MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DE LA COMISIÓN DE INFORMÁTICA DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

Transcripción

1 FONDO DE CULTURA ECONÓMICA MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DE LA COMISIÓN DE INFORMÁTICA DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA Elaborado por : Organización y Métodos Gerencia de Sistemas Fecha de aprobación: 28 de noviembre de 2001 (Segunda Sesión Ordinaria de la Comisión de Informática)

2 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA I 1 ÍNDICE I. OBJETIVOS...2 De la Comisión de Informática del Fondo de Cultura Económica... 2 Del Manual... 2 II. ORGANIZACIÓN...3 Diagrama... 3 Integración... 4 III. FUNCIONES...5 De la Comisión... 5 Del Presidente... 5 Del Secretario Técnico... 6 De los Vocales... 6 De los Asesores... 7 De otros asistentes... 7 IV. POLÍTICAS...8 Generales... 8 De la duración en el cargo... 8 De las convocatorias y sesiones... 8 De los Acuerdos... 9

3 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA I 2 I. OBJETIVOS De la Comisión de Informática del Fondo de Cultura Económica Constituir un órgano de participación colegiada que involucre a todas las áreas del Fondo, para evaluar y proponer la aplicación de políticas y normas en materia de informática. Planear, organizar, difundir, dar seguimiento y evaluar la actividad informática, con apego a los lineamientos establecidos en el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI) Del Manual Presentar los criterios de integración y operación de la Comisión Interna de Informática del Fondo de Cultura Económica. Determinar las facultades, funciones y responsabilidades que deberán cumplir, tanto la Comisión, como cada uno de sus integrantes.

4 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA II 3 II. ORGANIZACIÓN Diagrama PRESIDENTE VOZ Y VOTO DE CALIDAD PROPIETARIO GERENTE GENERAL SUPLENTE GERENTE DE SISTEMAS SECRETARIO TÉCNICO VOZ PROPIETARIO SUBGERENTE DE PROCESO DATOS SUPLENTE SUBGERENTE DE ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS VOCALES VOZ Y VOTO ASESORES VOZ OTROS ASISTENTES VOZ GERENTES: EDITORIAL, DE OBRAS PARA NIÑOS Y JÓVENES, PRODUCCIÓN, COMERCIALIZACIÓN, ADMVO. Y FINANCIERO, SISTEMAS; COORD. GRALES. DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y DE RELACIONES EDITORIALES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FCE; COORD. GRAL. DE ASUNTOS JURÍDICOS Y JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES A JUICIO DEL PRESIDENTE

5 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA II 4 Integración Presidente: Gerente General Suplente Gerente de Sistemas Secretario Técnico: Propietario Subgerente de Proceso de Datos Suplente Subgerente de Análisis y Desarrollo de Sistemas Vocales: Gerente Editorial Gerente de Obras para Niños y Jóvenes Gerente de Producción Gerente de Comercialización Gerente Administrativo y Financiero Gerente de Sistemas Coordinador General de Asuntos Internacionales Coordinador General de Relaciones Editoriales Asesores: Titular del Órgano Interno de Control en el FCE Coordinador General de Asuntos Jurídicos Jefe del Departamento de Adquisiciones Otros asistentes: Invitados a juicio del Presidente de la Comisión, cuando la naturaleza del caso así lo requiera.

6 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA III 5 III. FUNCIONES De la Comisión - Proponer y difundir el establecimiento de políticas, normas, criterios y lineamientos para el desarrollo de los servicios informáticos que se aplicarán tanto en casa matriz como en las Delegaciones Regionales del Fondo. - Informar del programa anual de adquisiciones de bienes y servicios informáticos de casa matriz y Delegaciones Regionales. - Participar en los procesos de presupuestación y programación del gasto informático del Fondo. - Elaborar y proponer guías técnicas, políticas y lineamientos que regulen y normen el uso, aprovechamiento y mantenimiento (preventivo y correctivo) de los equipos informáticos y los servicios inherentes. - Establecer estándares informáticos de paquetería, software de uso común y especial, y plataformas de programación. - Garantizar que los programas y proyectos de desarrollo informático apoyen el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, establecidos en el Programa Institucional de Mediano Plazo ( ) y en el PIDI. - Normar y coordinar la capacitación en materia de informática del Fondo. - Promover el cumplimiento de la normatividad establecida en materia de informática por la Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Contraloría y Desarrollo Administrativo. Del Presidente - Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias. - Emitir voto de calidad cuando haya empate en la votación. - Dirigir y supervisar los trabajos de la Comisión, así como cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados en el seno del mismo. - Designar a los integrantes de la Comisión y señalarles sus responsabilidades y funciones. - Autorizar el Orden del Día y convocar a los integrantes a través del Secretario Técnico.

7 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA III 6 - Analizar previamente a la celebración de cada sesión, la documentación que al efecto le sea enviada por el Secretario Técnico. - Convocar a otros asistentes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera. Del Secretario Técnico - Preparar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, integrar la documentación de los asuntos a tratar y enviar las convocatorias a los miembros de la Comisión. - Dar seguimiento a los acuerdos de la Comisión. - Elaborar y distribuir las actas de las reuniones y acuerdos de la Comisión. - Elaborar los informes especiales que determine la Comisión. - Presentar ante el Comité Interno de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra Pública, las descripciones de los bienes y servicios informáticos que se pretenden adquirir, para que se efectúe la adquisición correspondiente. De los Vocales - Acudir a las sesiones ordinarias y extraordinarias a las que se les convoque. - Enviar al Secretario Técnico los temas que sugieran tratar en las reuniones de la Comisión. - Emitir su opinión sobre los estudios o proyectos presentados a su consideración. - Identificar y plantear en el seno de la Comisión las necesidades de desarrollo de sistemas de información y equipamiento que se generen en el área de su competencia. - Cumplir, en el ámbito de su competencia, las disposiciones que emita la Comisión. - Poner a consideración del Presidente la celebración de sesiones extraordinarias de la Comisión cuando haya asuntos urgentes y de importancia que lo ameriten. - Designar suplentes para representarlos en las sesiones a las que se les convoque.

8 FECHA DE APROBACIÓN: ECONÓMICA III 7 De los Asesores - Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados. - Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión. - Informar a la Comisión del desarrollo de los asuntos y acuerdos que se les encomienden. De otros asistentes - Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados. - Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión.

9 FECHA DE APROBACIÓN ECONÓMICA IV 8 IV. POLÍTICAS Generales - El Presidente estará facultado para invitar a participar en la Comisión a funcionarios de la institución y asesores externos, cuando el asunto a tratar así lo amerite. - El Secretario Técnico será responsable de la adecuada y oportuna integración de los documentos soporte, relacionados con los casos que se sometan a consideración de la Comisión. - Los miembros de la Comisión deberán proporcionar al Secretario Técnico la propuesta y justificación de los casos que requieran tratar en la Comisión. - El Presidente de la Comisión tendrá voto de calidad; los Vocales voz y voto; el Secretario Técnico y el resto de los integrantes únicamente tendrán derecho a voz. - La documentación correspondiente a las juntas de la Comisión, deberá conservarse como mínimo 5 años. - El presente manual podrá ser modificado por aprobación de la Comisión, bajo propuesta de cualesquiera de sus miembros presentada formalmente, acompañada con una exposición de motivos y la justificación correspondiente. De la duración en el cargo - La designación del Secretario de la Comisión será efectuada por el Presidente. - Los integrantes de la Comisión lo serán en función de su encargo en la institución. De las convocatorias y sesiones - Las sesiones ordinarias de la Comisión se realizarán semestralmente, para lo cual sus miembros deberán ser convocados con siete días naturales de anticipación; las extraordinarias se llevarán a cabo cuando la premura e importancia de los asuntos así lo requiera, debiendo citar a los miembros con tres días naturales de antelación. - Las convocatorias deberán tener como anexos los soportes documentales de los asuntos que se tratarán.

10 FECHA DE APROBACIÓN ECONÓMICA IV 9 - Las sesiones darán principio a la hora indicada y el quórum estará integrado por mayoría simple, o sea la mitad más uno de los integrantes de la Comisión. - El Secretario Técnico deberá levantar un acta de cada sesión en la que se asiente el desarrollo de la reunión; los acuerdos tomados; los responsables de su ejecución, así como los plazos acordados para su cumplimiento. - El Secretario Técnico deberá remitir a los integrantes de la Comisión el acta de cada reunión, en un plazo no mayor a 15 días hábiles posteriores a su celebración. - Los integrantes de la Comisión deberán analizar la documentación que les sea turnada previamente a la celebración de cada sesión, con el fin de que las decisiones que se tomen sean las más adecuadas y contribuyan a mantener y mejorar la eficiencia operativa del Fondo. De los Acuerdos - Los acuerdos que tome la Comisión serán por mayoría simple y en caso de empate, el Presidente emitirá su voto de calidad. - Las resoluciones legalmente aprobadas por la Comisión, serán obligatorias para toda la institución. - El Secretario Técnico será responsable de vigilar el avance y cumplimiento de los acuerdos tomados, así como de informar lo conducente a la Comisión. - Los integrantes de la Comisión podrán pedir rectificaciones al acta de la sesión anterior (en la que hubieren participado), durante los cinco días posteriores a la recepción de la misma. De no hacerlo se considerarán aceptados los acuerdos que en dicha acta se establezcan.

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