MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 7 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Secretaria Superior Inmediato: Jefe o Coordinador de la Dependencia en donde sea asignado el cargo Personal a Cargo: Ninguno Dependencia: En donde se ubique el empleo II. NATURALEZA DEL CARGO Apoyar la gestión de la dependencia a través del manejo de la correspondencia, su respectivo archivo y atención tanto del cliente interno como el externo. DIVISION DE CAPACITACION EMPRESARIAL III. FUNCIONES 1. Elaborar y entregar certificados de asistencia a capacitaciones 2. Reportar las horas extras al área de gestión humana del personal de logística. 3. Reservar auditorios, elaborar la solicitud de los refrigerios y almuerzos a proveedores y elaborar las actividades publicitarias (Página web, redes sociales, correo directo, call center etc.) GENERICAS 1. Elaborar comunicados (actas, solicitudes, convocatorias, circulares, memorandos) y respuestas a la correspondencia de la dependencia, de acuerdo a los procedimientos establecidos y llevar su correspondiente archivo. 2. Administrar el archivo físico y digital de la dependencia de acuerdo a las normas establecidas por la Corporación y depurarlo para el traslado al archivo central, de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental. 3. Ubicar las unidades documentales en la estantería o archivadores destinados secuencialmente de acuerdo a la codificación de la tabla de retención documental. 4. Recepcionar y entregar oportunamente la correspondencia propia de la dependencia y la emitida a las demás dependencias de la Corporación. 5. Colaborar con el superior inmediato en el establecimiento y trámite de los requerimientos y pedidos de almacén de la oficina. 6. Coordinar la agenda del Jefe inmediato. 7. Apoyar las diferentes actividades de la dependencia cuando sea requerido. 8. Apoyar la gestión de los procesos de la dependencia, tal como el desarrollo de cronogramas, notificaciones, solicitudes y remisiones. 9. Digitar el fondo de gastos de la dependencia (aplica si la dependencia cuenta con caja menor). 10. Mantener y cuidar el buen aspecto de la oficina, conservando la buena imagen de la Corporación.

2 Página 2 de Revisar la correspondencia externa verificando las normas de presentación, anexos, copias y códigos de acuerdo a las instrucciones. 12. Atender las solicitudes de préstamos de documentos registrándolos en el libro de control de préstamos de documentos. 13. Verificar las cuentas de cobro y facturas que sean de inherencia a la dependencia, validando que tengan la documentación anexa requerida para su aprobación y trámite de pago. 14. Enviar las citaciones o convocatorias a las mesas de trabajo y comités que se realizan en la dependencia y registrar en acta cada una de ellas. 15. Salvaguardar la documentación de la dependencia relacionada con los procesos, asegurando la conservación y confidencialidad. 16. Apoyar al Jefe inmediato en la coordinación y realización de eventos programados por la dependencia. 17. Recibir las solicitudes de requerimiento relacionadas a la dependencia. 18. Digitar los informes del área y entregarlos a la dependencia que corresponda. 19. Informar a su Jefe Inmediato sobre los correos electrónicos recibidos y realizar las llamadas telefónicas requeridas. 20. Administrar efectivamente las prioridades y los tiempos de ejecución, manteniendo una comunicación efectiva de la información y la confidencialidad de la misma. 21. Responder y velar por la seguridad de los inventarios asignados. 22. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 23. Apoyar al jefe inmediato en la elaboración de las solicitudes de requisiciones de acuerdo al sistema de información SEVEN ERP según manual de usuario y las políticas contables trazadas por la corporación. 24. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión. 25. Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 26. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. 27. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. -No tiene autonomía IV. AUTONOMIA

3 Página 3 de 7 V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad DIVISION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Soporte Técnico - Recibe, entrega y archiva las solicitudes de soporte técnico. Desarrollo y Adecuación de Aplicativos - Recibe, entrega y archiva las solicitudes de Desarrollo y Adecuación de Aplicativos DIVISION DE GESTION HUMANA - Recepciona los requerimientos de auxilios - Valida que los requerimientos cumplan con los Auxilios Convencionales requisitos - Gestiona con el Jefe inmediato los requerimientos de auxilios recepcionados. - Publica convocatorias a concursos - Publica la vacantes en los medios establecidos - Cita a entrevista - Recepciona documentos para contratación Gestión por competencias - Remite documentación para contratación con los parámetros dados para el ingreso. - Remite la documentación para proceso de afiliación al trabajador - Proyecta oficios de aceptación renuncia. - Reporta a nómina las novedades de retiros Liquidación de nómina - Recepciona y valida las novedades para liquidación de nómina. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por Gestión de Calidad el Sistema de Gestión de la Calidad. - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. Publicidad - Entrega requerimiento de actividad publicitaria Compras Internas - Envía los requerimientos y pedidos de almacén. Correspondencia Interna - Emite comunicados siguiendo las normas establecidas. Elaboración de Contratos - Entrega el requerimiento para la elaboración de contratos a la Oficina Jurídica. Gestión Documental - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental.

4 Página 4 de 7 Es responsable de adoptar comportamientos de autocuidado y autoprotección en el desarrollo de sus actividades y procurar el cuidado integral de su salud. Seguridad y Salud en el Trabajo -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). -Responsable de cumplir los reglamentos, procedimientos, requisitos legales y normas en materia de SST y participar en las actividades de capacitación. - Informar oportunamente todo accidente de trabajo y acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo. Gestión por Competencias -Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia DIVISION DE CAPACITACION EMPRESARIAL Informe de facturación Contabilidad General Mensual Informe de auditorios Revisoría Fiscal Mensual Informe de ventas División Comercial y Mensual Mercadeo- Ventas Informe de Coberturas de Capacitación Jefe División de Capacitación Empresarial Mensual

5 Página 5 de 7 Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe de la Dependencia Trabajadores de la dependencia Trabajadores de la Caja Consejo Directivo Proveedores y público en general 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Documentos generados de su actividad documentos - Actas - Formatos de requerimientos - Formatos de Solicitudes - Archivo de la dependencia c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Técnico en Secretariado Sistematizado o afines - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Redacción y Ortografía - Gestión documental Un (1) año de experiencia - Atención al cliente - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de 1999.

6 Página 6 de 7 COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Orientación al servicio 10 X Adaptabilidad al cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Iniciativa 15 X Habilidad tecnológica 15 X Seguimiento de instrucciones 10 X Manejo técnico de la información 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Director Administrativo Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Henry Rojas Betancourth Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

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