ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA. Cancelar oportunamente a los servidores públicos salarios y prestaciones sociales, de acuerdo a las novedades de nómina.

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Cancelar oportunamente a los servidores públicos salarios y prestaciones sociales, de acuerdo a las novedades de nómina. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el reporte de novedades de nómina y termina con el pago de la nómina, prestaciones sociales, parafiscales y seguridad social. 3. DEFINICIONES 3.1 Aportante: Persona natural o Jurídica que tiene la obligación de realizar los aportes de los diferentes riesgos que conforman el sistema. 3.2 Aportante: Persona natural o Jurídica que tiene la obligación de realizar los aportes de los diferentes riesgos que conforman el sistema. 3.3 Cotización Base: Es igual al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permanentes configuran el monto total periódico de las cotizaciones. Desde 1 SMMLV hasta 20 SMMLV. 3.4 Entidad Administradora: Son todas las Administradoras de Riesgos Profesionales (A.R.P.), Empresas Promotoras de Salud (E.P.S.), Administradora de Fondo de Pensiones (A.F.P.), Administradora de Prima Media con Prestación Definida y las Administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. 3.5 Planilla integrada de liquidación de aportes: Formato electrónico que permite realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 Documentos Internos: Ver Listado Maestro de Documentos 4.2 Documentos Externos: Ver Listado de Documentos Externos 4.3 Base Legal: Ver Normograma EDU 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Decreto 1931 de por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad de uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica el decreto 1465 de Las novedades de nómina tales como incapacidades, horas extras, licencias, embargos, deducciones autorizadas por el empleado, cuentas por cobrar por concepto de llamadas telefónica, créditos, se deben entregar a Contabilidad cinco días hábiles antes de la fecha establecida para pago de la nómina. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través del Manual SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

2 Página 2 de Las novedades de nómina tales como incapacidades, horas extras, licencias, embargos, deducciones autorizadas por el empleado, cuentas por cobrar por concepto de llamadas telefónica, créditos, se deben entregar a Contabilidad cinco días hábiles antes de la fecha establecida para pago de la nómina. 5.4 Las deducciones de nómina que no corresponda a las legalmente establecidas deben estar debidamente soportadas y en el caso de deducción por consumo de servicios telefónicos (Celulares) debe estar autorizado por carta, para lo cual contabilidad deberá enviar al servidor copia de las facturas para su conocimiento. 5.5 La solicitud de vacaciones se debe hacer con 8 días de anticipación, las mismas se deben cancelar al servidor público un día antes del inicio de sus vacaciones. 5.6 El pago de las prestaciones sociales por retiro definitivo de un servidor publico se cancelará en los términos legales establecidos por Ley 5.7 El pago de las prestaciones sociales por retiro definitivo de un servidor publico se cancelará en los términos legales establecidos por Ley 5.8 El pago de las prestaciones sociales por retiro definitivo de un servidor publico se cancelará en los términos legales establecidos por Ley 5.9 Para el trámite de liquidación parcial de cesantías el funcionario debe haber laborado en el respectivo año, mínimo 6 meses, esta solicitud sólo será aprobada para los casos establecidos por la Ley, para el cual el solicitante deberá anexar los documentos necesarios Para las liquidaciones de incapacidades por enfermedad general las prestaciones económicas originadas por los tres (3) primeros días estarán a cargo del empleador. Si es superior a éstos tres días, la liquidación se efectúa con base en lo establecido legalmente Se elaborará la Planilla integrada de liquidación de aportes los 5 primeros días de cada mes, para trámite de pago se solicita disponibilidad y compromiso presupuestal de acuerdo al reporte generado por el sistema y verificado por contabilidad Se elaborará la Planilla integrada de liquidación de aportes los 5 primeros días de cada mes, para trámite de pago se solicita disponibilidad y compromiso presupuestal de acuerdo al reporte generado por el sistema y verificado por contabilidad Las fechas límites de pago de los aportes corresponde a los 7 primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo al último dígito del NIT de la empresa La prima de servicios y la prima de navidad serán pagadas de acuerdo a lo establecido por la ley. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través del Manual SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA

3 Página 3 de 7 6. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO 6.1 PAGO DE LA NÓMINA No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 Recepcionar novedades de nómina: Se hace llegar al funcionario el reporte de horas extras debidamente firmado por la Gerencia respectiva, recibe las incapacidades y demás novedades. PUNTOS DE CONTROL Liquidar novedades de nómina y deducciones: - Revisa fechas, horarios y cantidad de horas extras, y las liquida. - Revisa las incapacidades y verifica, si corresponde a la EPS de afiliación del funcionario, que esté firmada por el trabajador y liquidar de acuerdo el tiempo. - Recibe los oficios de solicitud de licencias. - Recibe la solicitud de vacaciones previa aprobación mediante Resolución. - Realiza deducciones de Ley. - Elabora la planilla de nómina. - Elabora cartas para aprobación de deducciones. Pasa las liquidaciones para su revisión : - Calcula la Retención en la Fuente. - Revisa y firma la planilla de nómina. Solicita la respectiva disponibilidad y compromiso. Impresión de la disponibilidad y compromiso: Genera el compromiso y la aprobación del gasto, a través del SII- Módulo Gestión Contable y Presupuestal. Ver I-2 Contador Profesional en Presupuesto Planilla de nómina revisada y aprobada, con los soportes de las novedades, horas extras. Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de nómina. X

4 Página 4 de 7 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Aprobación de Planilla de Nómina: - Aprueba la nómina y firma planilla de nómina. - Aprueba disponibilidad para efectuar la causación. Pasa a Gerente General para aprobación del compromiso presupuestal Generación de la obligación: Registra la obligación a través del SII Módulo Gestión Contable y Presupuestal y trasfiere los documentos al Técnico en Contabilidad. Contabilizar y generar la solicitud de pago de nómina: - Recepciona los documentos y saca fotocopia de la planilla de nómina, con sus respectivas firmas. - Archiva la planilla original con todos sus soportes y la copia se utiliza como soporte para realizar la solicitud del pago a través del SII Módulo Gestión Contable y Presupuesto- Ver I-2 Gerente Administrativo y Financiero Profesional en Presupuesto PUNTOS DE CONTROL 8 Aprobación de solicitud de pago: - Revisa la causación de la solicitud de pago y aprueba. Contador 9 10 Efectuar el pago de la nómina y elaborar comprobante de egreso: Por medio de la Banca Empresarial se efectúa el pago de la nómina a través de transferencia electrónica y los comprobantes de egreso se elaboran por el Sistema de Información Financiero-SII- módulo Tesorería Ver I-5 Entregar los comprobantes de pago: - El Original se le entrega al funcionario firmado por el funcionario que elaboro el comprobante de pago. La copia debe ser firmada por el funcionario y se archiva en la carpeta de Nómina. Profesional en Tesorería Comprobante de egreso de pago de nómina Comprobante de pago firmados por los funcionarios. X

5 Página 5 de PAGOS APORTES SEGURIDAD Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de seguridad social y parafiscales., PARAFISCALES No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL 1 Realización de la Planilla integrada de liquidación de aportes: Se liquida en el sistema los aportes causados en el mes : Revisa las liquidaciones en la Planilla integrada de liquidación de aportes de acuerdo al porcentaje establecido por ley, solicita disponibilidad y compromiso presupuestal por el SII Módulo del Gasto I-6. Elaborar disponibilidad y compromiso presupuestal: Electrónicamente las elabora y envía para aprobación del Gerente Auxiliar Administrativo y Financiero. Aprobar la disponibilidad y compromiso presupuestal: - La disponibilidad es aprobada electrónicamente por la Gerencia en el sistema de información financiero SII Módulos, I-6, I-7. Se coloca Vo.Bo al compromiso y pasa para aprobación por la Gerencia General. Causar la obligación presupuestal y la solicitud de pago: - Se genera la obligación presupuestal a través del SII. - Se pasa a Técnico en Contabilidad para su causación y elaboración de la solicitud de pago, anexando todos los soportes. Pasa al contador para revisión de la solicitud de pago y su respectiva aprobación. Contador Profesional en presupuesto. Gerente Administrativo y Financiero Profesional de Presupuesto Contador Planilla integrada de liquidación de aportes revisada y aprobada Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de seguridades sociales y parafiscales. X

6 Página 6 de 7 6 Pago de Planilla integrada de liquidación de aportes electrónicamente: - Realiza transferencia electrónica de la planilla integrada de liquidación de aportes. - Elabora el comprobante de egreso en SII. Módulo Tesorería I-5. Entrega los comprobantes de egreso a Presupuesto para su verificación y archivo Profesional en Tesorería Comprobante de egreso para pago de seguridad social y parafiscales.

7 Página 7 de 7 7. ANEXOS No Aplica Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Control Interno y Calidad Firma: Firma: Firma: Gerente General La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través del Manual SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA