GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA PARA AGENCIAS DE VIAJES

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Juan Luis Arroyo Piñeiro
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1 GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA PARA AGENCIAS DE VIAJES

2 CONTROL INTERNO CONTABLE Necesidad de gestionar 60 s Administración por objetivos 90 s TQM Total Quality Management Información rápida y oportuna Sistemas de Medición SISTEMAS DE INFORMACIÓN Base para la gestión de calidad SISTEMA DE GESTIÓN Indicadores de gestión PROCEDIMIENTOS MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO DEL NEGOCIO

Medición SISTEMAS DE INFORMACIÓN Base para la gestión de calidad SISTEMA DE

3 CONTROL INTERNO CONTABLE Á R E A S D E GSI Guest Satisfaction Index Índice de satisfacción del pasajero Calidad en la operación MERCADO perfil de la demanda y penetración del mercado D E S A R R O L L O I N F O R M A T I C O Interna Mercadeo RRHH Financiera FINANCIERO Y OPERACIONAL ÁREAS DE GESTIÓN RRHH Motivación y Clima organizacional PROPERTY MANAGEMENT Control al activo Mantenimiento

R O L L O I N F O R M A T I C O Interna Mercadeo RRHH Financiera FINANCIERO Y OPERACIONAL ÁREAS

4 SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION TRATAMIENTO DE INFORMACION RESULTADOS "SYSTEM FUNTIONS" SUBSISTEMA DE CONTROL GESTION DIARIA CONTABLE Y PROCEDIMIENTOS Y FIN DEL PERIODO Informe a Gerencia INFORMACION DIARIA Informe de Costos Tiquetes Informe de Comisiones Hoteles CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Autos - Trenes - Cruceros Auditoria de ingresos CONTROL DE VENTAS Asistencia médica Tesorería Estado de Resultados Programas propios Créditos INFORMACION Balanc e General Receptivos Auditoria de Egresos FIN DEL PERIODO Cambios en Situación Financiera Otros Nómina Estado de Flujo de Efectivo A Estado de Utilidades Retenidas N Compras de Servicios A CONTROL DE COMISIONES Control de Comisiones CONTABILIDAD FINANCIERA L Y PAGOS A PROVEEDORES Medición costo I Pagos a Proveedores - BSP INTERPRETACION Y S Otros costos ANALISIS I S CONTROL Alquileres OPERACIONAL GASTOS DE Promoción y Publicidad Coeficientes operacionales ANALISIS OPERACIONAL Y D EXPLOTACIÓN Gastos comunicación Estructura de costos EVALUACION DE LA UTILIDAD E Otros gastos Costo-volumen-utilidad CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA V Vinculación FINANCIERO INFORME FINANCIERO A CONTROL DE PERSONAL Contratación Métodos comparativos ESTADO DE CAMBIOS EN LA R Control de tiempo trabajado Razones financ ieras SITUACION FINANCIERA I Deflactación CONTABILIDAD FINANCIERA A C I O INFORMACION PARA ESTRUCTURA DE INFORMACION N ELABORACION DE PRESUPUESTAL E PRESUPUESTOS CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA S Pronóstico de ventas Estado de Resultados Proforma Análisis de tendencias PROCESO PRESUPUESTAL Presupuesto de Efectivo Planificación de la utilidad Balanc e Proforma CONTABILIDAD FINANCIERA

Auditoria de ingresos CONTROL DE VENTAS Asistencia médica Tesorería Estado de Resultados Programas propios Créditos INFORMACION Balanc e General Receptivos Auditoria de Egresos FIN DEL PERIODO

5 CONTROL INTERNO CONTABLE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CONTABILIDAD DE COSTOS CONTABILIDAD FINANCIERA GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL INTERIOR DE LA AGENCIA PARA: GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL EXTERIOR DE LA AGENCIA PARA: PLANIFICA LA OPERACIÓN CONTROLA ACTIVIDADES TOMA DE DECISIONES - Costos Fijos - Costos Variables - Costos semi-variables CONFIGURA EL NEGOCIO DETERMINACIÓN DE PRECIOS INVERSIONISTAS ACREEDORES GOBIERNO - Costo de Ventas - Gastos

PARA: PLANIFICA LA OPERACIÓN CONTROLA ACTIVIDADES TOMA DE DECISIONES - Costos Fijos - Costos Variables - Costos

6 ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AGENCIA DE VIAJES BALANCE GENERAL DICIEMBRE 31 DE 2009 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE ACTIVO FIJO (PROPIEDAD- PLANTA Y EQUIPO) ACTIVO DIFERIDO PASIVO PASIVO CORRIENTE PROVISION PRESTACIONES SOCIALES PASIVO DIFERIDO OTROS ACTIVOS PASIVO A L. P. TOTAL PASIVO TOTAL ACTIVO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL UTILIDADES RESERVAS TOTAL PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO + TOTAL PASIVO cuentas de orden deudoras cuentas de orden acreedoras

7 ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SUMMARY OPERATING STATEMENT FORMAT AGENCIA DE VIAJES ESTADO DE RESULTADOS DICIEMBRE DE 2009 Ventas brutas (Gross travel sales) Descuentos y devoluciones en ventas Ventas netas (Net travel sales) Costo de ventas y/o pagos a proveedores Margen bruto (Gross profit ó income) Gastos operacionales (Operating expenses) Utilidad bruta operacional (GOP) Amortizaciones y depreciaciones Gastos financieros + Ingresos no operaciónales Utilidad neta (Net profit) Impuesto de renta Resultado ejercicio

proveedores Margen bruto (Gross profit ó income) Gastos operacionales (Operating expenses) Utilidad bruta operacional (GOP)

8 ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS M A R G E N B R U T O GROSS PROFIT O INCOME COMISIONES MARGEN DE UTILIDAD COBROS A CLIENTES GRATUIDADES INCENTIVOS

9 CONCEPTOS DE COSTO Se define costo como la medición en términos monetarios de la utilización de recursos para un propósito determinado. En contabilidad administrativa el costo se condiciona a diferentes asociaciones de acuerdo con utilidades o usos específicos que permitan y faciliten la toma de decisiones en determinadas situaciones. La Contabilidad define un Costo como una reducción en el valor de un Activo, con el propósito de asegurar beneficio o ganancia En alimentos y bebidas, costo significa el precio para el establecimiento de la mercancía o servicio, cuando esas mercancías son consumidas o los servicios prestados.

de decisiones en determinadas situaciones.

10 CONCEPTOS DE COSTO Fijos Clasificación: Variables Semi-variables Por su relación con el volumen de producción o ventas Por la posibilidad de manipulación y control del Ador. Controlables No controlables

11 CONCEPTOS DE COSTO Clasificación: Unitario Total Primo Otras formas de distinguir los Costos y que nos ayudan a profundizar en el entendimientos de ellos son las siguientes: Históricos Planeados, predeterminados o estándar

a profundizar en el entendimientos de ellos son las

12 CONCEPTOS DE COSTO Costos planeados, predeterminados o standard Son aquellos que se calculan por anticipado, se proyectan para el futuro. El control de Costos, es una herramienta administrativa y no se debe esperar a que sucedan los hechos para poder trabajar. De hecho, la planeación es vital función administrativa y con el fin de ser objetivos, se debe recurrir a los costos históricos para ver como será el futuro. La mejor forma de planear los Costos, es por medio de un plan financiero que establece el desempeño del negocio y los objetivos financieros para un periodo determinado. Este plan se conoce con el nombre de: PRESUPUESTO

De hecho, la planeación es vital función administrativa y con el fin de ser objetivos, se debe recurrir a los costos históricos para ver como será el futuro.

13 CONCEPTOS DE COSTO Costos Vs. Volumen del negocio COSTO UNITARIO COSTO TOTAL COSTO FIJO CAMBIA NO CAMBIA COSTO VARIABLE NO CAMBIA CAMBIA Cabe anotar, que no siempre sucede esto; lo normal, es que los Costos variables tiendan a decrecer cuando el volumen se incrementa, cuando el trabajo llega a ser más productivo y con mejor tiempo de utilización. Las compras de productos en gran cantidad también reducen el Costo.

CAMBIA Cabe anotar, que no siempre sucede esto; lo normal, es que los Costos variables tiendan a

14 EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS Polí%ca de produc%vidad y costos Polí%ca de mercado Polí%ca de producto Estructura de costos y u-lidad requerida Elas-cidad de la demanda y precios de la competencia Incen-vo de la demanda y combinación de ventas

Estructura de costos y u-lidad requerida Elas-cidad de la demanda

15 EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS La fijación de precios corresponda a: Planificación de la u%lidad y rendimientos requeridos Percepción del servicio por parte del mercado y a los requisitos de calidad Nivel de competencia de la oferta existente

rendimientos requeridos Percepción del servicio por parte del

16 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Esta relación es u-lizada ampliamente para elaborar análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la planificación de la u-lidad. Un diagnos-co basado en esta relación implica conocer la u-lidad potencial y a la vez que tan cerca o distante se encuentra la u-lidad actual del punto de equilibrio. Actualmente son de gran u-lidad las hojas electrónicas para la aplicación de esta metodología ya que producen resultados exactos.

Un diagnos-co basado en esta relación implica conocer la u-lidad potencial y a la vez que tan cerca o distante se

17 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Elabora el análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la u-lidad Planificación de la u-lidad Elaboración de presupuestos Cálculo del punto de equilibrio

de venta en la u-lidad Planificación de la u-lidad

18 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Volumen Precio Costo variable Costo fijo Margen de contribución MARGEN DE CONTRIBUCION = TARIFA COSTO VARIABLE

19 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Punto de equilibrio Margen de contribución = costos fijos Si la u-lidad es = a cero: Costo fijo Volumen = Margen de contribución (tarifa costo variable)

20 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + u%lidad Tarifa = costo variable volumen costos fijos + u%lidad Volumen = tarifa costo variable (margen de contribución)

21 RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + u%lidad Costo variable = tarifa ocupación (volumen) Costo fijo = volumen*(tarifa costo variable) - u%lidad U%lidad = (Tarifa x volumen) [(costo variable x volumen) + costo fijo]

22 ASPECTOS TRIBUTARIOS BÁSICOS IVA Retención en la fuente Registro nacional de Turismo (Pago parafiscal) Exenciones de renta

23 ANÁLISIS OPERACIONAL 1. Margen bruto Gross profit ó Income 2. Consumo promedio pax 3. GOP Utilidad bruta operación 4. Utilidad antes de impuestos 5. Porcentaje de comisiones sobre facturación 6. Porcentaje de comisiones sobre margen bruto 7. Utilidad y su relación respecto la venta total 8. Gastos de operación respecto al margen bruto 9. Combinación de venta 10.Otros ingresos

24 ANÁLISIS FINANCIERO 1. Razón corriente 2. Capital de trabajo 3. Solvencia inmediata 4. Rotación de cartera periodo de recuperación 5. Rotación de capital de trabajo 6. Rotación activo fijo 7. Nivel de endeudamiento 8. Cobertura de intereses 9. Análisis vertical 10.Análisis horizontal

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