PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

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1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: APROBADO POR: Humanos Coordinador de Calidad Rector Director Administrativo Fecha de Aprobación:

2 PÁGINA 2 DE 8 1. OBJETIVO Proporcionar y gestionar de manera idónea el personal competente para el desarrollo de las actividades, garantizando buenas condiciones de trabajo y desarrollo profesional a los empleados del CBC. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todo el personal que labora y próximo a laborar en el Colegio Británico de Cartagena. 3. DEFINICIONES Motivación: Estímulo que mueve a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con voluntad e interés. Perfil: Requisitos exigidos de formación, características psicosociales, habilidades y experiencia para un determinado cargo. Inducción: Es la adaptación y ambientación inicial del nuevo trabajador a la empresa y al ambiente social y físico donde va a trabajar. Calificación: Método para aprobar y garantizar la eficacia de la capacitación y entrenamiento, para asegurar que las personas están listas para realizar una operación o desempeñar un cargo. Capacitación: Actividades de instrucción y aprendizaje destinadas para mejorar el conocimiento del personal de acuerdo con su entorno. Competencia: Prueba del personal, para desempeñar un cargo conforme a unos estándares y políticas. Evaluación de Desempeño: Son los pasos a seguir para valorar el rendimiento de cada miembro de la organización, con la finalidad de establecer estrategias para la solución de problemas, motivar a los trabajadores y fomentar su desarrollo personal. Evaluación de Habilidades: Son técnicas e instrumentos que tratan de verificar el grado de aprendizaje logrado por los miembros de la organización. Este aprendizaje se puede situar a nivel conceptual (conocimientos) o a nivel comportamental (habilidades). 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 GTC 200 Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social Integral) Reglamento Interno de Trabajo Manual de Funciones y Perfiles del Cargo Manual de políticas Procedimientos observación de clase

3 PÁGINA 3 DE 8 5. CONTENIDO 1. Definición del perfil Establecer los perfiles de cada cargo existente en la empresa, en caso de la creación de nuevos cargos se le define el perfil de inmediato y se incluye en el Manual de funciones y perfiles del cargo. Perfil del cargo Rector, Director Administrativo. 2. Identificación de necesidades de recurso humano La identificación de necesidades de personal para un determinado proceso del CBC, se inicia con la identificación del requerimiento por parte del Sección, el cual hace la respectiva solicitud o requisición al Humanos y éste pide aprobación al Director Administrativo. 3. Convocatoria Para el área Administrativa se realiza una convocatoria y selección del personal idóneo para el cargo. Para el área académica, el Humanos publica convocatoria que puede ser por los siguientes medios: En la prensa local, nacional y/o internacional. En la Página Web del Colegio Británico, se destina un link llamado oportunidades laborales que permite el acceso de los interesados en la docencia del CBC. El aspirante diligencia el formato Hoja de vida publicado en la página. Una vez diligenciado, esta información llega a manera de notificación a la Humanos A instituciones y/o referidos 4. Preselección La pre-selección del personal en general (docente, administrativo y Personal de Aseo y Mantenimiento) se hace con base en el perfil del cargo vacante. El Sección revisa las hojas de vida y las Requisición de Personal Convocatoria, Formato Hoja de vida de la pagina Web del CBC. Anotación de llamada telefónica a instituciones o a referidos en la carpeta del empleado y/o correo electrónico. Hojas de vida. Anotación en la carpeta del empleado llamada telefónica y/o Sección, Director Administrativo. Humanos

4 PÁGINA 4 DE 8 socializa con el Rector y/o Director Administrativo. El Sección envía los nombres de los preseleccionados al quien los citará a entrevista. envío de para citación a entrevista 5. Selección Para la selección del candidato adecuado, se siguen los siguientes pasos: Si es un docente y se encuentra en la ciudad, se entrevista personalmente, se aplica una prueba psicotécnica y siempre que se pueda, se le invita a desarrollar una clase. Si es un docente que se encuentra fuera del país, se le hace una entrevista personal, telefónica o vía virtual. Si es administrativo o de aseo y mantenimiento, se entrevista personalmente y se aplica una prueba psicotécnica. El Sección informa al Humanos el candidato seleccionado para verificar referencias. Para personal que haya trabajado en la institución no se requiere de entrevistas ni pruebas psicotécnicas. 6. Vinculación y contratación del personal Después de verificadas las referencias del candidato y con la autorización del Director Administrativo y/o Rector, el Humanos comunica al candidato sobre su selección y se confirma su interés en el cargo. En caso de ser afirmativo se procede a realizar la contratación del candidato. Se realizan las afiliaciones pertinentes, adjuntándolos a la hoja de vida con soportes debidamente legalizados. Se firma y acepta el contrato laboral. Anotación en la carpeta del empleado las observaciones de la entrevista, entrevista Pruebas Psicotécnicas, Verificación de referencias. entrevista Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensación, Contrato Coordinador de Nivel, Sección, Consejero de Nivel. Director Administrativo, Rector.

5 PÁGINA 5 DE 8 7. Inducción y reinducción Una vez es contratado el personal, se realiza inducción general de la institución y de las instrucciones necesarias para la ejecución de sus funciones. Remitirse al Manual de Políticas, Sección 4, numeral 4.6 Inducción. Inducción general a empleados 8. Entrega de Dotación Cuando se realiza el ingreso de un nuevo empleado, el Humanos le informa que la entrega de material para el uniforme la hace el Compras y Almacén, quien le entregará el Formato entrega de dotación para que lo firme como constancia de recibido. 9. Identificación de necesidades de capacitación y/o entrenamiento La identificación de las necesidades de capacitación se detectan por diferentes medios como: Observación: evidencias de trabajo deficiente, correcciones de trabajo repetitivas. Evaluaciones de desempeño: realizadas al personal subalterno, establecidas de acuerdo con los requerimientos de la empresa. Solicitud directa del personal. Resultado de las auditorías internas. Modificación de procesos, tareas, software o equipos: cuando el personal de la empresa le sean asignadas tareas diferentes a las realizadas, utilización de equipos nuevos y/o software que exijan entrenamiento para el buen desempeño del cargo. Otros como relaciones interpersonales deficientes, falta de cooperativismo, y errores en el servicio. 10. Capacitación y entrenamiento: Anualmente se realiza un programa general de capacitación y/o entrenamiento, de igual forma los jefes de cada proceso puede hacer la solicitud cuando haya necesidad de formación. Formato entrega de dotación Evaluación de Eficacia de la Formación. observación de clases. Programa de Capacitación Compras y Almacén Sección Humanos. Jefes de Sección

6 PÁGINA 6 DE Planeación de la Capacitación y/o entrenamiento Determinar y obtener los recursos, tanto internos como externos, para desarrollar cada tema (capacitadores, equipos, materiales, etc.), definir el lugar, fecha, horario y duración de la capacitación y/o entrenamiento según las necesidades del instructor y el funcionamiento normal de la empresa. 12. Ejecución de la capacitación y/o entrenamiento Teniendo en cuenta lo planeado se realiza la capacitación y/o entrenamiento. Se diligencia por parte del instructor y participantes el registro asistencia a capacitación y se emiten los certificados si es necesario, los cuales se adjuntan a la hoja de vida del participante. Comunicación entre las entidades capacitadoras y el CBC. Constancia de fecha de la capacitación en el programa de capacitación Registro de Asistencia y/o Certificados. Jefes de Instructor, 13. Evaluación de las capacitaciones Para evaluar la eficacia de las capacitaciones se puede utilizar una de las siguientes técnicas: Oral: se hacen preguntas durante y/o al final de la charla para retroalimentar la información brindada. Escrita: se hace un examen en donde se cuestionan los temas tratados en la charla. Práctica: se observa si la persona está implementando la teoría impartida en la charla, en su rutina de trabajo. O teniendo en cuenta la observación de los jefes de cada proceso del SGC, quienes informaran si se cumplieron los objetivos de capacitación y/o entrenamiento. 14. Evaluación del personal Esta actividad se efectúa para verificar el desempeño del personal y es aplicada por parte del Evaluación de la eficacia de la formación. Observación de Clases, Evaluación de Desempeño. Instructor,

7 PÁGINA 7 DE 8 Sección a sus colaboradores. Para la evaluación del Profesor ver el procedimiento de observación de clases en los procedimientos de Gestión Académica. La evaluación del personal administrativo y de aseo y mantenimiento es una vez al año. Estas evaluaciones se realizan para verificar que se esté cumpliendo con los objetivos y las funciones del cargo. 15. Calificación del personal Para los docentes ver procedimiento de observación de clases. En el caso del personal Administrativo y Aseo y Mantenimiento las realiza el jefe de sección y los resultados los analiza junto con el Director Administrativo. 16. Actualización de la hoja de vida Al inicio de cada año escolar se realiza la actualización de las hojas de vida de cada uno de los empleados de la institución, para garantizar la integridad, disponibilidad de esta información al momento de ser requerida. Calificación de la Evaluación Formato único de Hoja de Vida Sección, Director Administrativo. Humanos 6. ANEXOS Requisición de personal. Convocatoria. Formato Hoja de vida de la pagina Web del CBC. Hojas de vida. Verificación de referencias. entrevista. Pruebas psicotécnicas. observación de clases. Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensación. Contrato Firmado.

8 PÁGINA 8 DE 8 Inducción. Formato entrega de dotación Programa de Capacitación. Registro de Asistencia. Evaluación de Eficacia de la Formación. Registro de asistencia y/o Certificados Observación de Clases. Evaluación de Desempeño. Calificación de la Evaluación. Formato único de Hoja de vida. Verificación de Referencias. 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES 01/08/2011 Aprobación procedimiento 01 No aplica 10/01/2012 Actividad 3 02 Ingreso herramienta de oportunidades laborales 25/11/2013 Actividad 5 03 Entrevista 25/11/2013 Actividad 5 03 verificación de referencias laborales Cambio registro de actividad Formato único de hoja de vida Humanos Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección Rector y/o Director Administrativo