Caracterización Gestión Presupuestal y Contable INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Transcripción

1 Página 1 de 7 OBJETIVO DEL PROCESO Administrar un sistema de información contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar información financiera como soporte a la toma de decisiones al interior de la organización y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO Administrar el Recurso Financiero de la Universidad brindando apoyo bajo preceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecución efectiva de las actividades misionales y administrativas de la Institución. Inicia Preparación, presentación y Aprobación del Proyecto de Presupuesto. ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Plan de Desarrollo Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones, Requisitos, Normatividad) Planes Operativos consolidados para estudio Manual de Calidad P Elaboración del Plan Operativo Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Planificación de actividades para la revisión del PAC (Plan Anual de Caja) Diseño del Presupuesto Anual Director(a) de Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos PAC (Plan Anual de Caja) para aprobación Presupuesto anual para aprobación Todos los Procesos FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al

2 Página 2 de 7 Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) H Ejecución del plan operativo Director(a) de Informes de avance del ejecutado Asesoría Jurídica Todos los procesos Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Informes de Celebración de Contratos y de Convenios Solicitud trámite de las Materiales, insumos y personal por contrato Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Vicerrectoría Administrativa recibe documentos soportes de cuenta y realiza registros de Cuentas. Presupuesto y Contabilidad Elaboran Certificado de Presupuestal, Registro Presupuestal, Contabiliza el Movimiento Contable y cada mes prepara y elabora los Estados Financieros e Informes Presupuestales. Pagaduría y tesorería elabora informes de ingresos, Notas Debito y Notas Créditos, Comprobantes de Egreso, Comprobantes de Ingreso Plan operativo aprobado Elaboración de documentación Director de Contabilidad y Presupuesto Director de Pagaduría y Tesorería Soportes de Cuentas por Pagar Registro de Cuenta. Certificado de Presupuestal. Registro Presupuestal. Asiento Contable. Estados Financieros e Informes Presupuestales. Comprobantes de Egreso Comprobantes de Ingreso. Informes de ingresos clasificados. Plan operativo ejecutado Organismos de Control Nacional y Departamental. Todos los procesos

3 Página 3 de 7 del Talento Humano Informes de Obligaciones laborales Archivos planos de nomina Documental Personal administrativo asignado Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del. Directrices de la documentación Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Documentos aprobados para validación Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Documental Plan de Auditorias Internas Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) Instrumentos de seguimiento y medición del proceso V Análisis de informes de Auditorias Seguimiento y control de los riesgos Identificados y valorados Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas. Elaboración de los planes de mejoramiento Grupo de Mejoramiento Riesgos actualizados y controlados Plan de mejoramiento elaborado

4 Página 4 de 7 Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los procesos A Toma de acciones correctivas Toma de acciones preventivas Grupo de Mejoramiento Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Solicitud trámite de las Informes de Celebración de Contratos y de Convenios Mediante la verificación de cada una de las solicitudes y el cumplimiento de los requisitos pertinentes para llevar a cabo cada una de las mismas. Verificación de los respectivos contratos y convenios y revisión permanente de los rubros presupuestales asignados a cada uno de ellos Director(a) de Cada vez que se recepciona una cuenta para el tramite correspondiente. A solicitud de las diferentes requerimientos de los entes de control, direccionamiento estratégico y organismos contratantes FGP-04 Certificado de Presupuestal. FGP-23 Registro Presupuestal. FGP-32 Orden de Pago Informes

5 Página 5 de 7 Controles en las actividades Controles a las salidas Diseño del Presupuesto Anual Presupuesto y Contabilidad Elaboran Certificado de Presupuestal, Registro Presupuestal, Contabiliza el Movimiento Contable y cada mes prepara y elabora los Estados Financieros e Informes Presupuestales Estados Financieros e Informes Presupuestales. Se reciben los planes operativos de todos los procesos y se ajustan de acuerdo a las proyecciones monetarias. Se estudia cada una de las solicitudes y se realiza el trámite correspondiente, al final de cada mes se realizan las conciliaciones de las contables y rubros presupuestales. Se elaboran las conciliaciones bancarias y se realiza la verificación de las contables. Director(a) de Director(a) de Anual Mensual Mensual Presupuesto Anual (para aprobacion) Estados Financieros Estados Financieros

6 Estatuto Tributario. v Página 6 de 7 RECURSOS TALENTO HUMANO Director Oficina de Presupuesto y Contabilidad. Técnico de Presupuesto y Contabilidad Analista Contable Técnico Contabilidad Analista de Convenios Técnico de Presupuesto Auxiliar de Presupuesto INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina dotada Archivadores con su respectivo control y seguridad Papelería Tintas CD s TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público Constitución Política de Colombia de Acuerdo 037 del 23 de junio de 1998 Estatuto Presupuestal de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 103 Estatuto General de Contratación de la Universidad de Pamplona Resolución Nro 222 de 5 de junio de 2006 Por el cual se adopta el régimen de contabilidad publica y define si ámbito de aplicación Resolución Nro 555 de 1 de enero de 2006 por el cual se expide el catalogo general de cuentas del manual de procedimientos del régimen de contabilidad publica Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior. (Autonomía Universitaria).

7 Página 7 de 7 NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad Requisitos DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS REGISTROS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Incrementar las Fuentes de Financiacion Construir una cultura de planeación