SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE CONTABILIDAD 2011

2 ÍNDICE 1 CAPÍTULO I:... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.1 OBJETIVOS DEL DOCUMENTO... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.2 ALCANCE DEL SISTEMA... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.4 GLOSARIO DE TÉRMINOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2 CAPÍTULO II INGRESO AL SISTEMA MANTENIMIENTO Plan de Cuentas Asientos Tipo... Error! Marcador no definido. 2.3 PROCESOS Afectaciones Contables Afectaciones Compromiso Anual Expedientes Notas Contables de Apertura Notas Contables Apertura y Cierre Cierre Mensual Mayorización REPORTES Libros Contables Libro Mayor Asientos Contables por SIAF Saldo de Cuentas de los EF Balance de Comprobación Estado de Cuenta Corriente

3 CAPÍTULO I: 1.1 Objetivos Del Documento El Manual de Usuario del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA.NET) - Modulo de Contabilidad, brinda instrucciones básicas para acceder a las funcionalidades del sistema, así como la descripción gráfica de cómo navegar dentro del mismo. El sistema SIGA.NET cubre las siguientes operaciones: 1.2 Alcance del Sistema Ingreso al Sistema. Contabilidad o Mantenimientos: - Plan de Cuentas - Asiento Tipo o Procesos o Afectaciones Contables - Afectaciones: o Registrar, modificar y eliminar Afectaciones. - Compromiso Anual: o Muestra un listado de los Compromisos Anuales. - Expedientes: o Muestra un listado de los Expedientes. - Notas Contables de Apertura: o Registrar, modificar y eliminar las Notas Contables. - Notas Contables: o Registrar, modificar y eliminar las Notas Contables. o Apertura y Cierre - Cierre Mensual: o Elegir el mes a cerrar. o o Mayorización Reportes: o Libros Contables - Libro Mayor: o Muestra un reporte del Libro de Contabilidad. 3

4 - Asiento Contable por SIAF: o Muestra un reporte de los Asientos Contables. - Saldo de Cuentas de los EF: o Muestra un reporte de los Estados Financieros. - Balance de Comprobación o Muestra un reporte del Balance de Comprobación. - Notas Financieras: o Muestra un reporte con las Notas Financieras. - Estado de Cuenta Corriente: o Muestra un reporte de los Estados de Cuenta. 1.3 Descripción General del Sistema El Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA.NET es un aplicativo que tiene la finalidad de conseguir un adecuado nivel de eficiencia operativa y soporte para que los centros y/o usuarios puedan registrar y hacer el seguimiento del estado y la ubicación de sus requerimientos. Además cuenta con alertas de correo electrónico que les llegará a los usuarios correspondientes cuando sus requerimientos cambien de estado. Se han identificado los requerimientos funcionales solicitados para el presente proyecto y se realizarán los desarrollos necesarios tanto a nivel de base de datos como a nivel aplicación. 1.4 Glosario de términos TÉRMINOS DESCRIPCIÓN T/D Per. Ref. Fte.Fto N/T Sec. Func. Clas.Gasto EF Tipo de Documento Periodo de Referencia Fuente De Financiamiento Notas de Tesorería Secuencia Funcional Clasificador De Gasto Estados Financieros 4

5 CAPÍTULO II Funcionalidades del Módulo de Contabilidad 2.1 Ingreso al Sistema Para ingresar al SIGA.NET haga doble CLIC sobre el acceso directo. La siguiente interfaz permite al usuario acceder al sistema siguiendo los siguientes pasos: Recuerde que sólo podrán acceder al sistema los usuarios que se encuentren debidamente registrados y con los permisos otorgados por el administrador del SIGA.NET. 5

6 1. Seleccione el periodo al cual desea acceder. El periodo se refiere al año de ejecución. 2. El sistema mostrará la Unidad Ejecutora a la cual se está accediendo, además de la sede. Para el caso del Instituto Nacional de Salud. 3. Finalmente, para ingresar al sistema presione ACEPTAR. De lo contrario, hacer CLIC en CANCELAR. Una vez accedido correctamente al SIGA.NET, el sistema mostrará en la parte lateral izquierda el Menú Principal con múltiples funcionalidades de acuerdo a su perfil de usuario. 6

7 2.2 Mantenimiento Plan de Cuentas: Muestra una Lista de Plan de Cuentas. Para poder realizar esta acción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Plan de Cuentas del Menú Principal. Al hacer CLIC en Plan de Cuentas Muestra una bandeja conteniendo un listado de Plan de Cuentas existentes indicando el Código, Descripción, Área Presupuestal, Moneda. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente menú de opciones: mantenimiento al Plan de Cuentas. mediante el cuál podrá realizar el 7

8 Para crear un nuevo Plan de Cuentas seleccione la opción cómo se muestra en la imagen. del Menú de Opciones, Muestra la interfaz Plan de Cuentas - Nuevo, Permite el ingreso de un nuevo registro, para lo cual debe seleccionar el número de cuenta y seleccionar una cuenta del Listado que aparece en el Plan de Cuentas. Se debe ingresar la cuenta SIAF y la descripción. Luego seleccionará el Área Presupuestal, la naturaleza de la cuenta, Moneda y Función. Una vez completada la información presione en el botón para Grabar. Si desea realizar una modificación a un Plan de Cuentas debe hacer CLIC en, Muestra la interfaz Plan de Cuentas - Modificar, permite modificar el registro seleccionado, para lo cual se debe modificar los datos requeridos. Una vez completada la información, presionar el botón para Grabar. Si desea realizar una copia debe hacer CLIC en, Muestra una interfaz Plan de Cuentas Nuevo, Permite ingresar un nuevo registro, en base a un registro seleccionado, después de ingresar la información, presione el botón los cambios. para grabar 8

9 De la misma forma, si desea eliminar un Plan de Cuentas debe hacer CLIC en y confirmar la eliminación. Seguidamente, presione el botón superior del sistema. ubicado en la parte Asientos Tipo: Muestra un listado de los Asientos Tipo existentes indicando el Código, Descripción y Estado. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente Menú de Opciones: podrá realizar el mantenimiento a los Asientos Tipo. mediante el cuál Para crear un nuevo Registro de Asientos Tipo seleccione la opción Opciones, cómo se muestra en la imagen. del Menú de Muestra la interfaz Asientos Tipo - Nuevo, Permite el ingreso de un nuevo registro. Para lo cual se debe ingresar el Código, Tipo de Asiento y Descripción. Se selecciona la casilla Activo para activar el asiento tipo y la casilla Incluir en Afectaciones Grupales. Se debe ingresar la Fase, Cuenta Contable, Tipo de Asiento, Tipo de Movimiento, Formula para cada fila, tal como se muestra en la imagen. 9

10 En la columna Formula aparece un botón que al presionarlo le mostrará la siguiente pantalla con el Diseñador de Formulas. En la primera columna se seleccionará los campos, en la siguiente las funciones y en la última se seleccionarán las variables entre cada selección se podrá hacer uso de los operadores indicados en la parte izquierda debajo de la primera columna, si desea corregir la formula presione el botón Limpiar. En la pestaña Documentos, se deben marcar los documentos que este asiento podrá contabilizar. 10

11 Si se desea elegir todos se presiona el botón Todos, si la cuenta no requiere documentos deberá presionar el botón Ninguno. Una vez completada la información hacer CLIC en el botón para Grabar. Si desea realizar una modificación a un Asiento Tipo debe hacer CLIC en. El sistema muestra la interfaz Asientos Tipo - Modificar, aquí podemos corroborar que no está registrada la cuenta Para registrar la cuenta faltante realizaremos los siguientes pasos: Paso 1: Copiar un registro existente: Seleccionamos un registro del Devengado, hacer CLIC derecho y a continuación pulsamos en el botón Copiar Registro. 11

12 Paso2: Modificar Datos de la Cuenta y Formula: Una vez copiado el registro seleccionado, este se mostrará al final de la lista, podemos cambiar la Fase, Cuenta, Tipo Asiento, Tipo de Movimiento y la correspondiente fórmula de cálculo. Para el ejemplo debemos modificar la Cuenta y la formula. Pulsamos el botón que esta al costado del campo Cuenta que vamos a modificar. Se mostrará la interfaz de búsqueda de Cuentas, ingresaremos la cuenta en el campo valor y pulsamos en el botón. A continuación se mostrara la 12

13 cuenta requerida, seleccionamos y damos doble CLIC para agregar el asiento que estamos modificando, como se muestra en la imagen. La cuenta elegida ahora se muestra en el asiento, como se muestra en la imagen. Para modificar la Formula, pulsamos en el botón que se encuentra al costado del campo Formula. 13

14 Se mostrará el Diseñador de Formulas, el cual contiene el campo de la liquidacion que se utilizara para calcular el Monto y la condicion: Para el ejemplo debemos asociar la cuenta al Clasificador de Gasto , en el Diseñador de Formulas haremos esa asociación, especificamente en la Condición: 14

15 Borramos la especifica y seleccionaremos la especifica de la lista de Clasificadores de Gasto que se muestra en Variables. 15

16 Una vez que ubiquemos el Clasificador de Gasto, hacemos doble CLIC y la especifica aparecera en la condición. La fórmula elegida ahora se muestra en el asiento: 16

17 Ahora guardamos el Asiento Tipo Modificado, pulsando en el botón Opciones: del Menú de El sistema nos muestra la interfaz de Asientos Tipo para proceder a configurar la Fase de Girado. Para configurar la Fase requerida, nos ubicamos al final de los Asientos. En la columna Fase seleccionamos la fase Girado de la lista que se muestra. 17

18 Pulsamos el botón que esta al costado del campo Cuenta para elegir la Cuenta Contable, como se muestra en la imagen. A continuación se mostrara la cuenta requerida, la seleccionamos y damos doble CLIC para agregar el asiento que estamos modificando: 18

19 La cuenta elegida ahora se muestra en el asiento: Seleccionamos después el Tipo de Asiento y Tipo de Movimiento. 19

20 Ahora ingresaremos la fórmula de cálculo, para eso pulsamos en el botón que esta al costado del campo Formula: Se mostrará el Diseñador de Formulas, el cual contiene el campo de la liquidación que se utilizara para calcular el Monto y la condición: 20

21 Para el ejemplo; hemos seleccionado el valor MtCompromete que corresponde al Monto total del compromete. En seguida debemos pulsar el botón para aceptar la formula: 21

22 La formula se mostrara en el asiento, De la misma manera debemos ir agregando el resto de las cuentas, hasta completar la fase contable y pulsamos el botón Guardar. 22

23 2.3 Procesos Afectaciones Contables Afectaciones: Para poder realizar esta acción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Afectaciones. Muestra un Listado con las Afectaciones Contables especificando su Periodo, Mes, Periodo SIAF, SIAF, Documento, Número, Fecha, Documento de Origen, Número de Documento Origen, Documento de Referencia, Número de Documento de Referencia, Fase, Glosa, Creado por, Modificado por. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente Menú de Opciones: mantenimiento a las Afectaciones. mediante el cuál podrá realizar el Para crear un nuevo Registro de Afectaciones ir al Menú de opciones y hacer CLIC en, cómo se muestra en la imagen. Muestra la interfaz Afectaciones, Permite el ingreso de un nuevo registro, para lo cual se debe seleccionar el Tipo de Documento, Estado, Fecha, Tipo de Afectación, Documento de Referencia, Número de Referencia, Fecha de Anulación, ingresar el Número de SIAF, luego seleccionar la fase, ingresar el Periodo de Ajuste, seleccionar Fecha de depreciación, Contratista, Contrato, Tipo de Operación, Tipo de Ajuste y Concepto. 23

24 Debe ingresar todos los campos del listado como Cuenta, Descripción de la Cuenta, Tipo de Movimiento, Debe Moneda Nacional, Haber Moneda Nacional, en caso de que la moneda sea extranjera se ingresara en la columna debe moneda extranjera, haber moneda extranjera para cada fila, tal como se muestra en la imagen. Si desea realizar una modificación a una Afectación debe hacer CLIC en. Muestra la interfaz Afectación - Modificar, permite modificar el registro seleccionado, para lo cual se debe modificar los datos requeridos. Una vez completada la información, presionar el botón para Grabar. 24

25 Si desea realizar una copia debe hacer CLIC en, Muestra una interfaz Afectación - Nuevo, Permite ingresar un nuevo registro, en base a un registro seleccionado, después de ingresar la información presione el botón para grabar los cambios. De la misma forma, si desea eliminar una Afectación debe hacer CLIC en y confirmar la eliminación. Seguidamente, presione el botón superior del sistema. ubicado en la parte Compromiso Anual: Para poder realizar esta acción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Compromiso Anual. Muestra un Listado con los Compromisos Anuales, especificando el Mes, Periodo, Certificado, Secuencia, Tipo de Registro, Fecha, T/O, Código, Documento, Documento. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente Menú de Opciones: mediante el cuál podrá realizar el mantenimiento a los Compromisos Anuales. 25

26 Se deben marcar los compromisos anuales, si se desea elegir Todos se presiona el botón Todos, caso contrario deberá presionar el botón Ninguno. Una vez completada la información hacer CLIC en el botón para Grabar Expedientes: Para poder realizar esta acción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Expedientes. En la parte superior podrá observar los criterios de búsqueda por Mes, Nro. SIAF, Estado. Muestra un Listado especificando su Periodo, T/D, Número de Documento, Fecha, Número SIAF, Periodo de Referencia, T/D Referencia, Certificado, Secuencia, Ctb. En la parte superior del formulario podrá observar los criterios de búsqueda por Mes, Nro. SIAF, Estado. 26

27 Notas Contables de Apertura: Para poder realizar esta opción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Notas Contables de Apertura. Muestra un Listado con las Notas Contables de Apertura especificando su Periodo, Mes, Documento, Número, Fecha, Grupo, Secuencia, Glosa, Creado Por, Modificado por. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente Menú de opciones: mediante el cual podrá realizar el mantenimiento a las Notas Contables de Apertura. Para crear un nuevo Registro de Notas Contables de Apertura ir al Menú de opciones y hacer CLIC en, cómo se muestra en la imagen. Muestra la interfaz Notas Contables - Nuevo, Permite el ingreso de un nuevo registro, para lo cual se debe seleccionar Fecha, Grupo, Secuencia, Fuente de Financiamiento, Monto, Concepto. 27

28 Se debe seleccionar el número de la cuenta contable y seleccionar una cuenta del Listado. Una vez completada la información presione en el botón para Grabar Notas Contables: Para poder realizar esta opción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Notas Contables. Muestra un Listado con las Notas Contables especificando su Periodo, Mes, Documento, Número, Fecha, Grupo, Secuencia, Glosa, Creado Por, Modificado Por. En la parte superior del formulario podrá observar el siguiente Menú de Opciones: mediante el cuál podrá realizar el mantenimiento a las Notas Contables. Para crear un nuevo Registro de Notas Contables ir al Menú de opciones y hacer CLIC en, cómo se muestra en la imagen. Muestra la interfaz Notas Contables, Permite el ingreso de un nuevo registro, para lo cual se debe seleccionar Fecha, Grupo, Secuencia, Fuente de Financiamiento, Monto, Concepto. Se debe seleccionar el número de la cuenta contable y seleccionar una cuenta del Listado. Una vez completada la información presione en el botón para Grabar. 28

29 2.3.2 Apertura y Cierre Cierre Mensual: Para poder realizar esta acción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Cierre Mensual, Se debe elegir el Mes a cerrar y la Fecha de Cierre Finalmente debe presionar el botón. 29

30 2.3.3 Mayorización: Para poder realizar a esta opción el usuario de Contabilidad debe acceder a la opción Mayorización. Se debe elegir el mes a procesar y presionar el botón para realizar la Mayorización. 2.4 Reportes Libros Contables Libro Mayor: Este reporte muestra el libro mayor del área de contabilidad, para lo cual se debe de seleccionar el Rango de Meses, por defecto se muestra el número de dígitos, seleccionar las cuentas desde hasta y seleccionar los criterios de selección según sea el caso. En la parte superior del formulario podrá obervar el siguiente menú de opciones:. Fuente de Financiamiento. Partida Ingreso. Clasificación de Gasto. Partida Genérica. Proveedor/Cliente. Contrato. C. Finanzas. Secuencia Funcional. Centro de Costo. Grupo Activo. 30

31 Por último se presiona para generar el reporte solicitado. Al hacer CLIC en de los Libros. se exporta hacia un documento en Excel, contiene la información Asiento Contable por SIAF: Este reporte se debe ingresar el número SIAF, y marcar con un CHECK el Documento. Por último se presiona para generar el reporte solicitado Saldo de Cuentas de los EF: Este reporte muestra el saldo de cuenta de los estados financieros, para lo cual se debe de seleccionar el Mes, las cuentas según el rango de fechas y marcar los criterios de selección según sea el caso. Fuente de Financiamiento. Partida Ingreso. Clasificación de Gasto. Partida Generica. Prov./Contrato. C. Finanzas. 31

32 Secuencia Funcional. Centro de Costo. Grupo Activo. Por último se presiona para generar el reporte solicitado. Al hacer CLIC en se exporta hacia un documento en Excel Balance de Comprobación: Este reporte muestra el balance de comprobación, para lo cual se debe de seleccionar el Mes, seleccionar las cuentas mediante un rango de fechas y marcar los niveles según sea el caso. Área Presupuestal. Fuente de Financiamiento. Por último se presiona para generar el reporte solicitado. Al hacer CLIC en se exporta hacia un documento en Excel. 32

33 2.4.5 Estado de Cuentas Corrientes: Este reporte muestra los estados de la cuenta corriente, para lo cual se debe de marcar un estado de cuenta corriente, seleccionar el mes, marcar los filtros según el caso. Proveedor. Contrato. Por último se presiona para generar el reporte solicitado. Al hacer CLIC en se exporta hacia un documento en Excel. 33