RESOLUCION DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Nº SERVIR-OAF

Transcripción

1 RESOLUCION DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Nº SERVIR-OAF Lima, 03 de Marzo de 2011 VISTOS, El Informe Nº /SERVIR-OAF-TI de fecha 02 de Marzo del 2011, mediante el cual el Especialista en Tecnologías de Información de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, en adelante SERVIR propone a la Oficina General de Administración y Finanzas el proyecto de Directiva: "Normas para el uso del Correo Electrónico en la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR". CONSIDERANDO: Que, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución Jefatura! Nº INEI, publicado en las normativas de la ONGEI, que aprobó la Directiva Nº INEl/DTNP, " Normas para el uso del servicio de correo electrónico en las Entidades de la Administración Pública", donde se establece que el correo electrónico institucional es una herramienta importante de comunicación e intercambio de información entre personas y entidades de la Administración Pública, por lo que resulta necesario promover su correcta aplicación, como recurso de comunicación intra e inter institucional y regular su uso racional para optimizar su aprovechamiento estableciendo procedimientos para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública; Que, estando que la citada Directiva es de cumplimiento obligatorio por las entidades del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, Organismos Autónomos, Organismos Públicos Descentralizados, Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Públicas a nivel nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 111 de la mencionada Directiva; Que, de conformidad con el Informe Nº /SERVIR-GG-OAF, que aprueba los "Principios y Política de la Gestion Administrativa, Financiera y de Recursos Humanos De SERVIR", en cuya Política Nº 5 se indica que SERVIR garantiza la privacidad, inviolabilidad e inamovilidad, sin consentimiento alguno, de los bienes de oficina y los servicios de comunicación que se pone a disposición del personal como herramientas de trabajo

2 (escritorios, credenzas, correo electrónico, telefonía fija y celular, computadora, laptops, USB, entre otros). Que, con la finalidad de asegurar el control de acceso y uso de los servicios disponibles vía Internet de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, así como regular el uso racional del servicio de correo electrónico para optimizar su aprovechamiento acorde con la normatividad correspondiente dispuesta por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI, es necesario aprobar la correspondiente Directiva; Que, teniendo en cuenta que forma parte de las funciones de la Oficina General de Administración y Finanzas el coadyuvar al fortalecimiento de la organización mediante la adecuada gestión de tecnologías de la información y de los recursos informáticos, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 18º del Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR; De conformidad con lo establecido en la Resolución Jefatura! Nº INEI, publicado en las normativas de la ONGEI, que aprobó la Directiva Nº INEl/DTNP, "Normas para el uso del servicio de correo electrónico en las Entidades de la Administración Pública", el Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR, aprobado mediante Decreto Supremo N PCM y modificado por Decreto Supremo Nº PCM. SE RESUELVE: Artículo l.- Aprobar la Directiva Nº SERVIR/OAF "Normas para el uso del Correo Electrónico en la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR", misma que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo 2º.- Disponer que la presente Resolución así como la Directiva aprobada se publique en el portal institucional Regístrese, comuníquese y archívese.

3 DIRECTIVA Nº SERVIR/OAF NORMAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO EN LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIR l. FINALIDAD La presente Directiva tiene como finalidad asegurar el control de acceso y uso de los servicios disponibles vía Internet así como regular el uso racional del servicio de correo electrónico para optimizar su aprovechamiento con el objetivo de contribuir al objetivo organizacional de mejorar los procedimientos del uso de activos y servicios tecnológicos. 2. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación obligatoria para todas las Oficinas y Gerencias que formen parte de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR. Su aplicación incluye a todo equipo tecnológico conectado a la red de SERVIR, sea propiedad de este o de terceros que requieran usar recursos tecnológicos de la institución. 3. RESPONSABILIDAD Son responsables de la aplicación y cumplimiento de la presente directiva todos los funcionarios y personas que brindan servicios en SERVIR. 4. BASE LEGAL Decreto Legislativo N que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil. Decreto Supremo N PCM que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil. Resolución de Gerencia General Nº ANSC-GG y sus modificatorias, que aprueba el procedimiento de reclutamiento, selección y contratación del personal CAP. Resolución de Gerencia General Nº 012-ANSC-GG y sus modificatorias, que aprueba el procedimiento para la aplicación del régimen especial de contratación administrativa de servicios - CAS. RESOLUCION JEFATURAL N INEI, que aprueba las normas para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública. DIRECTIVA N INEl/DTNP, normas para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública. S. DISPOSICIONES GENERALES a) El Área de Tecnologías de la Información es responsable de cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en la presente directiva. b) El correo electrónico institucional es una herramienta de comunicación e intercambio de información oficial entre personas.

4 c) SERVIR establece, de acuerdo a su política institucional, la asignación de cuentas de correo electrónico institucional a sus trabajadores. El servicio de correo electrónico será debidamente autorizado por la Oficina General de Administración y Finanzas a los usuarios que lo necesiten y mediante requerimiento formal del jefe del área usuaria. El área de Recursos Humanos comunicará al área de Tecnologías de la Información la relación de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de los que han dejado de hacerlo para el mantenimiento correspondiente de las cuentas de correo. La cuenta de correo se mantendrá vigente por un período de dos semanas adicionales a la fecha de cese del trabajador. La creación de cuentas genéricas serán debidamente autorizadas mediante requerimiento formal del jefe del área usuaria que designará un responsable de la cuenta, así como el período de caducidad de la misma. d) El tener una cuenta de correo institucional compromete y obliga a cada usuario a aceptar las normas establecidas por SERVIR y someterse a ellas. e) Cada usuario es responsable de todas las actividades realizadas con la cuenta de correo electrónico que tiene asignada. f) La cuenta de correo asignada a cada usuario se utilizará únicamente para actividades relacionadas con el cumplimiento de su función en SERVIR. g) SERVIR garantiza la privacidad de las cuentas de correo electrónico institucional de todos los usuarios y sus respectivas copias de respaldo. Sólo en el caso de que se detecte que un usuario está cometiendo una falta grave contra lo establecido por la institución por medio de su cuenta de correo, el área de TI podrá inhabilitar o anular dicha cuenta de correo. h) El nombre de la cuenta de correo electrónico institucional para cada usuario estará formado por la letra inicial del nombre de pila del usuario seguido del apellido paterno, ligado con el al nombre de dominio de SERVIR (establecido por la Directiva Nº INEl/DTNP " Normas Técnicas para la Asignación de Nombres de Dominio de las entidades de la Administración Pública") De existir coincidencias, el área de TI realizará las coordinaciones necesarias con las personas involucradas. 6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6.1 DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO A. USO DE CONTRASEÑAS a) Los usuarios con una cuenta de correo asignada establecerán una contraseña segura para hacer uso del servicio. b) La contraseña asignada a cada usuario es de uso personal e intransferible. c) El usuario cerrar la aplicación de correo electrónico o bloqueará su estación de trabajo cuando no utilice el servicio para evitar que otra persona tenga acceso a su información.

5 B. LECTURA DE CORREO a) Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se reenviará al área de Tecnologías de la Información, con el fin de tomar las acciones respectivas. b) El usuario realizará actividades de mantenimiento periódico a su buzón de correo, eliminando mensajes que no requiera almacenar. C. ENVÍO DE CORREO a) Los mensajes enviados desde cualquier cuenta de correo serán responsabilidad exclusiva del usuario asignado a cada cuenta. b) Se evitará el uso de opciones de confirmación de entrega y lectura. c) Se evitará enviar mensajes a listas globales, a menos que sea un asunto oficial que involucre a toda la institución. d) la posibilidad de enviar correos a grupos de SERVIR será restringida a usuarios determinados. La solicitud formal de envío de correos masivos o a grupos de correo será autorizado por el área de Recursos Humanos a los usuarios que no tengan privilegios para tal fin y mediante requerimiento formal del jefe del área usuaria. e) De contarse con la autorización necesaria para el envío de este tipo de correos, es altamente recomendable utilizar la alternativa de enviar distintos correos agrupados por listas de direcciones de poca extensión. f) El envío de correos masivos a direcciones de correos externas se realiza con el único fin de realizar comunicaciones institucionales. El envío de este tipo de correos se realizará en coordinación con el área de TI g) SERVIR no garantiza que como consecuencia del envío de correos masivos, el sistema de correo electrónico no sea colocado en "listas negras" de restricción. Dependiendo de la naturaleza del requerimiento, el área de TI realizará las coordinaciones correspondientes con el proveedor de Internet para evitar que el servicio sea afectado. D. LISTAS DE CORREO a) Se recomienda evitar enviar mensajes con archivos adjuntos, 1magenes, documentación en general a grupos de usuarios para evitar la sobrecarga de la red institucional. b) Se evitará realizar suscripciones por Internet a listas ajenas a la función institucional para evitar saturación en la recepción de mensajes. c) La creación de grupos por divisiones y categorías se realiza con el único fin de realizar comunicaciones institucionales. 6.2 DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO a) Se prohíbe el uso del correo electrónico institucional para : Facilitar la cuenta o buzón del correo institucional a terceras personas. Utilizar un sistema de correo distinto al definido por SERVIR para actividades relacionadas con el cumplimiento de la función laboral.

6 Enviar mensajes a foros de discusión que comprometan la información de SERVIR o violen las leyes del Estado Peruano. b) Se considera como mal uso del correo electrónico institucional: Usar el correo electrónico para cualquier propósito ajeno a SERVIR Participar en la propagación de mensajes encadenados. Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos a la moral. Falsificar cuentas de correo electrónico. Transmitir información confidencial como credenciales de acceso al sistema, configuraciones de redes internas, descripciones de sistemas. Difusión de contenido inadecuado: apología del terrorismo, distribución de programas piratas, pornografía, amenazas, estafas, virus. Difusión de contenido para fines ajenos a la institución, como la transferencia de música, videos o imágenes inapropiadas. Difusión a través de canales no autorizados: uso no autorizado del servidor de correo de SERVIR para enviar correo persona l, ut ilizando recursos de la institución sin consentimiento de directiva interna. Difusión masiva no autorizada: envío masivo de publicidad u otro tipo de correo no solicitado "spam". 6.3 DE LA SEGURIDAD DEL CORREO ELECTRÓNICO a) El antivirus institucional para servidores y estaciones de trabajo deben verificar todos los archivos y eliminar el virus detectado automáticamente. b) Debe revisarse en forma constante la computadora para evitar remitir virus al momento de enviar documentos adjuntos. Es responsabilidad de cada usuario el envío de archivos adjuntos. 7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.1 los correos electrónicos que adjunten documentos, imágenes o información en general que no sean propios del remitente, deberán citar la fuente de origen, a fin de respetar los derechos de propiedad intelectual..2. De recibir un correo cuestionable o ilegal, se deberá comunicar al Área de Tecnologías de la Información para que se tomen las medidas del caso. las disposiciones de la presente Directiva se subordinan a lo que el Estado Peruano establezca en el marco de medidas para el uso del correo electrónico. lima, Marzo 2011