Instructivo de Utilización y Rendición de Fondos por Rendir. Departamento de Contabilidad

Transcripción

1 Instructivo de Utilización y Rendición de Fondos por Departamento de Contabilidad

2 Pág. 2 de 16 Contenido OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABLES... 3 DEFINICIONES... 3 DOCUMENTOS APLICABLES... 4 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO... 5 SOLICITUD Y APROBACION DE UN FONDO... 6 USOS Y PROHIBICIONES... 9 FORMULARIO RENDICION DE FONDOS REVISION Y APROBACION DE UN FONDO ROL RECURSOS HUMANOS ANEXOS Autorizaciones y Entrada en Vigencia: Entrada en Vigencia: 2015 Realizado Revisado Aprobado Área de Contabilidad Leonardo Pino (Gerente de ) Juan Carlos Guerra (Gerente General)

3 Pág. 3 de 16 OBJETIVO Establecer el correcto procedimiento para el uso y registro de rendiciones de fondos por rendir, con el fin de asegurar el control efectivo de estos y mejorar los procesos de rendición, revisión y aprobación. ALCANCE Este procedimiento cubre todas las áreas de la empresa. RESPONSABLES Usuarios: Es responsabilidad de los usuarios designados por la compañía cuidar la correcta administración de fondos, hacer cumplir y seguir este instructivo. Departamento de contabilidad: recepción, revisión y contabilización de fondos. Departamento de tesorería: gestionar el pago oportuno de los fondos solicitados. Gerentes: Es responsabilidad de los gerentes de cada área hacer cumplir este instructivo, autorizar, revisar y rechazar gastos que no corresponden. Auditoría Interna: responsable de modificar, emitir, distribuir y controlar el presente instructivo. DEFINICIONES Fondo por rendir: El fondo por rendir es de uso exclusivo para costear una actividad en particular, determinada previamente por la compañía (navidad, ceremonia de la luz, etc.) o solicitada por el usuario (compra especifica de un producto, etc.) y no puede ser usado con otro fin.

4 Pág. 4 de 16 Reembolso de gasto: monto gastado por el usuario sin fondo asignado (no deberá mantener una deuda) Rendición de kilometraje: valor que se reembolsara por kilometraje recorrido, adjuntando la boleta de bencinera respectiva, no implica devolución de esta, si no solo como respaldo de la rendición. DOCUMENTOS APLICABLES Los documentos utilizados para este procedimiento son: Facturas (papel o electrónicas) Vales (manuales) Boletas Boletas de Honorarios Notas de crédito Rendiciones

5 Pág. 5 de 16 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6 Pág. 6 de 16 SOLICITUD Y APROBACION DE UN FONDO Solicitud de un fondo fijo o por rendir: Un fondo fijo o por rendir para ser creado o modificado debe ser solicitado por correo electrónico en primera instancia a la jefatura directa y esta a su vez remitirlo para gestionar la autorización correspondiente según el siguiente flujo de dependencia: *Dependencias Matriz: Hay cargos administrativos que no tienen jefatura directa, en estos casos la autorización es directamente por el Gerente del Área Correspondiente. *Dependencias Sucursales y Parques: Los asistentes y administrativos deberán hacer la solicitud de fondos en primera instancia a su jefatura directa según corresponda a sucursales o parques.

7 Pág. 7 de 16 El siguiente cuadro indica quien es el responsable de autorizar un fondo ya sea de sucursal, parque o matriz. La jefatura correspondiente deberá remitir la solicitud según el área que corresponda: Autorización Final Gerencia de Sucursales Norte Gerencia de Sucursales Sur Subgerente Administración Parques Gerente de Gerente de Recursos Humanos Subgerente Tecnología Gerente comercial Gerente de Cobranza Subgerente Administración Parques Gerente General Gerente General Primera Autorización Solicitante Lugar Calama, Coquimbo, Ovalle, Nogales, San Antonio, Oficina Melipilla, Rengo y San Comercial Fernando. Cauquenes, Parral, San Carlos, Chillan, Concepción, Los Ángeles y Angol. Todos los parques Contabilidad y Auditoría Jefatura Interna Directa Adquisiciones Según Tesorería corresponda Recursos humanos Prevención de Riesgo Infraestructura tecnológica Marketing Recaudación Control de Gestión Operativo Cobranza Supervisor Áreas Verdes Parque Operaciones comerciales* Gerentes y Sub Gerentes Cuadro 1 Oficina Comercial Parques Casa Matriz *Actualmente esta área no tiene Gerencia de Operaciones

8 Pág. 8 de 16 La gerencia respectiva, antes de autorizar al usuario la aprobación del fondo, deberá solicitar (usando el mismo correo electrónico de solicitud) al área de contabilidad la revisión de la ficha* del usuario que requiere el fondo, para determinar si el usuario final no tiene ningún fondo pendiente por rendir; si es así, el área de contabilidad podrá aprobar la gestión del fondo solicitado. *Ficha: nombre que tiene el sistema contable para cada persona en donde se registran sus movimientos asociados. Esta aprobación será enviada por el área de contabilidad a la gerencia respectiva, la cual procederá a enviar la información a Tesorería para que se gestione la entrega de dinero del fondo solicitado (Siempre copiando en el correo electrónico al área de contabilidad). Si por el contrario el solicitante tiene fondos pendientes por rendir el departamento de contabilidad deberá solicitar la rendición de los fondos pendientes antes de proceder con el proceso. Los datos que debe contener la solicitud de fondo son: Detalle de la actividad o gasto a realizar. Monto requerido. Fecha de la actividad o ejecución del gasto. Cuando debe disponer del fondo (fecha). Justificación de la petición. Especificar usuario (nombre de quien debe emitirse el cheque que será la persona responsable del fondo y de su rendición). Esta solicitud es sólo para fondos nuevos o para solicitar aumento del fondo actual.

9 Pág. 9 de 16 USOS Y PROHIBICIONES - El fondo por rendir es de uso exclusivo para costear una actividad en particular, determinada previamente y no puede ser usado con otro fin. - El fondo por rendir no debiese producir reintegro del dinero y se debe rendir el 100%. - En caso de producirse sobrante del fondo debe ser reintegrado a la empresa por medio de un depósito bancario o transferencia electrónica la cual debe quedar adjunta al formulario de rendición. - Si por el contrario se produce un gasto mayor al fondo asignado este no debe superar el 10% del fondo entregado, montos superiores deben ser aprobados por la gerencia correspondiente (ver cuadro 1). Si la gerencia no aprueba la diferencia esta será asumida por el responsable del fondo. - Perdida del Fondo: el trabajador se hace responsable, debe informar al supervisor directo, a recursos humanos (para el descuento) y a la vez deberá dar aviso a contabilidad para el control de registro de ficha. - Documentación legal valida: boletas y/o facturas originales que no sean anteriores a la fecha rendida. - Gastos para reembolsar: fondos rendidos por quien solicitó el fondo, prohibido mezclar rendiciones de empresas, ejemplo: Fondo solicitado por y la rendición trae facturas y/o boletas de concepción. - El gasto asociado a la celebración de cumpleaños y otras actividades puede ser rendido bajo el concepto de fondo por rendir. RR.HH es la única área que tiene la facultad para realizar actividades o cumpleaños con fondos de la empresa. - Prohibido rendir productos como: Bebidas alcohólicas, cigarros, u otras compras personales.

10 Pág. 10 de 16 FORMULARIO RENDICION DE FONDOS Y MODO DE UTILIZACION FORMULARIO ÚNICO DE RENDICIÓN DE FONDOS FECHA 1 2 DATOS EMPRESA RECEPCION CONTABILIDAD NOMBRE : PARQUE DE CONCEPCION S.A. RUT: CARGO : CENTRO DE OFICINA O NEGOCIOS PARQUE SUCURSAL CORREO ELECTRONICO : OPERACIONES PARQUE NOGALES TELEFONO : PERIODO RENDICIÓN FECHA DE RENDICIÓN TIPO DE FONDO FIRMA : / NAVIDAD CONCEPTO DE GASTO DETALLE DE GASTO DOCUMENTO FECHA NUMERO TIPO MONTO 3 1.VALIJA MOVILIZACIÓN COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES TOTAL TRASLADOS Y ENVIOS 2,900 4.MANTENCIÓN PARQUE MANTENCIÓN Y REP. MUEBELS Y OFICINA 6.PAGO CUENTAS TOTAL MANTENCIÓN ,

11 Pág. 11 de 16 7.GASTOS LEGALES TOTAL PAGO DE CUENTAS TOTAL GASTOS LEGALES TOTAL A RENDIR FONDO ASIGNADO SALDO POSITIVO ,200 50,000 44,800 V B JEFATURA V B GERENCIA V B CONTABILIDAD FOLIO = MODO DE UTILIZACION: 1 PUNTO 1: Corresponde sólo a los datos de la persona responsable del fondo, es decir, a la cual se giró el cheque o depósito dinero. - Nombre: nombre de la persona responsable del fondo, es decir la persona a la cual se giró el cheque o se depositó el dinero. - Cargo: cargo de la persona que es responsable del fondo. - Correo electrónico: indicar el correo electrónico de contacto: kpena@parquesdechile.cl, sólo indicar la primera parte del correo no lo que continua después del - Teléfono: teléfono de red fija de contacto. - Firma: Firma del responsable del fondo. 2 PUNTO 2: Corresponde a los datos de la empresa, área, fechas y tipo de fondo. - Empresa: corresponde a la empresa por la cual se giró el dinero, debe ser la empresa a la cual pertenece el trabajador. - Fecha Recepción contabilidad: sólo debe completar este dato el área de contabilidad.

12 Pág. 12 de 16 - Centro de negocios: los centros de negocios se utilizan de la siguiente manera: i. : - Fondo fijo: usar sólo cuando se rinda el fondo de oficina comercial y matriz. - Fondo por rendir: fondos entregados a la oficina comercial o matriz por un motivo especial (cumpleaños, compra muebles, artículos escritorio, reparaciones o mantención oficinas, etc.) ii. Cementerio Parque: - Fondo fijo: usar sólo cuando se rinda el fondo fijo del parque (incluye la oficina que se encuentra en el parque) - Fondo por rendir: fondos entregados al parque por un motivo especial (navidad, ceremonia de la luz, cumpleaños, compra maquinaria, mantención parques, etc.) iii. Gerencia General: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos que provengan sólo de Gerencia General. iv. Gestión de Personas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos que provengan sólo de Gestión de Personas. v. Marketing: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de Marketing. vi. Operaciones: - Fondo fijo: no tiene.

13 Pág. 13 de 16 - Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de Operaciones. vii. Sistemas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de Sistemas. viii. Ventas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir correspondientes a traslados del personal de venta. - Oficina o Parque: indicar si la rendición corresponde a gasto de oficina o parque. - Sucursal: indicar sucursal ya sea región o matriz. - Periodo Rendición: periodo al cual corresponde la rendición debe ser consistente con la fecha de los respaldos de la rendición. - Fecha de Rendición: Fecha del día en que se hizo la rendición. - Tipo de fondo: indicar tipo de fondo (fondo por rendir o fondo fijo), si es fondo por rendir se debe indicar si corresponde a: navidad, ceremonia de luz, cumpleaños, etc. Ejemplo: Fondo por rendir (FxR) navidad, FxR Compra insumo, FxR ceremonia de la luz, etc.

14 Pág. 14 de 16 3 PUNTO 3: Concepto y detalle del gasto, documento asociado. - Concepto de gasto: 1. Valija: incluir en este ítem todos los gastos relacionados con envío de valijas u otro gasto relacionado con correos. 2. Movilización: incluir lo relacionado con traslados: boletos de micro, colectivo, taxi, etc. 3. Combustible y lubricantes 4. Mantención parques 5. Mantención y rep. muebles y oficina 6. Pago cuentas 7. Gastos legales - Documento: indicar fecha, número, tipo y monto del documento. (tipo: factura, boleta, etc.) REVISION Y APROBACION DE UN FONDO Casa matriz: los fondos de trabajadores de casa matriz antes de ser entregados al área de contabilidad deben tener la aprobación de la gerencia respectiva (ver cuadro 1), el área de contabilidad deberá devolver al usuario el fondo cuando no tenga la autorización de la Gerencia respectiva. Sucursales: el área de contabilidad será la responsable de gestionar en casa matriz la aprobación correspondiente según el cuadro 1. Una vez que el área de contabilidad tenga el fondo aprobado por la Gerencia respectiva deberá revisar la documentación y determinar si los gastos realizados cuentan con los respaldos correspondientes, es decir, que el gasto sea debidamente justificado y que corresponda al tipo de fondo solicitado. Contabilidad podrá rechazar los gatos relacionados con las prohibiciones indicadas en la letra d de este procedimiento.

15 Pág. 15 de 16 ROL RECURSOS HUMANOS - Recursos humanos deberá dar aviso al área de contabilidad cuando una persona que tiene un fondo asignado deja de pertenecer a la compañía o por otros motivos será reemplazado (por ejemplo en el caso de licencias médicas). Para que Recursos Humanos cumpla con esta información el área de contabilidad deberá enviar al área de Recursos Humanos un listado con la información de las personas que tienen fondos asignados. - El área de Recursos Humanos deberá incorporar un anexo en todos los contratos de trabajo de las personas que tengan fondos o soliciten fondos nuevos. Dicho anexo deberá indicar la responsabilidad que tiene el trabajador cuando recibe un fondo fijo o por rendir, haciendo mención al plazo máximo en el cual se deben rendir los fondos por rendir, descuentos asociados en caso de no rendición en fecha oportuna o perdida del fondo, etc.

16 Pág. 16 de 16 ANEXOS - Anexo 1 : Listado con nombres, cargo y correo electrónicos correspondientes a los cargos responsables de autorizadores finales de fondos a la fecha Autorización Final Nombre Correo Electrónico Gerencia de Sucursales Norte Guillermo Díaz Gdiaz@parquesdechile.cl Gerencia de Sucursales Sur Manuel Melo Mmelo@parquesdechile.cl Subgerente Administración Parques Juan Guerra Ribotta Jcgr@parquesdechile.cl Gerente de Leonardo Pino Lpino@parquesdechile.cl Gerente de Recursos Humanos Jeannette Saguas Jsaguas@parquesdechile.cl Subgerente Tecnología Cristian Miranda Cmiranda@parquesdechile.cl Gerente de Cobranza Danny Vargas Dvargas@parquesdechile.cl *Jefe de Operaciones Comerciales Anita Painen Apainen@parquesdechile.cl Gerente General Juan Guerra Mancilla Jcguerra@parquesdechile.cl *Actualmente este cargo no tiene Gerencia de Operaciones