Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires

Transcripción

1 Caso de Éxito Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires Implementación de ProcessMaker para la automatización de trámites de Mesa de Entradas

2 Introducción País: Argentina Cliente: Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires Industria: Organismos Públicos Departamento: Mesa de Entradas Sitio Web: Solución: ProcessMaker BPM Procesos implementados: 20 Tiempo de implementación: 6 meses Cantidad de casos mensuales: 150 / 200 Cantidad de usuarios: 1200 El Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires se ocupa de recibir denuncias de los vecinos de la Ciudad y de la posterior investigación de dichas denuncias. Desde hace años el organismo trabaja en la implementación y aplicación de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs) a la gestión, como una manifestación del gobierno electrónico. El concepto de gobierno electrónico implica una transformación para modernizar la Administración Pública, una nueva visión para el futuro del sector, y en ese orden es que el Ministerio Público Fiscal ha venido trabajando intensamente. Las políticas de calidad que impulsa activamente esta Fiscalía General, tienden a optimizar los procedimientos, comprometer a los miembros del Ministerio con la idea de un servicio de calidad excepcional a través de la mejora continua y la gestión eficiente de los recursos del organismo para minimizar los tiempos de respuesta a los requerimientos. Otro objetivo es modernizar los sistemas de gestión administrativa de las Fiscalías y demás dependencias del Ministerio Público Fiscal, para incrementar la capacidad operativa del ente en su conjunto. Desde la Fiscalía General se impulsaron diversas medidas para lograr la inserción de TICs. Así, en 2010 se implementó el sistema Ombú para la tramitación de licencias, solicitud de insumos y asistencia técnica a través de un sistema informático, minimizando los tiempos de resolución y reduciendo el consumo de papel. La Oficina de Despacho Legal y Técnica y el Departamento de Despacho y Mesa de Entradas, entienden en la coordinación del circuito a seguir por la documentación administrativa. Dicho Departamento tiene como funciones principales intervenir en la recepción, registro, distribución, salida y archivo de la documentación de carácter administrativo y efectuar el seguimiento de los trámites de la jurisdicción, asegurando la eficacia de la gestión administrativa, el respeto de los plazos previstos por las normas vigentes y la adecuada información al público.

3 Ante la necesidad de contar con una solución tecnológica que les permitiera automatizar procesos de mediana y alta complejidad, el Ministerio seleccionó ProcessMaker BPM como plataforma de modelado y automatización de dichos flujos de trabajo. En este organismo tiene que ser todo muy dinámico. No puede haber algo que quede estático en el tiempo. La gente se mueve de áreas, hay muchas licencias, no están siempre todas las personas; es decir, hay movimientos constantes. Entonces es muy importante que el sistema pueda reflejar ese movimiento Desafíos Luis Bonini Responsable de Desarrollo de Sistemas Todos los trámites se iniciaban y manejaban en papel, lo cual generaba, entre otras desventajas: Demoras en el circuito que debía seguir cada trámite relacionadas con la disponibilidad de la documentación. acciones debido a la gran cantidad de solicitudes y a la ausencia de un mecanismo de validación y control. Acumulación de una gran cantidad de archivos en papel. Solución Con usuarios distribuidos en 6 centros de trabajo, y entre 150 y 200 casos mensuales procesados, ProcessMaker fue integrado exitosamente con OMBU y con otros sistemas del ente. El objetivo principal de su incorporación fue la automatización de procesos y la digitalización de documentos. El ITBA (Instituto Tecnológico de Buenos Aires) hizo el relevamiento de todos los procesos y los modeló en BPMN 2.0. Se realizó una reingeniería de los mismos para lograr eficiencia en su automatización y fueron re-validados con los usuarios. Posteriormente, algunos de ellos se modelaron y construyeron en ProcessMaker. El equipo de profesionales estuvo integrado por un líder de proyecto, un consultor técnico-funcional y un desarrollador y el proyecto duró 6 meses. La lista de procesos implementados es: Capacitación Convenios Imposibilidad de trabajar dos o más áreas o recursos distintos al mismo tiempo sobre un expediente. Falta de registro de todos los pasos seguidos en cada proceso. Errores relacionados con la omisión de Certificados Licencias (sin autorización por Sistema Payroll/Ombu) Contratos de locación de Obra o de Servicios

4 Promociones y Designaciones Representación Institucional Caja Chica Subsidios, Asignaciones y adicionales Ahorro anual de tiempo en horas = Ahorro económico anual en dólares = u$s Criterios Generales de Actuación Solicitud para litigar por Derecho Propio Oficios Judiciales Actos Administrativos de Organismos Públicos Presentaciones realizadas por particulares Resultados Aumento: Visibilidad del estado y situación del trámite Eficiencia en la tramitación de solicitudes y aprobaciones de licencias y legajos económicos, debido a la optimización de procesos y a la posibilidad de que varios recursos trabajen sobre un mismo expediente en forma simultánea. Acceso a la información, debido a la integración con la Intranet y otros sistemas del organismo, lo cual posibilita la disponibilidad de datos actualizados en todas las plataformas utilizadas por Mesa de Entradas y otras áreas. Control de las acciones asignadas a cada sector y su cumplimiento. Teníamos dos desafíos: disminuir la cantidad de solicitudes por mes y reflejar todo el trabajo que se iba haciendo y que no quedaba registrado ( ) Ahora hay una política de digitalización, las gestiones son más rápidas, todas las personas al mismo tiempo pueden trabajar sobre un legajo, son muchas las ventajas obtenidas Luis Bonini Responsable de Desarrollo de Sistemas Disminución: Espacio de almacenamiento y cantidad de papel utilizado, al registrarse todas las intervenciones durante el proceso en soporte digital. Tiempos de gestión de los trámites involucrados. Errores y/u omisiones en los procedimientos, gracias a la validación de pasos y alertas implementadas.

5 Acerca del Ministerio Público Fiscal El Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires es el organismo del Poder Judicial que promueve el accionar de la justicia, en defensa de la legalidad y los intereses generales de la sociedad, e impulsa las acciones penales y contravencionales. El ente tiene autonomía funcional y autarquía dentro del Poder Judicial. Está a cargo de un Fiscal General, un Defensor General y un Asesor General de Incapaces, quienes ejercen sus funciones ante el Tribunal Superior de Justicia, y por los demás funcionarios que de ellos dependen. El Ministerio Público Fiscal tiene por función intervenir en todos los asuntos en los que se hallaren involucrados el interés de la sociedad y el orden público, como así también debe promover la actuación de la justicia en defensa de la legalidad y de los intereses generales de la sociedad. Acerca de ProcessMaker BPM ProcessMaker es una solución de software de flujos de trabajo, de código abierto simple y rentable. También conocido como Gestor de Procesos Empresariales (BPM), ProcessMaker ayuda a las organizaciones de todos los tamaños para diseñar fácilmente, automatizar e implementar procesos de negocio. ProcessMaker permite a los usuarios crear formas y mapas de flujos de trabajo completamente funcionales. El software está completamente basado en Web, lo que facilita la coordinación del flujo de trabajo entre los usuarios, departamentos y organizaciones. Como una aplicación de SOA de gran alcance, ProcessMaker puede interconectarse con sistemas que incluyen la gestión de documentos, ERP, CRM y aplicaciones de inteligencia empresarial. Acerca de GrowIT GrowIT es una consultora de tecnología informática especializada en la implementación, adaptación e integración de soluciones de negocio. Los profesionales que integran GrowIT disponen de la experiencia y permanente capacitación que exige el mercado actual y se destacan además por su compromiso con los objetivos y requerimientos de cada cliente. Como ProcessMaker BPM Elite Partners y Certified Architects, ofrecemos consultoría, capacitación y asistencia en la implementación e integración de esta herramienta de administración y control de flujos de procesos elegida por las empresas más innovadoras.