MANUAL DE ORGANIZACIÓN

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1 MUNICIPIO DE HERMOSILLO MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARÍA TÉCNICA MUNICIPAL

2 MUNICIPIO DE HERMOSILLO MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARÍA TÉCNICA MUNICIPAL Elaborado por: Validado por: Lic. Adolfo Ramos Alarcón B. Lic. Ariel Z. de la Puente Aguilar Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Autorizado por: H. Ayuntamiento de Hermosillo

3 ÍNDICE Página I.- Introducción 1 Misión, Visión, Objetivo General 2 Objetivos Estratégicos 3 Valores 5 II.- Antecedentes históricos 6 III.- Base Legal 7 IV.- Atribuciones 8 V.- Estructura orgánica 10 VI.- Organigrama estructural 11 VII.- Objetivos y funciones de las unidades administrativas que integran la Dirección de Administración, Análisis y Seguimiento 16 Departamento de Administración y Gestión 22 Departamento de Atención y Control 24 Dirección de Planeación Municipal 26 Departamento de Enlace 31 Departamento de Logística 32 VIII.- Bibliografía 33 Manual de Organización Página - 0 -

4 I.- INTRODUCCIÓN El Manual de Organización tiene como objetivo presentar en forma integral la estructura orgánica de la, tanto de forma departamental, como funcional, así como determinar y precisar cada una de las funciones encomendadas a cada unidad administrativa de la dependencia, con el objeto de evitar duplicidad en las funciones, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Asimismo, busca auxiliar la ejecución correcta de las responsabilidades del personal y propiciar la coordinación y uniformidad en el trabajo. En el presente manual se desglosan las distintas unidades administrativas que integran la dependencia. También muestra una visión global de la, auxiliando así a la integración del personal de nuevo ingreso y facilitando su incorporación e inducción al área. Cada vez que se realice alguna modificación a las atribuciones, a la estructura orgánica, o bien, cada año a la fecha de revisión se llevará a cabo la actualización de este Manual de Organización, los cambios serán responsabilidad del Titular de la Dependencia. Manual de Organización Página- 1 -

5 Misión Contribuir al desarrollo del municipio, a través del diseño de las mejores prácticas de gobierno, políticas públicas y grandes metas de un gobierno sensible, eficaz, eficiente, honesto y transparente, integrando a la sociedad civil mediante el uso de herramientas metodológicas que posibiliten su agrupamiento en áreas temáticas y permitan dimensionar el alcance de los recursos. Visión Hacer de la Administración Municipal un gobierno moderno y eficiente en la gestión de los recursos públicos bajo los principios de legalidad, transparencia y honestidad; que se consolide como líder en el Noroeste de la República y enfoque sus acciones y programas al logro de mejores y mayores ventajas sociales, políticas y económicas para un efectivo desarrollo de la ciudadanía. Objetivo General Asistir al Alcalde y al Ayuntamiento del Municipio de Hermosillo, en el seguimiento y coordinación de las funciones de carácter técnico que realiza la Administración Pública Municipal en materia de estudios y proyectos, que lleven a la formulación de la estrategia municipal y a la definición de las Políticas Públicas, Planes, Programas y Proyectos de alto impacto para el desarrollo de la comunidad, fundamentados en el Plan Municipal de Desarrollo, el Programa Operativo Anual de las Dependencias y Entidades Paramunicipales, así como en los Presupuestos de Ingresos y Egresos aprobados por el H. Cabildo. Manual de Organización Página- 2 -

6 Objetivos Estratégicos Impulsar la participación de las Dependencias y Entidades Paramunicipales de la Administración Pública Municipal, así como de la sociedad en su conjunto y los diversos sectores productivos del municipio de Hermosillo, para la formulación, seguimiento, evaluación y actualización en su caso, del Plan Municipal de Desarrollo, y de todos los Programas Operativos Anuales y Proyectos derivados del mismo. Dar seguimiento a la coordinación y ejecución del Programa Operativo Anual de cada Dependencia y Entidad Paramunicipal integrante de la Administración Pública Municipal, así como de los proyectos estratégicos aprobados por el Ayuntamiento de Hermosillo, a fin de asegurar la alineación estratégica de las diversas acciones programadas y ejecutadas, con las Políticas Públicas contenidas en el Plan Municipal de Desarrollo. Analizar en base a la demanda ciudadana, la factibilidad de los Proyectos de Alto Impacto para el municipio, que sean presentados al Ayuntamiento a través del Presidente Municipal. Contribuir en la integración de sistemas de información que permitan el análisis sectorial para la toma de decisiones en la implementación de programas de acciones, proyectos productivos y proyectos de gran impacto generadores de mejor calidad de vida, los cuales deben proponerse al H. Cabildo para su aprobación, así como para la elaboración de documentos y presentaciones especializadas, documentos promocionales, análisis municipales y sectoriales, con el fin de coadyuvar en una adecuada y oportuna atención. Proyectar la acción financiera de la gestión municipal a través de la formulación de los planes, programas y proyectos de acción u obra elaborados por las dependencias y Manual de Organización Página- 3 -

7 entidades paramunicipales, y vigilar que la formulación y ejecución del presupuesto, las políticas públicas y sus programas, sean congruentes con el ejercicio del gasto previsto en el Plan Municipal de Desarrollo, así como verificar que los informes justifiquen la inversión a realizar y, la ejecución de la inversión de todas las fuentes de financiamiento de las cuales se hayan recibido recursos fiscales. Manual de Organización Página- 4 -

8 Valores Los principios con los cuales se desempeña la son: Responsabilidad Legalidad Verdad Honradez Lealtad Justicia Comunicación Servicio Imparcialidad Libertad Prudencia Igualdad Eficiencia Transparencia Compromiso Respeto Compañerismo Amistad Manual de Organización Página- 5 -

9 II.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS La, se crea en la administración por necesidad del Ayuntamiento, en base a las facultades otorgadas al Presidente Municipal por el H. Cabildo. La finalidad primordial de esta Secretaría es apoyar a la Presidencia Municipal y a todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, en materia de planeación, diseño, seguimiento y evaluación de las acciones y programas derivados del Plan Municipal de Desarrollo, así como en los proyectos estratégicos de alto impacto para el municipio, mediante la consulta y asesoría permanentes orientadas a obtener los mejores y mayores resultados de las Políticas Públicas del Gobierno Municipal. La, en su origen, es una dependencia que tiene la característica de ser técnico-operativa, responsable de liderar en la concentración de esfuerzos para analizar, definir, realizar y proponer la ejecución de proyectos de gran impacto para el desarrollo integral del municipio. La estructura orgánica de la es la siguiente: Dirección General de la Secretaría Técnica; Dirección de Administración, Análisis y Seguimiento; Departamento de Administración y Gestión; Departamento de Administración y Control; Dirección de Planeación Municipal; Departamento de Enlace; y, Departamento de Logística. Manual de Organización Página- 6 -

10 III.- BASE LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa del H. Ayuntamiento. Plan Estatal De Desarrollo Plan Municipal de Desarrollo Ley 38 de ISSSTESON. Manual de Organización Página- 7 -

11 IV.- ATRIBUCIONES Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa del H. Ayuntamiento de Hermosillo. SECCIÓN DÉCIMA PRIMERA De la Artículo 36.- La Secretaria Técnica Municipal, es la dependencia técnico-operativa, encargada de apoyar al Presidente Municipal y a todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, en materia de planeación, diseño, seguimiento y evaluación de los programas derivados del Plan Municipal de Desarrollo y de los Proyectos Estratégicos de alto impacto para el municipio, mediante la consulta y asesoría permanentes orientadas a obtener los mejores resultados de las políticas públicas del Gobierno Municipal. Artículo 37.- A la, le corresponderá ejercer las siguientes atribuciones: I. Proponer el diseño, análisis, definición y alcances de las políticas públicas municipales, contenidas en el Plan Municipal de Desarrollo, los Programas y Proyectos Estratégicos necesarios para el desarrollo del municipio; II. Planear, coordinar e instrumentar las políticas, procesos, instrumentos y acciones que se requieran para la gestión de la administración pública municipal, con base en los objetivos y directrices establecidos en el Plan Municipal de Desarrollo; III. Dar seguimiento a las políticas públicas, programas y proyectos establecidos en el Plan Municipal de Desarrollo y los requeridos por el Presidente; IV. Analizar la vialidad y factibilidad de proyectos innovadores presentados por la ciudadanía y proponer al Presidente Municipal la asignación de su ejecución; V. Planear, coordinar y dirigir estudios, que contribuyan a la generación de Proyectos de Gran Impacto para el Desarrollo Municipal; Manual de Organización Página- 8 -

12 VI. VII. VIII. IX. Colaborar con el Presidente Municipal en la coordinación de aquellos programas, sistemas y políticas de carácter interinstitucional; Realizar estudios estratégicos encaminados a la toma de decisiones para el ejercicio de una Administración Pública eficiente, ordenada y productiva; Integrar los Gabinetes Temáticos con la participación de todas las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento; Preparar y coordinar la realización de reuniones periódicas de los Gabinetes Temáticos y grupos de trabajo interinstitucionales de la Administración Pública Municipal; X. Asesorar a las dependencias y entidades, en la ejecución de los programas y XI. XII. XIII. proyectos que les corresponda; Coordinar la integración y operación del Comité de Planeación Municipal (COPLAM); Proponer al Ayuntamiento, la suscripción de convenios de coordinación con la Federación y el Estado; Integrar el Plan Municipal de Desarrollo; XIV. Proponer alternativas orientadas a la alineación del presupuesto y los programas, con XV. el gasto previsto en el Plan Municipal de Desarrollo y los Programas Operativos Anuales; Desarrollar estrategias de corto, mediano y largo plazo para la gestión gubernamental; XVI. Proponer, elaborar y ejecutar la difusión del Plan Municipal de Desarrollo, sus Programas y Proyectos; XVII. Analizar y evaluar los resultados de los planes, programas y proyectos ejecutados por las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; XVIII. Integrar los informes de gobierno, con el apoyo de las dependencias y entidades XIX. Paramunicipales; y Las demás que le señalen las leyes, reglamentos, circulares y demás disposiciones de observancia general. Manual de Organización Página- 9 -

13 V.- ESTRUCTURA ORGÁNICA Dirección de Administración, Análisis y Seguimiento Departamento de Administración y Gestión Departamento de Atención y Control 1.2. Dirección de Planeación Municipal Departamento de Enlace Departamento de Logística Manual de Organización Página- 10 -

14 VI.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL SECRETARÍA TÉCNICA MUNICIPAL DIR. DE ADMINISTRACIÓN, ANÁLISIS Y SEGMNTO. DIR. DE PLANEACIÓN MUNICIPAL DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN Y CONTROL DEPARTAMENTO DE ADMÓN. Y GESTIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DEPARTAMENTO DE ENLACE Manual de Organización Página- 11 -

15 VII.- OBJETIVOS Y FUNCIONES 1.0. Titular de la Secretaria Técnica Municipal Objetivo: Asistir al Presidente Municipal con asesoría en el seguimiento, coordinación y evaluación de las diversas funciones de carácter técnico asignadas a las Dependencias y Entidades Paramunicipales, a fin de alinear las acciones con las políticas públicas municipales contenidas en el Plan Municipal de Desarrollo, en el Programa Operativo Anual correspondiente y los Presupuestos de Ingresos y Egresos del Ayuntamiento. Funciones: 1. Planear, programar, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas y acciones asignados a la dependencia, conforme a los criterios que defina el Presidente Municipal. 2. Establecer, dirigir y controlar la política general de la. 3. Aprobar el anteproyecto del Presupuesto Anual de Egresos de la Secretaría Técnica, de acuerdo con los programas y prioridades de esta unidad administrativa. 4. Acordar con el Presidente Municipal, los nombramientos de los titulares de las unidades administrativas de la Secretaría Técnica. 5. Someter a la consideración del Presidente Municipal, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la Secretaría Técnica. 6. Propiciar una adecuada comunicación con las diferentes áreas del Ayuntamiento, a fin de asegurar el buen desempeño de todos los sectores. 7. Diseñar y establecer los sistemas y procedimientos para la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas del municipio. Manual de Organización Página- 12 -

16 8. Definir y proponer políticas públicas municipales, así como las grandes metas del Gobierno Municipal. 9. Coordinar la formulación del programa básico de arranque de la administración municipal, así como del Plan Municipal de Desarrollo. 10. Participar en la integración de Consejos Ciudadanos en apoyo a cada dependencia y entidad. 11. Coordinar la integración, instalación y funcionamiento del Comité de Planeación Municipal (COPLAM). 12. Participar en las decisiones del Comité de Planeación Municipal (COPLAM), mediante la propuesta de asuntos en las reuniones correspondientes, a efecto de que se realice su análisis, discusión y en su caso aprobación. 13. Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la planeación municipal, así como presentar al Presidente Municipal y al H. Cabildo, el Plan Municipal de Desarrollo, los programas sectoriales, especiales, operativos y anuales que emanen del mismo. 14. Asesorar al Presidente Municipal, en la definición de los proyectos del Plan Municipal de Desarrollo y del presupuesto municipal. 15. Verificar que todas las Dependencias y Entidades Paramunicipales del Ayuntamiento, cumplan con la formulación del Programa Operativo Anual (POA) en tiempo y forma. 16. Hacer el planteamiento estratégico de los programas municipales, dimensionando el alcance de los recursos y su agrupamiento en áreas. 17. Solicitar información a los integrantes del gabinete, respecto del avance de sus planes y programas. 18. Proporcionar información al Presidente Municipal y a titulares de las dependencias y entidades paramunicipales, sobre la ejecución y seguimiento de los programas y planes de trabajo del Ayuntamiento, que contribuya a la toma de decisiones sobre las políticas públicas del gobierno municipal y a la evaluación del avance de los mismos. 19. Informar al Presidente Municipal de la situación que guarda el cumplimiento de los compromisos y acuerdos institucionales instruidos por él. Manual de Organización Página- 13 -

17 20. Participar en la evaluación del costo-beneficio de la inversión realizada, con respecto a las metas propuestas y contenidas en el Plan Municipal de Desarrollo y en los respectivos Programas Operativos Anuales, e informar cuatrimestralmente de esta materia. 21. Realizar el análisis, integración y documentación de resultados de las políticas públicas municipales ejecutadas. 22. Asesorar y apoyar técnicamente a las Dependencias y Entidades Paramunicipales del Ayuntamiento, cuando lo soliciten, por encomienda del Presidente Municipal y/o cuando existan complicaciones para la adecuada ejecución de sus programas y proyectos. 23. Coadyuvar al logro de los proyectos municipales validados, propuestos por los distintos sectores, mediante el seguimiento, la asistencia técnica y la gestión coordinada de recursos. 24. Proponer la alineación del presupuesto municipal con las estrategias del Ayuntamiento, el Plan Municipal de Desarrollo y los Programas Operativos Anuales. 25. Diseñar las estrategias e instrumentos de medición de la eficiencia en la ejecución de los proyectos municipales. 26. Impulsar la disponibilidad de un banco de proyectos municipales. 27. Establecer normas para el seguimiento técnico de proyectos, documentación y uso de sistemas, metodologías e integración de proyectos ejecutivos. 28. Coordinar el seguimiento de las gestiones realizadas por el Presidente Municipal para la atracción de recursos económicos extraordinarios, nacionales e internacionales orientados a la obra pública, que son resultado de convenios, acuerdos y programas con las entidades federales, estatales, internacionales y privadas para el fortalecimiento de los programas, obras y acciones de desarrollo municipal. 29. Promover en coordinación con las dependencias municipales competentes, la búsqueda y/o establecimiento de programas de fondeo de recursos con fundaciones y organismos nacionales e internacionales. 30. Intervenir en contratos y/o convenios que celebre el Presidente Municipal, cuando estos incluyan aspectos de la competencia de la Secretaría Técnica. Manual de Organización Página- 14 -

18 31. Servir de enlace entre el Presidente Municipal y los gobiernos estatal y federal, así como con el resto de los municipios del estado, instituciones privadas, asociaciones o cámaras empresariales, y, ciudadanos en particular con los que exista algún acuerdo, convenio o compromiso directo del Alcalde por razón de su responsabilidad pública. 32. Proponer al Presidente Municipal la realización de reuniones de gabinete, así como los asuntos sobre temas relevantes y estratégicos del quehacer público, que deban ser considerados por el Alcalde. 33. Dar seguimiento a la difusión de los objetivos y metas alcanzadas por las políticas públicas. 34. Proponer sistemas integrales de información de interés o uso común a las áreas municipales. 35. Coordinar el acopio, clasificación, organización y documentación de las acciones gubernamentales y la información estadística básica del municipio y en general, de cualquier sector o tema que tenga relevancia para el desarrollo integral municipal y para la formulación del Informe de Gobierno. 36. Participar con voz y voto en el Comité de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas, y los subcomités que se deriven de estos y en los demás comités previstos en los ordenamientos jurídicos municipales o que le indique el Presidente. 37. Proponer al Presidente Municipal, la elaboración de proyectos de iniciativas de reglamentos, manuales o de cualquier otro ordenamiento jurídico de su competencia, a efecto de cumplir con el mejoramiento continuo de la administración pública municipal. 38. Propiciar y mantener una estrecha relación con todas las Dependencias y Entidades Paramunicipales del Ayuntamiento que detectan necesidades de la población, las transforman en iniciativas de inversión y ejecutan obras en beneficio de la comunidad. 39. Resolver las dudas que se susciten con motivo de la interpretación de este manual, así como los casos no previstos en el mismo. 40. Las demás que le señalen otras disposiciones legales inherentes al área de su competencia y las que le encomiende el Presidente Municipal. Manual de Organización Página- 15 -

19 1.1. Dirección de Administración, Análisis y Seguimiento Objetivo: Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados a la dependencia, con el fin de lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en su ejercicio y, alcanzar los objetivos y metas programados, así como elaborar y transformar la información que proporcionan cifras numéricas, en datos útiles y oportunos para la toma de decisiones, proyectando la acción financiera de la gestión municipal, a través de la formulación de planes, programas y proyectos. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir, ejecutar y evaluar las actividades administrativas asignadas a la. 2. Vigilar que se cumpla la política de administración aprobada por la dependencia competente. 3. Estudiar, analizar, proponer y/o elaborar los reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, contratos, nombramientos, resoluciones y demás instrumentos jurídicos que le hayan sido encomendados por el Secretario Técnico. 4. Proponer lineamientos bajo los cuales se lleva a cabo la coordinación de la Secretaría Técnica con dependencias, unidades administrativas, órganos y los gobiernos estatal, federal y de otros municipios. 5. Formular coordinadamente con las unidades administrativas de la Secretaría Técnica, los manuales de organización y procedimientos, procurando su periódica revisión y actualización. 6. Informar al interior de la, la estructura orgánica de las unidades administrativas que la componen, así como proponer a estas las adecuaciones procedentes de acuerdo a la normatividad vigente. Manual de Organización Página- 16 -

20 7. Informar al personal de nuevo ingreso a la Secretaría Técnica sobre las normas, políticas y procedimientos de trabajo. 8. Someter a la consideración del Secretario Técnico, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la dependencia. 9. Planear, organizar, programar, ejecutar y administrar los recursos financieros, humanos y materiales asignados a la Secretaría Técnica. 10. Intervenir en la selección, evaluación, promoción, capacitación, actualización y desarrollo del personal adscrito a la, incluidos los movimientos relacionados con la prestación de servicio social, de conformidad con los ordenamientos jurídicos vigentes y en coordinación con las dependencias correspondientes. 11. Promover y verificar que se acaten las normas de seguridad e higiene en la dependencia. 12. Apoyar cuando así se requiera, a las demás áreas que integran la Secretaría Técnica Municipal. 13. Tramitar ante la Dirección de Recursos Humanos las altas, bajas, nombramientos, cambios, promociones, pago de sueldos y compensaciones, permisos, incapacidades, credenciales de identificación y cualquier incidencia del personal adscrito a la. 14. Coordinar el procesamiento de la información necesaria, complementaria para la formulación del Plan Municipal de Desarrollo, los programas operativos anuales y proyectos municipales. 15. Formular el Programa Operativo Anual y de Adquisiciones de la Secretaría Técnica Municipal, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. 16. Asesorar al Secretario Técnico, sobre la elaboración, asignación y ejercicio del presupuesto asignado a la. 17. Formular y someter a la consideración del Secretario Técnico Municipal, el anteproyecto de presupuesto anual de egresos de la dependencia. 18. Realizar las modificaciones presupuestales relativas al gasto corriente, previa autorización de la Dirección de Egresos y Control Presupuestal. 19. Participar en la elaboración de la propuesta del anteproyecto anual del Presupuesto de Egresos del Ayuntamiento. Manual de Organización Página- 17 -

21 20. Informar permanentemente al Secretario Técnico sobre las operaciones presupuestales, financieras y programáticas de la dependencia. 21. Cumplir con las disposiciones sobre presupuesto, contabilidad y gasto público, así como las de adquisiciones, arrendamientos y servicios que rige a la administración pública municipal. 22. Llevar el registro y coordinar el ejercicio del presupuesto autorizado a la Secretaría Técnica, vigilando que todas las operaciones presupuestales programáticas que se realicen, sean efectuadas de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. 23. Realizar los registros de compromisos ante el Sistema Integral de Información Financiera (SIIF). 24. Apoyar a las unidades administrativas de la Secretaría Técnica, en la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos y Programas Operativos Anuales (POA). 25. Informar mensualmente de la aplicación de los recursos del ejercicio presupuestal asignado a la dependencia. 26. Participar coordinadamente con las dependencias competentes, en la elaboración del Programa Anual de Inversión Municipal, para proponer la asignación de recursos de fuentes de financiamiento externas al Ayuntamiento. 27. Analizar y/o evaluar estudios y proyectos estratégicos municipales de carácter interinstitucional, cuando lo requiera o lo determine el Secretario Técnico, coadyuvando al logro de dichos proyectos, mediante la asistencia técnica y la gestión coordinada de recursos económicos extraordinarios. 28. Analizar los programas federales de aplicación al municipio. 29. Brindar el seguimiento técnico adecuado a la ejecución de los proyectos estratégicos validados, asegurando en su documentación el uso de las herramientas metodológicas convenientes y su incorporación a la carpeta de proyectos. 30. Apoyar la creación de un Banco Municipal de Proyectos estratégicos de obras y servicios de impacto para el desarrollo municipal. 31. Vincularse con las dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento, a fin de revisar y dar seguimiento al cumplimiento de los proyectos estratégicos y asuntos especiales del gobierno municipal. Manual de Organización Página- 18 -

22 32. Administrar y mantener actualizado el registro, control y archivo de los trámites realizados y asuntos atendidos. 33. Integrar las diferentes bases de datos en un banco de información estadística básica municipal. 34. Realizar reuniones periódicas con el personal para evaluar avances y definir planes estratégicos. 35. Desarrollar y mantener un sistema estadístico que permita obtener y suministrar oportunamente la información requerida para el ejercicio de las atribuciones del Secretario Técnico, Directores y demás funcionarios de la Secretaría Técnica Municipal, de utilidad para la formulación de planes, programas y proyectos de desarrollo municipal, facilitando la toma de decisiones. 36. Diseñar, actualizar y aplicar bases de datos estadísticos que se desarrollen de forma continua y permanente, centralizando información estadística nacional, estatal y municipal necesaria para el Ayuntamiento. 37. Realizar los análisis y estudios que se requieran para mantener actualizada la información social del municipio. 38. Ejecutar todas las acciones necesarias para dar seguimiento a los compromisos y acuerdos instruidos por el Presidente Municipal, e informar al Secretario Técnico, sobre el grado de avance en el cumplimiento de los mismos. 39. Elaborar y gestionar los acuerdos documentados en la memoria de las reuniones donde interviene la. 40. Dar seguimiento a la comunicación establecida por el Secretario Técnico con las otras dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento, así como las establecidas con autoridades de la federación, del estado y de otros municipios, para el adecuado despacho de los asuntos de la. 41. Analizar, diseñar, facilitar, canalizar y proporcionar asesoría y seguimiento a los proyectos específicos encomendados al Secretario Técnico. 42. Elaborar fichas técnicas de las reuniones que presida el Secretario Técnico y de los acuerdos que se establezcan, tanto con otras dependencias municipales, estatales y/o federales, como con organizaciones sociales y privadas. 43. Formular fichas técnicas de los acuerdos tomados entre el Secretario Técnico y el Presidente Municipal. Manual de Organización Página- 19 -

23 44. Coadyuvar para definir y dar seguimiento a las grandes metas de gobierno. 45. Dar seguimiento a la gestión de recursos extraordinarios, derivados de convenios, acuerdos y programas con las entidades federales, estatales, internacionales y privadas para el fortalecimiento de programas, obras y acciones de desarrollo municipal. 46. Integrar el Banco General de Fuentes de Financiamiento y actualizarlo anualmente. 47. Elaborar los programas, estudios y análisis que requiera el Secretario Técnico. 48. Verificar las acciones contenidas en programas en los cuales participe el municipio conjuntamente con otras dependencias, organismos y entidades estatales, federales o con otros municipios, en el ámbito de competencia de la Secretaría Técnica. 49. Diseñar, ejecutar, evaluar y actualizar un sistema integral de facilitación, supervisión y control de programas y políticas públicas municipales. 50. Analizar informes y datos estadísticos disponibles y oportunos para la elaboración de planes de acciones, programas de trabajo y proyectos de desarrollo. 51. Rendir informes periódicos y atender las solicitudes de información que le realicen en el ámbito de su competencia. 52. Mantener informado al Secretario Técnico de los resultados de las gestiones, operaciones y acciones realizadas a partir de instrucciones recibidas. 53. Instrumentar y mantener actualizados los inventarios y resguardos de bienes muebles, inmuebles y recursos materiales a cargo de la Secretaría Técnica Municipal, de conformidad a la normatividad vigente y en coordinación con el Departamento de Inventarios de Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento. 54. Establecer el control de suministros de materiales a las unidades administrativas de la, a fin de proveer los recursos necesarios en forma oportuna, proponiendo y vigilando el uso racional de los mismos, de acuerdo a las normas y procedimientos en vigor. 55. Coadyuvar y tramitar de acuerdo a los lineamientos establecidos, los requerimientos de adaptación de instalaciones, mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y de servicios generales que demande el funcionamiento de la Secretaría Técnica Municipal. Manual de Organización Página- 20 -

24 56. Autorizar previo acuerdo con el Secretario Técnico, la adquisición de bienes y la contratación de servicios que soliciten las unidades administrativas, para su trámite y requisición correspondiente, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. 57. Mantener en buenas condiciones el parque vehicular, así como los bienes muebles e inmuebles asignados a la. 58. Mantener el registro diario del uso y asignación de los vehículos, verificando mensualmente su buen estado, así como que éstos no cuenten con adeudos por concepto de multas de tránsito. 59. Controlar y registrar los servicios de mantenimiento, así como la reparación del parque vehicular asignado a la Secretaría Técnica. 60. Administrar eficientemente el fondo revolvente de caja chica autorizado a la Secretaría Técnica, así como tramitar oportunamente su reposición. 61. Administrar eficientemente el pago de servicios, adquisiciones de bienes muebles, equipo, arrendamientos y/o cualquier otro tipo de contrato que celebre la Secretaría Técnica Municipal. 62. Requerir, controlar y supervisar las necesidades y utilización de materiales y servicios indispensables para el funcionamiento de las unidades administrativas adscritas a la dependencia. 63. Respetar las políticas internas para el uso del equipo, respaldo de información, adecuado mantenimiento, así como vigilar su cumplimiento. 64. Participar en el proceso de entrega-recepción física y documental en el cambio de administración de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. 65. Coordinar, integrar y elaborar el documento de entrega-recepción de los recursos disponibles de la dependencia, al término de la gestión municipal. 66. Las demás que se prevean en los ordenamientos jurídicos municipales y/o que el Secretario Técnico le encomiende. Manual de Organización Página- 21 -

25 Departamento de Administración y Gestión Objetivo: Apoyar en la coordinación de los asuntos administrativos de la Secretaría Técnica, con el fin de dar cumplimiento a los programas, objetivos y metas programados. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir y evaluar los programas y actividades encomendados al departamento. 2. Cumplir con la política de administración aprobada por la Secretaría Técnica. 3. Ejecutar las actividades de tramitación, de todos aquellos asuntos encomendados por el Director de Administración, Análisis y seguimiento de la. 4. Elaborar y tramitar las solicitudes de pago a proveedores, reposiciones y comprobaciones de gastos de la Secretaría Técnica. 5. Auxiliar en la elaboración de base de datos estadísticos. 6. Vigilar que la información proporcionada sea verídica y buscar la actualización de la misma. 7. Apoyar al personal de nuevo ingreso a la Secretaría Técnica, con información sobre las normas, políticas y procedimientos de trabajo. 8. Elaborar el inventario de bienes muebles e inmuebles asignados a la Secretaría Técnica, en coordinación con el Departamento de Inventarios de Oficialía Mayor. 9. Elaborar y controlar los resguardos de los bienes muebles asignados a cada unidad administrativa de la Secretaría Técnica. Manual de Organización Página

26 10. Solicitar y registrar los servicios de mantenimiento del parque vehicular de la Secretaría Técnica, así como la reparación de los mismos. 11. Formular y tramitar las requisiciones de recursos materiales y solicitudes de servicios que sean necesarios para la realización de las funciones de la Secretaría Técnica. 12. Verificar el pago de servicios, adquisiciones de bienes muebles, equipo, arrendamientos y/o cualquier otro tipo de contrato que celebre la Secretaría Técnica. 13. Fungir como enlace del Programa Gobierno al Día y sub-enlace del Programa de Transparencia. 14. Revisar y analizar la documentación comprobatoria de las erogaciones que afecten el presupuesto de egresos de la secretaría Técnica. 15. Realizar los registros de compromisos ante el Sistema Integral de Información Financiera (SIIF). 16. Analizar la contabilidad del gasto corriente de la Secretaría Técnica. 17. Elaborar informe mensual de la aplicación de recursos del ejercicio presupuestal asignado a la Secretaría Técnica. 18. Supervisar las necesidades y uso de materiales y servicios indispensables para el funcionamiento de las unidades administrativas adscritas a la dependencia. 19. Llevar el registro, control y archivo de los trámites realizados ante diferentes dependencias del H. Ayuntamiento. 20. Mantener actualizado el archivo. 21. Operar la recepción y entrega de la nómina de pago del personal adscrito a la Secretaría Técnica. 22. Apoyar cuando así se requiera, a las demás áreas que integran la Secretaría Técnica. 23. Desarrollar todas las funciones inherentes al área de su competencia. Manual de Organización Página

27 Departamento de Atención y Control Objetivo: Controlar la administración de la agenda del Secretario Técnico y los servicios de recepción y atención de la correspondencia remitida a las diferentes unidades administrativas de la Secretaría Técnica. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir y evaluar los programas y actividades encomendados al departamento. 2. Administrar el archivo de la correspondencia que recibe y despacha la. 3. Realizar la entrega de documentos turnados por la Secretaría Técnica hacia las diversas instancias de la Presidencia Municipal. 4. Administrar el uso y funcionamiento de la agenda del Secretario Técnico. 5. Recibir correspondencia clasificada y remitirla al área correspondiente. 6. Realizar y recibir llamadas telefónicas, llevando un control de la información. 7. Mantener actualizado el directorio telefónico interno y externo. 8. Custodiar y resguardar la documentación e información que por sus funciones conserve bajo su cuidado, vigilar su uso e impedir la sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como el uso indebido de la misma. 9. Realizar el seguimiento de los documentos turnados a las diferentes áreas de la Secretaría Técnica y a otras dependencias, hasta concluir el proceso. Manual de Organización Página

28 10. Respetar las políticas internas para la utilización del equipo, respaldo de información, adecuado manejo y mantenimiento. 11. Asistir a cursos de especialización que indique el Director Administrativo. 12. Mantener actualizados los archivos con la documentación referente al área de trabajo. 13. Mantener y conservar en buenas condiciones el mobiliario y equipo asignados al departamento. 14. Apoyar a las demás áreas de la dependencia cuando así se requiera. 15. Desarrollar todas las funciones inherentes al área de su competencia. Manual de Organización Página

29 1.2. Dirección de Planeación Municipal Objetivo: Orientar e impulsar el desarrollo municipal, mediante la formulación de planes, programas, estudios y proyectos, así como llevar a cabo la planeación de las acciones de la Administración Pública del Gobierno Municipal, estableciendo para ello objetivos, metas, estrategias y prioridades, mediante la coordinación de acciones y la evaluación de resultados. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los programas y acciones asignados a la dependencia, conforme a los criterios que defina el Secretario Técnico. 2. Asistir al Secretario Técnico Municipal, en el cumplimiento de la Ley de Planeación y del Sistema Estatal de Planeación, respecto a la coordinación de la integración, instalación y operación del Comité de Planeación Municipal (COPLAM), con todos los órganos y subcomités integrantes del mismo. 3. Convocar y coordinar la realización de reuniones por cada Gabinete Temático o grupo de trabajo de los subcomités sectoriales. 4. Medir la eficiencia de los proyectos municipales, en torno de la participación de los Consejos Ciudadanos y el COPLAM. 5. Asesorar a los miembros del COPLAM en las tareas de planeación que estos llevan a cabo. 6. Analizar, discutir y en su caso aprobar la propuesta de asuntos en las reuniones realizadas por los Subcomités Sectoriales y el COPLAM. Manual de Organización Página

30 7. Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la definición y seguimiento de las metas de gobierno y la planeación del sector. 8. Reunir, organizar y presentar información estadística básica que tenga relevancia para el desarrollo integral del municipio. 9. Utilizar, generar, recopilar, procesar y proporcionar la información que en materia de planeación para el desarrollo de proyectos, sea de su competencia. 10. Coordinar el Sistema Municipal de Planeación Básica Documental, así como las acciones orientadas a la integración y formulación del Plan Municipal de Desarrollo. 11. Apoyar en la formulación del Plan Municipal de Desarrollo. 12. Coordinar la publicación del Plan Municipal de Desarrollo y sus actualizaciones en los términos de la Ley. 13. Establecer un sistema de control, seguimiento y evaluación del Plan Municipal de Desarrollo, y de los programas sectoriales, especiales y operativos anuales emanados del mismo. 14. Participar en la elaboración de los Programas Regionales en los cuales esté involucrado el municipio. 15. Coordinar la elaboración de los Programas Sectoriales, especiales, operativos y anuales, derivados del Plan Municipal de Desarrollo, así como nuevos proyectos de interés de la comunidad. 16. Participar coordinadamente con la Dirección de Egresos y Control Presupuestal de Tesorería Municipal, en la elaboración del anteproyecto de presupuesto por programas, asegurando la congruencia con los objetivos y metas establecidos en el Plan Municipal de Desarrollo. 17. Actualizar y dar seguimiento a la cartera de proyectos definida en el Plan Municipal de Desarrollo. 18. Verificar permanentemente que las dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento, desarrollen sus funciones de acuerdo al Plan Municipal de Desarrollo. Manual de Organización Página

31 19. Coordinar la evaluación y actualización del Plan Municipal de Desarrollo, en términos de cumplimiento de metas, así como el impacto territorial, económico, político y social derivado de su ejecución. 20. Diseñar, implementar y mantener archivos de los planes, proyectos y programas elaborados por la dirección. 21. Establecer una excelente comunicación con las diferentes áreas del Ayuntamiento, para asegurar el buen desempeño de los sectores. 22. Establecer coordinación con el IMPLAN y la CIDUE, para la elaboración de un Banco de Proyectos, que tenga como base, las iniciativas emanadas del Plan Municipal de Desarrollo y las necesidades detectadas por el Alcalde y el H. Cabildo, así como las peticiones comunitarias presentadas por los habitantes del municipio. 23. Participar en el seguimiento de proyectos especiales relacionados con el desarrollo económico, social, cultural y político del municipio, en coordinación con el gobierno federal, estatal, municipal y, organismos privados y sociales. 24. Conocer las acciones y proyectos del gobierno estatal y del sector privado para aplicarlas en el municipio de Hermosillo, a fin de establecer la coordinación con el Ayuntamiento y verificar que se cumpla con la normatividad municipal vigente. 25. Integrar coordinadamente con las dependencias correspondientes, el Programa Operativo Anual (POA) en tiempo y forma, así como los parámetros de seguimiento del avance, incluyendo a todas las áreas de desarrollo, con el fin de optimizar la posición del municipio ante las administradoras de fondos. 26. Participar coordinadamente con las dependencias competentes, en la elaboración del Programa Anual de Inversión Municipal, para proponer la asignación de recursos de fuentes de financiamiento externas al Ayuntamiento. 27. Planear, organizar, dirigir y evaluar los programas y actividades encomendados a la dirección. Manual de Organización Página

32 28. Analizar los programas federales de aplicación al municipio. 29. Dar puntual seguimiento a las instrucciones y acuerdos del Secretario Técnico y el Presidente Municipal. 30. Coordinarse con las dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento, a fin de revisar y dar seguimiento al cumplimiento de las metas y objetivos de los programas municipales, y en general evaluar el cumplimiento de los proyectos estratégicos y asuntos especiales del gobierno municipal. 31. Integrar el directorio municipal de Enlaces Técnicos. 32. Integrar las diferentes bases de datos en un banco de información estadística básica municipal. 33. Realizar reuniones periódicas con el personal para evaluar avances y definir planes estratégicos. 34. Integrar y presentar al Secretario Técnico, el informe del comportamiento de los principales indicadores definidos en el Plan Municipal de Desarrollo, así como el avance programático y presupuestal de las metas contenidas en el Programa Operativo Anual, para revisión y análisis del Presidente Municipal y Cabildo 35. Coordinar a las dependencias y entidades para la elaboración del informe de gobierno. 36. Formular la integración del Informe de Gobierno del H. Ayuntamiento de Hermosillo. 37. Dar respuesta a través del Programa de Transparencia, a los cuestionamientos de la ciudadanía en materia de planeación y proyectos municipales. 38. Informar constantemente al Secretario Técnico, sobre las acciones realizadas a partir de las instrucciones recibidas. 39. Vigilar la adecuada conservación del mobiliario y equipo asignado a la Dirección. 40. Apoyar, cuando así se requiera, a las demás áreas que integran la dependencia. Manual de Organización Página

33 41. Someter a la consideración del Secretario Técnico, para acuerdo o instrucciones, asuntos remitidos a la dependencia. 42. Elaborar fichas técnicas de las reuniones que presida el Secretario Técnico y de los acuerdos que se establezcan, tanto con otras dependencias municipales, estatales y/o federales, organizaciones sociales y privadas. 43. Apoyar a las demás áreas de la dependencia cuando así se requiera. 44. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. Manual de Organización Página

34 Departamento de Enlace Objetivo: Ser enlace de la, en lo que refiere a su competencia, de las distintas dependencias y entidades paramunicipales de la Administración Pública Municipal. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir y evaluar los programas y actividades encomendados al departamento. 2. Coordinar acciones relativas a los programas de participación de la, con otras dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento. 3. Informar periódicamente al Secretario Técnico, los resultados de las gestiones y operaciones. 4. Recopilar información cuatrimestral de las dependencias y entidades paramunicipales del Ayuntamiento. 5. Auxiliar a los enlaces de las dependencias y entidades paramunicipales en lo referente a la formulación del Plan Municipal de Desarrollo. 6. Realizar evaluaciones cuatrimestrales para así lograr la medición del avance del Programa Operativo Anual y del Plan Municipal de Desarrollo. 7. Mantener actualizados los archivos con la documentación referente al área de trabajo. 8. Mantener y conservar en buenas condiciones el mobiliario y equipo asignados al departamento. 9. Apoyar a las demás áreas de la dependencia cuando así se requiera. 10. Desarrollar todas las funciones inherentes al área de su competencia. Manual de Organización Página

35 Departamento de Logística Objetivo: Asistir al Secretario Técnico en asuntos operativos y en la logística de los eventos organizados y/o coordinados por la. Funciones: 1. Planear, organizar, dirigir y evaluar los programas y actividades encomendados al departamento. 2. Asistir al Secretario Técnico en los aspectos logísticos, así como proporcionar los apoyos necesarios para el desarrollo de los eventos especiales organizados por la. 3. Proponer, implementar y coordinar la logística de las actividades que resulten necesarias en los eventos en los que participe el Presidente Municipal, coordinados por la Secretaría Técnica. 4. Informar periódicamente al Secretario Técnico, el resultado de sus gestiones y actividades. 5. Proporcionar, previa instrucción del Secretario Técnico, apoyo a las dependencias y entidades paramunicipales que así lo soliciten, en la organización de foros, congresos, seminarios, conferencias, ferias, exposiciones, certámenes y demás eventos públicos que realicen. 6. Mantener actualizados los archivos con la documentación referente al área de trabajo. 7. Mantener y conservar en buenas condiciones el mobiliario y equipo asignados al departamento. 8. Apoyar a las demás áreas de la dependencia cuando así se requiera. 9. Desarrollar todas las funciones inherentes al área de su competencia. Manual de Organización Página

36 VIII.- BIBLIOGRAFÍA. Lineamientos para la elaboración de Manuales de Organización emitidos por el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, Abril Información actualizada y proporcionada por el personal de las unidades administrativas que conforman a la, en coordinación con personal de la Subdirección de Vinculación Institucional y Situación Patrimonial del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Septiembre de 2011 Manual de Organización Página