ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Instructivo

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETO Establecer las directrices para la construcción estandarizada de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con su clasificación e impacto en los diferentes procesos del mapa corporativo. 2. ALCANCE Este instructivo es aplicable a todo tipo de documento que la empresa necesite crear para el normal trámite de sus actividades, que tengan relación con el sistema de calidad o documentos de origen interno y externo en los proyectos. 3. DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS Existen diferentes documentos que sirven como herramientas para la realización de una actividad dentro del Sistema de Gestión de Calidad de CONDESA. Dentro de esos documentos podemos encontrar: caracterizaciones, procedimientos, instructivos, formatos, planes de calidad, entre otros, cuya presentación debe estar siempre estandarizada de acuerdo con la estructura enunciada a continuación, según corresponda: 3.1. DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS DOCUMENTOS Para el aseguramiento del buen estado de legibilidad y facilidad de identificación y comprensión de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de CONDESA, se establecen las siguientes disposiciones comunes: a. Brevedad: Para la construcción de cualquier documento, se recomienda utilizar una redacción clara y concisa, que resuma toda la información necesaria a transmitir en un texto concreto y sencillo a la lectura. b. Uniformidad: La redacción de todos los documentos debe hacerse evitando la utilización de términos en otros idiomas y en caso de que sea necesario utilizar palabras especializadas, se recomienda definirlas en un ítem llamado Glosario o Definiciones dentro del documento. De igual manera, en los casos de información técnica, deberán utilizarse siempre los símbolos, abreviaturas y unidades establecidas internacionalmente. Todos los documentos del SGC deben ser elaborados a computador, con los programas Word o Excel, y su contenido debe escribirse con letra tipo Arial en el tamaño adecuado para la legibilidad del contenido. ELABORO: CONSULTOR EN CALIDAD REVISO Y APROBO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FECHA: FECHA:

2 Página 2 de 6 c. Ejemplos: Con el fin de dar mayor claridad al texto, cuando sea necesario es recomendable incluir ilustraciones y referenciar los documentos que sean necesarios. Los ejemplos deberán utilizarse cuando permitan garantizar la compresión del documento Encabezado Aplica para la totalidad de documentos incluidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Se encuentra localizado en la parte superior de cada página y su diseño será como se muestra a continuación: (LOGOTIPO EMPRESARIAL) TÍTULO DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO VERSIÓN PÁGINA Este encabezado está constituido por: a) Logotipo empresarial: Logo que identifica a CONDESA, ubicado en el recuadro izquierdo del encabezado. b) Título del documento: Nombre otorgado al documento según el proceso o actividad a que corresponda. c) Tipo de documento: Clasificación del documento según su construcción, ya sea procedimiento, manual, instructivo, formato, etc. d) Versión: Corresponde al número de veces que el documento ha sido revisado y actualizado. e) Página: Muestra el número de página que se encuentra observando y la totalidad de las mismas que conforman el documento Cuerpo del Documento Corresponde al contenido interno de cada documento de acuerdo a su clasificación. A continuación se explica el contenido del cuerpo de cada uno de los posibles documentos en el SGC de CONDESA:

3 Página 3 de 6 a. Caracterizaciones Las caracterizaciones de los procesos estarán constituidas siempre por: - Objetivo del proceso: Establece los resultados que se persiguen con el desarrollo del proceso que se describe. - Descripción del proceso: Menciona claramente los proveedores, entradas, proceso, salidas y cliente, bajo el marco del ciclo del mejoramiento continuo PHVA. Su estructura física será construida en Microsoft Visio de esta manera: Quien proporciona la entrada (un proceso, un cargo, externo, etc.) Qué insumo recibo para llevar a cabo la actividad (puede ser un documento, una directriz, información, etc.) Actividad que se lleva a cabo para transformar la entrada. Producto que se obtiene luego de realizar una actividad dentro del proceso de acuerdo al ciclo PHVA. Quien recibe la salida producto de esta parte del proceso (puede ser un cargo, un proceso, un externo, etc.) - Indicadores del proceso: Fórmulas establecidas para la medición de la eficiencia, eficacia y/o efectividad del proceso. En este campo se hará remisión a la matriz de indicadores construida de manera general para todos los procesos.

4 Página 4 de 6 - Requisitos de la norma ISO 9001 por cumplir: Se remisiona a la matriz general de requisitos de la norma ISO 9001 para todo el sistema. - Responsable del Proceso: Cargo en la organización que responde por las actuaciones dentro del proceso que se esté describiendo. b. Procedimientos El cuerpo de los procedimientos estará constituido por: - Objeto: Establece las directrices y los resultados que se pretenden alcanzar con el establecimiento de ese documento dentro de un subproceso o actividad específica. - Alcance: Especifica la capacidad de cobertura del documento y la aplicabilidad del mismo dentro del sistema. - Posterior al alcance y de acuerdo con las necesidades que existan, en este orden podrían incluirse títulos tales como Condiciones generales, Criterios y/o políticas de operación, Glosario de términos o definiciones, entre otras que aporten valor y coadyuven a la descripción minuciosa del proceso o actividad que se describe. - Descripción de las actividades: Corresponde a la desagregación minuciosa de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento para la ilustración guiada del lector en el desarrollo de dicha operación. La estructura de esta información y su descripción se muestra a continuación: Número de la actividad o acción por efectuar Información, materiales, suministros o acciones previas que se requieren o dan inicio al desarrollo de esta actividad. Cargo que desarrolla la actividad o coordina el grupo que debe ejecutarla. Requisitos que debe cumplir el producto de la actividad o referencia al documento en donde se definen tales requisitos. PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES DE ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO Nombre de la actividad o de la acción que se describe como parte del procedimiento. Deben ponerse todas las acciones que se requieran para completar el procedimiento. Concisamente se define qué se hace en cada paso, no cómo se hace. En caso de requerirse la definición del cómo, debe hacerse un instructivo como el presente en donde se aclare minuciosamente cómo se ejecutan las actividades al detalle. Aquí se definen los productos de la actividad. Ello se hace en términos concretos como: listado de cargos, presupuesto de referencia, propuesta económica, nómina quincenal, etc. Aquí se definen los registros que se resultan de la ejecución de la actividad.

5 Página 5 de 6 c. s Similarmente a como sucede con los procedimientos, los instructivos se construyen así: - Objeto: Establece las directrices y los resultados que se pretenden alcanzar con el establecimiento de ese documento dentro de un subproceso o actividad específica. - Alcance: Especifica la capacidad de cobertura del documento y la aplicabilidad del mismo dentro del sistema. - Descripción de las actividades: Corresponde a la desagregación minuciosa de las actividades que se desarrollan dentro del instructivo para la ilustración guiada del lector de cómo se desarrolla dicha operación. La estructura de esta información y su descripción se muestra a continuación: Nombre de la actividad o de la acción que se debe describir. Estas generalmente pueden extraerse de procedimientos o caracterizaciones, para hacer específica la manera como se llevan a cabo. En este espacio se desagrega la forma en la cual se lleva a cabo una actividad, mencionando el proceder paso a paso, quién lo realiza, cuándo se realiza, qué elementos utiliza para el desarrollo, qué resulta de esa actividad, y todo aquello que sea necesario mencionar para dar claridad sobre la acción. ACTIVIDAD CÓMO SE HACE

6 Página 6 de 6 4. CONTROL DE CAMBIOS No. DE VERSION FECHA CAPITULO/ NUMERAL RESUMEN DE CAMBIOS Y COMENTARIOS Creación. 1 y 2 Inclusión de objeto y alcance del instructivo, modificación del título Elaboración de Procedimientos a Elaboración de Documentos, Inclusión de disposiciones comunes para elaborar todos los documentos a y c Inclusión de las instrucciones para elaborar un instructivo y una caracterización. 4 Inclusión del cuadro de control de cambios. Fin del Documento