H. AYUNTAMIENTO DE MORELIA

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1 Página 0 de 1 H. AYUNTAMIENTO DE MORELIA SECRETARIA DE ADMINISTRACION Manual Específico de Organización 2005

2 PÁGINA 1 de 18 I N D I C E PÁGINA I. INTRODUCCIÓN 2 II. ANTECEDENTES 3 III. MARCO JURÍDICO 4 IV. OBJETIVO DEL MANUAL 6 V. FACULTADES Y OBLIGACIONES 7 VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA 8 VII. ORGANOGRAMA 9 VIII. MISIÓN 10 IX. FUNCIONES 11 X. DIRECTORIO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS 17 XI. HOJA DE AUTORIZACIÓN 18 1

3 PÁGINA 2 de 18 I. INTRODUCCIÓN Con la publicación del Reglamento de Organización de la Administración Pública Municipal el 28 de Diciembre del 2001, señalando las facultades y obligaciones para cada una de las áreas del Ayuntamiento, incluyendo por supuesto las de la Dirección de Servicios Generales; se hizo necesaria la formulación del presente Manual de Organización, en el cual se explican además de las mencionadas, los antecedentes, el marco jurídico, la estructura orgánica, las funciones, la misión y el objetivo entre otros, a detalle. En este documento, se establecen los niveles jerárquicos, líneas de mando y sobre todo las funciones específicas de los Departamentos que integran la Dirección; evitándose con ello la duplicidad en las actividades o tareas, lográndose la optimización de las mismas. 2

4 PÁGINA 3 de 18 II. ANTECEDENTES Por razones ajenas a la Dirección de Servicios Generales, fue muy difícil encontrar antecedentes formalmente escritos sobre la creación de la misma. Sin embargo, según comentarios del personal de la Dirección y de otras áreas del Ayuntamiento, en las cuales tienen ya tiempo prestando sus servicios; se sabe que en 1989, Servicios Generales funcionaba simplemente como una área, dependiente de la entonces Oficialía Mayor, encargándose entre otras cosas, de intendencia, vigilancia, mantenimiento, combustibles y del Archivo General. En el trienio del C. Ing. Samuel Maldonado Bautista ( ), se convierte formalmente en Departamento, habiendo funcionado como tal, hasta el período del C. Lic. Salvador López Orduña ; ya que a partir del Programa de Modernización Administrativa Municipal de Morelia, implementado por el C.M.C. Salvador Galván Infante, Presidente Municipal, en el período , se estructura formalmente en la Dirección de Servicios Generales con dos Departamentos a su cargo, Departamento Administrativo y Departamento de Mantenimiento. En la actualidad la Dirección de Servicios Generales, se encarga de atender las solicitudes de mantenimiento a Vehículos y Maquinaria, Telefonía, Muebles, Inmuebles y Equipo, así como las relativas a Eventos Cívicos, culturales, Deportivos y Eclesiásticos. En igual forma proporciona a todo el Ayuntamiento, los servicios de Seguros, Combustibles, Fotocopiado, Agua Potable, Internet, Arrendamiento de Inmuebles, Teléfonos, Vigilancia e Intendencia entre otros. 3

5 PÁGINA 4 de 18 III. MARCO JURÍDICO Legislación Federal: - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (D.O. 6-II-1917 y sus reformas). - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F ). - Ley de Protección al medio ambiente. - Norma Oficial Mexicana NOM-005-SEDG-1999, Equipo de Aprovechamiento de Gas L. P. en vehículos automotores y motores estacionarios de combustión interna. Instalación y Mantenimiento. (D.O. 09-VII-1999). Legislación Estatal: - Constitución Política del Estado de Michoacán de Ocampo (D.O. 5-II-1918). - Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. (P.O. 31-XII-2001). - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Michoacán (P.O. 27-IX-1984). - Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo (P.O. 11-VI-1998). - Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo (P.O. 28-VII-2002). - Ley Del Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente del Estado de Michoacán de Ocampo. (P.O ). Legislación Municipal: - Reglamento de Organización de la Administración Pública Municipal de Morelia Michoacán. (P.O. 28-XII-2001). - Plan Municipal de Desarrollo (10-VII-2002). 4

6 PÁGINA 5 de 18 - Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones del H. Ayuntamiento de Morelia (P.O. 27-VIII-2002). - Reglamento del Patrimonio Municipal de Morelia, Mich. (P.O. 27-VIII-2002). - Acuerdo de Racionalidad y Disciplina Presupuestaria para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Honorable Ayuntamiento Constitucional de Morelia. (P.O. 14-VI-2004). - Manual de Procedimientos para el Ejercicio, Control y Evaluación del Presupuesto de Egresos

7 PÁGINA 6 de 18 IV. OBJETIVO DEL MANUAL PROPORCIONAR AL PERSONAL ADSCRITO A LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES, LOS ELEMENTOS NECESARIOS; PARA QUE EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA, PUEDAN DESEMPEÑAR EFICIENTEMENTE SUS FUNCIONES. 6

8 PÁGINA 7 de 18 V. FACULTADES Y OBLIGACIONES 1. Elaborar y presentar para su aprobación ante el Secretario de Administración, el Proyecto de Presupuesto de Egresos, así como el Programa Operativo Anual de la Dirección. 2. Establecer con la aprobación del Secretario de Administración y en su caso con la del Comité de Adquisiciones, los lineamientos a que deberá sujetarse la prestación de servicios generales que requieran las Dependencias de la Administración Pública Municipal. 3. Suministrar a las Dependencias Municipales el combustible necesario para la realización de sus actividades, de conformidad con la asignación presupuestal en cada caso. 4. Establecer sistemas y/o procedimientos que permitan en forma eficiente la atención de proveedores y Dependencias del Gobierno Municipal. 5. Organizar, dirigir y controlar los servicios de telefonía, comunicaciones, intendencia, aseo, vigilancia, fotocopiado, arrendamientos, seguros, agua y mantenimiento de las instalaciones que utiliza el Municipio. 6. Procurar y proporcionar los recursos necesarios para apoyar la realización de actos cívicos y demás eventos que realice el Gobierno Municipal. 7. Organizar, administrar y dar mantenimiento al Parque Vehicular, propiedad Municipal, que se encuentra asignado a las Dependencias y Organismos. 8. Integrar y actualizar el catálogo de proveedores de servicios, para contratar los servicios que demanda la Administración Municipal. 9. Las demás que les señalen otras normas jurídicas vigentes o que le sean delegadas por el Secretario de Administración. 7

9 PÁGINA 8 de 18 VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 8

10 PÁGINA 9 de 18 VII. ORGANOGRAMA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO A PARQUE VEHICULAR DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 9

11 PÁGINA 10 de 18 VIII. MISIÓN PROVEER A LAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES CON OPORTUNIDAD Y CALIDAD, LOS SERVICIOS REQUERIDOS; PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS, OBJETIVOS Y PROGRAMAS ESTABLECIDOS EN EL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO VIGENTE; SALVAGUARDANDO EL PATRIMONIO DEL H. AYUNTAMIENTO DE MORELIA. 10

12 PÁGINA 11 de 18 IX. FUNCIONES Elaborar y presentar ante el Secretario de Administración, el Programa Operativo Anual y el proyecto del Presupuesto de Egresos de la Dirección, vigilando el correcto gasto del mismo. Elaborar y presentar los planes de trabajo del Departamento de Mantenimiento y del Departamento Administrativo, dependientes de la Dirección de Servicios Generales, en coordinación con el Secretario de Administración. Supervisar que en la operación de los programas de la Dirección, se cumpla con la normatividad establecida en el Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones, Manual de Procedimientos para el Ejercicio, Control y Evaluación del Presupuesto y aquella relativa a la aplicación del gasto público municipal. Establecer y actualizar los lineamientos para la integración del padrón de prestadores de servicios de la Dirección y fijar la normatividad para la contratación de los servicios. Revisar y autorizar los convenios que se establezcan con los prestadores de servicios. Verificar, con la participación del Departamento de Mantenimiento, que los servicios solicitados por las Dependencias Municipales se hayan efectuado con la calidad, precios, plazos y condiciones acordadas. Planear, supervisar y evaluar que los inmuebles arrendados y los de propiedad del Ayuntamiento, cuenten permanentemente con los servicios de vigilancia institucional o privada, para la seguridad de los mismos. 11

13 PÁGINA 12 de 18 Planear, supervisar y evaluar que los inmuebles arrendados y los de propiedad del Ayuntamiento, cuenten permanentemente con los servicios de mantenimiento y limpieza adecuados, para el mejor aprovechamiento de los mismos. Asignar al prestador de servicio y/o proveedor indicado, para atender las solicitudes de servicio presentadas por las Dependencias Municipales, considerando para ello las mejores condiciones de calidad, servicio, garantía y precio. Supervisar el funcionamiento y utilización de los bienes muebles e inmuebles propios y arrendados del Ayuntamiento. Atender y supervisar la operación y funcionamiento de los Departamentos y áreas dependientes de la Dirección. Supervisar que todos los pagos de servicios del H. Ayuntamiento, así como los correspondientes a derechos radioeléctricos, tenencias y revalidaciones del Parque Vehicular, se realicen en tiempo y forma. Establecer los sistemas informáticos de registro y control, relativos a los servicios solicitados por las diferentes Dependencias para Vehículos y Maquinaria, Mantenimiento a Telefonía, Muebles, Inmuebles y Equipo y Eventos Cívicos, Culturales, Deportivos y Eclesiásticos ; así como para todos aquellos prestados en forma globalizada. Presentar al Secretario de Administración, los reportes e informes del trabajo de la Dirección, que le sean requeridos. Participar en las reuniones del Comité de Adquisiciones y Enajenaciones del H. Ayuntamiento de Morelia. Las demás que le asigne el Secretario de Administración. 12

14 PÁGINA 13 de 18 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Colaborar con la Dirección de Servicios Generales en la elaboración del Programa Operativo Anual y en el proyecto del Presupuesto de Egresos de la Dirección, vigilando el correcto gasto del mismo. Administrar el fondo fijo revolvente asignado a la Dirección. Atender en la operación de los programas de la Dirección, a la normatividad establecida en el Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones, Manual de Procedimientos para el Ejercicio, Control y Evaluación del Presupuesto y aquellas relativas a la aplicación del gasto público municipal. Mantener permanentemente actualizado el Padrón de Prestadores de Servicios y Proveedores del H. Ayuntamiento. Supervisar la recepción, registro, captura y autorización de las solicitudes de servicio; verificando la disponibilidad de los recursos y efectuando el compromiso presupuestal correspondiente. Efectuar las contrataciones de servicios relativos a telefonía, fotocopiado, arrendamientos, seguros, vigilancia, agua potable, combustible, mantenimiento de inmuebles, internet y demás que requiera la Administración Pública Municipal. Elaborar y tramitar las Ordenes de Pago correspondientes a todos los servicios globalizados del H. Ayuntamiento, así como las relativas a derechos radioeléctricos, tenencias y revalidaciones del Parque Vehicular, cuidando que se realicen en tiempo y forma. Enviar a las Dependencias Municipales, las Facturas recibidas por los servicios efectuados, con la documentación necesaria; para la generación de las órdenes de pago correspondientes. 13

15 PÁGINA 14 de 18 Proponer a la Dirección de Servicios Generales, los sistemas y procedimientos que permitan mejorar la operación de la Dirección y de los servicios que se ofrecen. Presentar al Director de Servicios Generales, los reportes e informes del trabajo, con la periodicidad que le sean requeridos. 14

16 PÁGINA 15 de 18 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO A PARQUE VEHICULAR Y MAQUINARIA Colaborar con la Dirección de Servicios Generales en la elaboración del Programa Operativo Anual y en el proyecto del Presupuesto de Egresos de la Dirección, vigilando el correcto gasto del mismo. Atender en la operación de los programas de la Dirección, a la normatividad establecida en el Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones, Manual de Procedimientos para el Ejercicio, Control y Evaluación del Presupuesto y aquellas relativas a la aplicación del gasto público municipal. Supervisar la operación y funcionamiento del Departamento a su cargo. Mantener actualizado el Registro del Parque Vehicular y Maquinaria. Llevar el registro y control del Padrón de Prestadores de Servicios y Proveedores, relativo al mantenimiento del parque vehicular y maquinaria. Revisar los convenios que se establezcan con los prestadores de servicios. Supervisar la recepción, registro, captura y autorización de las solicitudes de servicio, referentes al parque vehicular y maquinaria; verificando la disponibilidad de los recursos y efectuando el compromiso presupuestal correspondiente. Elaborar los cuadros de cotización correspondientes a cada solicitud de servicio, asignando al prestador y/o proveedor del mismo; tomando en consideración para ello, las mejores condiciones de calidad y costos. Elaboración y entrega de vales de servicio a las Dependencias. Verificar que el servicio otorgado a las unidades, corresponda con el solicitado. Recibir las Facturas de los servicios efectuados y enviarlas al Departamento Administrativo con la documentación respectiva; para el trámite de pago correspondiente. 15

17 PÁGINA 16 de 18 Supervisar que las bitácoras de servicios a maquinaria y equipo, se actualicen de acuerdo a las guías de mantenimiento, con el fin de evitar el uso inadecuado del parque vehicular. Presentar los planes e informes de trabajo a la Dirección, con la periodicidad que le sean requeridos. Atender los asuntos encomendados por la Dirección de Servicios Generales. 16

18 PÁGINA 17 de 18 X. DIRECTORIO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Director de Servicios Generales Ing. Mario Delgado Murillo Av. Periodismo No. 410, Col. Nueva Valladolid. Morelia, Mich. Teléfonos Ext. 823 Departamento de Mantenimiento C.P. Sergio Chagolla Farías Av. Periodismo No. 410, Col. Nueva Valladolid. Morelia, Mich. Teléfonos Ext. 228 Departamento Administrativo C.P. Roberto Carvajal López Av. Periodismo No. 410, Col. Nueva Valladolid. Morelia, Mich. Teléfonos Ext

19 PÁGINA 18 de 18 XI. HOJA DE AUTORIZACIÓN MANUAL ESPECIFICO DE ORGANIZACIÓN DE LA ELABORO FECHA DE ELABORACIÓN LIC. JOSÉ LUIS TENA CAMPERO 01 DE NOVIEMBRE DEL 2004 FECHA DE REVISIÓN 12 DE NOVIEMBRE DEL 2004 NOMBRE FIRMA ING. JOSÉ ARMANDO LÓPEZ ORDUÑA SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN ING. MARIO DELGADO MURILLO DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES LIC. JOSÉ LUIS TENA CAMPERO JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA 18