PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO PRO-ADM-04 ISO 9001:2000

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO REGRESAR A MGC-BRA-01 ISO 9001:2000 Aprueba Revisa Elabora MARCO A. CABRERA LÓPEZ EDUARDO RESÉNDIZ MANUEL HIGUERA No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 1 de 6

2 1.0 PROPOSITO: Documentar e implementar el procedimiento para el control del equipo de computo (PC, software) para asegurar la conformidad del producto. 2.0 ALCANCE: Es aplicable al equipo de cómputo y software utilizado en la organización para el manejo de la información. 3.0 RESPONSABILIDADES: Corresponde al Gerente de Sistemas el cumplimiento con el presente procedimiento. 4.0 DEFINICIONES: Pruebas: Procesar datos en software estadístico. Producto: Cualquier tipo de estudio de mercado identificado en el alcance del Manuel del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.0 REFERENCIAS: Sistemas de Calidad Sistema de gestión de la calidad 7.6: en diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio: NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001: FORMATOS: Verificación del equipo y software de prueba: REG-ADM-04 Reporte de falla REG-ADM-05 Inventario de equipo REG-ADM-06 Programa mantenimientos y respaldos REG-ADM-07 No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 2 de 6

3 7.0 DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO IDENTIFICACION DEL EQUIPO DE COMPUTO Y SOFTWARE PARA MANTENIMIENTO Y/O FALLA DEFINIR EL ALCANCE Y FRECUENCIA DE L MANTENIMIENTO Y/O FALLA MANTENIMIENTO AL EQUIPO LOS RESULTADOS SON SATISFACTORIOS SI NO ANALISIS DE CAUSAS DETERMINACION DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS Y IDENTIFICAR EL EQUIPO DE COMPUTO CON UNA ETIQUETA APROPIADA QUE MUESTRE EL ESTADO DE MANTENIMIENTO FIRMA DE CONFORMIDAD No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 3 de 6

4 TERMINO 8.0 DESARROLLO: HARDWARE Y SOFTWARE Es responsabilidad del Personal de Soporte elaborar un inventario del equipo de computo y software, que se utiliza en la empresa (REG-ADM-06). En este inventario se identifica el equipo y software de prueba. La finalidad es programar para cada unidad el mantenimiento preventivo correspondiente. El inventario del equipo de computo, comprende la codificación única de la terminal, usuario, ubicación geográfica y números de serie. También el responsable de sistemas debe actualizar el inventario. Se establece que el mantenimiento al hardware y software de cada máquina será revisado cada seis meses, la finalidad es efectuar el mantenimiento preventivo en forma ordenada. Por ejemplo: Un bloque de Computadoras, se inicia el mantenimiento en el mes de agosto de 2003, el siguiente mantenimiento será en febrero de 2004, y así sucesivamente. Se llevara a cabo mediante un calendario, respaldos de la información para evitar perdida de datos en casos de emergencia, falla del equipo o que sean accidentalmente borrados (REG-AMD-07),. El registro Programa de Mantenimientos y Respaldos REG-ADM-07 muestra la programación del mantenimiento preventivo calendarizado anualmente. Independiente del mantenimiento preventivo, se atiende también los de carácter correctivo, para lo cual se llevan los siguientes controles: 1. Si se presenta una falla en el equipo de computo, el solicitante del servicio debe llamar inmediatamente al responsable del área de sistemas. La atención a cada usuario de terminales de computo se establece considerando la Magnitud del problema para lo cual se cuenta con los siguientes criterios: a) Prioridad 1 : Si se presenta un error en el software y se pone en riesgo los resultados del procesamiento de datos. b) Prioridad 2 : Si el problema es causado por virus que puedan dañar el sistema de red de terminales. c) Prioridad 3 : Si el problema es en el hardware Las fallas del equipo se deben documentar en el formato Reporte de falla REG-ADM-05, en el cual se registran los siguientes datos: 1. Fecha 2. Usuario 3. Descripción de la falla 4. Solución propuesta No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 4 de 6

5 5. Evaluación del servicio 6. Firma del Usuario Adicional al registro anterior se lleva un control adicional registro verificación y/o Ajuste del equipo y software de prueba REG-ADM-04, el cual muestra el resultado del mantenimiento como satisfactorio o no satisfactorio y si es requerido las acciones tomadas con carácter preventivo. También se registra las condiciones en la cual se llevó a cabo el mantenimiento del equipo. En el caso de mantenimiento a las computadoras, se deberá dar énfasis en: Vacunas anti-virus Ampliación de memoria Respaldo a documentos importantes Instalación de nuevos programas Mantenimiento de la red En Brain se confirma la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista, cuando éstos se utilizan en las actividades de seguimiento de los requisitos especificados. Esto se lleva a cabo antes de iniciar su utilización y se confirma de nuevo cuando es necesario. En el caso del software, se debe considerar la vigencia de éste y la comunicación con el proveedor de Microsoft para cualquier reparación ya que puede ocasionar errores en el procesamiento de los datos. Para verificar la aceptabilidad del software estadístico Quantum, se debe realizar pruebas semestrales. Con una base de datos seleccionada se verifica que el sistema arroje los resultados esperados con relación a la corrida anterior. En caso de que la corrida detecte alguna falla, se procederá a reinstalar el programa y volver a realizar la corrida para verificar su buen funcionamiento. El criterio de aceptación para el mantenimiento al equipo y Software de prueba es el funcionamiento en 100% de los elementos descritos en la instrucción de trabajo, anexo A. La identificación del equipo de prueba se lleva a cabo mediante una etiqueta que es adherida al equipo, la cual contiene la clave única de identificación correspondiente a cada máquina. La codificación que se establece es la siguiente: Se indica con una placa la leyenda propiedad de Brain y N consecutivo, dependiendo del numero asignado en el inventario (REG-ADM-06). No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 5 de 6

6 Cuando un equipo por ser obsoleto o por no tener ya ningún remedio, se deberá dejar documentado y autorizado por el Director de Administración y Finanzas. Los formatos REG-ADM-04 (verificación), REG-ADM-06 (Inventario) y REG-ADM-07 (Mantenimientos y Respaldos) se trabajaran en formato electrónico. El formato REG-ADM-05 (Reporte de Falla) se presentara en papel debido a que el servicio puede ser en localidades diferentes. No. 2 1 DE FEBRERO 2006 Página 6 de 6