S2i Anuncios es también un producto multicompañía y multimedia (Diarios, Revistas, Internet, Radio y Televisión).

Transcripción

1 Con nuestras aplicaciones podrá gestionar toda su publicidad de la forma más sencilla e intuitiva Ahorrando tiempo. Mejorando su rentabilidad.

2 S2i Anuncios es un producto abierto que integra las vertientes administrativa, comercial y de producción de anuncios que caracterizan la actividad publicitaria en los Medios de Comunicación. Supera la concepción clásica de las aplicaciones de Gestión de Publicidad que se apoya habitualmente en la división departamental de las empresas. Estas tres vertientes no serán en adelante tres entornos y tres sistemas de información diferentes, conectados entre sí de forma más o menos afortunada, sino un solo sistema de información centralizado con diferentes usos organizativos. S2i Anuncios es también un producto multicompañía y multimedia (Diarios, Revistas, Internet, Radio y Televisión). MEDIOS GRUPO CENTRALES AGENCIAS CREATIVAS COMERCIALIZADORAS VENTANILLAS INTERNET ÓDERNES Y ORIGINALES (EPS, AUDIO, VÍDEO) FACTURACIÓN IMPRESA O ELECTRÓNICA GESTIÓN DE LA PUBLICIDAD SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PERIÓDICOS REVISTAS RADIO TV INTERNET La aplicación puede entenderse como un conjunto de módulos complementarios para las diferentes tareas. 2

3 Las tres dimensiones de S2i Anuncios, comercial, administrativa y de producción, se engloban en un solo Sistema de Información centralizado como se indica en el siguiente esquema gráfico: PROCEDENCIAS DE LA ORDEN Y ORIGINALES COMERCIALIZADORAS VENTANILLAS INTERNET TELÉFONO AGENCIAS clientes MÓDULOS DE CAPTURA DE ÓRDENES clientes anunciantes acuerdos y promociones sectores de actividad analizadores SISTEMA DE INFORMACIÓN GESTIÓN COMERCIAL COORDINACIÓN SISTEMA PRODUCCIÓN de Periódicos/Revistas, Radio, TV e Internet Archivo de originales Maquetación automática Parrilla automática Clasificados Confirmación GESTIÓN ADMINISTRATIVA facturación presupuesos rappel interfaces financ. SISTEMA FINANCIERO ÁREA COMERCIAL El departamento comercial controla fácil y rigurosamente los acuerdos, contratos y negociaciones con clientes o anunciantes y las promociones de los productos publicitarios. Esta información interactúa dinámicamente en la captura de las órdenes mediante avisos de vigencia y propuesta de aplicación automáticos. Los comerciales (promotores o agentes) disponen de: Analizadores (herramientas de consulta on-line ) de acuerdos, negociaciones y promociones así como de la producción de los clientes y anunciantes. Contienen la información de importes (aplicados realmente y según tarifa) y de la ocupación en páginas o del tiempo de emisión con los siguientes apartados: total producido, base del cálculo, recargos y descuentos. Todo ello con el doble objetivo de conocer para negociar (incluida la producción de la competencia) y de controlar el rumbo de lo ya negociado (acuerdos realmente aplicados). Analizadores de espacio (previsto y real) con el objetivo de contratar conociendo el espacio ya ocupado y el pendiente de ocupar desglosando la información por publicación / cadena, detalle / nivel de emisión y fecha (es decir, por planillo o parrilla). 3

4 Analizadores de resultados de la producción, para conocer el resultado de la venta (cómo se ha publicado o emitido realmente cada anuncio) y prevenir las posibles quejas del cliente (analizando la posible diferencia con sus condiciones de contratación). Negociaciones y acuerdos. S2iAnuncios permite la creación de negociaciones automáticas o acuerdos comerciales. Al crear la negociación se definen unos criterios en base a los cuales, al adjudicar una orden, se aplica la negociación si se cumplen dichos criterios por los datos de la orden (soporte o cadena, edición o emisora, tipo de día, formato, etc). Las negociaciones podrán embeberse dentro del workflow de trabajo de la organización, pudiendo configurarse diferentes niveles de firma necesarios para que la negociación se haga efectiva y se aplique en órdenes (pase las correspondientes validaciones de comercial, jefe de sección, director comercial, etc). Por otra parte, se podrán definir en S2iAnuncios Acuerdos. A diferencia de las negociaciones, los acuerdos podrán ser facturaciones adelantadas que se realicen a un cliente independientemente de la producción que tenga. A continuación las órdenes que se produzcan podrán adjudicarse a los acuerdos definidos y estarán supeditadas a los mismos. En la entrada de órdenes se indica la participación porcentual de cada promotor en la orden, con lo que queda disponible esta información y así conocer la producción de los vendedores con vistas a su interfaz con S2i Gestión Comercial (control de objetivos y planificación) y con S2i Liquidación de Comisiones (cálculo y liquidación de incentivos). En resumen, los comerciales anotan en el sistema todos sus acuerdos con los clientes y manejan herramientas de análisis optimizando la venta, pudiendo conocer el montante y la forma de la venta (por ejemplo, lo que se les está dando en página impar sin cobrarles recargo o en qué tipo de espacios se concentra la producción de un cliente), por un lado y, por otro, el espacio ocupado o pendiente y los resultados de la producción y todo esto comparado con los presupuestos. GESTIÓN ADMINISTRATIVA En la captura de órdenes: Con avisos y propuestas comerciales: condiciones de acuerdos, negociaciones y promociones con clientes o anunciantes y analizadores de la situación de su producción en cada momento. Con referencia a los originales físicos: anotando su localización y facilitando las recuperaciones de material. Utilizando cualquier procedencia: Comercial, Telefónica, Ventanilla, Internet y Agencias. Para cualquier destino (individual o de forma conjunta): Prensa, Revistas, Internet, Radio y Televisión. Para cualquier tipo de anuncio: Anuncios generales, palabras y módulos de clasificados, encartes, cartelera o guías. Microespacios, patrocinios, menciones, cuñas y spots. Control de espacios fijos y listas de espera. Asignación y control de GRP o medidores de audiencia. 4

5 En la coordinación de la contratación para conocer de forma inmediata: Cualquier anomalía (anuncios en lista de espera, órdenes en reserva, inserciones con error por falta de tarifa, etc.). Situaciones de alarma: precios especiales superiores a un importe, recargos no aplicados, descuentos superiores a un porcentaje (para determinadas procedencias o para todas), importes calculados distintos al indicado por el cliente en la orden. Estado de la contratación en cada momento a través del Gestor de espacios desde diferentes puntos de vista: secciones, familias y productos publicitarios o tarifas, criterios de colocación, espacios fijos y publicidad en color. Resultados de la producción, es decir, anuncios publicados correctamente o en condiciones diferentes a las contratadas, levantados, no contratados, etc., pudiendo modificar directamente las condiciones inicialmente previstas, anular anuncios, cambiarlos de fecha o insertar nuevas órdenes. En el control de tarifas: los productos publicitarios con los tipos de día (tipificación de tarifas) y los calendarios, generados automáticamente partiendo de la periodicidad de cada publicación y detalle de publicación (ediciones, suplementos, monográficos, niveles de emisión: emisión local o en cadena) y manipulables directamente con técnicas drag and drop. En Facturación, en Gestión de Reparos o de Rappel con agrupaciones de actuaciones y agendas de control de lo realizado y lo pendiente. Por ejemplo, el administrador puede facturar por toda una serie de criterios variables que selecciona con facilidad, pero, al facturar parcialmente, puede llegar a perderse ; para evitarlo, el sistema le facilita herramientas de control de lo que ha hecho y de lo que le falta por hacer, de forma ordenada, en el contexto de compañías fiscales y agrupaciones de facturación que él mismo define. Puede haber facturaciones cruzadas entre compañías del mismo grupo. Se ofrece además la posibilidad de un módulo opcional para firma digital de facturas. En este caso, haciendo uso de un certificado digital estándar (X.509), las facturas generadas por S2iAnuncios en PDF se podrán firmar para garantizar una comunicación segura con el cliente. Una vez firmadas se provee de la correspondiente gestión de envío por a los clientes de los PDFs firmados. Herramientas de análisis de años anteriores, de simulaciones y de control de presupuestos internos de publicidad sobre diferentes conceptos de mancha (por publicación, edición y período o estacionalidad: número de páginas, % de publicidad, páginas no ocupadas), importes (facturado, reparos, tarifa, recargos no aplicados, descuentos aplicados: comerciales, acuerdos, promociones, errores propios), algunos productos o algunos clientes o anunciantes. 5

6 Analizadores de información de clientes, anunciantes, ranking de productos o de clientes/anunciantes y rentabilidad (análisis contra el total de la producción o de su sector de actividad). Se ofrecen analizadores estándar con la aplicación de forma que se pueden obtener información de producción / facturación por cualquier concepto indicado en la orden. Estas herramientas dan opción de poder ordenar, clasificar y filtrar la información. Además se permite la exportación de los datos de resultado a formatos estándar (xls, html, pdf, doc, etc). Interfaz contable, configurable dinámicamente por criterios fijos o variables (el usuario puede tipificar a su conveniencia, con este objetivo, productos, órdenes, originales y clientes), integrado en los menús de la aplicación. ÁREA DE PRODUCCIÓN Pautas para cualquier tipo de medios: prensa escrita, revistas, Internet, Radio, Televisión. Pautas generales o de un solo tipo de publicidad (de forma gráfica y numérica). Los planillos, estándares o específicos de una fecha, que juegan el papel de configurar la publicidad de cada día (número de páginas y organización por ediciones, con o sin paginación propia) y de servir de punto de apoyo del cálculo de previsiones en la gestión de espacios. Parrillas y programación en radio y televisión. La maquetación de la publicidad o premaquetación sobre criterios configurados y modificables por el usuario, utilizando modelos de página para colocar los anuncios, con visualización y posibilidad de trabajo gráfico: calcular, fijar, recalcular, cambiar, añadir con técnicas de drag and drop en página o entre páginas diferentes. Así mismo se dispone de la visualización del original físico. En radio y televisión se sitúan los anuncios en los bloques de publicidad de la parrilla siguiendo las indicaciones en la contratación y una serie de criterios configurables por el usuario. Imagen y sonido de los originales en formato video o audio respectivamente. El diálogo inmediato y abierto entre los dos sistemas de información (en Producción conocerán el significado de cualquier cambio y en Contratación los resultados de cada edición o nivel de emisión). El producto está preparado para integrarse o intercambiar información con diferentes sistemas de producción. 6

7 HERRAMIENTAS DE APOYO PARA TRABAJAR CON S2i ANUNCIOS Generador de informes y estadísticas con elección de la forma de salida de la información: pantalla, impresora, Word, Excel, HTML, etc. Se acaban así las dependencias habituales del cliente con respecto al proveedor de software, para extraer su información del sistema. S2i centra su negocio en la generación de soluciones, constantemente renovadas en nuevas versiones decididas por los clientes. Rejillas de información. Nuestros analizadores se apoyan en una herramienta que permite al usuario adaptar el formato de la información suministrada y elaborar sus propios informes, pasarlos a Excel, HTML, XML y fichero de texto, archivarlos con el nombre que se desee y reutilizarlos dinámicamente en la aplicación. Control de la seguridad de acceso a procesos y a datos con la figura del administrador de seguridad que define, concede y retira privilegios. Se puede trabajar con ámbitos de datos de forma, por ejemplo, que un medio de un Grupo sólo tenga acceso a sus propios datos. Configuración del lenguaje de la aplicación tanto en cultura propia como en la lengua utilizada. Nuestras aplicaciones se pueden traducir con facilidad con una herramienta que aporta la misma aplicación. SISTEMAS FINANCIEROS SISTEMAS DE PRODUCCIÓN S2i COMERCIALIZADORAS S2i AGENCIAS REMOTAS S2i LIQUIDACIÓN COMISIONES S2i CONTROL DE RIESGO S2i SISTEMA DE INFORMACIÓN SIC-CRM S2i ORIGINALES S2i ANUNCIOS.com S2i GESTIÓN COMERCIAL 7

8 S2I GESTIÓN COMERCIAL Facilita al Departamento Comercial la información necesaria para rentabilizar las relaciones con los clientes/anunciantes, por medio de un seguimiento preciso de las personas de contacto, así como de las acciones comerciales planificadas y realizadas con ellos. Permite la definición de objetivos/presupuestos para un cliente/anunciante en concreto e incorpora una serie de analizadores encaminados a realizar un seguimiento exhaustivo de los objetivos previamente definidos. Para que el seguimiento presupuestario sea realmente eficiente, se facilitan análisis de los datos en formato resumen o detallados. Los niveles de detalle del seguimiento presupuestario pueden ser: agrupación de publicaciones, publicación, detalle de publicación, cliente/anunciante/marca, familia de productos publicitarios, cada producto publicitario, etc. Para ampliar la información: ver documento específico de este producto. CENTRO DE VENTA TRIPOS DE CLIENTE PUBLICACIÓN/DET. COMPAÑÍAS EQUIPOS ASIGNACIONES PRODUCCIÓN COMISIONISTAS CLASES DE ORDEN TIPO DE ANUNCIO PORCENTAJE Ó ESCALADO ESTRUCTURA COMERCIAL S2i ANUNCIOS CRITERIOS DE LIQUIDACIÓN CÁLCULO DE COMISIONES INFORMES LIQUIDACIÓN CÁLCULOS REALIZADOS SISTEMA FINANCIERO LIQUIDACIONES ACEPTADAS En función de la facturación de los agentes o promotores y de sus criterios de liquidación, se realizan los cálculos de sus comisiones y se pasan al sistema financiero para realizar su pago. 8

9 S2I AGENCIAS REMOTAS Consiste en el tratamiento de las órdenes en las agencias de publicidad con la posibilidad de facturar a sus clientes y enviar las órdenes al medio, donde se validan automáticamente. Puede recibir del medio la información necesaria (productos, tarifas, etc.) facilitando la entrada de las órdenes. S2I COMERCIALIZADORAS Este producto tiene las mismas funcionalidades de S2i Anuncios excepto en el área de producción. Se envían las órdenes a los medios de forma electrónica o en papel. Si el enlace es electrónico, se puede recibir la confirmación de la publicación de los anuncios. S2I CONTROL DEL RIESGO El riesgo se compone con los saldos procedentes de la contabilidad o establecidos en S2i Anuncios (si se utiliza su gestión de cobros), los anuncios facturados pendientes de contabilizar y los anuncios publicados pendientes de facturar. El límite del riesgo se establece con los límites asignados a los clientes, los seguros y los avales. Se dispone de amplia y detallada información sobre la publicidad contratada pero no publicada. Los clientes que superan el límite de riesgo pueden bloquearse para no admitir más contratación y se pueden anular los anuncios pendientes de publicar. Se suministra esta información automáticamente a S2i Anuncios para que el usuario, en la entrada de la orden, pueda decidir sobre la contratación del anuncio. 9

10 SISTEMA FINANCIERO SALDOS CUENTAS S2i ANUNCIOS ANUNCIOS FACTURADOS PTES: CONTABILIZAR PUBLICADOS PTES. FACTURAR CONTRATADOS PTES. PUBLICAR CÁLCULO DEL RIESGO SEGUROS AVALES LÍMITES DE RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO DE UN CLIENTE CLIENTES QUE SUPERAN EL LÍMITE S2I SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL (SIC CRM)) Es un producto en Intranet que suministra información numérica y gráfica de: Previsiones de facturación y comparativo con presupuestos. Estadísticas comparativas por Anunciantes / Clientes, por sectores, segmentos, marcas. Estadísticas comparativas por Anunciantes / Clientes, por clases de productos y por producto. Estadísticas comparativas por Anunciantes / Clientes, por clase de cliente, tipo de cliente, zona de influencia. Centros de venta, etc. Publicidad pendiente de contratar: tanto de espacios fijos, como de ediciones, suplementos, monografícos, etc. S2I ORIGINALES S2i Originales controla los originales físicos de los anuncios. Estos originales pueden ser de anuncios generales y de módulos de clasificados. Los originales se almacenan en carpetas de origen, se puede controlar su estado en cualquier momento y se pasan a carpetas de destino o de producción. Así mismo se realiza la verificación del original, es decir, si se encuentra o no preparado correctamente para su producción con los pertinentes avisos. 10

11 S2I SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL (SIC CRM) Este producto está diseñado para dar servicio a las agencias, empresas (inmobiliarias, etc.), particulares o ventanillas del propio medio, conectándose el usuario por medio de Internet. Las funcionalidades son similares a S2i Anuncios: Parametrización de publicaciones, productos, tarifas, etc. y gestión de los clientes. Captura de órdenes y transmisión de órdenes y originales. Confirmación de la recepción de órdenes y originales físicos. Factuación de las agencias a sus clientes. Sistema de información: analizador de clientes con información de producción/ facturación y exportación de datos a distintos formatos: Excel, CSV, HTML y XML. Contabilización de facturas. Elaboración por parte de la agencia de determinados originales físicos. Seguimiento de facturación. 11

12 Alejandro Rodríguez, Madrid teléfono (+34)