INFORME AUDITORÍA INFORME Nº

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1 PÁGINA: 1 de 7 REVISIÓN: 0 INFORME Nº Objetivo: Verificar el estado de los procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia y las normas ISO 9001:2008, NTC 5555, NTC 5581 y NTC Alcance: Éste documento es elaborado por el proceso de gestión calidad para informar sobre el estado de conformidad de los procesos Gestión Académica, Bienestar Institucional, Gestión Administrativa y Comercial, Gestión Contable y Compras, Salud Ocupacional y Gestión Humana. AUDITORÍA INTERNA REALIZADA A LOS PROCESOS DE LA CORPORACIÓN EDUCATIVA INDOAMERICANA La auditoría a los procesos que conforman la institución educativa fue realizada de acuerdo con el siguiente programa: ta: para este periodo se tomó como auditoría de los procesos de Gestión Directiva y Gestión Calidad la auditoría realizada por el ICONTEC, para el período 2016 ya se tendrá un auditor independiente que pueda realizar los ejercicios de auditoría a estos procesos.

2 PÁGINA: 2 de 7 REVISIÓN: 0 Los hallazgos encontrados durante la auditoría son los siguientes: s generales 1. Se han establecido nuevos proyectos en pro del reconocimiento de los programas académicos manejados por la Institución. 2. Se han realizado actividades para ofrecer el programa de transporte terrestre el cual esperamos para el año 2016, sea reconocido en el mercado educativo por su calidad. 3. Los procesos que conforman la Corporación Educativa Indoamericana tienen bien claras y definidas sus funciones y actividades por ejecutar. 4. La infraestructura tecnológica de software en su mayoría es diseñada por el proceso de gestión de la información cumpliendo con las necesidades y expectativas de los usuarios. 5. La organización de los puestos de trabajo es bastante buena cumpliendo con las normas de aseo. 6. La participación y colaboración por parte de los líderes de proceso en los ejercicios de auditoría es bastante positiva al igual que de los colaboradores que se encuentran a su cargo. 7. La infraestructura física es bastante amplia y existen varios proyectos de remodelación y ampliación de las instalaciones que aún no han sido intervenidas. Aspectos por mejorar (oportunidades de mejora, observaciones, desviaciones y recomendaciones) Conformidad Aspecto 1. X 2. X 3. X 4. X 5. X GA3: Educación Continuada: Garantizar el establecimiento de parámetros que permitan identificar si las mediciones son adecuadas. GAC5: Área Comercial: Garantizar que el análisis de resultados sea más preciso evidenciando cuantitativamente el porqué del buen resultado de la medición y cuando el resultado no da lo esperado que acción debe tomar. Salud Ocupacional: Garantizar que el plan de trabajo del proceso sea aprobado por el área encargada para cumplir con la reglamentación del decreto 1443 artículo 12 numeral 5. Salud Ocupacional: Garantizar que toda la documentación que este destinada para mostrar en las auditorías se encuentre debidamente firmada por la persona responsable para dar cumplimiento con el decreto 1443 artículo 12 numeral 1. Salud Ocupacional: Asegurar la actualización constante de la documentación del proceso incluyendo la política de salud ocupacional y su divulgación en los medios de información de la Institución, de acuerdo con los estándares establecidos en el Decreto 1443 artículo 5.

3 PÁGINA: 3 de 7 REVISIÓN: 0 Conformidad Aspecto 6. X 7. X 8. X 9. X 10. X 11. X 12. X 13. X 14. X 15. X Salud Ocupacional: Asegurar que los indicadores de gestión se encuentren fácilmente a la hora de su requerimiento, es decir que estén en un solo archivo organizados. ISO 9001:2008 y NTC 5555 numeral y Resolución 1016 de Salud Ocupacional: Garantizar que los dispositivos utilizados ante una emergencia (alarmas y detectores) estén en las condiciones adecuadas para su utilización. Decreto 1443 articulo 25 numeral 7. Asegurar que se realice el análisis de la información relacionada con el estudio sociodemográfico. Decreto 1443 articulo 11 numeral 4 y articulo 16 numeral 7. Salud Ocupacional: Asegurar que se realice el análisis de la información relacionada con el estudio sociodemográfico. Decreto 1443 articulo 11 numeral 4 y articulo 16 numeral 7. Gestión Contable y Compras: Garantizar que todos los registros estén debidamente diligenciados. Gestión de la Información: Garantizar la actualización de la documentación del proceso en el sistema de gestión de acuerdo con los últimos cambios. Gestión de la Información: Garantizar la revisión periódica de los sistemas que maneja la Institución. Área de Talleres y Hangar: Garantizar el establecimiento del cronograma de actividades para el año Área de Talleres y Hangar: Asegurar que los procedimientos se encuentren actualizados de acuerdo con los cambios. Área de Talleres y Hangar: Cerciorarse de la trazabilidad de la información. Gestión Humana: Garantizar la realización de todas las mediciones e incluirlas en el informe de resultados. conformidades detectadas Conformidad Aspecto 1. X 2. X 3. X GA3: Educación Continuada: Se realiza la medición de la satisfacción de las empresas pero no se hace el análisis de las preguntas cuantitativas y cualitativas y no existe un parámetro que permita identificar el resultado es satisfactorio. ISO 9001:2008 en su numeral 8.4 y NTC 5555:2011 en su numeral 8.4. Bienestar Institucional: Se realiza la medición de la satisfacción de las empresas pero no se toman acciones correctivas de acuerdo con los resultados generados. ISO 9001:2008 en su numeral y NTC 5555:2011 en su numeral Bienestar Institucional: Se realiza la medición de la satisfacción de las empresas pero no se toman acciones preventivas de acuerdo con los resultados generados. ISO 9001:2008 en su numeral y NTC 5555:2011 en su numeral

4 PÁGINA: 4 de 7 REVISIÓN: 0 Conformidad Aspecto 4. X 5. X 6. X 7. X 8. X 9. X 10. X 11. X 12. X 13. X 14. X 15. X GAC5: Área Comercial: Se evidenció que no hay una utilización precisa del formato de informe de gestión administrativa y comercial, ya que los formatos utilizados por los funcionarios Freddy Cantor y Carlos Mario Pinzón no corresponde al legalizado ya que no tiene codificación ni control de revisión ni fecha de actualización. Numeral de las normas ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011. Salud Ocupacional: Se realizó la actualización del panorama de riesgos (matriz de riesgos) de acuerdo con la metodología establecida en la GTC 45, pero no se incluyeron los riesgos de contratistas y visitantes de acuerdo con lo establecido en el decreto 1443 artículo 16 numeral 1. Salud Ocupacional: se documentan las acciones correctivas tomadas frente a los accidentes ocurridos, aunque existes evidencias de las actividades realizadas no hay claridad en la acción aplicada frente al accidente presentado. ISO 9001:2008 y NTC 5555 numeral Salud Ocupacional: Se realizan las mediciones de la satisfacción de actividades como el seminario de sustancias psicoactivas, pero no se realiza un análisis de estas mediciones. ISO 9001:2008 y NTC 5555 numeral 8.4. Salud Ocupacional: se encuentra documentado el programa de vigilancia epidemiológica, pese a que la entidad con la que se realiza los exámenes médicos de la empresa envío el perfil epidemiológico de los funcionarios que alcanzaron a asistir a esta entidad. Decreto 3518 de Salud Ocupacional: se documentan las acciones preventivas tomadas frente a los resultados de los indicadores de gestión y estadísticas. ISO 9001:2008 y NTC 5555 numeral Salud Ocupacional: Los indicadores y estadísticas manejadas en el proceso no se encuentran en el formato establecido para tal fin. ISO 9001:2008 y NTC 5555 numeral Gestión de la Información: Se evidenció que el formato de asignación de licencias no está legalizado en el sistema de gestión de la calidad. ISO 9001:2008 numeral y NTC 5555:2011 numeral Área Pasantes y Egresados: Se identificó en la base de datos de los egresados de una muestra de 7 egresados, no se encontró la información completa de 5 de los egresados. NTC 5581 numeral Área Pasantes y Egresados: Las visitas a las empresas para la realización del chequeo y evaluación del desempeño son oportunas, pero no se ejecutan las mediciones de la información recolectada. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área Pasantes y Egresados: La retroalimentación de la evaluación de desempeño es comunicada verbalmente, pero no hay evidencia del análisis de la información recolectada. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral 8.4. Área Pasantes y Egresados: En la realización de los exámenes prácticos a los egresados de los programas TLA,

5 PÁGINA: 5 de 7 REVISIÓN: 0 Conformidad Aspecto 16. X 17. X 18. X 19. X 20. X 21. X 22. X TLH y TEEI, se demuestra organización pero al verificar los formatos con la evidencia de la ejecución de la actividad, se identificó que hay formatos que no forman parte de la documentación del SGC, ya que los formatos de asistencia y realización de prácticas no están legalizados en el SGC. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área Pasantes y Egresados: En el desarrollo y culminación de las actividades realizadas por el área no se encuentran registradas las acciones correctivas como resultado de las mediciones y su respectivo análisis. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área Pasantes y Egresados: En el desarrollo y culminación de las actividades realizadas por el área no se encuentran registradas las acciones preventivas como resultado de las mediciones y su respectivo análisis. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área de Talleres y Hangar: Se realizan mediciones en varias de las actividades establecidas en el área, pero no se analizan los resultados. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral 8.4. Área de Talleres y Hangar: se realizan mediciones de satisfacción de los usuarios sobre la prestación de servicio ofrecido por el área. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área de Talleres y Hangar: Se toman acciones correctivas respecto a algunas falencias en los procesos, pero estas no se encuentran registradas las acciones correctivas como resultado de las mediciones y su respectivo análisis. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Área de Talleres y Hangar: Se toman acciones preventivas respecto a algunas falencias en los procesos, pero estas no se encuentran registradas las acciones correctivas como resultado de las mediciones y su respectivo análisis. ISO 9001:2008 y NTC 5555:2011 numeral Gestión Humana: Se realiza la toma de acciones correctivas y preventivas pero estas no son registradas en el formato establecido como evidencia documental. ISO 9001:2008 numerales y y NTC 5555:2011 numerales y Estadística de hallazgos de las auditorías internas por proceso y área. El total de hallazgos identificados durante el ejercicio de auditoría interna a los procesos es el siguiente: CÓDIGO PROCESO/ÁREA NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES HALLAZGOS GD1 GESTIÓN DIRECTIVA SGC2 GESTIÓN CALIDAD 0 0 0

6 PÁGINA: 6 de 7 REVISIÓN: 0 CÓDIGO GA3 PROCESO/ÁREA GESTIÓN ACADÉMICA: PASANTES Y EGRESADOS GESTIÓN ACADÉMICA: TALLERES Y HANGAR GESTIÓN ACADÉMICA: EDUCACIÓN CONTINUADA NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES HALLAZGOS BI4 BIENESTAR INSTITUCIONAL GAC5 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL GCC6 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS GI7 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN SO8 SALUD OCUPACIONAL SMS9 GESTIÓN DE LA SEGURIDAD OPERACIONAL GH10 GESTIÓN HUMANA TOTAL

7 PÁGINA: 7 de 7 REVISIÓN: 0 Conclusiones sobre el sistema de gestión de la calidad de la Corporación Educativa Indoamericana Ltda y el ejercicio de la auditoría. El programa de auditorías se cumplió satisfactoriamente, sin ningún inconveniente en un 100%, aunque se realizó la reprogramación de algunas auditorías por el surgimiento de actividades no programadas pero de vital importancia para el desarrollo de las actividades de la Institución. Debe resaltarse la colaboración y puntualidad del personal que labora en la Institución en el ejercicio de las auditorías, esto demuestra avance de compromiso para con todas las actividades de organización y actualización que sean programadas por la Institución. La reprogramación de las auditorías internas de algunos procesos y áreas evidenció que el mejor día para realizar este ejercicio es el sábado, principalmente para el proceso de Gestión Académica, muestra de ello han sido las auditorías realizadas al área comercial y al área de Educación Continuada, por lo tanto para el próximo ciclo de auditorías se incluirá dentro de la disponibilidad los días sábados. Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría La Corporación Educativa Indoamericana cumple con la mayoría de los requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTC 5555, NTC 5581, NTC 5665 y los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia RAC, aunque es necesario dar cumplimiento a los hallazgos de no conformidad detectados en las auditorías internas efectuadas a los procesos. Es necesario reforzar los mecanismos de control ya que el SGC ha crecido en la misma proporción que la Institución y cada vez es más difícil controlar el sistema y las necesidades inmediatas de actualización y control de manera manual, por lo tanto se requiere implementar medidas que contribuyan a la administración adecuada del sistema de gestión y permita disminuir actividades para una mejor distribución de tiempos y mediciones. Es de vital importancia programar capacitación al personal para iniciar el proceso de transición a la norma ISO 9001:2015, ya que existen 3 años de plazo a partir de la publicación de la nueva norma para que siga vigente la actual certificación..