CONASTEC CONSULTORÍA Y ASESORÍA EN TECNOLOGÍA WORKPLAN SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS

Transcripción

1 CONASTEC WORKPLAN SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS

2 Presentación E n la actualidad una de las principales preocupaciones empresariales está relacionada al eficiente manejo y control de las operaciones financieras y de recursos humanos en la organización. Dicha preocupación viene dada por una constante búsqueda de la reducción de costos y una maximización de la eficiencia en la ejecución de las operaciones del día a día. En la búsqueda de dichos objetivos nos vemos en la necesidad de adquirir una herramienta que, entre sus funciones, brinde un manejo eficiente de la planilla de trabajadores, sus competencias laborales y las operaciones financieras relacionados a ellos. WORKPLAN responde a todas estas necesidades con un completo sistema de evaluación y costeo de planillas configurable y adaptable a las necesidades de la organización, utilizando el motor de base de datos mas confiable del mundo y una interfaz orientada al usuario. Las principales características de WORKPLAN son: Multi Empresa: Permite manejar múltiples empresas salvaguardando la independencia entre una y otra entidad. Procesos de Evaluación de Recursos Humanos: Permite el registro de la información correspondiente a los procesos de Evaluación Interna, Capacitación y Reclutamiento de Personal. Procesos de Análisis Salarial: Manejo de comparaciones salariales a nivel de cargos relacionados a empresas del mercado. Asimismo procesamiento de proyecciones y escenarios laborales. Multi Planilla: Permite manejar múltiples planillas para distintos tipos de trabajadores: empleados, obreros, ejecutivos, entre otros creados por el usuario. Las opciones de planilla son configurables de acuerdo al tipo de empresa y las necesidades específicas del cliente. Seguridad: Administración y control de una seguridad propia, que permite el otorgamiento de privilegios y derechos para el control y uso de procesos por el usuario final. Soporte Oracle: Una de las principales ventajas de WORKPLAN es que tiene soporte de uno de los motores de base de datos más robustos en el mercado: Oracle.

3 Principales Ventajas L as principales ventajas que el Sistema de Recursos Humanos WORKPLAN ofrece son las siguientes: De rápida implantación: El sistema se tiene completamente operativo en un plazo máximo de 30 días para la versión estándar. Actualizado: Cumple con las últimas normas y leyes peruanas en lo que se refiere a la generación de remuneraciones, formato de exportación de datos a entidades públicas, formato de boletas de pago, certificados de 5ta categoría, certificados de trabajo, entre otros. Parametrizable: Se adapta a las necesidades de cada empresa mediante parámetros de configuración. De fácil integración con otros sistemas de su empresa: Principalmente con los módulos de contabilidad y caja. Rapidez y seguridad: Tiempo de respuesta optimizado, capacidad de procesar la información de planillas de más de mil empleados en menos de un minuto. Gestión de Datos: Soporte de base de datos Oracle (8i, 9i, 10g y 11g) que permite una alta performance en operaciones transaccionales, reducción en tiempos para tareas de administración de base de datos, sólidas características de diagnóstico, optimización, respaldo y recuperación, entre otras. Modular: El sistema está dividido en cinco módulos, que se detallan a continuación: Capacitaciones Evaluaciones Internas WORKPLAN Reclutamiento y Selección Análisis Salarial Planillas

4 dereclutamiento y Selección MANTENIMIENTO DE RECLUTAMIENTOS E ste módulo tiene por objetivo administrar y controlar los procesos relacionados al reclutamiento y la selección del personal que ocupará una o más plazas disponibles para un cargo laboral. Los participantes podrán pasar por una serie de etapas en las cuales se irán seleccionando a los mejores de modo que al final del proceso se pueda tomar la decisión adecuada. En este mantenimiento se realiza el registro y configuración de los reclutamientos. En cada reclutamiento se permite ingresar la información solicitada con un puntaje asociado de modo que los participantes que cuenten con una habilidad o conocimiento relacionado al reclutamiento serán beneficiados. Algunas secciones importantes en este mantenimiento son: Estudios, Experiencia Laboral, Conocimientos, Discapacidades, Exámenes y Configuración de Procesos. Funciones Asociadas Las funciones brindadas por el mantenimiento son las siguientes: Asociación de participantes. Asociación de exámenes. Asociación de privilegios de acceso. Asignación de puntajes a competencias laborales. Cambio de estado del reclutamiento.

5 dereclutamiento y Selección MANTENIMIENTO DE POSTULANTES Este mantenimiento se encarga del registro de los postulantes y su información asociada con respecto a conocimientos, habilidades y experiencia laboral. PROCESAMIENTO DEL POSTULANTE Este mantenimiento tiene por función la realización los procesos de pre selección, selección, incorporación y rechazo aplicados a los postulantes según el rendimiento en los exámenes asociados al reclutamiento. REPORTES DISPONIBLES El módulo permite la generación de tres reportes: Reporte de Participantes, Reporte de Reclutamientos y Reporte de Resultados.

6 deanálisis Salarial E ste módulo brindará información comparativa entre la estructura salarial de la empresa y la del mercado. Asimismo, mediante procesos de simulación, mostrará cómo futuros cambios en las políticas remunerativas de la empresa afectarán el bienestar económico de la empresa. MANTENIMIENTO DE MERCADO SALARIAL Este mantenimiento tiene como objetivo el registro de la información correspondiente a las condiciones salariales de los mercados laborales de interés, de modo que pueda realizarse un análisis comparativo y determinar el estado real de las remuneraciones.

7 Políticas Salariales Módulo deanálisis Salarial MANTENIMIENTO DE PROYECCIÓN SALARIAL Este mantenimiento tiene como objetivo la simulación de una política salarial aplicada a la plana actual de trabajadores de modo que se pueda determinar y analizar el impacto financiero de esta en la organización. Esta sección del mantenimiento permite el ingreso de las políticas que la organización haya definido para su estructura salarial. La información podrá ser registrada para todos los niveles laborales de la empresa permitiendo así una total configuración que se ajuste a las necesidades impuestas por los altos mandos. Una funcionalidad muy útil es la copia de la política, lo cual permite la replicación de una política salarial que eventualmente sufriría alteraciones a efectos de simular escenarios salariales, pero sin comprometer a la original. Proyecciones Salariales Esta sección permite realizar una proyección de los costos de planilla que incurriría la empresa de acuerdo a cierta política salarial. Está proyección detalla cada una de las implicancias de la política seleccionada, de este modo se logra realizar un análisis más profundo y tomar las acciones correspondientes de acuerdo a los resultados obtenidos. Escenarios Salariales Esta sección permite la edición de cierta información correspondiente a una proyección salarial de modo que las medidas correctivas determinadas puedan verse reflejadas directamente en la simulación y se pueda medir el impacto de estas en el proceso de negocio. REPORTES DISPONIBLES Se podrán generar los siguientes reportes: Reporte de Estructura Salarial Interna, Reporte de Estructura Salarial de Mercado y Reporte Comparativo entre Estructuras Salariales Internas y de Mercado, Reporte de Política, Reporte de Proyección Salarial por Promoción de Salario, por Promoción de Cargo, Reporte de Cesados, Reporte de Contratados y Reporte Consolidado por Periodo.

8 decapacitaciones E ste módulo tiene por objetivo administrar y controlar los procesos relacionados a la capacitación del personal. Para una capacitación se permite generar una serie de programaciones las cuales serán asociadas a un grupo de participantes y exámenes que permitan validar los conocimientos obtenidos en el proceso. MANTENIMIENTO DE CAPACITACIONES Este mantenimiento se encarga del registro, modificación y consulta de las capacitaciones y su información asociada. Una capacitación pasará por una serie de estados, permitiendo para cada uno de ellos diferentes procesos asociados. Se permite la generación de un reporte por capacitación en el cual se muestra el detalle de sus programaciones.

9 decapacitaciones MANTENIMIENTO DE POSTULANTES Este mantenimiento tiene por objetivo el registro y edición de las programaciones asociadas a una capacitación. Una programación viene a ser el registro para la ejecución específica de una capacitación con cierta información que la diferencia del resto de las programaciones. Funciones Asociadas Las funciones brindadas por el mantenimiento son las siguientes: Generar copia de programación. Asociación de exámenes. Registro de notas. Procesamiento de la programacion. Generar lista de participantes. Reporte de asistencia. Reporte de resultados. Otras Funciones A continuación se hace mención a algunas de las funciones adicionales que brinda el módulo de capacitaciones: Asociación y desasociación de participantes a las programaciones respectivas. Control y administración de los horarios para cada programación. Control de asistencia de los participantes para cada programación. Resultados de las capacitaciones. REPORTES DISPONIBLES Se podrán generar reportes cinco tipo de reportes: Reporte de Capacitaciones, Reporte de Programaciones, Reporte de Empleados Participantes, Reporte de Asistencia y Reporte de Resultados de Capacitación.

10 de Evaluaciones Internas PLANTILLAS DE EXAMENES E Esta sección del módulo permite la creación y configuración de los exámenes que formarán parte de los diversos tipos de evaluaciones con las que cuenta el sistema: ste módulo permite dar mantenimiento tanto a las plantillas de exámenes que conformarán parte de los procesos de evaluación del personal, como a las evaluaciones de desempeño a las que regularmente son sometidos los trabajadores para evaluar sus fortalezas y debilidades en ciertos ámbitos laborales. Evaluación de Desempeño Capacitación Reclutamiento Criterios de Evaluación: Se pueden crear, configurar y c o n s u l t a r c r i t e r i o s d e evaluación. Un criterio de evaluación es la unidad mínima correspondiente a la creación de un examen y por lo general un criterio está asociado a una pregunta. Categorías de Evaluación: Se pueden crear, configurar y consultar categorías de evaluación que vienen a ser una clasificación para los criterios que se asocian a estas. Plantilla de Exámenes: Se permite la creación y configuración de plantillas de exámenes las cuales estarán conformada por categorías pre configuradas y podrán ser reutilizadas las ocasiones necesarias para la realización de distintas evaluaciones. Reporte de Examen: El reporte generado comprende la plantilla en blanco del examen contiendo los textos de los criterios clasificados según categorías y sub categorías. Dicha plantilla es entregada a los participantes para su desarrollo.

11 de Evaluaciones Internas EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Esta sección permite la creación, configuración y consulta de las evaluaciones de desempeño. El objetivo de este tipo de evaluaciónes es poder medir el rendimiento de los trabajadores de la organización con respecto a ciertas habilidades o conocimientos de interés para el evaluador. Configuración de Exámenes Para cada evaluación de desempeño se permite la asociación de los exámenes respectivos los cuales deberán ser desarrollados por los participantes a lo largo de la evaluación. Configuración de Participantes Al igual que los exámenes, se permite la asociación de los participantes a una evaluación de desempeño. Registro de Resultados Por cada participante en un examen se permite realizar un registro de las calificaciones obtenidas, este registro se realiza detalladamente por criterio y mostrando los resultados parciales por cada sub categoría y categoría del examen. Exámenes de 360 Grados El sistema permite el registro de un examen para el cual un participante puede tener más de un evaluador, de modo que se tenga más de un punto de vista en la evaluación de un empleado. Para este examen, se deben de configurar los evaluadores por cada participante. REPORTES DISPONIBLES Se podrán generar reportes de dos tipos: Reporte de Configuración de Evaluaciones y Reporte de Notas por Evaluación.

12 de Planillas E Este sub módulo permite dar mantenimiento a losdatos de los trabajadores de la empresa. La información presentada hace referencia a datos generales y/o personales del trabajador, datos laborales (donde también se incluye información sobre la sucursal, centro de costo, entre otros), entidades financieras asociadas, remuneraciones a las cuales el trabajador esta sujeto, derechohabientes y otros datos asociados. Datos Personales Se pueden consultar o ingresar datos personales del trabajador como apellidos y nombres, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, documento de identidad, dirección, teléfonos y correo electrónico entre otros. Laborales En esta sección se detalla la relación que tiene el empleado con la empresa. Dentro de los principales datos se tienen las fecha de ingreso y de cese, tipo de trabajador, situación, cargo, categoría ocupacional, sucursal, entre otros. Referencial de Cargos Es posible asignar una estructura salarial a cada trabajador determinada por el cargo que desempeña, con ello los trabajadores que desempeñen un mismo rol tendrán los mismos beneficios. Entidades Entidades externas a las cuales el trabajador o su empleador aportan. Remuneraciones Información de los conceptos de remuneraciones, descuentos y aportaciones a las que está afecto el trabajador.

13 de Planillas Consulta a la información histórica de los trabajadores. Generación automática de periodos de planilla (semanales, quincenales y mensuales) Configuración de la estructura salarial de los obreros a través de las opciones de grupo y faja. Asignación masiva a las remuneraciones de los empleados cuando se registre un nuevo concepto, por ejemplo: Aporte a AFP. REPORTES DISPONIBLES Reporte de Trabajadores : En el cual se detalla toda la información de la persona, de manera individual o en forma de planilla. Reporte de Personal Histórico: determinado período. Reporte de datos históricos de trabajadores en un Reporte de AFP: Listado de todas las personas que están en una determinada AFP.

14 de Planillas El sistema cuenta con todos los procesos de planillas legales para la realidad peruana. De darse algún cambio sobre la legislación antes mencionada, se permite la modificación de dichos procesos. Concepto de Planillas Permite configurar los conceptos que se van a utilizar en los diferentes cálculos de planillas que maneja el sistema (semanal, mensual, vacaciones, gratificación, entre otros). Mov. Simple de Periodo Permite registrar montos extraordinarios a pagar, aportar o descontar al trabajador para un p e r í o d o d e t e r m i n a d o, t a l e s c o m o gratificaciones extraordinarias, horas extras, otros ingresos, entre otros. Tareo de Trabajadores Permite especificar por rango de fechas l a s a c t i v i d a d e s l a b o r e s q u e e l trabajador realizó. Esta información luego es utilizada en el cálculo de costos de la empresa. Control Vacacional Permite administrar el control de vacaciones programadas, pagadas y descanso físico. Asimismo, se cuenta con un proceso automático de programación de vacaciones. Cuenta cte. de los Trabajadores Registra y procesa los préstamos otorgados a los trabajadores. En el mantenimiento se detalla cada uno de los préstamos del trabajador así como las cuotas asignadas para el pago del préstamo y si estas ya han sido canceladas o están pendientes. Cálculo de Planilla Procesa los cálculos: Semanal Mensual Adelanto de Quincena Gratificación C.T.S. Vacaciones Liquidación Cálculo de Quinta Categoría De igual forma tiene la capacidad de procesar cálculos específicos para Construcción Civil: Vacaciones Gratificación Liquidación Cierre de Planillas Permite cerrar y abrir los períodos de planillas. Cuando un período de planilla está cerrado el sistema no permite hacer modificaciones sobre sus datos. Días Subsidiados Permite registrar las ausencias justificadas e injustificadas del trabajador de acuerdo a la codificación dada por la SUNAT.

15 de Planillas REPORTES DISPONIBLES E Entre los reportes del procesamiento de planillas se encuentran: Reporte de Boletas: Para los cálculos de Boletas Semanales, Mensuales, Adelanto de Quincena, Vacaciones, CTS, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales. Reporte de Resumen de Planilla: Para los cálculos de Boletas Semanales, Mensuales, Adelanto de Quincena, Vacaciones, CTS, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales. Reporte de Certificado de Trabajo : Certificado para los trabajadores acerca del rol que desempeñan en la empresa, en un determinado rango de fechas. Reporte de Retenciones de Quinta: Certificado acerca de la retención de Quinta Categoría de los empleados en un determinado rango de períodos. Reporte de Obreros CONAFOVICER: determinado rango de períodos. Muestra el valor que debe aportar cada obrero en un Reporte de Planilla Acumulada por Concepto: Muestra un resumen de los montos de los conceptos en un determinado rango de períodos para un determinado rango de personal. Reporte de Planillas: Reporte que muestra el Detalle de la Planilla de la empresa de acuerdo a los filtros de período, tipo de planilla (semanal, quincenal, mensual, etc), trabajador, sucursal, zona, centro de costo y fuente. Reporte de Provisionales de AFP: Reporte que muestra los provisionales a las AFPs. Reporte de Programación de Vacaciones: Relación del personal que tiene programadas Vacaciones en un determinado rango de periodos. Reporte de Depósito de CTS: Recibo correspondiente a la CTS en un período determinado. Reporte de Conceptos Pagados: Muestra el monto de los conceptos de pago (Ingreso, Descuento, Aportes) en un determinado rango de períodos. Reporte de Resumen de Conceptos Pagados por trabajador: un determinado rango de períodos por trabajador. Listado de conceptos acumulados en

16 de Planillas E Los procesos de esta sección tienen su base en una estructura de datos fielmente creada bajo los estándares de contabilidad que debe de tener toda empresa para poder llevar una contabilidad fiable. Esto permite que los datos generados puedan ser exportados a sistemas ajenos al sistema de planillas y puedan ser procesados satisfactoriamente. Generar Provisiones Permite generar los asientos contables de las provisiones de Compensación de Tiempo de Servicios, Vacaciones y Gratificación. Asignación Anual de Cuentas Contables a Conceptos Permite configurar para el año fiscal seleccionado, las cuentas contables a utilizar para contabilizar los diferentes conceptos de planilla. Generar Asientos Contables Permite generar los asientos de los cálculos de planillas, cálculos semanales, mensuales, vacaciones, gratificaciones, etc. De acuerdo a los parámetros generales, el sistema genera los asientos contables distribuidos por Centros de Costo, Proyectos y Actividades (Labores). REPORTES DISPONIBLES Asiento de Planilla por Centro de Costo: Reporte que presenta un resumen de los asientos contables de planillas por Centro de Costo y Persona. Asiento de Planilla por Trabajador: trabajador. Reporte de Provisión de Beneficios: un determinado rango de períodos. Reporte que presenta el detalle de asientos contables de planillas por Provisión de beneficios sociales (Vacaciones, CTS, Gratificaciones) en

17 de Planillas El sistema tiene diversas opciones que no son propias del proceso de planillas pero que complementan a éstas. Asimismo, se permite la exportación de archivos a entidades externas (Entidades Financieras, AFP, PDT, entre otros ). GENERACIÓN DE ARCHIVOS PARA BANCOS Proceso que permite exportar los pagos de las planillas que se deben de hacer a los trabajadores a través de las entidades financieras bancarias y mediante un archivo autogenerado con un formato específico. Este archivo es enviado a las entidades financieras donde los trabajadores tienen aperturadas sus cuentas de ahorros para que se les abonen los montos especificados. Se genera un formato diferente por cada entidad financiera.

18 de Planillas GENERACIÓN DE ARCHIVOS PARA AFPs Permite exportar los pagos a las AFP s. Estos pagos se hacen mediante la autogeneración de un archivo con formato especial. Para realizar su función, el sistema se sirve de un aplicativo llamado AFPnet que hace la de interfaz entre el sistema y la AFP a la cual se le enviará la información. Dicha información es generada en el sistema y se carga desde AFPnet por medio de un archivo de texto. GENERACIÓN DE ARCHIVOS PARA LA SUNAT Permite generar diversos formatos de texto requeridos para exportar la información de los trabajadores dependientes de la empresa, sus derechohabientes y el monto de sus remuneraciones con sus respectivos descuentos y aportes.

19 écnicos Requerimientos Requ Requerimientos Técnicos E l sistema de planillas WORKPLAN necesita por lo menos los siguientes requerimientos técnicos: SERVIDOR Procesador Intel Pentium o Superior 2GB de Disco Duro como mínimo 2GB de RAM como mínimo Windows XP, 2000, 2003 Server instalado y configurado (recomendable en inglés). Base de Datos Relacional Oracle 8i, 9i, 10g o 11g (recomendable en inglés) CLIENTE Procesador Pentium III (o superior) Memoria RAM Mb (Recomendable 1GB) Sistema Operativo Windows 98 o superior Cliente de la base de datos Oracle instalado Runtime de Oracle Forms y Reports versión 6i (Licencia que debe ser adquirida por el cliente)