Elementos Básicos para Diseñar un Plan de Captación de Fondos. Pasos para Diseñar un Plan

Transcripción

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2 Elementos Básicos para Diseñar un Plan de Captación de Fondos Pasos para Diseñar un Plan

3 Qué es un Plan de Captación de Fondos? Es una herramientas eficiente de planeación estratégica Es un instrumento eficaz para procurar fondos de manera planificada, metódica, disciplinada y exitosa

4 Por qué es importante? Permite el diseño de estrategias y campañas exitosas de captación de fondos Identifica a los responsables y sus roles para la captación de fondos Define los montos a recaudar por un tiempo específico Refuerza la sostenibilidad de la organización Ayuda a diversificar las fuentes de donación Facilita el posicionamiento institucional Estrategias Donantes Junta Directiva Meta

5 Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos? Meta: Objetivos: Estrategias: Actividades: Directorio de Potenciales Donantes: Calendario de Convocatorias: Calendario de Trabajo: Resultados: Herramientas de Monitoreo y Evaluación:

6 Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos? Meta: La cantidad de dinero a recaudar, durante un tiempo definido Ejemplo: Generar $5 millones de dólares anuales durante el periodo Objetivos: La cantidad a recaudar con cada sector o fuente de donación Ejemplo: Recaudar $1 millón de dólares con la cooperación internacional

7 Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos? Estrategias: Son las campañas, eventos o acciones que se llevarán a cabo para cultivar al donante, identificar a potenciales donantes o solicitar fondos. Ejemplo: Subasta de obras de artes, cena benéfica, campaña de correo directo, campaña de correo electrónico, campaña on line, convocatorias y presentación de propuestas Actividades: Son las acciones y pasos necesarios para poder implementar cada estrategia

8 Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos? Directorio de Potenciales Donantes: Clasificados por sector y potencial de donación Calendario de Convocatorias: Clasificadas por sector Calendario de Trabajo: Estrategias y actividades calendarizadas semanal y mensualmente

9 Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos? Resultados: a nivel monetario, de posicionamiento o de generación de alianzas Herramientas de Monitoreo y Evaluación: Propuesta enviada, ganada o Perdida, plan de una campaña, etc.

10 Metodología del Marco Lógico Meta: La cantidad a procurar, durante un tiempo definido Objetivos: La cantidad a captar con cada sector o fuente de donación Estrategias: Son las campañas o eventos que se llevarán a cabo Actividades: Son las acciones y pasos para implementar cada estrategia Directorio de Potenciales Donantes: Clasificados por sector y potencial de donación Calendario de Convocatorias: Calendarizadas por fechas y sectores Calendario de Trabajo: Para facilitar la implementación del plan Herramientas de Monitoreo y Evaluación: Directorio, material impreso y digital, etc. Resultados: Número de citas, monto procurado, convenios firmados Meta Objetivos Estrategias

11 Plan de Captación de Fondos Meta: Recaudar 5 millones de dólares durante el periodo con apoyo de individuos, empresas, cooperación internacional, fundaciones nacionales e internacionales y junta directiva. Objetivo 1. Generar $1 millón con apoyo de la empresa privada y donantes individuales Estrategia 1.1. Procurar $500,000 mediante una Campaña de procuración de fondos para el Programa Deportivo. Actividad Diseño y redacción del material promocional de la campaña e inclusión de la misma en la página web Actividad Envío de la campaña por correo postal a 800 potenciales donantes mayores y medios, así como 200 empresas Actividad Envío de la campaña por correo electrónico, mensajes SMS y WhatsApp a 1,500 contactos individuales y empresariales Actividad Hacer llamadas y enviar s para confirmar de recibido, escuchar comentarios y solicitar citas Tiempo Enero 2018 Marzo 2018 Marzo 2018 Abril Mayo 2018 Herramientas de Monitoreo y Evaluación Material Diseñado impreso y digital Campaña en página web con link para donar on line Directorio de potenciales donantes Listado de envíos por correo postal Listado de envíos recibidos y rechazados Directorio de potenciales donantes Listado de envíos por correo electrónico Listado de envío vía mensajes SMS y WhatsApp Listado de envíos recibidos y rechazados Directorio de potenciales donantes Número de llamadas hechas, así como de mensajes y citas confirmadas Número de propuestas enviadas Resultados Material Diseñado aprobado Campaña en página web con link para donar Proyecto impreso enviado Proyecto digital enviado vía mailchimp Número de citas realizadas, propuestas aprobadas y montos recibidos Presupuesto y Observaciones $2,000 costo impresión de 1,000 ejemplares $500 costo del diseño de los materiales Responsable: Silvia $750 costo del envío por correo postal a 1000 contactos a nivel nacional $300 costo diseño material digital $100 costo mensajes SMS Actividad Generar una campaña de posicionamiento vía redes sociales, blog, eventos y medios de comunicación Revisar campaña en el Plan de Comunicación Enero Febrero Número de fans y likes en Facebook y Twitter Número entrevistas y publicaciones en medios Calendario de Eventos Publicaciones en el Blog y comentarios 1000 likes en Facebook mensuales 2500 likes en Twitter mensuales 6 publicaciones en periódicos y revistas $5000 en publicidad en redes sociales

12 Marco Lógico Actividades Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados

13 Elementos Básicos para el Diseño de Campañas Exitosas de Captación de Fondos

14 Qué es una campaña de captación de fondos? Es una herramienta del marketing social para procurar fondos, donde se presenta un programa o proyecto, sus necesidades y resultados a un público seleccionado de manera masiva, invitándolo a donar con un sentido de urgencia

15 Ideas Claves para una Campaña de Captación de Fondos: Presentación de un Programa o Proyecto Presentación Creativa del Contexto, Importancia, Aspecto Único y Relevante Presentación Creativa de Necesidades, Urgencia, Problemática, Contexto Presentación Creativa de Resultados, Cambio, Transformación Público Meta: Targets Recursos de comunicación masiva: correo postal, correo electrónico, redes sociales, mensajes SMS y WhatsApp, medios de comunicación, eventos, Internet, etc. Mensaje: Se comunica claramente cómo donar Sentido de Urgencia: Decisión o acción casi inmediata

16 Los Elementos Básicos de una Campaña de Captación de Fondos 1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos: 2. Estudio de Mercado: 3. Proyección de Resultados: 4. Herramientas de Marketing: 5. Diseño del Material de la Campaña 6. Diseño del Plan de Posicionamiento de la Campaña 7. Rueda de Prensa y/o evento para dar a conocer la campaña 8. Estrategias de Relaciones Públicas: 9. Apoyo Junta Directiva o Consejo Asesor 10.Presupuesto

17 1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos Análisis Programático: Qué programa genera mayor impacto en mis socios o beneficiarios? Análisis Financiero: Qué programa necesita más fondos para su implementación y crecimiento? Análisis Mercadológico: Qué programa podría tener más empatía con mis potenciales donantes? Análisis Económico: Cómo la economía nacional e internacional podría afectar negativa o positivamente la captación de fondos de mi organización? (fondos de la cooperación internacional: USAID, Unión Europea) Análisis Político: Cómo la situación política nacional e internacional podría afectar negativa o positivamente al programa que quiero presentar mediante una campaña?

18 2. Estudio de Mercado Es una herramienta del Marketing para definir nuestro target o público meta, a través del uso de muestras aleatorias o no aleatorias y preguntas persuasivas, orientadas al programa para el cual quiero captar fondos. Encuestas Entrevistas a Profundidad Grupos Focales DEFINIIR EL TIPO DE DONANTE (INDIVIDUOS, EMPRESAS,) DEFINIR EL PERFIL DE MI PÚBLICO META (SEXO, EDAD, PROFESIÓN, NIVEL EDUCATIVO, ESTILO DE VIDA) CLASIFICAR MIS TIPOS DE DONANTES EN MENORES, MEDIOS Y MAYORES DEFINIR LOS MENSAJES ALINEADOS A LOS INTERESES DE MI PÚBLICO SELECCIONAR EL TIPO DE CAMPAÑA QUE MÁS SE IDENTIFIQUE CON EL ESTILO DE VIDA DE MI PÚBLICO DEFINIR LOS POSIBLES MONTOS DE DONACIÓN EN RELACION AL TIPO DE DONANTE

19 3. Proyección de Resultados Primera exploración de mis tipos de donantes: Individuos, empresas, instituciones públicas, fundaciones, cooperación internacional, etc. Identifica de manera general a mis potenciales donantes: nombres, marcas, apellidos, grupos, instituciones, etc. Define de manera general los potenciales montos de donación de cada potencial donante Define mi meta y mis objetivos (posibles montos a procurar) Primer acercamiento al tipo de campaña de captación de fondos que quiero implementar

20 Total Empresas: Total Instituciones Públicas: Total Fundaciones: Total Cooperación Internacional: Total Individuos: Total: Proyección de Fondos, Meta: (Especifique el monto) Objetivo 1: Monto Proyectado Empresas Objetivo 2: Monto Proyectado Instituciones Públicas Objetivo 3: Monto Proyectado Fundaciones Nacionales e Internacionales Objetivo 4: Monto Proyectado Cooperación Internacional Objetivo 5: Monto Proyectado Individuos Empresas Montos Instituciones Públicas Monto Fundaciones Montos Cooperación Internacional Montos Individuos Montos Total (Coloque el nombre de cada donante) (Señale el monto por donante)

21 PLAN DE CAPTACIÓN DE FONDOS Meta Objetivo 1 Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados Responsable Costos Observaciones Estrategia 1.1. Actividad Actividad Actividad Estrategia 1.2. Actividad Actividad Actividad Estrategia 1.3. Actividad Actividad Actividad Objetivo 2 Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados Responsable Costos Observaciones Estrategia 2.1. Actividad Actividad Actividad Estrategia 2.2. Actividad Actividad Actividad Estrategia 2.3. Actividad Actividad Actividad Objetivo 3 Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados Responsable Costos Observaciones Estrategia 3.1. Actividad Actividad Actividad Estrategia 3.2. Actividad Actividad Actividad Estrategia 3.3. Actividad Actividad Actividad Objetivo 4 Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados Responsable Costos Observaciones Estrategia 4.1. Actividad Actividad Actividad Estrategia 4.2. Actividad Actividad Actividad Estrategia 4.3. Actividad Actividad Actividad

22 4. Herramientas de Marketing Estrategias por correo directo: correo postal Estrategias por correo electrónico: correo masivo Estrategias por redes sociales: Facebook, Twitter, Instragram y LinkedIn Estrategias por mensajes SMS y WhatsApp Estrategias Face to Face Estrategias por medios institucionales: página web, blog, redes sociales, revista institucional Estrategias por medios digitales: Internet, páginas web Estrategias por medios de comunicación impresos y digitales: periódicos, televisión, radio, revistas, etc. Estrategias por medios publicitarios: Parabuses, espectaculares, banners en centros comerciales y aeropuertos, etc. IDEAL: Hacer un uso variado de Herramientas: Campaña Mixta

23 5. Material de la Campaña Redacción del Contenido o Mensaje: Información del Programa o Proyecto: Meta, Objetivos, Metodología, Resultados Alcanzados y Esperados, Presupuesto, Historias de Éxito Diseño Gráfico: Presentaciones en power point, folletos, carpetas, sobres, cartas, etc. Diseño Digital: Folleto electrónico para correo electrónico Diseño Audiovisual: Video del proyecto, entrevistas, historias de éxito, etc. Diseño Web: Página en el website, blog, banner para Internet IDEAL: Hacer un uso variado de materiales

24 6. Plan de Posicionamiento de la Campaña Los recursos de comunicación que vamos a utilizar para que la campaña genere: Interés, Conciencia, Empatía, Sensibilización, Expectativa y Acción a Donar. Website: Colocación de la campaña on line y aplicación para recibir donaciones on line Website: En la sección de Noticias o en el Blog redactar artículos o notas breves sobre el programa, ligado a la campaña. Redes Sociales: Publicación de mis artículos o notas del website en mis redes sociales Redes Sociales: Publicación de mensajes cortos (flyers electrónicos): frases y pensamientos con imágenes alusivas a la campaña Mensajes SMS y WhatsApp Publicación de videos en youtube con link a mi website y redes sociales Plan de Medios: Gestión planificada de publicaciones en medios: periódicos, noticieros televisivos, revistas, noticieros radiales. Plan de Medios: Gestión planificada de entrevistas por televisión, prensa escrita y radio Publicidad: Gestión de spots televisivos, spots de radio, banners en sitios de Internet, espectaculares, anuncios en parabuses. Gestionar publicidad gratuita

25 7. Presentación o Cierre de la Campaña Rueda de Prensa al Inicio: Con o sin figura pública para presentar la campaña y causar expectativa (acción a donar) Rueda de Prensa de Cierre: Con o sin figura pública para cerrar la campaña y causar sentido de urgencia Eventos de captación de fondos: Cena, subasta, desfile de modas, carrera, torneos, venta de artículos, etc

26 8. Estrategias de Relaciones Públicas Gestión de llamadas y citas con potenciales donantes para presentar el proyecto Gestión de visitas al programa o proyecto Solicitar fondos Celebridad (Plan de RRPP) Voceros (Voluntarios) Junta Directiva (Plan de RRPP) Director y Staff Clave (Plan de RRPP) IMPORTANTE: Una campaña facilita y justifica una cita con personas poco accesibles, previo envío de material de la campaña por correo postal, electrónico y redes sociales

27 9. Apoyo Junta Directiva Gestión de llamadas y citas Presentación de la campaña Gestión de donaciones (solicitar fondos)

28 10. Prespuesto Diseño Gráfico Impresiones Producción Audiovisual Publicaciones en Medios Digitales Publicaciones en Medios de Comunicación Publicaciones en Medios Publicitarios Envío mensajes vía SMS y WhatsApp Rueda de Prensa Evento Consultoría

29 Los Elementos Básicos de una Campaña de Captación de Fondos 1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos: 2. Estudio de Mercado: 3. Proyección de Resultados: 4. Herramientas de Marketing: 5. Diseño del Material de la Campaña 6. Diseño del Plan de Posicionamiento de la Campaña 7. Rueda de Prensa y/o evento para dar a conocer la campaña 8. Estrategias de Relaciones Públicas: 9. Apoyo Junta Directiva o Consejo Asesor 10.Presupuesto

30 Marketing Mixto 10. Correo Electrónico 9. Correo Postal 1. Mensajes SMS y WhatsApp 2. Website y Blog 3. Entrevistas y publicaciones en medios 8. Redes Sociales 4. Publicidad en espacios públicos 7. Llamadas 6. Citas 5. Eventos

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