MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO PARA LA CUENTA POR PAGAR POR REEMBOLSO DE GASTOS Y FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN SIAC OBJETIVO Efectuar los registros del ejercicio presupuestal, en función a las disposiciones establecidas en esta materia, relativos al trámite de pago por concepto de reembolsos autorizados de gastos al personal que es asignado a una comisión oficial del Organismo, así como, consumo de alimentos en atención a terceros por reuniones de trabajo del personal con funcionarios de otras dependencias gubernamentales o del sector privado y reintegro a las áreas que tengan asignado un Fondo Fijo Revolvente. 75 CPFM - 0

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN, Y CONTROL DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO PARA LA CUENTA POR PAGAR, POR REEMBOLSO DE GASTOS Y FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN SIAC POLÍTICAS. La Subgerencia de Análisis Financiero, será quien capture la información del comprobante de gasto, a efecto de generar la cuenta por pagar de reembolso de gastos y registra en sus controles auxiliares. 2. Los conceptos susceptibles de aplicar, serán los que a continuación se describen y deberán contar con la firma de autorización del titular o en su caso, por el funcionario facultado del área responsable del ejercicio del presupuesto: Pago de pasajes. Consumo de combustibles (con Vo. Bo. del Subgerente de Transportes). Pago de estacionamiento. Consumo de alimentos en atención a terceros (con autorización del Director de Administración y Finanzas.) Pago de boletos de peaje. Fondos fijos (comprobación) Y en su caso, los conceptos que la normatividad establezca 76 CPFM - 0

3 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LAS CUENTAS POR PAGAR POR REEMBOLSO DE GASTOS Y FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN SIAC UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS Y GERENCIA DE PRESUPUESTO CLAVE: 2 PAG. DE FECHA: ENERO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Subgerencia de. Recibe formato oficial de "Reembolso de gastos" que corresponda y documentos Relación de Análisis Financiero originales de comprobación, con notas o facturas acompañado de 2 copias (una Reembolso de gastos, (Sección de para el área financiera y otra para el interesado) sólo de la relación de gastos y documentación Recepción y sella de recibido. soporte Revisión) y Áreas Financieras de Delegaciones, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones 2. Revisa el contenido de los datos generales, firmas de autorización del área correspondiente, Vo. Bo. de la Gerencia de Tesorería o en su caso, del titular del área Administrativa y de proceder, asigna número de folio consecutivo. Nota: Se consideran como reembolso de gastos: Pago de pasajes. Consumo de combustibles (con Vo. Bo. de la Subgerencia de Transportes). Pago de estacionamiento. Consumo de alimentos (con autorización del Director de Administración y Finanzas.) Pago de boletos de peaje. Fondos fijos (comprobación) (Ver Normas para la Administración de Recursos Financieros, numeral VII Comprobación de los Recursos.). No procede 3. Devuelve la documentación al interesado, regresa a la actividad. Sí Procede 4. Turna a la sección responsable para su captura para crear la cuenta por pagar, continúa en la actividad 7 Sección de Recepción y Revisión) y Áreas Financieras de Delegaciones, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones 5. Recibe relación de reembolso de gastos y revisa que los siguientes datos sean correctos: número de folio y número de empleado e Imputación Presupuestal, así como la suficiencia de disponibilidad presupuestal por la cantidad a rembolsar que corresponda. No procede 6. Regresa a la Sección de Recepción y Revisión para que solicite al área de Cobranzas su corrección, indicando las observaciones. (Corregida se reinicia con la actividad número ) Si procede. 7. Captura los datos contenidos en los comprobantes de la relación de reembolso, para la creación de la cuenta por pagar en el sistema (SIAC), anotando el número de documento generado en el sistema. 8. Recibe del interesado relación del reembolso capturado y conserva una copia para el control consecutivo del área y entrega otra al beneficiario del pago para su cobro en Caja. 9. Efectúa revisiones periódicamente con las áreas de Recursos Materiales, a efecto de verificar que las cifras de los registros del sistema SIAC sean correctos. Termina Procedimiento Relación de Reembolso de gastos, documentación soporte Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM

4 Página de Titulo PROCEDIMIENTO PARA LAS CUENTAS POR PAGAR POR REEMBOLSO DE GASTOS Y FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN SIAC Autorizado: 2/0/2006 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO TODAS LAS ÁREAS DEL ORGANISMO 28//2002 SUBGERENCIA DE ANÁLISIS FINANCIERO (SECCIÓN DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN) Y ÁREAS FINANCIERAS DE DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES SECCIÓN DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN) Y ÁREAS FINANCIERAS DE DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES INICIO RELACIÓN DE REEMBOLSO DE GASTOS, DOCUMENTACIÓN SOPORTE RECIBE FORMATO OFICIAL DE "REEMBOLSO DE GASTOS" QUE CORRESPONDA Y DOCUMENTOS ORIGINALES DE COMPROBACIÓN, CON NOTAS O FACTURAS ACOMPAÑADO DE 2 COPIAS (UNA PARA EL ÁREA FINANCIERA Y OTRA PARA EL INTERESADO) SÓLO DE LA RELACIÓN DE GASTOS Y SELLA DE RECIBIDO. REVISA EL CONTENIDO DE LOS DATOS GENERALES, FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL ÁREA CORRESPONDIENTE, VO. BO. DE LA GERENCIA DE TESORERÍA O EN SU CASO, DEL TITULAR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y DE PROCEDER, ASIGNA NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO. 2 NO DEVUELVE LA DOCUMENTACIÓN AL INTERESADO 3 PROCEDE TURNA A LA SECCIÓN RESPONSABLE PARA SU CAPTURA PARA CREAR LA CUENTA POR PAGAR 4 SI NOTA: SE CONSIDERAN COMO REEMBOLSO DE GASTOS: PAGO DE PASAJES. CONSUMO DE COMBUSTIBLES (CON VO. BO. DE LA SUBGERENCIA DE TRANSPORTES). PAGO DE ESTACIONAMIENTO. CONSUMO DE ALIMENTOS (CON AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.) PAGO DE BOLETOS DE PEAJE. FONDOS FIJOS (COMPROBACIÓN) RELACIÓN DE REEMBOLSO DE GASTOS, DOCUMENTACIÓN SOPORTE RECIBE RELACIÓN DE REEMBOLSO DE GASTOS Y REVISA QUE LOS SIGUIENTES DATOS SEAN CORRECTOS: NÚMERO DE FOLIO Y NÚMERO DE EMPLEADO E IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL, ASÍ COMO LA SUFICIENCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR LA CANTIDAD A REMBOLSAR QUE CORRESPONDA. 5 SI PROCEDE NO REGRESA A LA SECCIÓN DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN PARA QUE SOLICITE AL ÁREA DE COBRANZAS SU CORRECCIÓN, INDICANDO LAS OBSERVACIONES. 6 CAPTURA LOS DATOS CONTENIDOS EN LOS COMPROBANTES DE LA RELACIÓN DE REEMBOLSO, PARA LA CREACIÓN DE LA CUENTA POR PAGAR EN EL SISTEMA (SIAC), ANOTANDO EL NÚMERO DE DOCUMENTO GENERADO EN EL SISTEMA 7 /2 78

5 Titulo Página 2 de 2 PROCEDIMIENTO PARA LAS CUENTAS POR PAGAR POR REEMBOLSO DE GASTOS Y FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN SIAC Autorizado: 2/0/2006 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO TODAS LAS ÁREAS DEL ORGANISMO 28//2002 SECCIÓN DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN) Y ÁREAS FINANCIERAS DE DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES /2 RECIBE DEL INTERESADO RELACIÓN DEL REEMBOLSO CAPTURADO Y CONSERVA UNA COPIA PARA EL CONTROL CONSECUTIVO DEL ÁREA Y ENTREGA OTRA AL BENEFICIARIO DEL PAGO PARA SU COBRO EN CAJA. 8 EFECTÚA REVISIONES PERIÓDICAMENTE CON LAS ÁREAS DE RECURSOS MATERIALES, A EFECTO DE VERIFICAR QUE LAS CIFRAS DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA SIAC SEAN CORRECTOS 9 FIN 79