION BIOTERRORISMO SABOTAJE LAVADO ACTIVOS INFILTRACION PENETRACION ROBOS INFILTRACION ROBOS CONSPIRACIONES INFILTRACION CONTAMINACION FALTA DE ENTREGA FALTA DE ENTREGA ROBOS Julio del 2106 Mi cadena es tan fuerte como mi eslabón más debil

28 MAPA DE PROCESOS S O L I C I T U D D E L C L I E N T E Entradas Gestión Comercial MAPA DE PROCESOS TEXTILES MODERNOS S.A. PROCESOS DE CONTROL Y DIRECCIÓN Materias primas Dirección y Planeación Estratégica Gestión Adm. y Financiera Producción Gestión de Seguridad Empaque S.G.C. PROCESOS MISIONALES Gestión de Compras PROCESOS DE APOYO Recursos Humanos Mejoramiento continuo ( S.G.C. Despacho Salidas Gestión Informática S A T I S F A C C I Ó N D E L C L I E N T E

29 QUÉ ES UN TABLERO DE CONTROL? 1. Nombre: 2. Procedimiento de cálculo: 3. Unidad: 4. Sentido: 5. Fuente de información: 6. Frecuencia de la toma de datos: 7. Meta: 8. Frecuencia de análisis: 9. Responsable del análisis: 29

30 TABLERO DE CONTROL Nombre Fórmula Unidad Sentido Fuente de información Frecuencia de la toma de datos Meta Frecuencia de análisis Responsable del análisis Eficiencia del manejo de mano de obra (unidades producidas por hora hombre / unidades programadas de producción por hora hombre) * 100 % Creciente Programaci ón de producción Diario 89% Semestral Dueño del proceso de producción 30

31 TALLER Usando el modelo de Cuadro de Control Nombre Fórmula Unidad Sentido Fuente de información Frecuencia de la toma de datos Meta Frecuencia de análisis Responsable del análisis En grupos de 3, elaborar un indicador de seguridad por cada uno de los siguientes procesos Dirección SIG Materias Primas Producción Empaque Despachos Recursos humanos TIC 31

32 PREGUNTAS

33 G R A C I A S