PROCEDIMIENTO CONTABLE DEL PROCESO GESTIÓN PASIVO PENSIONAL Y CARTERA DE VIVIENDA

Transcripción

1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento contable, se refiere a las conciliaciones bancarias y los boletines de crédito de vivienda que son remitidos por tesorería para su posterior entrega al mismo y poder finalizar el proceso. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, Nivel Central, Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda. Los clientes internos son la dirección financiera, grupo tesorería, grupo de contabilidad., y como clientes externos tenemos a la Contaduría General de la Nación, Alcaldía Mayor de Bogotá entre otras entidades públicas. ALCANCE: Inicia: Recepción de información del grupo de tesorería, libro y extracto bancario mensual y boletines diarios de ingresos y egresos. Qué hace?: Revisión de los boletines diarios de ingresos y egresos, una vez se ha realizado la revisión de los boletines, se determina que cuentas se afectan dentro del balance general y posteriormente se contabilizan los movimientos en el software APOTEOSYS se genera la amortización, calculo actuarial cuotas partes, bonos pensiónales. Determinar partidas conciliatorias del mes, Se calcula el valor actual de los títulos basados en las tasas de mercado recibidas de la Supervalores. Termina: Aprobación de la conciliación bancaria por el coordinador del grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda. 2. RESPONSABLES: Responsable Estratégico: Coordinador del Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda Responsable Operativo: Auxiliar Administrativo.

2 Página: 2 3. DEFINICIONES:. Conciliación bancaria: Confrontación de registros entre el libro de bancos y el extracto bancario. Partidas Conciliatorias: Registros en libros o en extracto bancario que no se pueden conciliar y sobre los cuales se debe adelantar una labor de depuración, hasta llegar a su identificación PHVA Planeación: Planea los recursos logísticos, humanos y tecnológicos del procedimiento. Planear el método y la oportunidad de realización de las conciliaciones. Hacer: Revisión de los boletines diarios de ingresos y egresos, una vez se ha realizado la revisión de los boletines, se determina que cuentas se afectan dentro del balance general y posteriormente se contabilizan los movimientos en el software APOTEOSYS. Se genera la amortización calculo actuarial cuotas partes bonos pensiónales. Determinar partidas conciliatorias del mes, Se calcula el valor actual de los títulos basados en las tasas de mercado recibidas de la Supervalores. Verificación: Se verifica la información con el boletín expedido por tesorería con el libro auxiliar de bancos. Actuar: Definir estrategias para disminuir y controlar las partidas conciliatorias resultantes. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Revisión de los boletines diarios de DESCRIPCIÓN CÓMO? 1. Se depura la información recibida del grupo de tesorería con

3 Página: 3 ingresos y egresos su respectivos los anexos 2. Se establecen las cuentas que se van a afectar en el balance Determinar que cuentas se afectan dentro del balance general Valor agregado: control de los ingresos y egresos del grupo Herramientas de control: Verificar la información recibida de tesorería. Frecuencia: Diario Tecnología (M.A.S): Manue 1. Se revisa en el plan general de cuentas, las cuentas afectadas. 2. Identificadas las cuentas, se ingresan los movimientos al contables al software APOTEOSYS 3. Se genera un comprobante en el cual se especifica si el movimiento corresponde a vivienda o pensiones. 4. Este comprobante se anexa al boletín de ingresos y egresos. Valor agregado: Efectivo control sobre la cuentas afectadas contablemente. Herramientas de control: Verificar contablemente las cuentas afectadas. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Automatizado (Apoteosis) Generar la amortización calculo actuarial, cuotas partes, bonos pensiónales. 1. Se genera un cuadro comparativo de los saldos mesuales pendientes por amortizar. 2. Se genera el correspondiente registro contable en el cuadro comparativo mensual 3. Este registro se actualiza en el software APOTEOSYS.

4 Página: 4 4. Se adjunta esta información al boletín recibido de tesorería para su posterior verificación con el balance general de fin de mes. Valor agregado: Efectivo control sobre la cuentas afectadas contablemente. Herramientas de control: Verificar contablemente las cuentas afectadas. En la amortización Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): Automatizado Determinar partidas conciliatorias del mes, Calcular el valor actual de los títulos valores. 1. Se recibe el libro conciliador de bancos y el extracto bancario junto con la conciliación del mes anterior 2. Se confrontan las paridas conciliatorias para determinar que los ingresos recibidos por créditos de vivienda sean iguales al extracto bancario. 3. Cuando se ha determinado la veracidad de la información es enviada mediante un informe al grupo tesorería Valor agregado: Efectivo control sobre la cuentas afectadas contablemente. Herramientas de control: Verificar contablemente las cuentas afectadas. En la amortización Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): Automatizado 1. Se recibe la información correspondiente a los TES por parte del grupo de tesorería. 2. Se solicita a la supervalores las tasas de mercado actuales 3. Mediante el archivo excel de valorizaciones TES se calcula la nueva tasa para determinar la valorización o

5 Página: 5 desvalorización del Tes. 4. Cuando se tiene (cálculo de la valorización de los TES) la información es enviada al grupo de tesorería mediante un informe mensual. Valor agregado: Control sobre la valorización y desvalorización de los TES. Normatividad: Plan general de cuentas, Tasas de mercado Supervalores. Herramientas de control: Verificar la valorización y desvalorización de los TES. Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): Automatizado 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Listado de pensionados 5.2 Requisitos aplicables: Ley de presupuesto de la vigencia. Ley 100 de NOTAS DE CAMBIO. VERSION FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Versión 01 11/04/08 Diseño del Proceso Versión 02 24/11/09 Ajustes al proceso 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades)

6 Página: 6 Código Nombre Elaboró: Julián Camilo Maza Vanesa Cabrera Melo Revisó: Vanessa Cabrera Indira Chaparro Aprobó: Alberto Giguita Goéz Fecha: 11/04/08 Fecha: 24/11/09 Fecha: 14/01/10