Gestión práctica de riesgos para proyectos exitosos

Transcripción

1 Gestión práctica de riesgos para proyectos exitosos Mg. Franco Rigante, CISA, CRISC, PMP Partner, Grant Thornton Argentina DEFINICIÓN DE RIESGO Riesgo proviene del italiano risico o rischio a su vez, originado en el árabe clásico rizq ( lo que depara la providencia ). El término hace referencia a la proximidad de un posible daño. (Diccionario de la Real Academia Española)

2 DEFINICIÓN DE PROYECTOS Proyecto: Es un esfuerzo temporario realizado para elaborar progresivamente un producto, servicio o resultado único (PMBOK, PMI) Fases del Proyecto Monitoreo y Control RIESGOS EN PROYECTOS Evento probable que, si se produce, tendría impacto (+/-) sobre objetivo(s) del proyecto: plazo / costo / alcance / calidad. Puede tener una o más causas. Los aspectos del proyecto y del contexto de la organización contribuyen a la generación de eventos de riesgo.

3 SON EXITOSOS TODOS LOS PROYECTOS? (*) Fuente: The Standish Group CHAOS Report JUSTIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS Futuro A Futuro B Futuro C DECIDIR HOY, en forma eficaz y eficiente, sobre lo que podría suceder MAÑANA, para PROTEGER LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO!

4 PROTEGER OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVO Costo Plazo Alcance Calidad Desempeño Debe lograrse Conviene Lograrlo Acepto resultado EJEMPLOS RIESGOS, IMPACTOS, CAUSAS Proyecto: Migración a Hardware importado Riesgo: Equipamiento no disponible para pruebas en fecha pautada con terceros Causa: Necesidad de permiso para importar Impacto: Demora en Plazos del Proyecto Proyecto: Desarrollo de una Aplicación interna Riesgo: Disponer de más desarrolladores no previstos porque se canceló otro proyecto paralelo Causa: Redefinición de objetivos de la empresa Impactos: Adelanto de Plazos del Proyecto y Mayores costos por mudanza a Oficina más amplia

5 NECESIDAD DE UTILIZAR UNA METODOLOGÍA mayor objetividad (métricas, cálculos, variables) documentación / trazabilidad lenguaje común = mejor comunicación respaldo en estándares internacionales método sistemático para futuras evaluaciones enfoque consistente, eficiente e integrado transparencia de riesgos de para la Dirección independencia de criterios personalizados ENFOQUES METODOLÓGICOS

6 ENFOQUES METODOLÓGICOS - COMPARACIÓN Características COBIT 5 ISO PMBOK 5 Orientación Max. Valor TI para la Organización Organización que gestiona proyecto Project Manager Procesos para PM 1 (BAI01) Gestión Riesgos de Proyectos 1 práctica de 1 proceso (BAI01) 4 procesos (1 área de K) 6 procesos (1 área de K) Matriz RACI Sí No No Herramientas y Técnicas Descripción de Inputs/Outputs Metas y Métricas de PM No No Sí Título Título Sí (detalle) Sí No No COBIT 5 GESTIÓN DE RIESGOS DE PROYECTOS

7 10 ÁREAS DE PROCESOS (PMBOK / ISO 21500) PROCESOS COBIT 5 vs PMBOK 5 vs ISO COBIT 5 - BAI01.10 Gestionar el riesgo de los programas y proyectos: proceso sistemático de planificación, identificación, análisis, respuesta, supervisión y control de las áreas o eventos que tienen el potencial de causar cambios no deseados PMBOK 5 Área Gestión de Riesgos: procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos y la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto ISO 21500: grupo de procesos para identificar y gestionar oportunidades y amenazas

8 PROCESOS COBIT 5 vs PMBOK 5 vs ISO Establecer Metodología Asignar Roles y Responsables Análisis de Riesgos Reevaluar Riesgos Identificar Propietarios Respuestas Monitoreo y Control Planificar Gestión Identificar Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo (Opcional) Plan de Respuestas Controlar Riesgos Identificar Tratar los Controlar los Evaluar Riesgos Riesgos Riesgos Riesgos 1) PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS Implica definir cómo se realizarán las actividades de gestión de riesgo dentro del proyecto. El plan debe ser coherente con la importancia del proyecto para la organización y el nivel de riesgo que enfrenta. La gestión de riesgos implica comunicación con los stakeholders. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Plan integral de Gestión del Proyecto Acta de Constitución del Proyecto Registro de interesados Factores Ambientales Org. Activos de los Procesos de la Organización Técnicas de análisis Reuniones / Entrevistas Juicio de Expertos Plan de Gestión de Riesgos

9 CONTENIDOS PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS Metodología de Análisis de Riesgos Roles y Responsabilidades Presupuesto para la Gestión de Riesgos Periodicidad del Análisis de Riesgos Definiciones de Probabilidad e Impacto Información relevante de los Stakeholders Formatos de informes a presentar Seguimiento (Revisión, Auditoría, Evidencia) Categorías de riesgo Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) Matriz plantilla para Análisis de Riesgos CATEGORÍAS DE RIESGOS Externos Organización Dirección del Proyecto Técnicos

10 RBS REPRESENTACIÓN POR CATEGORÍA DETERMINAR CATEGORIA DE CADA RIESGO Calidad inadecuada del plan de proyecto Cambios de estándares de la industria Tecnología nueva incompatible Conflicto de recursos con otros proyectos Crisis económica del país Deficiente estimación de tiempos Desastres naturales Financiación interrumpida por recortes Desempeño bajo de un desarrollador Dirección PM Externo Técnico Organización Externo Dirección PM Externo Organización Técnico Técnico Dirección PM Organización Externo

11 2) IDENTIFICAR LOS RIESGOS Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Es iterativo: se pueden detectar nuevos riesgos durante todo el ciclo de vida del proyecto. Participan TODOS (PM, Equipo, Stakeholders) ENTRADAS CLAVES - JUSTIFICACIÓN Plan de Gestión de Riesgos Metodología para Gestión de Riesgo Roles y responsabilidades Categorías de Riesgos Plantillas, Modelos de Informes Otros Planes de Gestión Costos Cronograma Calidad Recursos Humanos

12 ENTRADAS CLAVES - JUSTIFICACIÓN Estimaciones Costos de las actividades Duración de las actividades Otros inputs Línea Base del Alcance Registro de interesados Documentos del Proyecto Documentos de la Adquisición ENTRADAS CLAVES - JUSTIFICACIÓN Factores Ambientales Información y bases de datos Investigaciones y estudios Actitudes frente al Riesgo Listas de verificación Activos de los Procesos Archivos del proyecto (datos reales) Controles (procesos y del proyecto) Formatos o plantillas Lecciones aprendidas

13 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS Revisión de Documentación del Proyecto Técnicas p/recopilar Información: (Ej. Delphi) Técnicas de Diagramación (Ej. Causa-efecto) Uso de checklists Análisis de Supuestos Análisis FODA Juicio de Expertos SALIDA - REGISTRO DE RIESGOS La preparación del Registro de Riesgo comienza con las salidas del proceso de Identificación y se sigue completando con las salidas de los demás procesos de Gestión de Riesgos, a medida que se van realizando. El RR contiene la siguiente información: Lista de Riesgos identificados Lista de posibles respuestas Causas de los riesgos Categorías de riesgos actualizadas.

14 EJEMPLO DE REGISTRO DE RIESGOS 3) ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS Para priorizar los riesgos identificados y determinar análisis adicionales cuantitativos o elaborar planes de respuestas.

15 ENTRADAS CLAVES - JUSTIFICACIÓN Plan de Gestión de Riesgos Metodología para Gestión de Riesgo Roles, actividades y presupuesto Matrices de probabilidad e impacto Actitudes de los interesados Otras entradas claves Línea Base del Alcance Registro de Riesgos F.A.: Estudios de 3 y bases externas A.P.O.: Información histórica TÉCNICA EVALUACIÓN DE PROB. E IMPACTO Impacto del evento para el Proyecto Probabilidad de que el evento se materialice Positivo Negativo

16 TÉCNICA EVALUACIÓN DE IMPACTO Impacto del evento para el Proyecto Objetivos del Proyecto Alcance Plazos Costos Calidad Desempeño Positivo Negativo TÉCNICA EVALUACIÓN DE IMPACTO

17 TÉCNICA EVALUACIÓN DE PROBABILIDAD Historia Probabilidad de que el evento se materialice Info 3 Expectativa TÉCNICA - MATRIZ PROBABILIDAD-IMPACTO El impacto de cada riesgo debe ser evaluado por separado para cada objetivo del Proyecto (costo, plazo y alcance / calidad). Las oportunidades y las amenazas pueden manejarse en la misma matriz, usando definiciones de los distintos niveles de impacto apropiados para cada una. Un análisis cualitativo de riesgos requiere datos objetivos y sin sesgos para que sea creíble.

18 TÉCNICA - MATRIZ PROBABILIDAD-IMPACTO TÉCNICA - MATRIZ PROBABILIDAD-IMPACTO

19 5) PLANIFICAR RESPUESTA A LOS RIESGOS Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto (Ej. solicitudes de cambio) En función de cada prioridad y necesidad, se incorporan recursos y actividades en el presupuesto, cronograma y planes del proyecto. Las respuestas deben ser óptimas, rentables, realistas, con un responsable asignado. Estrategias de respuestas: - : Evitar, Mitigar, Transferir, Aceptar - +: Explotar, Mejorar, Compartir, Aceptar TRATAMIENTO HABITUAL SEGÚN RESULTADO

20 TÉCNICA EVALUACIÓN DE LA URGENCIA Considerar grado de urgencia de cada riesgo: Requiere respuesta a corto plazo? Es fácil de detectarlo una vez que se materializa? Están claramente establecidos los síntomas y alertas? Se podría afectar el resultado obtenido a través de la Matriz de Probabilidad e Impacto para obtener una calificación final de la severidad, útil para la toma de decisiones. SALIDA - ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS El Registro de Riesgos se actualiza con información del Análisis Cualitativo incluyendo: Lista de prioridades (ranking) de los riesgos del proyecto. Riesgos agrupados por categorías (Ej. Por CAUSA). Causas de riesgo o áreas que requieren especial atención. Lista de Riesgos que requieren respuestas a corto plazo. Riesgos que requieren análisis adicionales/cuantitativo. Lista de supervisión de riesgos de baja prioridad. Calificación general del Riesgo del Proyecto El Registro de Supuestos se actualiza con información del Análisis Cualitativo para mayor precisión con la realidad.

21 10 DESAFIOS FRECUENTES EN LA PRÁCTICA Identificación de Riesgos sin conocer bien el Proyecto Subestimaciones y sobre-estimaciones de Riesgos Exceso de subjetividad y falta de sustento para análisis Los riesgos identificados son demasiados generales Se consideran cosas que no son riesgos sino certezas. Sólo se utiliza un método para identificar riesgos. No se involucra a los interesados en la gestión Se firman los contratos antes de analizar los Riesgos No se consideran los riesgos de impacto positivo Se analiza sólo mirando el pasado (expectativas?) CONCLUSIONES Y PREGUNTAS DE CIERRE Lic. Franco N. Rigante, CISA,CRISC,PMP